KEBIJAKAN PENGELOLAAN

ARSIP VITAL NEGARA

Oleh: Azmi
Direktur Kearsipan Daerah II, ANRI
Disampaikan dalam Bimbingan Teknis Kearsipan di lingkungan Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor
Hotel Purnama, Bogor, 29 Maret 2022
 SALAM PERKENALAN
Nama :Azmi

Alamat : Wismamas Blok A5/2, Pondok Cabe, Tangerang Selatan

Kantor : Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya No. 7 Jaksel
Email : azmi_anri@yahoo.com
Pangkat/Gol. : Pembina Utama Madya/IVD

Pendidikan

Formal : Kearsipan (Diploma), Administrasi Negara (S1), Sosiologi

(Magister)
Nonformal : Diklatpim IV, III, II, I, TOT Kearsipan, Records and
Archives Management Training (Malaysia), Audio Visual Archives
Training (Australia), Government Innovation Training (Korea
Selatan), Access and Archives Digitalization Training (Singapura).

Pekerjaan
Instruktur Kearsipan
Asesor Kearsipan
Dewan Redaksi Majalah dan JurnaL Kearsipan, ANRI
Mitra Bestari Jurnal Lembaga Kearsipan UGM
Dosen Kearsipan Universitas Indonesia, STIA LAN Jakarta
Penulis Buku, Artikel Kearsipan pada Koran/Junal Nasional
Direktur Kearsipan Daerah II, ANRI
 MATERI

1 PENGANTAR

PENGERTIAN, KRITERIA, DAN

2
MANDAT ARSIP VITAL

3 PROGRAM ARSIP VITAL

4 PELINDUNGAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP VITAL

5 PEMULIHAN/RECOVERY
ARSIP VITAL PASCA BENCANA
 1

PENGANTAR
 CONTOH KASUS TERKAIT ARSIP VITAL
❑ KEAMANAN DATA/INFORMASI ARSIP
✓ Bocornya data pribadi Presiden Joko Widodo pada salah satu lembaga negara;
✓ Bocornya data peserta asuransi kesehatan pada salah satu institusi pemerintah penyelenggara
jaminan sosial kesehatan;
✓ Bocornya data pribadi kesehatan dalam aplikasi peduli lindungi

❑ KEHILANGAN DAN KERUSAKAN ARSIP

✓ Raipnya laporan asli Tim Pencari Fakta (TPF) Kasus Munir pada salah satu kementerian;
✓ Terbakarnya arsip negara akibat kebakaran yang terjadi pada beberapa gedung pemerintah;
✓ Kerusakan arsip pada kantor kecamatan, desa, dan perumahan masyarakat akibat bencana
(banjir, longsor, dan letusan gunung berapii) di beberapa daerah.

❑ PENYALAGUNAAN ARSIP
✓ Sengketa pemilikan lahan yang terjadi antara (pemerintah, perusahaan, yayasan,
masyarakat);
✓ Pemalsuan dokumen kepemilikan aset (tanah, lahan, rumah) oleh mafia tanah;
✓ Pencurian buku nikah pada KUA di salah satu daerah
✓ Dll.
5
 PESAN TOKOH BANGSA

“Apabila dokumen2 negara terserak pada

berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme
jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja
dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen
negara hilang atau dimusnahkan se-mata2
karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut
oleh sementara pedjabat, maka pemerintah
tentu akan menanggung akibat dari pada
hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan
pemerintah dalam usaha2-nja memberi
pelajanan kepada rakjat.”

[Soeharto, Presiden RI 1969-1998]

 APA ITU ARSIP ...? (UU No. 43/2009 ttg Kearsipan)

Adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan
perkembangan TIK yang dibuat
dan diterima oleh lembaga
negara, pemda, lembaga
pendidikan, perusahaan, orpol,
ormas, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
(Psl 1 angka 2 /UU/43/2009 ttg
Kearsipan)
7

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara.
(Psl 33 /UU/43/2009 ttg Kearsipan)
 2

PENGERTIAN, KRITERIA, DAN

MANDAT ARSIP VITAL
 PENGERTIAN

• Arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip;

• Jika hilang atau rusak tidak

tergantikan dan tidak dapat
diperbaharui seperti aslinya.
 KRITERIA

• Prasyarat keberadaan organisasi (akte pendirian

organisasi, blue print, rancang bangun, struktur
organisasi, dll);
• Menjamin kelangsungan operasional organisasi
(MoU, kontrak kerja, lisensi, SIUP, dll)
• Bukti kepemilikan (arsip aset, sertifikat tanah, surat
kepemilikan, dll);
• Kebijakan organisasi (renstra, regulasi, hak cipta, copy
right, dll)
• Melindungi hak/kepentingan organisasi,
perseorangan, dan pihak-pihak lain (laporan audit,
personal file, data nasabah/pelanggan, dll)
 • Instansi pemerintah (akte
CONTOH tanah, personal file, inventaris
barang, notulen rapim,
peraturan instansi, dll)
• Perbankan (data nasabah, data
pemegang saham, RUPS,
kontrak, dll);
• Asuransi (polis, data pemegang
polis, kontrak, RUPS, dll);
• Pabrik (arsip gambar teknik,
formula, design, resep, dll);
• Rumah sakit (rekam
medis/medical reocords, data
pegawai RS, laporan audit, dll);
• Lembaga pendidikan (data-
data siswa/mahasiswa, nilai
hasil ujian, salinan ijazah,
karya ilmiah, dll)
 DAMPAK HILANGNYA ARSIP VITAL

• Penyimpangan pengelolaan aset negara;

• Aset negara dikuasai pihak lain;
• Aset tidak diketahui keberadaannya;
• Kerugian material;
• Menimbulkan konflik/sengketa;
• Keresahan sosial;
• Hilangnya kepercayaan masyarakat kepada organisasi
(instansi pemerintah, perusahaan, perguruan tinggi,
dll)

“Arsip hilang, aset melayang, kerugian tidak terbilang

pasti datang”
 MANDAT

❑ Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi

negeri, BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program
arsip vital
(Pasal 56 ayat (1) UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

❑ Pejabat dan/atau pelaksana yang tidak membuat program

arsip vital dikenai sanksi administratif berupa teguran
tertulis.
(Pasal 79 ayat (1) UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
•
 3

PROGRAM
ARSIP VITAL
 PROGRAM ARSIP VITAL

Pengertian
Adalah metode yang terprogram untuk memberikan pelindungan,
pengamanan dan penyelamatan arsip vital ketika terjadi bencana.

Tujuan
• Menjamin kontinuitas kegiatan organisasi paska bencana;
• Menjamin keselamatan dan keamanan bukti kekayaan/aset
organisasi;
• Melindungi hak dan kewajiban pegawai.
Sanksi
Pejabat dan/atau pelaksana yang tidak membuat program arsip
vital diberikan sanksi administratid berupa : teguran tertulis,
penundaan kenaikan gaji berkala, penundaan kenaikan pangkat,
pembebasan dari jabatan
 PROSEDUR PROGRAM ARSIP VITAL

4
1 3
Penyelamatan
Pembentu- 2 Pelindungan
dan
kan Tim Identifikasi dan
Pemulihan
Kerja Arsip Vital Pengamanan
Arsip Vital

16
 1. Pembentukan Tim Kerja

Keanggotaan tim kerja :

• Unit Kearsipan
• Unit Hukum
• Unit Pengawasan
• Unit Pengelola Aset ;dan
• Unit-unit lain yang potensial menghasilkan arsip
vital.
 2. Identifikasi Arsip Vital

f
a

Pendataan
No. Jenis Tahun Ket.
Analisis Organisasi
arsip

Pembuatan Daftar Arsip Vital

d
3
c

Pengolahan hasil pendataan

Penentuan Arsip Vital
 a. Analisis Organisasi

1. Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan

unit kerja2 yang memiliki potensi menciptakan
arsip vital. Dilakukan dengan pendekatan analisis
fungsi dan substansi informasi:
a.Memahami struktur, tugas dan fungsi organisasi
(fungsi substantif dan fasilitatif)
b.Mengidentifikasi unit kerja2 yang
menghasilkan/menciptakan arsip sesuai dengan
kriteria arsip vital;
c.Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang
tercipta pada unit kerja2 pencipta arsip vital;
b. Pendataan Arsip Vital

Pengumpulan data arsip vital di lingkungan

organisasi melalui:
1. Pendistribusikan kuisioner survei arsip
atau wawancara kepada setiap unit kerja;
2. Inventarisasi fisik arsip pada tempat
penyimpanan arsip secara lengkap (fisik
arsip dan informasinya);
3. Pendataan menggunakan formulir survei
arsip vital yang berisi informasi:
pencipta dan unit kerja, jenis arsip,
media simpan, sarana temu kembali,
volume, periode, retensi, tingkat
keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi
simpan, sarana simpan, kondisi.
Contoh:
FORMULIR PENDATAAN/SURVEI ARSIP VITAL

Instansi : …………………………………………
Unit Kerja : ………………………........…………………
Jenis/Series Arsip : ……………………………………..............

Media Simpan : ……………………………………

Sarana Temu Kembali : ……………………………………
Volume : ……………………………………
Periode/Kurun Waktu : …………………………………..
Retensi/Jangka Simpan : …………………………………..
Tingkat Keaslian : …………………………………….
Sifat Kerahasiaan /Klas Keamanan : ……………………...
Lokasi Simpan : ……………………………………..
Sarana Simpan : ……………………………………..
Kondisi Arsip : …………………………………….

Nama Petugas : …………………………………….

Waktu Pendataan : …………………………………….
 c. Pengolahan Data Arsip Vital

• Pengolahan data dilakukan oleh tim untuk memperoleh

kepastian bahwa hasil identifikasi arsip memenuhi
kriteria arsip vital yang telah ditetapkan.
• Pengolahan data arsip vital disertai dengan analisis
hukum dan analisis risiko untuk menentukan jenis arsip
vital.
 d. Penentuan Arsip Vital

Analisis Hukum

Analisis hukum dengan mengajukan pertanyaan :

✓ Apakah secara legal mengandung hak dan kewajiban atas
kepemilikan (organisasi/individu ?)
✓ Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan
tuntutan hukum terhadap organisasi/individu ?
✓ Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu
/organisasi jika hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan
pernyataan di bawah sumpah?
Analisis Risiko
✓ Dengan mengajukan pertanyaan: Jika arsip rusak/hilang?

Berapa lama waktu

Berapa banyak
yang dibutuhkan utk
kesempatan untuk
Merekonstruksi informasi
memperoleh
dan berapa biaya?
keuntungan yang
hilang?

Berapa lama waktu

yang tidak
produktif? Berapa banyak
nilai piutang yang
Berapa besar kerugian tidak dapat
yang dialami ditarik?
organisasi?
 d. Penyusunan Daftar Arsip Vital

Berisi data:
1. Nomor
2. Jenis Arsip
3. Unit kerja
4. Kurun Waktu
5. Media penyimpanan dokumen vital
6. Jumlah
7. Jangka simpan/retensi dokumen vital
8. Lokasi penyimpanan
9. Metode pelindungan
10. Keterangan
 Contoh:
DAFTAR ARSIP VITAL KABUPATEN BOGOR
TAHUN 2022

NO. JENIS UNIT KURUN MEDIA JUMLAH JANGKA LOKASI METODE KET.
ARSIP KERJA WAKTU SIMPAN SIMPAN PELINDU-
NGAN
 4

PELINDUNGAN DAN
PENGAMANAN
 ALASAN PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN

• Rata-rata perusahaan mengalami kebangkrutan

dalam waktu 3 tahun, setelah 70% dari arsipnya
terbakar (mc. dougall, Australia);

(Kasus ini muncul di negara maju terutama pada

musim panas yang kering sehingga sering terjadi
kebakaran)
 ANCAMAN KEAMANAN ARSIP VITAL

• Kerusakan (kebakaran, kegagalan teknologi, ulah

manusia: perjarahan, sabotase, vandalisme, dsb);
• Bencana alam (banjir, gempa, tsunami, dll);
• Kecerobohan manusia (hilang, dicuri, salah simpan,
dll);
• Pemalsuan dan pemasukan virus (khususnya arsip
elektronik);
• Penyingkapan, (spionase, penyadapan, penyuapan,
pembocoran, dll;
 Contoh Kasus Kebakaran:
Kebakaran Kantor Sekretariat Negara RI
(21 Maret 2013, 16.50 WIB)
Kebakaran Ruang Kerja Hakim Mahkamah Agung RI
(27 Maret 2013)
Kebakaran Kantor Walikota Palopo
(31 Maret 2013, Pukul 17.56 WIB)
Sabotase World Trade Centre, 2001
Arsip Pertanahan yang Rusak Akibat Tsunami Aceh dan Nias 2004
Langkah Awal PerbaikanArsip Pertanahan yang Rusak Akibat
Tsunami Aceh dab Nias 2004
 PELINDUNGAN ARSIP VITAL

• Alih media (format analog to digital);

• Menyimpan salinan pada beberapa tempat
(dispersal/pemencaran);
• Membuat duplikat;
• Menyimpan pada ruangan dan peralatan
khusus (vaulting), seperti lemari besi, lemari
tahan api, bunker;
• Menyimpan aslinya pada pusat penyimpanan
arsip vital;
 MENGAPA PERLU ALIH MEDIA ARSIP...?

Mempermudah
▪ Ancaman kerusakan akses

arsip (isi, material);

▪ Kemajuan teknologi;
Efisiensi
▪ Keterbukaan TUJUAN penyimpanan arsip
informasi; dalam storage

▪ Pelindungan arsip
dari bencana. Preservasi arsip
(pemeliharaan,
keamanan,
keutuhan arsip)
37
 KETENTUAN ALIH MEDIA

▪ Pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih

media arsip;
▪ Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi
fisik dan nilai informasi arsip;
▪ Arsip yang akan dialihmendiakan ditata terlebih dahulu
dengan benar;
▪ Arsip yang alih media tetap disimpan untuk kepentingan
hukum berdasarkan ketentuan peraturan per-UU-an;
▪ Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan pencipta
arsip dengan memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media;
▪ Alih media dilakukan dengan membuat berita acara
yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmendiakan.
 BERITA ACARA ALIH MEDIA

Berisi data/informasi:

• Waktu pelaksanaan;
• Tempat Pelaksanaan;
• Jenis media;
• Jumlah arsip;
• Keterangan proses alih media yang dilakukan;
• Pelaksana;
• Tanda tangan oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
 DAFTAR ARSIP HASIL ALIH MEDIA

Berisi data/informasi:
• Unit pengolah;
• Nomor urut;
• Jenis arsip;
• Jumlah arsip;
• Kurun waktu;
• Keterangan.
 PENGAMANAN FISIK

• Pemberian kartu identitas pengguna arsip

agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang
tidak berhak;
• Pengamanan ruang penyimpanan, seperti
sistem alarm, pengaturan ruang simpan;
• Bangunan yang kedap air, penempatan arsip
pada tingkat ketinggian yang bebas banjir;
• Struktur bangunan yang tahan gempa, lokasi
tidak rawan gempa;
• Ruangan yang tahan api, alarm, dan alat
pemadam kebakaran.
 PENGAMANAN INFORMASI

• Pengaturan sistem akses dan penggunaan

untuk pelayanan arsip berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip yg
dibuat organisasi;
• Menyusun prosedur penggunaan dan
peminjaman arsip yang rinci;
• Memberikan kode rahasia pada arsip;
• Ada jaminan bahwa arsip hanya boleh
diketahui oleh orang yang berhak saja.
 5

PENYELAMATAN DAN
PEMULIHAN ARSIP VITAL
PASCA BENCANA
 PENYELAMATAN

• Mengevakuasi dan menempatkan arsip pada

lokasi yang lebih aman;
• Mengidentifikasi jenis kerusakan, jumlah,
dan tingkat kerusakan;
• Memulihkan kondisi (recovery) baik fisik
ataupun tempat penyimpanan (rehabilitasi
dan rekonstruksi)
 PEMULHAN (RECOVERY)

• Stabilisasi dan pelindungan arsip yang telah

dievakuasi;
• Menilai tingkat kerusakan dan kebutuhan
pemulihan arsip;
• Melakukan penyelamatan arsip misalnya dengan
pengepakkan arsip yang terkena musibah dan
pemindahan ke tempat aman, pembersihan arsip
dari kotoran dengan alkohol atau thymol,
pembekuan arsip, pengeringan, pembuatan back-
up dan pemusnahan arsip yang sudah rusak total;
• Penyimpanan kembali arsip pada tempat yang
sudah ditentukan;
• Evaluasi
PRASARANA DAN SARANA PENYIMPANAN ARSIP VITAL

Strong Room

Strong Room
Brankas Lemari Besi
 PENYIMPANAN ARSIP VITAL
(PETA DAN KEARSITEKTURAN)
 SEKIAN
TERIMA KASIH

Semoga Bermanfaat
BUKU KEARSIPAN