1.

Merencanakan kerja panitia

Saat ditunjuk sebagai ketua panitia, orang tersebut harus mulai merencanakan apa saja yang perlu
dilakukan dalam waktu dekat. Ketua panitia juga wajib merancang strategi kerja sementara yang
meliputi beberapa hal, di antaranya:
Jadwal pertemuan awal (rapat perdana) dengan seluruh anggota.
Pembagian tugas anggota panitia.
Penelitian terhadap latar belakang staf.
Koordinasi dengan berbagai pihak terkait acara yang akan dijalankan.
Menghitung budget (anggaran) awal.
Menyusun timeline kerja beserta target yang diharapkan.
2. Mengadakan dan memimpin pertemuan panitia
Setelah menyusun rencana awal, ketua panitia juga memiliki tugas untuk mengadakan pertemuan
atau rapat rutin dengan seluruh anggota kepanitiaan.
Setiap pertemuan didasarkan pada kebutuhan untuk melahirkan keputusan-keputusan yang
bersifat universal atau yang akan memengaruhi banyak anggota dalam kepanitiaan.
Tidak hanya mengadakan pertemuan, ketua panitia juga harus mengirimkan agenda dan materi
yang akan dibahas sebelum hari H pertemuan.
Sebagai pemimpin, ketua panitia akan menjadi moderator yang menampung seluruh kritik dan
saran dari para anggota selama pertemuan berlangsung.
3. Menyimpan dan memahami seluruh dokumen maupun informasi
Ketua panitia memiliki tanggung jawab dalam memahami seluruh dokumen dan informasi yang
berkaitan dengan jalannya acara, seperti notulen pertemuan, surat-surat penting, proposal,
perjanjian kerjasama, dan sebagainya.
Selain memahami, ketua panitia wajib menyimpan seluruh dokumen dan informasi tersebut
dengan baik. Tugas ini biasanya akan didelegasikan kepada seorang anggota kepanitiaan yang
ditunjuk sebagai sekretaris.
Meski begitu, ketua panitia harus tetap memantau dan memperbarui segala informasi demi
kesuksesan penyelenggaraan acara.
4. Memberi perintah dan arahan kepada anggota panitia untuk bekerja
Setiap anggota dalam kepanitiaan memiliki tanggung jawab dan tugas masing-masing. Dalam
pelaksanaannya, ketua panitia harus membantu para anggota untuk memenuhi kewajiban mereka.
Ketua panitia diharapkan dapat memimpin, memberi perintah dan arahan, serta menggerakkan
anggotanya untuk bekerja sesuai tupoksinya. Ketua panitia juga wajib memberikan contoh
dengan melaksanakan kewajibannya secara serius.
5. Mengawasi dan mengevaluasi hasil kerja panitia
Ketua panitia harus mengawasi dan memberikan penilaian terhadap kinerja setiap anggota
kepanitaan. Tidak hanya itu, ketua panitia juga wajib memastikan bahwa acara yang dipimpinnya
telah terselenggara dengan baik.
Setelah acara berakhir, ketua panitia memiliki tugas untuk melakukan evaluasi secara
keseluruhan. Ketua panitia juga harus melaporkan hasil kerja kepanitiaannya kepada atasan yang
menunjuknya sebagai pemimpin.