Internal Audit Training 19011 2018 For ISO 14001 - 2015

PT.
HIRUTA KOGYO INDONESIA

PELATIHAN AUDIT INTERNAL
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
ISO 14001:2015
Berdasarkan
Pedoman Audit Sistem Manajemen
ISO 19011:2018
Karawang, 28 May 2022

Smart Patria Consultant
1
ROUNDOWN PELATIHAN
PEMBUKAAN
Pretest
Jam 09.00 – 09.40 : Review Standar ISO 9001 & 14001
Jam 09.50 – 11.00 : Internal Audit Based on ISO 19011:2018
- Sejarah Perkembangan Audit
- Pengaturan Program Audit
- Pelaksanaan Internal Audit
- Kompetensi Auditor
Jam 11.00 – 12.10 : Simulasi Internal Audit + Gemba Lokasi
Jam 13.00 – 13.30 : Simulasi Penulisan Temuan
Jam 13.30 – 14.00 : Presentasi Temuan
Jam 14.00 – 15.30 : POST TEST / EXAMANATION
Pedoman Audit
Sistem Manajemen
Pedoman Audit ISO 19011:2018
Sistem Manajemen
Berbasis Resiko
ISO 19011:2011
Pedoman
SMM & SML
ISO 19011:2002
Perkembangan
Pedoman Audit
Pedoman Audit SML

ISO 14010/
14011/
14012 : 1996
3
PERKEMBANGAN PEDOMAN AUDIT :
➢ Standar ISO 19011:2018 Mengantikan ISO 19011::2011 , Penambahan
pendekatan berbasis risiko pada prinsip-prinsip audit, sebagai pedoman
dalam mengaudit sistem manajemen, menawarkan pendekatan yang
seragam dan selaras, memungkinkan audit yang efektif di berbagai
sistem pada saat yang bersamaan.
➢ Standar ISO 19011:2011 menggantikan ISO 19011:2002 tentang joint audit

➢ Standar ISO 19011 : 2002 membatalkan dan menggantikan standar ISO
10011 : 1994 dan ISO 14010/ 14011/ 14012 : 1996
➢ Standar ISO 19011 : 2002 dapat diterapkan untuk melaksanakan audit

internal atau audit eksternal sistem manajemen mutu dan/atau sistem
manajemen lingkungan.
➢ Standar ISO 19011 : 2002 tidak secara khusus menetapkan metode untuk
audit kombinasi.*
* Catatan :
1. Bila sistem manajemen mutu dan sistem manajemen lingkungan diaudit
secara bersamaan, istilah ini disebut audit kombinasi.
2. Bila dua atau lebih organisasi audit bekerjasama dalam mengaudit satu
auditee, istilah ini disebut audit gabungan.
4
Perubahan Utama ISO 19011:2018 (1)
Penambahan pendekatan berbasis risiko terhadap

prinsip-prinsip audit.
Perluasan panduan untuk mengelola program audit,

termasuk risiko program audit.
Perluasan panduan untuk melakukan audit, khususnya

bagian tentang perencanaan audit.
Perluasan persyaratan kompetensi umum untuk auditor.
Penyesuaian terminologi untuk mencerminkan proses

dan bukan objek ("hal");.
5
Perubahan Utama ISO 19011:2018 (2)
Penghapusan lampiran yang memuat persyaratan

kompetensi untuk audit bidang sistem manajemen
tertentu (karena banyaknya standar sistem
manajemen), tidak akan praktis untuk memasukkan
persyaratan kompetensi untuk semua disiplin ilmu.
Perluasan Lampiran A untuk memberikan panduan dalam

mengaudit konsep (baru) seperti kepemimpinan dan
komitmen, audit virtual, pemenuhan (compliance) dan
jaringan pasok (supply chain)..
6
DEFINISI Menurut ISO 19011:2018
Audit :
“Systematic, independent and documented process for

obtaining audit evidence and evaluating it objectively to
determine the extent to which audit criteria are fulfilled“
“Proses secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi

untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya
secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria
audit telah dipenuhi”
7
Istilah Definisi
Obyektif Auditor dapat meminimal unsur subyektivitas atau
tidak mencampur aduk fakta dengan opini.
Auditor harus melihat dan menilai persoalan apa
adanya tanpa rekayasa.
Sistematis Proses pemeriksaan dan penilaian dilakukan secara
metodis atau menerapkan azaz-azaz manajemen. Audit
mutu internal direncanakan, dilaksanakan,
dikendalikan, dievaluasi dan ditindaklanjuti.
Terdokumentasi Semua yang dilakukan dalam proses audit mulai dari
perencanaan, perlaksanaan, pelaporan dan hasil tindak
lanjut oleh auditee harus dicatat dan catatan dikelola
dengan baik sehingga mudah ditelusur dan ditemukan
bila sewaktu-waktu diperlukan.
Kreteria Audit Yaitu kumpulan kebijakan, prosedure atau persyaratan
yang dipakai sebagai acuan.
Bukti Audit yakni catatan-catatan, pernyataan suatu fakta atau
informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
8
Istilah Definisi
Bukti Obyektif Data yang mendukung kebenaran atau dapat
dikenai sejumlah verifikasi.
Temuan Audit yaitu hasil dari evaluasi bukti audit yang
terkumpul terhadap kriteria audit
Kesimpulan Hasil audit yang disediakan oleh tim Audit
audit setelah mempertimbangkan bukti Audit dan
semua temuan Audit.
Program Audit Kumpulan satu audit atau lebih yang
direncanakan pada waktu tertentu dan untuk
tujuan tertentu
Rencana Audit Penjelasan dari kegiatan dan pengaturan Audit di
Lapangan.
Lingkup Audit Jangkauan dan batasan Audit.
Catatan Mencakup penjelasan lokasi, bagian organisasi,
kegiatan dan proses serta lama waktu
9
ISO 19011 : 2018
Pedoman ini memberikan panduan audit Sistem Manajemen,
tentang :
I. Prinsip – prinsip audit II. Pengaturan program audit
III. Pelaksanaan audit IV. Kompetensi auditor.
➢ Sebagai pedoman dalam mengaudit sistem manajemen, menawarkan

pendekatan yang seragam dan selaras, memungkinkan audit yang efektif di
berbagai sistem pada saat yang bersamaan.
➢ Berlaku untuk semua organisasi yang perlu melakukan audit internal atau
eksternal pada sistem manajemen atau untuk mengelola program audit. Ia
dapat diterapkan oleh berbagai pengguna, termasuk auditor, organisasi
yang menerapkan sistem manajemen, dan organisasi yang perlu melakukan
audit sistem manajemen untuk alasan kontrak atau peraturan.
➢ Juga memberikan panduan tentang audit eksternal, termasuk audit
sertifikasi dan pemasok, yang mendukung penerapan standar sistem
manajemen.
10
11
7 Prinsip Audit (1)
Kode Etik Dapat dipercaya, punya intergritas, dapat

menjaga kerahsiaan dan berpendirian, adalah penting
dalam perlaksanaan audit.
Penyajian Obyektif (fair) : Kewajiban untuk melaporkan secara benar

dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit
mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat.
Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan
pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditee
dilaporkan.
Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit.

Auditor senantiasa memelihara profesionalisme sesuai dengan
pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang
diberikan oleh klien audit dan pihak berkepentingan lainnya.
Memiliki kompetensi yang diperlukan merupakan suatu faktor
penting..
12
7 Prinsip Audit (2)
Independen : Dasar untuk tidak ketidakberpihakan

audit dan objektivitas kesimpulan audit. Auditor
tidak terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit
dan bebas dari keberpihakan dan konflik
kepentingan. Selama proses audit, auditor menjaga
pemikiran yang obyektif untuk menjamin bahwa
temuan dan kesimpulan audit hanya didasarkan
pada bukti audit
Pendekatan berdasarkan bukti Metode yang rasional

untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat
dipercaya dan terjaga konsistennya (reproducible)
melalui proses audit yang sistematis
13
7 Prinsip Audit (3)
Bukti dapat diverifikasi Hal ini dapat didasarkan pada sampel

informasi yang tersedia, mengingat audit dilaksanakan
dalam periode waktu dan sumber daya yang terbatas.
Pengambilan sampel yang sesuai sangat terkait dengan
kepercayaan terhadap kesimpulan audit.
Prinsip baru yaitu prinsip audit ketujuh yang

menggunakan pendekatan berbasis risiko ketika
merencanakan, melaksanakan dan melaporkan audit.
14
15
1. Menentukan & Mengevaluasi Risiko &
peluang Program Audit :
1.1. Risiko Program Audit (1)

➢ Perencanaan : Contohnya, kegagalan untuk menetapkan
sasaran hasil audit yang relevan, menentukan tingkat Jumlah,
Jangka waktu, Lokasi dan Schedule Audit.
➢ Sumber Daya : Contoh, Membiarkan Waktu tidak cukup,
Peralatan dan pelatihan untuk mengembangkan program audit
atau pelaksanaan audit.
➢ Pemilihan team Audit. Contoh Tidak cukup mempunyai
kemampuan / wewenang untuk melakukan audit secara efectif.
➢ Komunikasi : contoh, proses komunikasi internal / external
tidak efektif.
➢ Implementasi , cth : koordinasi audit tidak efectif dalam
melaksanaan program audit atau tidak mempertimbangkan
keamanan informasi dan kerahasiaan.
16
1.1. Risiko Program Audit (2)
➢ Pengendali dokumen : contoh diperlukan dokumen oleh audit
tetapi pihak yang berkepentingan lama menunjukan ke pihak
auditor.
➢ Monitoring dan meninjau ulang program audit dan pelaksaan
yang tidak efectif.
1.2. Peluang Untuk peningkatan Program Audit :

➢ Meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk kunjungan ke
lapangan.
➢ Tingkat kompetensi team audit sesuai dengan bidang atau
pengetahuan yang dibutuhkan tercapaiannya sasaran audit.
➢ Memungkinkan beberapa audit dilakukan pada satu kunjungan.
➢ Menyesuaikan tanggal audit dengan ketersediaan staf terkait /
auditee terkait.
17
2. SASARAN AUDIT
1. Sasaran Internal :
a. Memperlihatkan Bukti dari Kekurangan
Sistem Manajemen Lingkungan
Perusahaan
b. Evaluasi terhadap Keperluan untuk

Tindakan Koreksi
c. Menilai kesiapan untuk Audit Eksternal
d. Mendorong Pemeliharaan dan

Penyempurnaan dari Pelaksanaan
18
2. SASARAN AUDIT
2. Sasaran Eksternal :
a.Pemenuhan terhadap
Persyaratan Standar.
b.Pemenuhan terhadap
Persyaratan Pelanggan.
c.Pemenuhan terhadap
Persyaratan Pemerintah.
19
3. JENIS-JENIS AUDIT
1. Audit Pihak Pertama

❑ Internal Audit
2. Audit Pihak kedua

❑ Audit Supplier
❑ Audit oleh Konsultan
❑ Audit Customer
3. Audit Pihak Ketiga

❑ Audit sertifikasi
❑ Audit Akreditasi
❑ Pemenuhan peraturan Lingkungan / PROPER
20
3.1. JENIS-JENIS AUDIT
A. Audit Pihak Pertama

Audit yang dilakukan oleh Organisasi Perusahaan itu sendiri,
untuk menilai efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu
dan Lingkungan Perusahaan, sebagai alat untuk melakukan
Peningkatan Mutu dan Lingkungan secara Berkesinambungan.
21
3.1. JENIS-JENIS AUDIT (7)
B. Audit Pihak Kedua
Audit yang dilakukan oleh Organisasi yang mempunyai hubungan Bisnis
(Audit Supplier, Audit oleh Customer, audit oleh konsultan,dll)
22
3.1. JENIS-JENIS AUDIT (5)
C. Audit Pihak Ketiga
Audit yang dilakukan oleh Lembaga Independen, tidak
mempunyai hubungan Bisnis, misalnya audit oleh badan
sertifikasi, Tujuan dari Audit ini adalah untuk meninjau
kesesuaian Sistem Manajemen Lingkungan Organisasi/
Perusahaan terhadap Persyaratan Standar Sistem Manajemen
tertentu serta efektivitas penerapannya.
Hasil audit akan dijadikan sebagai Dasar dalam pemberian

Sertifikat kepada Perusahaan yang bersangkutan
23
3.2. Tipe-tipe AUDIT Berdasarkan ISO 19011 (3)
A. Adequacy Audit (Kecukupan)

Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah
terdokumentasi dapat cukup memenuhi persyaratan standard. Dalam
hal ini perlu diperhatikan adanya identifikasi dan mencatat area-area
mana yang tidak memenuhi standard berdasarkan analisa
dokumentasi sehingga perlu adanya pengetahuan yang mendalam
terhadap standard.
B. Compliance Audit (Pemenuhan)

Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah
terdokumentasi diterapkan secara berkesinambungan. Dalam hal ini
perlu dicatat adanya perbedaan-perbedaan antara penerapan dengan
dokumen berdasarkan sample dari kegiatan dan bukti yang objektif.
24
4. FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI
Dalam Audit Internal
Terdapat 3 (tiga) pihak yang terlibat dalam pelaksanaan audit, yaitu :
▪ Klien : pihak yang meminta pelaksanaan audit
▪ Auditee : organisasi dari unit kerja yang diaudit
▪ Auditor : personel yang memiliki kualifikasi untuk melaksanakan audit.
25
Manajemen Perusahaan bertanggung jawab :
▪ Menentukan Kebutuhan dan Tujuan Pelaksanaan Audit;
▪ Menentukan Ruang Lingkup Audit;
▪ Menerima Laporan Hasil Pelaksanaan Audit;
▪ Menentukan Tindak Lanjut yang Diperlukan;
26
Tim Auditor terdiri dari :
▪ Ketua Tim Auditor ( Lead Auditor)
▪ Auditor
▪ Tenaga Ahli pada Bidang yang Diaudit (jika diperlukan)
▪ Pengamat (jika diperlukan)
27
4. FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI (5)
Ketua Tim Auditor bertanggung jawab atas semua

tahap pelaksanaan audit, khususnya :
▪ Membantu dalam Pemilihan Tim Auditor
▪ Menyiapkan Rencana dan Jadwal Pelaksanaan Audit
▪ Mengelola dan Mengendalikan Proses Pelaksanaan Audit
▪ Menyerahkan Laporan Audit kepada Manajemen
28
Para Auditor bertanggung jawab untuk :
▪ Memenuhi Persyaratan Pelaksanaan Audit

▪ Berkomunikasi & Menjelaskan Persyaratan Pelaksanaan Audit
▪ Merencanakan dan Melaksanakan Tugas yang diberikan
▪ Mencatat Hasil Temuan Audit (jika ada)
▪ Memverifikasi Efektivitas dari Tindakan Perbaikan
▪ Bekerjasama dan Mendukung Tugas Ketua Tim Auditor
▪ Menjaga Kerahasiaan Dokumen yang Diaudit
29
Auditee bertanggung jawab untuk :
▪ Memberi Informasi kepada Auditor

▪ Menyediakan Pendamping bagi Auditor
▪ Menyediakan Sumber Daya bagi Tim Auditor
▪ Bekerjasama dengan Auditor
▪ Melaksanakan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
berdasarkan Hasil Laporan Audir.
30
5. PERENCANAAN PROGRAM AUDIT
(MANAJEMEN) (1)
Dalam penyusunan program audit, perlu diperhatikan hal-
hal sebagai berikut :
▪ Struktur Organisasi
▪ Ruang Lingkup Aktivitas Bisnis Perusahaan
▪ Ukuran Fisik dan Lokasi Perusahaan
▪ Persyaratan Lembaga Sertifikasi
▪ Kebijakan Perusahaan
31
5. PERENCANAAN PROGRAM AUDIT
(MANAJEMEN) (2)
▪ Manajemen Bertanggungjawab untuk Menyusun Rencana

Program Audit Tahunan
▪ Pada umumnya setiap unit kerja dalam organisasi minimal diaudit

sebanyak 1 (satu) kali dalam setahun
▪ Program audit meliputi :

▪ Fungsi yang diaudit
▪ Ruang lingkup Audit
▪ Waktu pelaksanaan audit
▪ Auditor pelaksana audit
32
6. PERSIAPAN AUDIT INTERNAL
(TIM AUDITOR) (1)
1. Pengumpulan Informasi;
2. Peninjauan Dokumen yang berkaitan dengan Pelaksanaan

Pekerjaan Fungsi yang Diaudit;
3. Pembuatan Checklist
4. Pembuatan Jadwal Audit;
5. Briefing Tim;
33
(TIM AUDITOR) (2)
1. PENGUMPULAN INFORMASI
▪ Ruang Lingkup dan Sasaran Audit dari pihak Manajemen

▪ Standar yang digunakan
▪ Dokumen Terkait sebagai Referensi
34
(TIM AUDITOR) (3)
2. PENINJAUAN DOKUMEN
Tujuannya adalah :
▪ Mempelajari Aktivitas / Proses Kerja Auditee

▪ Sebagai Dasar dalam pembuatan Checklist
▪ Sebagai Dasar untuk menentukan Kedalaman Audit
▪ Sebagai Dasar untuk Perencanaan Pelaksanaan Audit
35
(TIM AUDITOR) (4)
2. PENINJAUAN DOKUMEN
Dokumen yang ditinjau meliputi :
▪ Peraturan / Kebijakan Perusahaan

▪ Prosedur Operasional Kerja
▪ Instruksi Kerja
▪ Spesifikasi Produk / Bahan Baku
▪ Metode Pengujian / Pemeriksaan
▪ Dokumen Terkait lainnya
36
(TIM AUDITOR) (5)
3. PEMBUATAN CHECKLIST .
Informasi yang terdapat dalam Checklist meliputi:
▪ Persyaratan yang akan diteliti pemenuhannya
▪ Hal-hal yang akan diverifikasi
▪ Penanggung jawab kerja yang akan diwawancara
▪ Catatan yang akan dicari sebagai bukti pendukung
pelaksanaan operasional kerja
37
(TIM AUDITOR) (6)
3. PEMBUATAN CHECKLIST
Checklist dalam berbagai bentuk antara lain :
▪ Uraian pertanyaan yang meliputi 5W (what, who,
why, where, and when) dan 1 H (how).
38
(TIM AUDITOR) (7)
3. PEMBUATAN CHECKLIST
Manfaat penggunaan Checklist :
▪ Memudahkan dalam Penelusuran Proses Audit
▪ Audit dilakukan secara Sistematis dan Efektif
▪ Sebagai Referensi dalam Pembuatan Laporan
39
(TIM AUDITOR) (8)
4. PEMBUATAN JADWAL AUDIT
Sebelum pelaksanaan audit, Ketua Tim harus memberikan konfirmasi

kepada auditee mengenai Jadwal Pelaksanaan Audit.
Konfirmasi ini dapat disampaikan dengan Memo Internal, yang memuat
informasi :
▪ Ruang Lingkup dan Sasaran Audit
▪ Standar yang digunakan
▪ Waktu Pelaksanaan Audit
▪ Tim Auditor Pelaksana
▪ Permintaan Pendamping (jika diperlukan)
▪ Permintaan Fasilitas Ruangan (jika diperlukan)
40
(TIM AUDITOR) (9)
5. BRIEFING TIM
Informasi yang disampaikan meliputi :

▪ Pembagian Tugas masing-masing Auditor
▪ Mengingatkan kembali mengenai Ruang Lingkup, Sasaran
dan Standar yang digunakan
▪ Kode Etik sebagai Auditor
▪ Memeriksa Kesiapan Auditor dan Kelengkapan
Dokumen yang diperlukan
41
42
7. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (1)
Pelaksanaan audit terdiri dari 4(empat) tahap, yaitu :
1. PERTEMUAN AWAL (OPENING MEETING)
3. PENULISAN LAPORAN
4. PERTEMUAN PENUTUP (CLOSING MEETING)
43
(TIM AUDITOR) (2)
Tujuan Pertemuan Awal ini adalah untuk :
▪ Memberikan penjelasan bahwa Tujuan Audit Internal

adalah untuk Peningkatan Mutu Organisasi
▪ Memberikan penjelasan mengenai Metode yang
digunakan
▪ Memberikan informasi lain yang berkaitan dengan
Pelaksanaan Audit
44
(TIM AUDITOR) (3)
Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Tim dan dihadiri oleh :
▪ pimpinan dan staff unit kerja yang diaudit
▪ personel yang akan menjadi pendamping
▪ anggota tim auditor
▪ pihak lain yang terkait
45
(TIM AUDITOR) (4)
Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua Tim :

a. memperkenalkan Tim Auditor
b. ruang lingkup dan tujuan audit
c. metode audit yang digunakan
d. jadwal audit
e. kriteria hasil temuan
f. permintaan fasilitas
g. konfirmasi waktu kerja
h. memberi kesempatan kepada auditee untuk tanya-jawab
(note : perlu dibuatkan DAFTAR HADIR)
46
(TIM AUDITOR) (5)
a. Metode Audit
b. Teknik Audit
c. Teknik Bertanya
d. Faktor Psikologis Dalam Audit
e. Taktik Auditor dan Auditee
f. Pencatatan Bukti Objektif
47
(TIM AUDITOR) (6)
a. Metode Audit :
▪ Forward Tracing
▪ Backward Tracing
▪ Penggunaan klausul SML
▪ Penggunaan bukti obyektif
48
(TIM AUDITOR) (7)
a. Metode Audit
Forward Tracing :
Audit yang dilakukan dengan mengikuti urutan proses yang logis :
Input proses output.
Backward Tracing :
Kebalikan dari Forward Tracing, dimulai dari
Output proses input.
49
(TIM AUDITOR) (8)
b. Teknik Audit
▪ Wawancara
Menggunakan kata kunci 5W (what, who, why, when, Where) dan 1H
(how).
▪ Klarifikasi
Memperoleh kejelasan kembali atas pernyataan yang kurang
dimengerti seperti istilah, definisi, atau persyaratan standar.
▪ Observasi
Pengamatan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan.
50
(TIM AUDITOR) (9)
b. Teknik Audit
▪ Verifikasi
Pemeriksaan terhadap catatan (records) atau dokumen
yang ada.
▪ Pengambilan Contoh
Mengambil contoh data, informasi dan bukti obyektif lain
secara acak.
51
(TIM AUDITOR) (13)
c. Teknik Bertanya
Regain Information
Q : Kenapa invoice yang harus dikirim ke pelanggan selalu

terlambat ?
A : Saya kira anda juga tahu bahwa komputer di perusahaan
kita ini sering ngadat
Q : Seberapa sering komputer anda ngadat ? Apakah ada standar
waktu yang bisa dirujuk untuk melakukan justifikasi keadaan
ini ?
52
(TIM AUDITOR) (14)
c. Teknik Bertanya
Specify Nouns
Q : Kenapa biaya transportasinya mahal?
A : Habis kendaraan yang dipilih tidak sesuai
Q : Apakah perusahaan anda sudah menetapkan mekanisme standar
pemilihan kendaraan?
Q : Apa yang akan dilakukan setelah cengkih-cengkih ini selesai ditimbang ?

A : Kami memindahkannya ke Gudang Antara (dalam proses)
Q : Bagaimana cara anda memindahkannya?
53
(TIM AUDITOR) (15)
c. Teknik Bertanya
Show Me ..
Q : Bagaimana cara anda menyimpan bahan-bahan beracun ?

A : Bahan-bahan itu disimpan di tempat terpisah yang aman
dan dilengkapi dengan Tanda Peringatan
Q : Tunjukkan kepada saya semua yang anda ceritakan itu ….. !
54
(TIM AUDITOR) (16)
c. Teknik Bertanya
Dalam mengajukan pertanyaan kepada auditee, sebaiknya :

1. Bertanya dengan jelas
2. Bertanya dengan menggunakan “bahasa” auditee
3. Bertanya langsung kepada personel yang melakukan tugas
4. Bertanya satu persatu sesuai dengan rencana atau pedoman
5. Mengulangi pertanyaan jika dianggap tidak dipahami
6. Cari informasi kembali jika masih belum terjawab atau tersedia
55
(TIM AUDITOR) (17)
c. Teknik Bertanya
Oleh karena itu, agar audit dapat
berjalan lancar auditor sebaiknya :
▪ bersikap profesional
▪ tetap tenang
▪ bersikap sopan
▪ bersikap santai tetapi serius
▪ menunjukkan ketertarikan pada auditee dan pekerjaannya
56
(TIM AUDITOR) (18)
d. Faktor Psikologis Dalam Audit
Proses audit dapat dilihat dari dua sudut pandang :
Auditor : audit merupakan proses mencari kesalahan atau

kelemahan orang lain
Auditee : audit merupakan proses yang tidak menyenangkan

karena kesalahan atau kelemahan ditemui auditor.
Selanjutnya, auditee merasa tidak senang atau
pekerjaannya diawasi, sehingga kebenaran kadangkala
disembunyikan.
57
(TIM AUDITOR) (19)
Perilaku auditor yang seyogyanya diperhatikan :

▪ mempelajari secara seksama unit kerja yang akan diaudit;
▪ tepat waktu
▪ mempersiapkan segala sesuatu secara terencana
▪ menggunakan checklist sebagai alat bantu
▪ mendiskusikan bersama auditee ketika ada masalah;
▪ bekerja secara teliti
▪ selalu mencari bukti objektif sebagai pendukung
58
(TIM AUDITOR) (20)
Sementara itu, ada beberapa sikap auditee yang secara sengaja atau tidak
sengaja akan mempengaruhi proses audit, seperti :
▪ menjawab secara panjang lebar, tidak to the point

▪ membuang-buang waktu
▪ senang memotong pembicaraan orang baik sengaja
maupun tidak
▪ senang berdebat
59
(TIM AUDITOR) (21)
Beberapa pedoman yang perlu diingat :

❖Jangan mengandalkan ingatan saja, tulis informasi
❖ apa saja yang anda peroleh; Gunakan checklist
❖dan catatlah apa saja yang perlu
60
(TIM AUDITOR) (22)
Dalam melakukan audit, bukti objektif adalah :
▪ kejadian itu benar-benar ada/terjadi

▪ tidak dipengaruhi dengan emosi atau suatu praduga
▪ dapat didokumentasikan
▪ dapat kuantitatif atau kualitatif
▪ dapat diverifikasi
61
(TIM AUDITOR) (23)
▪ Setelah audit selesai, Tim Auditor melakukan pertemuan untuk
menulis Laporan Ketidaksesuaian Audit
▪ Jika terjadi perbedaan pendapat, maka keputusan akhir ditentukan
oleh Ketua Tim Auditor
▪ Laporan Ketidaksesuaian ini memuat ketidaksesuaian yang
ditemukan dan memerlukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
▪ Laporan Ketidaksesuaian ini harus dikonfirmasikan dan diserahkan
kepada pihak auditee saat pertemuan penutup (closing meeting)
62
(TIM AUDITOR) (24)
Informasi yang ada dalam Laporan Ketidaksesuaian meliputi :
▪ tanggal dan area yang diaudit

▪ nomor dokumen referensi terkait
▪ uraian ketidaksesuaian
▪ auditor yang menerbitkan ketidaksesuaian
▪ penjelasan rencana dan target Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan yang akan dilakukan oleh auditee
▪ verifikasi oleh auditor atas hasil Tindakan Perbaikan
yang dilakukan oleh auditee
63
Mana Yang Lebih Baik ? (1)
A B
Tidak dapat ditunjukkan Certificate of 3(tiga) Certificate of Quality

Quality untuk shaft AISI-1040, untuk shaft AISI-1040 tidak ada.
tanggal 24 Des 96, 2 Jan 97, dan 26
Feb 97, seperti yang dijelaskan pada
para 5.7, QP-PRO-02, Rev.01.
Ada beberapa prosedur TERKENDALI Ditemukan salinan prosedur
digandakan. TERKENDALI : PM-LOG-03, Rev. 01,

PM-PRO-04, Rev. 02, dan PM-PMS-01,
Rev. 01 digandakan tidak sesuai
dengan para 5.4, PM-MJN-02, Rev.
01.
64
Mana Yang Lebih Baik ? (1)
A B
Perubahan prosedur QP-PUR-01, Rev. Paragraf 5.7 tidak dilaksanakan

00 tidak mengikuti prosedur QP-MGT- untuk mengubah Prosedur QP-
02, Rev. 01, para 5.7. PUR-01, Rev. 00.
Agar Audit Internal di Divisi

Pemasaran mencapai sasaran, maka Sebaiknya Audit Internal di Divisi
seyogyanya setiap tahun Pemasaran dilakukan pada bulan
dilaksanakan pada bulan Januari dan Januari dan Juni setiap tahunnya.
Juni. Hal ini tentunya harus
mendapatkan persetujuan terlebih
dahulu sebelumnya dari Wakil
Manajemen.
65
(TIM AUDITOR) (25)
Informasi yang ada dalam Laporan
Audit dapat meliputi :
▪ ruang lingkup dan tujuan audit

▪ tanggal pelaksanaan audit
▪ nama tim auditor
▪ fungsi organisasi yang diaudit
▪ ketidaksesuaian hasil temuan audit
▪ kesimpulan hasil audit
▪ daftar distribusi laporan
▪ rekomendasi tindak lanjut atau verifikasi yang belum
diselesaikan untuk diaudit berikutnya
66
(TIM AUDITOR) (26)
KETIDAKSESUAIAN (Temuan) / NC
Tidak dipenuhinya ketentuan dalam prosedur/standar/kontrak yang telah
ditetapkan dan diperkuat dengan bukti obyektif
Opportunity for Improvement / OFI

Saran untuk peningkatan yang diperoleh selama audit
BUKTI OBYEKTIF
Informasi yang dapat membuktikan kebenaran berdasarkan fakta obyektif
67
(TIM AUDITOR) (27)
Non Conformity (NC)

Contoh :
▪Risk assessment tidak didokumentasikan;
▪Isu eksternal dan internal tidak diidentifikasi pada saat pembuatan risk
assessment
▪Isu positif dan negatif tidak teridentifikasi pada strategi bisnis
▪Kewajiban terhadap pemenuhan peraturan tidak diidentifikasi
▪Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau
instruksi kerja terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya atau
terhadap persyaratan lain
▪Penyimpangan dalam penerapan bagian dari prosedur atau instruksi
kerja atau aturan atau ketentuan lain
68
(TIM AUDITOR) (28)
Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Tim Auditor dan dihadiri

oleh :
▪ pimpinan unit kerja terkait

▪ personel yang menjadi pendamping
▪ anggota Tim Auditor
▪ pihak lain yang terkait
69
(TIM AUDITOR) (29)
Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua Tim Auditor :
▪ ucapan terima kasih atas kerja sama yang telah diberikan

▪ hasil temuan audit
▪ membuka forum tanya jawab
▪ meminta persetujuan dari auditee atas hasil temuan auditor
▪ meminta rencana tindak lanjut dari auditee
(note : perlu dibuatkan daftar hadir)
70
71
8. Profesi Auditor
Auditor merupakan profesi yang

membutuhkan :
✓ Pengetahuan
✓ Ketrampilan
✓ Kepribadian
✓ Pendidikan
✓ Pelatihan Audit
✓ Pengalaman
72
9. PEMILIHAN AUDITOR
1. Jumah auditor yang dibutuhkan bergantung kepada :

▪ ukuran dan ruang lingkup aktivitas bisnis perusahaan
▪ jumlah sumber daya yang dimiliki
▪ jenis usaha perusahaan
2. Tim auditor terdiri dari wakil setiap unit kerja yang ada di
dalam organisasi perusahaan
3. Tim auditor harus dilatih terlebih dahulu mengenai Pelatihan
Audit Internal
73
10. Pengetahuan dan Ketrampilan
Umum
Prosedur, alat dan metodologi audit,
Dokumen sistem manajemen dan referensi,
Situasi organisasi,
Perundang-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang
relevan
Sistem Manajemen Mutu

Motodologi dan teknik yang berhubungan dengan mutu,
produk, termasuk jasa dan proses operasional,

Metodologi dan teknik manajemen lingkungan,
Ilmu pengetahuan dan teknologi lingkungan,
Aspek teknik dan lingkungan
Sistem Manajemen K3
Metodologi dan teknik manajemen K3,
Ilmu pengetahuan K3, .
Aspek teknik dan K3
74
10.1. KOMPETENSI AUDITOR
ENVIRONMENT
SPECIFIC
QUALITY SPECIFIC KNOWLEDGE AND
KNOWLEDGE AND GENERIC SKILLS
SKILLS
KNOWLEDGE
AND SKILLS
OCCUPATIONAL
HEALTH & SAFETY
SPECIFIC
KNOWLEDGE AND
SKILLS
EDUCATION WORK AUDITOR AUDIT

EXPERIENCE TRAINING EXPERIENCE
PERSONAL ATTRIBUTES
75
10.2. Ketrampilan Berkomunikasi
VERBAL :
- Cara bertanya dan intonasi suara
- Kejelasan pertanyaan
- Kejelasan tutur kata
- Level komunikasi ke Auditee
NON VERBAL :
- Roman muka
- Body language
- Penempatan diri dengan Auditee
- Perilaku investigator
76
11. Kompetensi dan Kode Etik Auditor (1)
Kepribadian
Terbuka
Diplomatis
Suka memperhatikan
Beradaptasi
Bertahan
Tegas
Percaya diri
Beretika
Jujur
Bersungguh-sungguh
Bijaksana
77
Perilaku Manusia
• AGRESIF
PASIF
ASERTIF
78
Perilaku Pasif
Tidak yakin akan kemampuan

Hanya menjalankan tugas tanpa tahu
tujuan yang harus dicapai
Pendiam
Hanya mengamati Auditee
Waktu habis untuk membaca dokumen
dihadapan Auditee
Kurang persiapan
79
Perilaku Agresif
Mumpung jadi Auditor

Balas dendam
Memaksakan kehendak
Arogan
Mau menang terus di setiap
pembicaraan
Menyinggung perasaan Auditee
Tidak memegang kode etik Auditor
80
Perilaku Asertif
Yakin akan kemampuan
Memiliki sistematika dalam pelaksanaan audit
Proaktif
Mau mendengar penjelasan Auditee
Audit dilakukan berdasarkan jadwal
Memegang kode etik auditor
81
Kode Etik Auditor
Yang Harus Dilakukan :

Menjaga kerahasiaan klien/Auditee
Memberikan nilai tambah
Bersikap netral
Disiplin dan tepat waktu
Menghargai perasaan dan moral Auditee
Mendengar penjelasan Auditee
Menolak berbagai bentuk “pemberian”
Sopan santun dan ramah
Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta
82
Kode Etik Auditor
Yang Tidak Boleh Dilakukan :

Mengingini barang atau hal-hal milik
Auditee/klien
Menerima bentuk penyuapan apapun
Menekan Auditee dengan jabatannya
Mempermalukan Auditee di depan umum
Arogansi di hadapan Auditee
Menceritakan kekurangan dari Auditee ke
pihak lain
Mengadu domba antar Auditee
Mengejek, melecehkan Auditee
Membuat suasana menegangkan, mencekam
Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki
83
Misi Auditor
Mendapatkan penjelasan dan pembuktian
Auditee tentang hal-hal yang Auditor akan
verifikasi
Membuat Auditee terbuka, menerima, senang

hati menjelaskan, dan merasa terbantu
Membangun persepsi POSITIF di mata

klien/Auditee
Mencapai tujuan dari audit sebagai tool

manajemen
84
BAGIAN II
MENGIDENTIFIKASI
KETIDAKSESUAIAN
AUDIT
DOKUMENTASI
Referensi:
ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Klausul 7.5
• Memastikan Dokumentasi Organisasi telah mencakup :
► Kebijakan dan Tujuan Organisasi

■ Manual Organisasi
▬ Prosedur terdokumentasi yang diminta oleh standar
internasional
● Dokumen yang dibutuhkan organisasi
▄ Rekaman yang dibutuhkan ISO
TIPS : Lihat daftar induk dokumen

MANUAL ORGANISASI
Memastikan Organisasi telah menetapkan dan memelihara
Manual mencakup :
• Lingkup Penerapan Sistem
• Uraian Proses-proses
• Prosedur terdokumentasi atau mangacunya
TIPS : Pastikan manual perusahaan mencakup ketiga hal

tersebut
PENGENDALIAN DOKUMEN
❖ Penyetujuan dokumen
❖ Peninjauan, pemutakhiran dan peninjauan ulang
❖ Identifikasi status terkini
❖ Ketersediaan dokumen
❖ Dokumen dapat dibaca & mudah dikenali
❖ Identifikasi & distribusi dokumen eksternal
❖ Identifikasi dokumen kadaluarsa
❖ Dokumen dan data kadaluarsa disimpan untuk
keperluan peraturan dan/atau untuk keperluan
pengetahuan, harus diidentifikasi secukupnya
Telah ditetapkan prosedur terdokumentasi

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
❖ Organisasi telah membuat dan memelihara suatu

prosedur
❖ Informasi peraturan telah dikomunikasikan kepada
pekerja dan pihak terkait yang relevan
❖ Mengikuti setiap perubahan peraturan-peraturan
❖ Salinan peraturan-peraturan
❖ Tanggung jawab untuk memelihara dan
mendistribusikan informasi terbaru mengenai
peraturan perundangan ditetapkan
❖ Evaluasi kepatuhan pada peraturan-peraturan
❖ Catatan
TIPS: Lihat daftar dokumen eksternal yang ada

PENGENDALIAN REKAMAN
Mencakup :
❖ Identifikasi
Referensi :
❖ Penyimpanan ISO 9001:2015
❖ Perlindungan ISO 14001:2015
❖ Pengambilan Klausul 7.5.3
❖ Penetapan masa simpan
❖ Pembuangan rekaman
TIPS: LIHAT DAFTAR INDUK REKAMAN

AUDIT
KEBIJAKAN
MANAJEMEN
Referensi:
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 5.2
KEBIJAKAN ORGANISASI
❖ Pimpinan puncak telah memastikan bahwa Kebijakan

Organisasi :
- Sesuai dengan jenis organisasi (visi, misi, sifat, skala dan dampak
resiko dari kegiatan, produk atau jasanya)
- Mencakup komitmen untuk :
■ memenuhi persyaratan dan perbaikan yang berkelanjutan
■ pencegahan pencemaran dan kecelakaan kerja
■ mematuhi perundang-undangan dan peraturan yang relevan dan

dengan persyaratan lain yang biasa dilakukan oleh organisasi;
KEBIJAKAN ORGANISASI
❖ Pimpinan puncak telah memastikan bahwa Kebijakan

Organisasi :
- Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan

organisasi
- Dikomunikasikan dan difahami
- Ditinjau agar terus sesuai
TIPS: Interview beberapa personel untuk memastikan kebijakan

Perusahaan telah dipahami
PENGELOLAAN
RESIKO
Referensi:
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 6.1
SASARAN ORGANISASI
• Segala sesuatu yang memiliki tingkat resiko yang tinggi

harus menjadi sasaran organisasi.
Referensi:
ISO 9001:2015 Klausul 6.2
ISO 14001:2015 Klausul 6.2.1/2
Persyaratan Tujuan dan Sasaran
❖ Menetapkan Tujuan dan Sasaran

❖ Tujuan dan sasaran telah ditentukan pada fungsi dan level
yang sesuai dalam organisasi;
❖ Mempertimbangkan persyaratan hukum, aspek penting
dan pilihan teknologi;
❖ Konsisten dengan kebijakan organisasi
❖ didokumentasikan
PROGRAM MANAJEMEN
Organisasi telah menetapkan dan memelihara program manajemen
Untuk pencapaian tujuan.
Hal ini harus termasuk dokumentasi :

a. Penunjukan tanggung jawab dan kewenangan untuk pencapaian
tujuan pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di organisasi
b. Cara dan jangka waktu tujuan tersebut dicapai
Referensi:
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 5.4
PROGRAM MANAJEMEN
❖ Program manajemen telah direview pada periode

yang tetap dan telah direncanakan
❖ Jika perlu, program manajemen telah dirubah/diganti

untuk mengikuti adanya perubahan kegiatan, produk,
jasa atau kondisi operasi organisasi
AUDIT
SUMBER DAYA
MANUSIA
Referensi:
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 5.3, 7.2
SUMBER DAYA MANUSIA
❖ Adanya Struktur Organisasi

❖ Menetapkan peranan, tanggung jawab dan wewenang
dalam pelaksanaan Sistem Manajemen
❖ Didokumentasikan
❖ Disebarluaskan
❖ Penunjukan/penetapan MR
TIPS: Lihat struktur organisasi dan uraian jabatan

WAKIL MANAJEMEN
❖ Pucuk pimpinan telah menunjuk MR dengan tanggung jawab

dan wewenang :
– Memastikan Sistem Manajemen ditetapkan, diterapkan dan

dipelihara
– Melaporkan kepada pucuk pimpinan tentang kinerja Sistem
Manajemen dan perbaikan
– Membangkitkan kesadaran akan persyaratan pelanggan
TIPS: Lihat surat penunjukan MR

KOMPETENSI PERSONEL
❖ Personil yang melaksanakan pekerjaan yang

mempengaruhi mutu layanantelah
berkemampuan atas dasar :
– Pendidikan
– Pelatihan
– Ketrampilan
– Pengalaman yang sesuai
TIPS: Bandingkan CV personel dengan ketetapan kompetensi

Yang ada.
KOMPETENSI PERSONEL
KEMAMPUAN, KESADARAN DAN PELATIHAN
• Organisasi harus :
– Menetapkan kemampuan yang diperlukan
– Penyediaan kebutuhan pelatihan
– Menilai keefektifan tindakan
– Kesadaran akan mutu, lingkungan dan K3
– Memelihara rekaman
– Membuat prosedur
TIPS: Perhatikan realisasi program pelatihan yang ada.

AUDIT PRASARANA
❖ Organisasi telah menetapkan dan memelihara prasarana
yang sesuai
❖ Pastikan ketentuan prasarana yang harus dimiliki organsasi
Referensi:
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 7.1.3
AUDIT
HUBUNGAN
DENGAN PELANGGAN
& TANGGAP DARURAT
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 8.2
PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN
Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Organisasi telah menetapkan :
❖ Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,

termasuk penyerahan dan kegiatan pasca
penyerahan
❖ Tidak dinyatakan pelanggan tetapi perlu untuk
pemakaian yang ditentukan
❖ Persyaratan undang-undang dan peraturan
❖ Persyaratan tambahan
TIPS: Lihat surat kontrak dengan pelanggan

TINJAUAN PERSYARATAN BERKAITAN DENGAN PRODUK
❖ Tinjauan persyaratan berkaitan dengan produk

telah dilakukan sebelum ikrar organisasi untuk
memasok produk kepada pelanggan
TIPS: Lihat adendum kontrak dengan pelanggan

KOMUNIKASI PELANGGAN
❖ Menetapkan dan menerapkan pengaturan

efektif untuk komunikasi dengan pelanggan
berkaitan dengan :
- Informasi produk
- Pertanyaan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk
perubahan
- Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan
KEPUASAN PELANGGAN
❖ Memantau informasi berkaitan dengan persepsi

pelanggan apakah organisasi telah memenuhi
persyaratan pelanggan
❖ Menentukan metode yang sesuai, contoh :
- Survei pelanggan dan pemakai
- Umpan balik terhadap aspek produk
- Kebutuhan pasar
- Informasi yang berkaitan dengan persaingan
TIPS: Interview dengan Top Manajemen metoda

Pengukuran kepuasan pelanggan
AUDIT
HUBUNGAN DENGAN
PIHAK
KETIGA/SUPPLIER
Referensi :
PEMBELIAN
PROSES PEMBELIAN
❖ Memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai

dengan persyaratan pembelian
❖ Jenis dan jangkauan pengendalian tergantung
pada pengaruh produk yang dibeli terhadap
realisasi produk
❖ Organisasi telah menilai dan memilih pemasok
❖ Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian
ulang telah ditetapkan
❖ Rekaman telah dipelihara
PEMBELIAN
INFORMASI PEMBELIAN
❖ Memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang
ditentukan sebelum dikomunikasikan ke pemasok
❖ Informasi termasuk :
➢ Persyaratan persetujuan produk, proses, prosedur

➢ Persyaratan kualifikasi personil
➢ Persyaratan Sistem Manajemen
PEMBELIANN
VERIFIKASI PRODUK YANG PEMBELIAN

❖ Melakukan inspeksi atau kegiatan lain yang
perlu untuk memastikan produk memenuhi
persyaratan pembelian
❖ Bila organisasi atau pelanggannya melakukan
verifikasi di tempat pemasok, organisasi
harus menyatakan pengaturan yang
dimaksudkan dan metode pelepasan produk
TIPS: Telusuri prosedur pembelian yang ada

AUDIT
KOMUNIKASI
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 7.4
KOMUNIKASI DAN KONSULTASI
Dalam kaitannya dengan sistem manajemen, organisasi harus membuat
dan memelihara prosedur untuk :
a. komunikasi internal antara berbagai tingkat dan fungsi
dari organisasi
b. menerima, mendokumentasikan dan menanggapi
komunikasi yang sesuai dari pihak luar yang terkait
Organisasi telah memperhatikan proses untuk hubungan eksternal
tentang aspek kegiatan yang penting mutu dan merekam keputusannya.
KOMUNIKASI
❑ Prosedur dan Catatan

❑ Pastikan Komunikasi Internal :
a. Komunikasi internal antara berbagai tingkat dan fungsi dari
organisasi tentang Sistem
b. Keterlibatan tenaga kerja dan penjadwalan konsultasi
dengan wakil perusahaan yang ditunjuk
c. Kinerja Sistem dimasukkan dalam laporan tahunan
perusahaan atau laporan lain yang setingkat
KOMUNIKASI
❑ Komunikasi Eksternal
Menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi

yang sesuai dari pihak luar yang terkait.
a. Persyaratan Pelanggan
b. Umpan Balik & Keluhan Pelanggan
c. Pemenuhan regulasi peraturan perundangan lingkungan
Tips: Telusuri prosedur komunikasi yang ada.

AUDIT
PROSES PRODUKSI
Referensi :
ISO 9001:2015
Klausul 8.1/8.4/8.5
ISO 14001:2015
Klausul 8.1 & 8.2
PENGENDALIAN PRODUKSI DAN PENYEDIAAN
JASA
Pengendalian mencakup, jika berlaku:

• Informasi yang menguraikan karakteristik produk
• Tersedianya instruksi kerja, jika perlu
• Penyediaan dan penggunaan sarana pemantauan dan pengukuran
• Pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan
PEMBENARAN UNTUK PENYEDIAAN JASA
• dilakukan untuk produksi dan penyediaan jasa, bila keluaran yang

Dihasilkan tidak dapat diverifikasi
• termasuk proses apapun bila kekurangannya hanya terlibat setelah
Produk dipakai atau jasanya telah diserahkan
TIPS: Lihat di manual perusahaan apakah diexclude

atau tidak
KEPEMILIKAN PELANGGAN
• Organisasi telah berhati-hati terhadap kepemilikan pelanggan

• Organisasi telah menandai, verifikasi, melindungi & menjaga
kepemilikan pelanggan
• Jika kepemilikan pelanggan hilang, rusak atau tidak layak pakai,
hal ini harus dilaporkan ke pelanggan
• Rekaman harus dipelihara

atau tidak
PENGAWETAN PRODUK
• Organisasi telah menetapkan kesesuaian produk selama proses

intern dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan
• Pengawetan mencakup identifikasi, penanganan, pengemasan,
penyimpanan dan perlindungan

atau tidak
AUDIT
PEMANTAUAN &
PENGUKURAN
Referensi :
Persyaratan Pemantauan dan
Pengukuran
❑ Prosedur
❑ Karakteristik kunci dari kegiatan
❑ Kesesuaian dengan tujuan dan sasaran
❑ Pemenuhan peraturan / perundangan / persyaratan lainnya
❑ Catatan hasil pemantauan dan pengukuran
❑ Indikator Kinerja Proses, Lingkungan dan K3
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
PROSES
• Telah menerapkan metode sesuai untuk pemantauan dan, jika

dapat pengukuran proses SMM
• Memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang
direncanakan
• Melakukan koreksi dan tindakan koreksi, bila hasil yang di
direncanakan tidak tercapai
TIPS: Lihat di manual perusahaan metoda pemantauan

proses yang ditetapkan
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN JASA
• Memantau dan mengukur karakteristik produk

• Dilakukan pada tahap-tahap sesuai dari proses realisasi
• Bukti kesesuaian dipelihara dan menunjukan orang yang ber-
wewenang melepas produk
• Pelepasan produk atau penyerahan jasa tidak boleh dilanjutkan
sampai semua pengaturan terencana (kl.7.1) diselesaikan
TIPS: Lihat di manual perusahaan metoda pengukuran

produk yang ditetapkan
AUDIT
PENGEDALIAN
ALAT UKUR
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 7.1.5.2
TIPS: Lihat daftar alat ukur yang ada

PENGENDALIAN ALAT UKUR
• Menetapkan proses untuk memastikan bahwa pengukuran dan

❖ pemantauan dapat dilakukan
• Organisasi telah menetapkan dan memelihara prosedur untuk
❖ kalibrasi dan pemeliharaan peralatan
• Jika diperlukan untuk pemastian keabsahan hasil, peralatan
❖ pengukuran telah :
- dikalibrasi atau diverifikasi
- disetel atau disetel ulang
- teridentifikasi untuk memastikan status kalibrasi
- dijaga
- dilindungi
Menilai hasil keabsahan hasil pengukuran sebelumnya

AUDIT
ANALISA DATA
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 9.1.3
ANALISIS DATA
❖ Menetapkan, menghimpun dan menganalisis data untuk
memperagakan kesesuaian dan kefektifan SMT
❖ Menilai dimana perbaikan berlanjut SMT dapat dilakukan
❖ Analisis data harus memberikan informasi berkaitan dengan :
- Kepuasan pelanggan
- Kesesuaian persyaratan produk
- Karakteristik dan kecenderungan proses, termasuk peluang untuk
tindakan pencegahan
- Evaluasi Penaatan / Kepatuhan Terhadap Peraturan Lingkungan
TIPS: Interview dengan manajemen terkait metoda

Analisa data yang digunakan
AUDIT
INTERNAL
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 9.2
AUDIT INTERNAL
❖ Melakukan audit internal untuk menentukan apakah Sistem :

1. memenuhi pengaturan yang direncanakan
2. diterapkan dan dipelihara secara efektif
❖ Telah dilakukan pada selang waktu terencana
❖ Program audit telah mempertimbangkan status dan
kepentingan
❖ Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditetapkan
AUDIT INTERNAL
❖ Pemilihan auditor telah memastikan keobjektifan dan tidak

berpihak proses audit
❖ Auditee telah memastikan perbaikan dilakukan tanpa ditunda
❖ Kegiatan tindak lanjut telah mencakup verifikasi tindakan yang
dilakukan & pelaporan hasil verifikasi
TIPS: Telusuri prosedur Internal Audit yang ada

Bukti-bukti yang perlu diperhatikan
❖  Program Audit (berkala)
❖  Prosedur (lingkup, frekuensi metodologi, tanggung jawab

dan
pelaksanaannya)
❖  Audit Internal dan Eksternal
❖  Form dan Catatan
❖  Auditor team dan Pelatihan
❖  Laporan Audit
❖  Tindakan perbaikan
KETIDAKSESUAIAN
❖ Ketidaksesuaian :
❖ Setiap penyimpangan dari standar kerja,

praktek, komplain, prosedur, peraturan,
kinerja sistem manajemen, dll.
❖ • Jenis-jenis ketidaksesuaian
❖ - Ketidaksesuaian Produk
❖ - Proses
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 10.2
PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI
❖ Menandai dan mengendalikan yang tidak sesuai

❖ Pengendalian dan tanggung jawab wewenang terkait
dengan produk tidak sesuai harus ditetapkan di
prosedur
Organisasi menangani produk tidak sesuai dengan satu

atau lebih cara :
❖ Menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan
❖ Membolehkan pemakaian, pelepasan atau penerimaan
melalui konsesi oleh kewenangan yang relevan dan
apabila mungkin oleh pelanggan
❖ Dengan melakukan tindakan untuk mencegah
pemakaian atau aplikasi awal yang dimaksudkan.

PERBAIKAN BERLANJUT
❖ Secara terus menerus memperbaiki kefektifan Sistem
❖ Perbaikan dilakukan dengan memakai :
- Kebijakan
- Tujuan
- Hasil Audit
- Analisis Data
- Tindakan Koreksi dan Pencegahan
- Tinjauan Manajemen
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 10.3
TINDAKAN PERBAIKAN
❖ Tindakan dilakukan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian
❖ Harus ditetapkan prosedur untuk :

 Peninjauan Ketidaksesuaian
 Penilaian kebutuhan tindakan
 Penetapan dan penerapan tindakan
 Rekaman
 Peninjauan tindakan koreksi

TINDAKAN PERBAIKAN
❖ Menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial untuk

mecegah terjadinya
❖ Harus ditetapkan prosedur untuk :
 Penetapan Ketidaksesuaian potensial
 Penilaian kebutuhan tindakan
 Penetapan dan penerapan tindakan
 Rekaman
 Peninjauan tindakan koreksi

Persyaratan Ketidaksesuaian & Tindakan Koreksi
❖ Prosedur
❖ Penyelidikan, penanganan, pengambilan tindakan dari
ketidaksesuaian
❖ Ketidaksesuaian terhadap prosedur, instruksi kerja,
program, sistem manajemen
❖ Menghilangkan penyebab untuk mencegah timbul kembali
❖ Tindakan Perbaikan
❖ Perubahan Prosedur
❖ Form dan Catatan
AUDIT
TINJAUAN
MANAJEMEN
Referensi :
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Klausul 9.3
TIPS: Lihat realisasi hasil tinjauan manajemen yang

Telah dilaksanakan
TINJAUAN MANAJEMEN
UMUM
❖ Pucuk pimpinan harus :
- Meninjau Sistem pada selang waktu terencana
- Memastikan kesesuaian, kecukupan dan kefektifan yang
berlanjut
Tinjauan ini harus mencakup :

- Penilaian peluang perbaikan
- Kebutuhan perubahan Sistem termasuk kebijakan dan
tujuan
organisasi
TINJAUAN MANAJEMEN
MASUKAN TINJAUAN
Masukan harus mencakup informasi mengenai :

❖ Hasil audit
❖ Umpan balik pelanggan, karyawan dan masyarakat
❖ Peri kerja proses dan kesesuaian produk
❖ Pencapaian program manajemen
❖ Status tindakan koreksi dan pencegahan
❖ Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem
❖ Saran-saran perbaikan
TINJAUAN MANAJEMEN
KELUARAN TINJAUAN
❖ Perbaikan pada keefektifan Sistem dan proses-prosesnya

❖ Perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan
pelanggan
❖ Sumber daya yang diperlukan

Internal Audit Training 19011 2018 For ISO 14001 - 2015

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Internal Audit Training 19011 2018 For ISO 14001 - 2015

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PT.

HIRUTA KOGYO INDONESIA

Karawang, 28 May 2022

Pedoman Audit SML

➢ Standar ISO 19011:2011 menggantikan ISO 19011:2002 tentang joint audit

➢ Standar ISO 19011 : 2002 dapat diterapkan untuk melaksanakan audit

Penambahan pendekatan berbasis risiko terhadap

Perluasan panduan untuk mengelola program audit,

Perluasan panduan untuk melakukan audit, khususnya

Perluasan persyaratan kompetensi umum untuk auditor.

Penyesuaian terminologi untuk mencerminkan proses

Penghapusan lampiran yang memuat persyaratan

Perluasan Lampiran A untuk memberikan panduan dalam

“Systematic, independent and documented process for

“Proses secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi

➢ Sebagai pedoman dalam mengaudit sistem manajemen, menawarkan

Kode Etik Dapat dipercaya, punya intergritas, dapat

Penyajian Obyektif (fair) : Kewajiban untuk melaporkan secara benar

Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit.

Independen : Dasar untuk tidak ketidakberpihakan

Pendekatan berdasarkan bukti Metode yang rasional

Bukti dapat diverifikasi Hal ini dapat didasarkan pada sampel

Prinsip baru yaitu prinsip audit ketujuh yang

1.1. Risiko Program Audit (1)

1.2. Peluang Untuk peningkatan Program Audit :

b. Evaluasi terhadap Keperluan untuk

c. Menilai kesiapan untuk Audit Eksternal

d. Mendorong Pemeliharaan dan

1. Audit Pihak Pertama

2. Audit Pihak kedua

3. Audit Pihak Ketiga

A. Audit Pihak Pertama

untuk menilai efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu

dan Lingkungan Perusahaan, sebagai alat untuk melakukan

Peningkatan Mutu dan Lingkungan secara Berkesinambungan.

Hasil audit akan dijadikan sebagai Dasar dalam pemberian

A. Adequacy Audit (Kecukupan)

B. Compliance Audit (Pemenuhan)

▪ Menentukan Kebutuhan dan Tujuan Pelaksanaan Audit;

▪ Menentukan Ruang Lingkup Audit;

▪ Menerima Laporan Hasil Pelaksanaan Audit;

▪ Menentukan Tindak Lanjut yang Diperlukan;

▪ Ketua Tim Auditor ( Lead Auditor)

▪ Tenaga Ahli pada Bidang yang Diaudit (jika diperlukan)

▪ Pengamat (jika diperlukan)

Ketua Tim Auditor bertanggung jawab atas semua

▪ Membantu dalam Pemilihan Tim Auditor

▪ Menyiapkan Rencana dan Jadwal Pelaksanaan Audit

▪ Mengelola dan Mengendalikan Proses Pelaksanaan Audit

▪ Menyerahkan Laporan Audit kepada Manajemen

Para Auditor bertanggung jawab untuk :

▪ Memenuhi Persyaratan Pelaksanaan Audit

Auditee bertanggung jawab untuk :

▪ Memberi Informasi kepada Auditor

▪ Manajemen Bertanggungjawab untuk Menyusun Rencana

▪ Pada umumnya setiap unit kerja dalam organisasi minimal diaudit

▪ Program audit meliputi :

2. Peninjauan Dokumen yang berkaitan dengan Pelaksanaan

4. Pembuatan Jadwal Audit;

▪ Ruang Lingkup dan Sasaran Audit dari pihak Manajemen

▪ Dokumen Terkait sebagai Referensi

▪ Mempelajari Aktivitas / Proses Kerja Auditee

Dokumen yang ditinjau meliputi :