Penanganan Barang Tamu Rombongan Tiba

1. Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan

a) Persiapan Selama Kedatangan Barang Tamu Rombongan
1) Group Information
Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang
diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan
tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu
rombongan

2) Daftar Tamu (Rooming List)

Daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba. Daftar ini diperlukan oleh
hotel untuk menyiapkan pra-registrasi dan menetapkan kamar untuk tamu-
tamu rombongan. Rooming list juga digunakan oleh hotel untuk mengganti
kartu registrasi tamu-tamu rombongan.
b) Menerima Barang Tamu Rombongan
1) Memeriksa Ulang Rooming List
Bell Captain akan memeriksa rooming list dan mencocokkan kembali dengan
rooming list yang ada pada petugas penerima tamu.
2) Mengeluarkan Muatan Barang
Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu
3) Menempatkan Barang
Barang ditempatkan di Main Entrance dan dikelompokkan menurut jenisnya.
Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung.
4) Menghitung Barang Tamu Rombongan
Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus
diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang.
5) Menginformasikan Jumlah dan Kondisi Barang
Pimpinan Rombongan (Tour Leader) secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa
oleh Tour Leader kemudian dicatat pada Rooming List sesuai dengan nomor
kamar masing-masing anggota tamu rombongan.
6) Menggantungkan Luggage Tag pada Barang
Beberapa hotel menggunakan Gantungan Tanda Barang (Luggage Tag) dan setiap
barang harus diberi Luggage Tag yang telah ditulis nomor kamarnya. Dibeberapa
 hotel menggunakan kapur atau kapur berwarna untuk menulis nomor kamar pada
masing-masing barang bawaan tamu.
2. Men-Sortir Barang Tamu Rombongan (Sorting)
Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran
barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur Pensortiran dilakukan dengan cara:
a) Berdasarkan Lokasi
Tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung
A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, Garden Wing, Beach Wing dsb.
b) Berdasarkan Lantai
Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir
berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.
c) Berdasarkan Nomor Kamar
Kemudian kegiatan sortir selanjutnya ialah barang disortir berdasarkan nomor
kamarnya masing-masing, contoh 106,107, 209,210, 307, 308, dst

3. Pengantaran (Delivery)
a) Sistem Pengantaran
1) Berdasarkan Lokasi
2) Berdasarkan Lantai
3) Berdasarkan Nomor Kamar
b) Penggunaan Peralatan
1) Kereta barang (Luggage Cart (Trolley) = Hand luggage cart.)
2) Kereta barang listrik (Electric Luggage Cart)
4. Pencatatan
a) Rooming list
Informasi yang harus dicatat pada Rooming List
1) Jumlah dari tiap-tiap barang untuk masing-masing Nomor Kamar Contoh.
Room 312 has 3 pieces, 314 has 2 pieces, etc.
2) Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan
Contoh. “KOUNI” has 31 pieces.
3) Uraian dari seluruh jenis barang tamu rombongan
Contoh. 31 pieces: 13 suite cases, 4 Val packs, 7 vanity cases, 2 hand bags, 1
golf bag and 4 brief cashier.
b) Bellboy Errand Card
Pencatatan pada Bellbot Errand Card untuk penanganan barang tamu rombongan
dilakukan sama seperti dalam penanganan tamu individu. 1) Jumlah barang untuk
tiap-tiap kamar
2) Jumlah seluruh barang bawaan tamu rombongan