Menimbang Mengingat BADAN PUSAT STATISTIK PERATURAN KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK NOMOR 100 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN BADAN PUSAT STATISTIK DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK, bahwa untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien di Lingkungan Badan Pusat Statistik, perlu dilakukan penyusutan arsip secara berkala; bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Badan Pusat Statistik tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Pusat Statistik; Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 39, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3683); Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 96, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3854); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Presiden Nomor 86 Tahun 2007 tentang Badan Pusat Statistik; Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1787); Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 121 ‘Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan BPS di Daerah, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 10 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 121 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan BPS di Daerah (Berita Negara Repubik Indonesia Tahun 2017 Nomor 108); Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 7 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat Statistik, sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 9 Tahun 2017 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat Statistik (Berita Negara Repubik Indonesia Tahun 2017 Nomor 107); Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 87 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Statistika STIS (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1522);Menetapkan MEMUTUSKAN: PERATURAN BADAN PUSAT STATISTIK TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN BADAN PUSAT STATISTIK. Pasal 1 Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Pusat Statistik merupakan panduan bagi Pencipta Arsip di Lingkungan Badan Pusat Statistik dalam rangka melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip. Pasal 2 Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Pusat Statistik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini. Pasal 3 Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2019. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 September 2018LAMPIRAN PERATURAN BADAN PUSAT STATISTIK NOMOR 100 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN BADAN PUSAT STATISTIK BABI PENDAHULUAN A. Latar belakang Bahwa dengan meningkatnya aktivitas pemerintahan dan pembangunan serta kemajuan teknologi informasi akan berdampak pula dengan semakin banyak arsip yang tercipta, sehingga perlu dilakukan langkah-langkah untuk melakukan penilaian terhadap arsip tersebut untuk memungkinkan penyusutan arsip yang tidak bernilai guna secara efisien, efektif, serta menyelamatkan dan melestarikannya arsip yang bernilai guna untuk pertanggungjawaban nasional. Arsip yang tercipta di instansi pemerintah, badan usaha dan swasta, merupakan arsip negara yang merupakan memori kolektif yang memuat informasi mengenai pemerintahan dan pembangunan serta sebagian diantaranya bukti jati diri bangsa, warisan budaya dan simpul pemersatu bangsa sehingga perlu dilakukan penilaian agar dapat dilakukan seleksi secara ketat dan tepat. Seperti yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa setiap pencipta arsip wajib melaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang salah satunya meliputi kegiatan Penyusutan Arsip. Badan Pusat Statistik sebagai pencipta arsip _ berkewajiban melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Agar kegiatan penyusutan arsip ini dapat berjalan secara kesinambungan perlu dibuat suatu aturan sesuai dengan Pedoman kearsipan yang berlaku, yaitu diawali dengan penetapan kebijakan, pengorganisasian penyusutan arsip, sumberdaya manusia pengelola penyusutan, pengadaan sarana dan prasarana sesuai standar, prosedur baku penyusutan arsip serta monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan penyusutan arsip.Sebagai langkah awal agar dalam pelaksanaan penyusutan diBPS dapat dilaksanakan secara efektif sesuai peraturan yang yang berlaku, diperlukan pedoman yang akan dijadikan acuan dalam penyelenggaraan penyusutan arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik, Melalui pedoman tersebut diharapkan semua unit kerja di BPS dapat melakukan proses penyusutan sesuai peraturan yang berlaku. B.Maksud dan Tujuan Maksud disusunnya Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik adalah memberikan petunjuk/pedoman bagi unit kerja di lingkungan Badan Pusat Statistik dalam melaksanakan kegiatan penyusutan arsip. Tujuan Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik adalah sebagai berilut: 1. Mewujudkan Program penyusutan arsip yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 2. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip yang bernilai guna bagi kepentingan berbangsa dan bernegara. 3. Mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi di BPS. 4. Mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber dari arsip statis 5. Mempertinggi mutu pengelolaan arsip dinamis BPS 6. Mendorong program penyusutan dan penyelamatan arsip di BPS C.Sasaran Sasaran Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik adalah Unit Kearsipan yang menyelenggarakan penyusutan arsip, Unit kearsipan bertanggung jawab melaksanakan sosialisasi, evaluasi dan penyelenggaraan penyusutan arsip. D.Ruang Lingkup: 1. Pendahuluan, meliputi; Latar Belakang, Maksud dan Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup dan Pengertian. 2. Ketentuan Umum, meliputi; Asas Pengorganisasian, Sumber Daya Manusia (SDM) serta Sarana dan Prasarana dan Prinsip Penyusutan arsip. 3. Prosedur Penyusutan Arsip meliputi: a) Pemindahan Arsip Inaktif meliputi:1. penyeleksian Arsip Inaktif; 2. penataan Arsip Inaktif; dan 3. pembuatan Daftar Arsip Inaktif. b) Pemusnahan Arsip meliputi: 1. pembentukan panitia penilai arsip; penyeleksian arsip; pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah; penilaian arsip; permintaan persetujuan; penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan ns oaep oD pelaksanaan pemusnahan arsip. ©) Penyerahan Arsip Statis meliputi: penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah; penilaian; pemberitahuan penyerahan arsip; verifikasi dan persetujuan; penetapan arsip yang akan diserahkan; dan Lr pelaksanaan serah terima arsip statis. E. Pengertian Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan : 1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, _organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 4.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.10. ll. 12, 13. . Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. .Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi bail secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan. . Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, perusahaan, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan, Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.BAB II KETENTUAN UMUM A. Asas Pengorganisasian 1.Pelaksanaan Penyusutan Arsip di lingkungan BPS menggunakan asas sentralisasi dalam penetapan kebijakan sistem pengelolaan arsip, SDM, sarana dan prasarana, serta pengelolaan arsip secara elektronik. 2. Kebijakan yang terkait dengan penyusutan arsip ditetapkan oleh Kepala BPS. 3.Penanggung jawab pelaksanaan penyusutan arsip berada pada unit kearsipan I (Pusat). 4. Dalam hal perlindungan dan pengamanan arsip inaktif dilaksanaken oleh masing-masing pengelola arsip inaktif yang berada di unit kearsipan. B. Sumber Daya Manusia (SDM) ‘Sumber Daya Manusia penyelenggara penyusutan arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik adalah Kepala Unit Kearsipan bersama-sama dengan Kepala Unit Pengolah selaku pencipta arsip serta pengelola arsip/arsiparis yang mendapat tugas untuk melakukan penyusutan. C.Sarana dan parasarana Sarana dan prasarana yang digunakan dalam melaksanakan penyusutan arsip terdiri dari : 1. Ruang Penyimpanan/transit Ruang penyimpanan arsip inaktif arsip yang sudah dilakukan penilaian dan telah dibuatkan daftar arsip usul musnah. Folder Box arsip Karung ATK (Spidol) eee hoeBAB II PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP A. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan BPS dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada. Instansi seperti BPS dapat memindahken arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan : 1, Penyeleksian arsip inaktif 2. Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan. 3. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan. Adapun prosedur pemindahan Arsip Inaktif meliputi : 1. Penyeleksian Arsip Inaktif Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan cara melihat pada kolom retensi aktif. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali setahun. 2. Penataan Arsip Inaktif Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. a. Asas “asal usul” adalah Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptanya. b. Asas ‘aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. Penataan Arsip Inaktif pada unit Pengolah/Unit Kerja dilaksanakan melalui kegiatan:a. pengaturan fisik arsi b. pengolahan informasi arsip; dan ¢. penyusunan daftar arsip inaktif. Penataan arsip inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan rincian kegiatan: a. menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar arsip inaktif yang dipindahkan; b. menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif kedalam boks ¢. memberi label boks arsip, dengan keterangan : nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. . Pembuatan Daftar Arsip Inaktif Pencipta arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat: Pencipta Arsi Unit Pengolah; Nomor arsip; Kode klasifikasi; Uraian informasi arsip; Kurun waktu; Jumlah; dan Keterangan. Pee eee eee eeeContoh: DAPTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN ORGANISAS! —_-BADAN PUSAT STATISTIK UNIT KERJA: BAGIAN HUKUM KODE TINGKAT No, No. |tasistkst] vents/series aRsiP | TAHUN | JUMLAH |ooertnatoaN| soxs | KETERANOAN B @ o 0) or a Ti wi Yong memindahian Yong menerima (Unit Kerja) (Woit Kearsipan) Nama Jabatan ‘Mama Jabatan Td nd Nama terang ama terang NP NP Petunjul Pengisian: @ (2) (3) (4) (5) © ” 8) Nomor Kode Klasifikasi Arsip Jenis/Series Arsip Tahun Jumlah Tingkat Perkembangan Nomor Boks Keterangan Berisi nomor urut jenis arsip Berisi tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lain Berisi jenis/series arsip Berisi Tahun terciptanya arsip Berisi jumlah arsip dalam setiap jenis arsip (eksp/folder/boks) Beri tingkat perkembangan —_arsip (asli/copy/tembusan). Bila terdiri_ dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan seluruhnya. Berisi Nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis arsip disimpan Berisi kekhususan arsip (kertas rapuh/berkas tidak lengkap/ lampiran tidak ada)Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. Contoh: BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP Nomor:. Pada hath int nnn NBD neers BUIAR serene TARUR seine Yang bertanda tangan dibawah inl, berdasarkan Jacwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilafan kembali areip telah melakeanaican, pemindahan Sr8ip conccsnnnnn Sebanyak wom fercantum dalam Daftar Arsip yang dipindahkan sebagaimana terlampir. Berita acara ini dibuat dalam ranglap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kelmatan hukum sama. Dibuat di. ftempat) nrnreomtanggel) ‘PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA Jabatan Jabatan td ted Nama tanpa gelar Nama tanpa gelar NIP NP Dalam hal pemindahan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan ke unit depot penyimpanan Arsip Inaktif yang dikelola oleh ANRI atau pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pencipta Arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun pendokumentasian proses pemindahan dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. B, PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip dan dilakukan terhadap arsip: 1, tidak memilki nilai guna; 2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; 3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan 4, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan diatas, retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip. Prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai berikut: 1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip.-10- Ketentuan dalam pembentukan Panitia Penilai adalah sebagai berikut: a) Pembentukan Panitia penilai Arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip. b) Panitia Penilai Arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. ©) Panitia penilai Arsip berjumlah ganjil 4) Panitia Penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: 1) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; 2) Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan 3) Arsiparis sebagai anggota. ¢) Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggung jawab pengelolaan arsip. 2. Penyeleksian Arsip a) Penyeleksian arsip dilakukan oleh Panitia Penilai melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah. ») Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat Gikatagorikan sebagai arsip usul musnah. ©) Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengilcuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. 3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah a. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah. b. Daftar arsip usul musnah sekdurang-kurangnya berisi nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.-ll- Contoh : DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH No,| JENIS TINGKAT KETERANGAN ARSIP__| TAHUN | JUMLAH | poe MBANGAN Keterangan: Nomor : berisi nomor urut Jenis/Series Arsip _: berisi jenis/series arsip ‘Tahun : berisi tahun pembuatan arsip Jumlah : berisi jumlah arsip ‘Tingkat Perkembangan_: berisi tingkatan keaslian arsip (asli, copy, atau salinan) Keterangan : berisi informasi tentang kondisi arsip (misalnya rusek/tidak Lengkap/berbahasa asing/daerah . Penilaian Arsip a) Panitia Penilai melakukan penilaian terhadap Daftar Arsip Usul Musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. ») Hasil Penilaian (apabila belum mempunyai JRA) dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia Penilai Arsip.-12- Contoh: SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di . berdasarkan Surat ....... (Pejabat pengirim Surat) .. , dalam hal ini telah dilakukan penilaian dari tanggal ... terhadap daftar arsip yang disulkan musnah dengan menghasilkan pertimbangan: . (nama Instansi a. Menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir; atau b. Menyetujui usulan pemusnahan arsip, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan tertentu ... sebagaimana terlampir. Demikian hasil pertimbangan Panitia Penilai arsip, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ditetapkan. Nama kota, tanggal, bulan, tahun 1. (Ketua) -NIP.. ..jabatan... 2. (Anggota) .NIP.. jabatan.... 3. (Anggota) NIP. 4. (Anggota) 5. (Anggota)-13- 5. Permohonan Persetujuan/Pertimbangan Persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari: a) pemusnahan arsip di lingkungan BPS harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRT; dan b) dalam hal pemusnaban arsip tanpa JRA harus mendapatkan persetujuan dari kepala ANRI tanpa membedakan retensinya. Proses Permohonan Persetujuan/Pertimbangan Pemusnahan Arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a) Menyampaikan surat permohonan persetujuan/pertimbangan dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI. b) Menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan salinan elektronik c) Menyampaikan surat pertimbangan oleh Panitia Penilai Arsip. 6. Penetapan Arsip yang akan dimusnahkan Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari kepala ANRI dan pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip. 7. Pelaksanaan Pemusnahan Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan : a) Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali: b) Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; ¢) Disertai penandatanganan Berita Acara yang memuat Daftar Arsip yang Dimusnahkan; d) Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua); dan e) Berita Acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja pengawasan.-14- Contoh: Berita Acara Pemusnahan Arsip BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP NOMOR : ae Pada hari ini -bulan...... tahun..... tanggal ... yang bertanda tangan di bawah ini berdasarkan Jadwai retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip.. sebanyak . tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir.. lembar. Pemusnahan arsip secara total dengan cara. Saksi-saksi Kepala Unit Kearsipan 1. (Kepala Unit Pengolah) 2. (Unit Hukum) 3. (Unit Pengawas Internal) Pemusnahan Arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain: ) Pembakaran; ») Pencacahan; ©) Penggunaan bahan kimia;atau d) Pulping; dan ¢) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan isitilah musnah. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi: a) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; b) Notulen rapat panitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; ©) Surat Pertimbangan dari Panitia Penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatkan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;-15- 4) Surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk pemusnahen arsip yang memilki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun; ¢) Keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; > Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan g) Daftar arsip yang dimusnahkan. C.PENYERAHAN ARSIP STATIS. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilaicukan terhadap arsip yang: 1, Memiliki nilai guna kesejarahan 2. Telah habis retensinya; dan/atau 3. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip. Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut: 1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah a) Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen, b) Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah memasuki masa arsip usul serah. ©) Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah. d) Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi; nomor, kode Klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan keterangan.-16- Contoh : DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN Nama Pencipta 2 (@) a Alamat .- (b) No. | Kode Kiasifikasi | Uraian Kurun | Jumlah |Keterangan Informasi | Waktu Arsip Arsip 1 2 3 4 5 6 (tempat), tanggal, tahun .. Yang mengajukan Menyetujui Pimpinan Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan Td Td (nama jelas) (nama jelas) NIP. NIP. Petunjuk Pengisian : a) Nama Pencipta : Diisi nama instansi/Pencipta Arsip b) Alamat si alamat instansi/Pencipta Arsip Nomor : Nomor urut - Kode Klasifikasi : Kode Klasifikasi arsip (apabila memiliki klasifikasi arsip) - Uraian Informasi Arsip : Uraian informasi yang terkandung dalam arsip - Kurun Waktu : Kurun waktu tercipta arsip - Jumlah Arsip : Jumlah arsip (lembaran, berkas) + Keterangan : Informasi ihusus yang penting untuk diketahui seperti; kertas Rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, tingkat keaslian.-17- 2. Penilaian Arsip a) Panitia Penilai melakukan penilaian terhadap Daftar Arsip usul Serah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. b) Hasil peneilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh Panitia Penilai Arsip. 3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis a) Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh Pimpinan Pencipta Arsip/BPS kepada Lembaga CKearsipan/ANRI disertai dengan pernyataan dari Pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan. b) Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1) Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari Pimpinan pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan/ANRI. 2) Menyampaikan Daftar Arsip usul Serah 3) Menyampaikan surat pertimbangan oleh Panitia Penilai Arsip 4. Verifikasi dan persetujuan Kepala Lembaga Kearsipan/ANRI melakukan verifikasi daftar usul serah berdasarkan permohonan penyerahan arsip statis dari pencipta arsip dan berwenang memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada pencipta arsip. Kepala lembaga Kearsipan/ANRI memberikan persetujuan atas daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip. 5. Penetapan Arsip Yang Diserahkan Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan/ANRI dengan mengacu pada persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan/ANRI 6. Pelaksanaan Serah Terima Arsip a. Pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan /(ANRI) dengan disertai Berita Acara, Daftar Arsip Usul Serah dan fisik arsip yang akan diserahkan. b. Susunan format berita acara meliputi : 1) Kepala, memuat logo, judul, dan hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara,-18- 2) Batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk bilamana ada klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses Arsip Statis. 3) Kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang dikuasakan olehnya, serta tanda tangan para pihak yang melakukan penandatanganan naskah berita. Contoh : LOGO BPS BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP DARI (NAMA PENCIPTA ARSIP) KEPADA ANRI/ LEMBAGA KEARSIPAN.... NOMOR : KODE KLASIFIKASI/TAHUN PENYERAHAN Pada hari ini, bertempat di . yang bertanda tangan di bawah ini 1, Nama NIP. Jabatan*) Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA bertindak untuk dan atas nama (PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan). 2. Nama : NIP. Jabatan*) Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia, telah melaksanakan serah terima arsip (nama PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan yang memiliki nilai guna nasional seperti yang tercantum dalam daftar arsip terlampir untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia. Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai cukup dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. tanggal. -, bulan. (nama tempat dan alamat), kami Dibuat di .........(tempat),......... (tanggal]) PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA Jabatan*) Jabatan") td ttd ‘Nama tanpa gelar“*) Nama tanpa gelar **) NIP. NIP.e103 *) Pimpinan instansi/Pencipta Arsip dapat diwakilkan *) Huruf dicetak bold * Dalam hal tertentu dapat diwakilkan KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK,