BAD AN PUSAT STATISTIK

PERATURAN KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK

NOMOR 100 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP
DI LINGKUNGAN BADAN PUSAT STATISTIK

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK ,

Menimbang : a. bahwa untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif

dan efisien di Lingkungan Badan Pusat Statistik , perlu
dilakukan penyusutan arsip secara berkala;
b. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang
harus dilaksanakan oleh setiap instansi;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan
Badan Pusat Statistik tentang Pedoman Penyusutan Arsip
di Lingkungan Badan Pusat Statistik;

Mengingat : 1. Undang- Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik

( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor
39 , Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3683) ;
2. Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 152 , Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5071 ) ;
 -2-

3. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang

Penyelenggaraan Statistik (Lembaran Negara Tahun 1999
Nomor 96, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3854) ;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286) ;
5. Peraturan Presiden Nomor 86 Tahun 2007 tentang Badan
Pusat Statistik;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor
1787) ;
7. Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 121
Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan
BPS di Daerah , sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 10 Tahun
2017 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan
Pusat Statistik Nomor 121 Tahun 2001 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Perwakilan BPS di Daerah (Berita Negara
Repubik Indonesia Tahun 2017 Nomor 108) ;
8. Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 7 tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat
Statistik, sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir
dengan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 9
Tahun 2017 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan
Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 7 Tahun 2008
tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat Statistik
(Berita Negara Repubik Indonesia Tahun 2017 Nomor
107) ;
9. Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 87 Tahun
2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik
Statistika STIS ( Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2017 Nomor 1522) ;
 -3-

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN BADAN PUSAT STATISTIK TENTANG PEDOMAN

PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN BADAN PUSAT
STATISTIK .

Pasal 1
Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Pusat
Statistik merupakan panduan bagi Pencipta Arsip di
Lingkungan Badan Pusat Statistik dalam rangka
melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip.

Pasal 2
Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Pusat
Statistik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 tercantum
dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Kepala Badan ini .

Pasal 3
Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal 1
Januari 2019 .

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 26 September 2018

SAT s
KE SAT STATISTIK
% ©
*
$
RIYANTO
 LAMPIRAN
PERATURAN BADAN PUSAT STATISTIK
NOMOR 100 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI
LINGKUNGAN BADAN PUSAT STATISTIK

BAB I
PENDAHULUAN

A . Latar belakang
Bahwa dengan meningkatnya aktivitas pemerintahan dan pembangunan
serta kemajuan teknologi informasi akan berdampak pula dengan semakin
banyak arsip yang tercipta, sehingga perlu dilakukan langkah -langkah untuk
melakukan penilaian terhadap arsip tersebut untuk memungkinkan
penyusutan arsip yang tidak bernilai guna secara efisien , efektif , serta
menyelamatkan dan melestarikannya arsip yang bernilai guna untuk
pemanggungjawaban nasional .
Arsip yang tercipta di instansi pemerintah , badan usaha dan swasta,
merupakan arsip negara yang merupakan memori kolektif yang memuat
infcrmasi mengenai pemerintahan dan pembangunan serta sebagian
diantaranya bukti jati diri bangsa, warisan budaya dan simpul pemersatu
bangsa sehingga perlu dilakukan penilaian agar dapat dilakukan seleksi
secara ketat dan tepat .
Seperti yang diamanatkan dalam Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang kearsipan, bahwa setiap pencipta arsip wajib melaksanakan
pengelolaan arsip dinamis yang salah satunya meliputi kegiatan Penyusutan
Arsip.
Badan Pusat Statistik sebagai pencipta arsip berkewajiban
melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Agar
kegiatan penyusutan arsip ini dapat berjalan secara kesinambungan perlu
dibuat suatu aturan sesuai dengan Pedoman kearsipan yang berlaku , yaitu
diawali dengan penetapan kebijakan, pengorganisasian penyusutan arsip,
sumberdaya manusia pengelola penyusutan , pengadaan sarana dan
prasarana sesuai standar , prosedur baku penyusutan arsip serta monitoring
dan evaluasi terhadap pelaksanaan penyusutan arsip.
 -2-

Sebagai langkah awal agar dalam pelaksanaan penyusutan di BPS dapat

dilaksanakan secara efektif sesuai peraturan yang yang berlaku , diperlukan
pedoman yang akan dijadikan acuan dalam penyelenggaraan penyusutan
arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik. Melalui pedoman tersebut
diharapkan semua unit kerja di BPS dapat melakukan proses penyusutan
sesuai peraturan yang berlaku .

B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Badan
Pusat Statistik adalah memberikan petunjuk / pedoman bagi unit kerja di
lingkungan Badan Pusat Statistik dalam melaksanakan kegiatan penyusutan
arsip.
Tujuan Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik
adalah sebagai berikut:
1. Mewujudkan Program penyusutan arsip yang sesuai dengan ketentuan
perundang- undangan yang berlaku .
2 . Menjamin keselamatan dan keamanan arsip yang bernilai guna bagi
kepentingan berbangsa dan bernegara .
3. Mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi di BPS.
4 . Mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang
bersumber dari arsip statis
5. Mempertinggi mutu pengelolaan arsip dinamis BPS
6 . Mendorong program penyusutan dan penyelamatan arsip di BPS.

C. Sasaran
Sasaran Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Badan Pusat Statistik
adalah Unit Kearsipan yang menyelenggarakan penyusutan arsip. Unit
kearsipan bertanggung jawab melaksanakan sosialisasi, evaluasi dan
penyelenggaraan penyusutan arsip.

D . Ruang Lingkup:
1. Pendahuluan , meliputi; Latar Belakang, Maksud dan Tujuan , Sasaran,
Ruang Lingkup dan Pengertian .

2 . Ketentuan Umum , meliputi; Asas Pengorganisasian , Sumber Daya

Manusia (SDM ) serta Sarana dan Prasarana dan Prinsip Penyusutan arsip.
3. Prosedur Penyusutan Arsip meliputi:
a) Pemindahan Arsip Inaktif meliputi:
 -3-

1. penyeleksian Arsip Inaktif ;

2. penataan Arsip Inaktif ; dan
3. pembuatan Daftar Arsip Inaktif .
b) Pemusnahan Arsip meliputi:
1. pembentukan panitia penilai arsip;
2 . penyeleksian arsip;
3. pembuatan Daftar Arsip Usui Musnah;
4 . penilaian arsip;
5. permintaan persetujuan;
6. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
7. pelaksanaan pemusnahan arsip .
c) Penyerahan Arsip Statis meliputi:
1. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah;
2. penilaian;
3. pemberitahuan penyerahan arsip;
4 . verifikasi dan persetujuan ;
5. penetapan arsip yang akan diserahkan ; dan
6. pelaksanaan serah terima arsip statis.

E. Pengertian
Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan :
1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan ,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan .
2 . Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah ,
lembaga pendidikan , perusahaan , organisasi politik , organisasi
kemasyarakatan , danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasayarakat, berbangsa , dan bernegara .
3. Kearsipan adalah hal- hal yang berkenaan dengan arsip .
4 . Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu .
5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan / atau terus
menerus .
6 . Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun .
 -4-

7. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang .
8. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan , telah habis retensinya dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau Lembaga
Kearsipan .
9. Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah , perguruan
tinggi, perusahaan, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan .
10 . Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan .
11. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
12 . Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan .
13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan , dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
 -5-

BAB II
KETENTUAN UMUM

A. Asas Pengorganisasian
1. Pelaksanaan Penyusutan Arsip di lingkungan BPS menggunakan asas
sentralisasi dalam penetapan kebijakan sistem pengelolaan arsip, SDM ,
sarana dan prasarana, serta pengelolaan arsip secara elektronik.
2 . Kebijakan yang terkait dengan penyusutan arsip ditetapkan oleh Kepala
BPS.
3. Penanggung jawab pelaksanaan penyusutan arsip berada pada unit
kearsipan I ( Pusat) .
4. Dalam hal perlindungan dan pengamanan arsip inaktif dilaksanakan oleh
masing- masing pengelola arsip inaktif yang berada di unit kearsipan.

B. Sumber Daya Manusia (SDM )

Sumber Daya Manusia penyelenggara penyusutan arsip di lingkungan Badan
Pusat Statistik adalah Kepala Unit Kearsipan bersama-sama dengan Kepala
Unit Pengolah selaku pencipta arsip serta pengelola arsip / arsiparis yang
mendapat tugas untuk melakukan penyusutan.

C. Sarana dan parasarana

Sarana dan prasarana yang digunakan dalam melaksanakan penyusutan
arsip terdiri dari :
1. Ruang Penyimpanan / transit
Ruang penyimpanan arsip inaktif arsip yang sudah dilakukan penilaian
dan telah dibuatkan daftar arsip usul musnah .
2 . Folder
3. Box arsip
4 . Karung
5. ATK (Spidol)
 -6-

BAB II
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

A. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk
dan media arsip. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan BPS dilaksanakan
dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada .
Instansi seperti BPS dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai
berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh
ANRI . Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah .
Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan :
1. Penyeleksian arsip inaktif
2 . Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan .
3. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan .
Adapun prosedur pemindahan Arsip Inaktif meliputi :
1. Penyeleksian Arsip Inaktif
Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui Jadwal Retensi Arsip
(JRA) dengan cara melihat pada kolom retensi aktif .
Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip
tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip
yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali
setahun.
2 . Penataan Arsip Inaktif
Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan
asas aturan asli.
a. Asas “asal usul” adalah Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip [ provenance) , tidak
dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain , sehingga
arsip dapat melekat pada konteks penciptanya.
b. Asas "aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya ( original order ) atau
sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip .
Penataan Arsip Inaktif pada unit Pengolah / Unit Kerja dilaksanakan
melalui kegiatan :
 -7-

a. pengaturan fisik arsip;

b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif .
Penataan arsip inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan
rincian kegiatan :
a. menata folder / berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar arsip inaktif yang
dipindahkan;
b. menyimpan dan memasukkan folder / berkas Arsip Inaktif kedalam boks
arsip; dan
c. memberi label boks arsip, dengan keterangan : nomor boks, nama Unit
Pengolah , nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip.
3. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
Pencipta arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan
ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah / Unit Kerja selaku yang
memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip
selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan .
Daftar Arsip Inaktif sekurang- kurangnya memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. Nomor arsip;
d . Kode klasifikasi;
e . Uraian informasi arsip;
f. Kurun waktu;
g. Jumlah; dan
h . Keterangan .
 -8-

Contoh:

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

ORGANISASI :BADAN PUSAT STATISTIK

UNIT KERJA : BAGIAN HUKUM
KODE
NC . KLASIFIKSI JENIS / SERIES ARSIP TAHUN JUMLAH
TINGKAT NO .
PERKEMBANGAN KETERANGAN
ARSIP BOKS
( 1) ( 2) ( 3) (4 ) ( 5) (6) ( 7) (8)

Yang memindahkan Yang menerima

( Unit Kerja ) (Unit Kearsipan)

Nama Jabatan Nama Jabatan

Ttd Ttd
Nama terang Nama terang
NIP NIP

Petunjuk Pengisian:
( 1) Nomor : Berisi nomor urut jenis arsip
( 2 ) Kode Klasifikasi Arsip : Berisi tanda pengenal arsip yang dapat
membedakan antara masalah yang satu
dengan masalah yang lain
(3) Jenis / Series Arsip : Berisi jenis / series arsip
( 4) Tahun : Berisi Tahun terciptanya arsip
(5) Jumlah : Berisi jumlah arsip dalam setiap jenis arsip
(eksp / folder / boks)
(6) Tingkat : Berisi tingkat perkembangan arsip
Perkembangan (asli / copy / tembusan ) . Bila terdiri dari
beberapa tingkat perkembangan dicantumkan
seluruhnya.
( 7 ) Nomor Boks : Berisi Nomor yang memuat lokasi pada boks
berapa jenis arsip disimpan
(8) Keterangan : Berisi kekhususan arsip ( kertas rapuh / berkas
tidak lengkap / lampiran tidak ada)
 -9-

Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu

pelaksanaan , tempat, jenis arsip yang dipindahkan , jumlah arsip, pelaksana
dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan / atau Unit Kearsipan .
Ccntoh :

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

Nomor:

Pada hari ini tanggal bulan tahun yang bertanda tangan

dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan
pemindahan arsip sebanyak tercantum dalam Daftar Arsip yang dipindahkan
sebagaimana terlampir.

Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai
kekuatan hukum sama.

Dibuat di (tempat) , (tanggal)

PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

Jabatan Jabatan

ttd ttd

Nama tanpa gelar Nama tanpa gelar

NIP NIP

Dalam hal pemindahan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan ke

unit depot penyimpanan Arsip Inaktif yang dikelola oleh ANRI atau
pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pencipta Arsip yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun pendokumentasian proses
pemindahan dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip.

B. PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip dan
dilakukan terhadap arsip:
1. tidak memilki nilai guna;
2 . telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang- undangan yang melarang; dan
4 . tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara .
Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan diatas, retensinya
ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip. Prosedur pemusnahan
arsip oleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip .
 - 10 -

Ketentuan dalam pembentukan Panitia Penilai adalah sebagai

berikut:
a) Pembentukan Panitia penilai Arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta
Arsip.
b) Panitia Penilai Arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang
akan dimusnahkan .
c) Panitia penilai Arsip berjumlah ganjil
d) Panitia Penilai arsip sekurang- kurangnya memenuhi unsur:
1) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
2) Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota; dan
3) Arsiparis sebagai anggota.
e ) Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat
digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
pengelolaan arsip.
2 . Penyeleksian Arsip
a) Penyeleksian arsip dilakukan oleh Panitia Penilai melalui JRA dengan
cara melihat pada kolom retensi dan pada kolom keterangan dinyatakan
musnah .
b) Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah , maka arsip tersebut dapat
dikatagorikan sebagai arsip usul musnah .
c) Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan
pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI .
3. Pembuatan Daftar Arsip Usui Musnah
a. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah .
b. Daftar arsip usul musnah seklurang-kurangnya berisi nomor , jenis
arsip, tahun, jumlah , tingkat perkembangan , dan keterangan .
 - 11 -

Contoh :

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

NO . JENIS TINGKAT KETERANGAN

ARSIP TAHUN JUMLAH
PERKEMBANGAN

Keterangan:
Nomor : berisi nomor urut
Jenis / Series Arsip : berisi jenis / series arsip
Tahun : berisi tahun pembuatan arsip
Jumlah : berisi jumlah arsip
Tingkat Perkembangan : berisi tingkatan keaslian arsip (asli, copy, atau
salinan)
Keterangan : berisi informasi tentang kondisi arsip ( misalnya
rusak / tidak Lengkap / berbahasa asing / daerah

4 . Penilaian Arsip
a) Panitia Penilai melakukan penilaian terhadap Daftar Arsip Usui Musnah
dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip .
b) Hasil Penilaian (apabila belum mempunyai JRA ) dituangkan dalam
pertimbangan tertulis oleh panitia Penilai Arsip.
 - 12 -

Contoh:
SURAT PERTIMBANGAN
PANITIA PENILAI ARSIP

Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di

( nama Instansi.. berdasarkan Surat (Pejabat
pengirim Surat) Nomor tanggal , dalam hal ini telah
dilakukan penilaian dari tanggal s/ d , terhadap daftar arsip
yang disulkan musnah dengan menghasilkan pertimbangan:
a. Menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir; atau
b. Menyetujui usulan pemusnahan arsip, namun ada beberapa berkas
yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan
tertentu sebagaimana terlampir.

Demikian hasil pertimbangan Panitia Penilai arsip, dengan harapan

permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti
dengan cepat melalui prosedur yang telah ditetapkan .

Nama kota, tanggal, bulan, tahun

1. ( Ketua)
( NIP jabatan )

2. (Anggota)
( NIP jabatan )

3. (Anggota)
( NIP jabatan )

4. (Anggota)
( NIP jabatan )

5. (Anggota)
( NIP jabatan )
 - 13 -

5. Permohonan Persetujuan / Pertimbangan

Persetujuan / pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari:
a) pemusnahan arsip di lingkungan BPS harus mendapatkan persetujuan
tertulis dari Kepala ANRI ; dan
b) dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA harus mendapatkan
persetujuan dari kepala ANRI tanpa membedakan retensinya.
Proses Permohonan Persetujuan / Pertimbangan Pemusnahan Arsip
harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a) Menyampaikan surat permohonan persetujuan / pertimbangan dari
pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI.
b) Menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan
salinan elektronik
c) Menyampaikan surat pertimbangan oleh Panitia Penilai Arsip.
6. Penetapan Arsip yang akan dimusnahkan
Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip
yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari
kepala ANRI dan pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip.
7. Pelaksanaan Pemusnahan
Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan :
a) Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan
tidak dapat dikenali:
b) Disaksikan oleh sekurang- kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja
bidang hukum dan / atau unit kerja pengawasan dari lingkungan
Pencipta Arsip yang bersangkutan ;
c) Disertai penandatanganan Berita Acara yang memuat Daftar Arsip yang
Dimusnahkan;
d ) Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita
Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip usul Musnah yang dibuat
rangkap 2 (dua) ; dan
e ) Berita Acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan ,
pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan , dan
disaksikan sekurang- kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit
kerja pengawasan .
 - 14 -

Contoh : Berita Acara Pemusnahan Arsip

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

NOMOR :

Pada hari ini tanggal bulan tahun yang bertanda

tangan di bawah ini berdasarkan Jadwal retensi Arsip dan berdasarkan
penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip
sebanyak tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan
terlampir. lembar. Pemusnahan arsip secara total dengan
cara

Saksi-saksi Kepala Unit Kearsipan

1. ( Kepala Unit Pengolah )

2. ( Unit Hukum )

3. ( Unit Pengawas Internal)

Pemusnahan Arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain:

a) Pembakaran;
b) Pencacahan ;
c) Penggunaan bahan kimiajatau
-
d ) Pulping , dan
e) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan isitilah
musnah .
Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip wajib
disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi:
a) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip ;
b) Notulen rapat panitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan
penilaian;
c) Surat Pertimbangan dari Panitia Penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip
yang menyatkan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah
memenuhi syarat untuk dimusnahkan ;
 - 15 -

d ) Surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk

pemusnahan arsip yang memilki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh )
tahun ;
e) Keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
f) Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
g) Daftar arsip yang dimusnahkan .

C. PENYERAHAN ARSIP STATIS

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan
dilakukan terhadap arsip yang:
1. Memiliki nilai guna kesejarahan
2 . Telah habis retensinya; dan / atau
3. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.
Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:
1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usui Serah
a) Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara melihat
pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan
permanen.
b) Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada
kolom keterangan dinyatakan permanen , maka arsip tersebut telah
memasuki masa arsip usul serah .
c) Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah .
d) Daftar arsip usul serah sekurang- kurangnya berisi; nomor , kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu , jumlah arsip dan
keterangan .
 - 16 -

Contoh :
DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN

Nama Pencipta : (a)

Alamat : ( b)

No. Kode Klasifikasi Uraian Kurun Jumlah Keterangan

Informasi Waktu Arsip
Arsip
1 2 3 4 5 6

(tempat) , tanggal, tahun

Yang mengajukan Menyetujui

Pimpinan Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan

Ttd Ttd

( nama jelas) ( nama jelas)

NIP. NIP.

Petunjuk Pengisian :
a) Nama Pencipta : Diisi nama instansi / Pencipta Arsip
b) Alamat : Diisi alamat instansi / Pencipta Arsip
- Nomor : Nomor urut
- Kode Klasifikasi : Kode Klasifikasi arsip (apabila memiliki
klasifikasi arsip)
Uraian Informasi Arsip : Uraian informasi yang terkandung dalam arsip
Kurun Waktu : Kurun waktu tercipta arsip
Jumlah Arsip : Jumlah arsip (lembaran, berkas)
Keterangan : Informasi khusus yang penting untuk
diketahui seperti; kertas Rapuh , berkas tidak
lengkap, lampiran tidak ada, tingkat keaslian .
 - 17 -

2. Penilaian Arsip
a) Panitia Penilai melakukan penilaian terhadap Daftar Arsip usul Serah
dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
b) Hasil peneilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh Panitia
Penilai Arsip.
3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis
a) Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh Pimpinan Pencipta
Arsip / BPS kepada Lembaga Kearsipan / ANRI disertai dengan
pernyataan dari Pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan
autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.
b) Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1) Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari
Pimpinan pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan / ANRI.
2 ) Menyampaikan Daftar Arsip usul Serah
3) Menyampaikan surat pertimbangan oleh Panitia Penilai Arsip
4. Verifikasi dan persetujuan
Kepala Lembaga Kearsipan / ANRI melakukan verifikasi daftar usul
serah berdasarkan permohonan penyerahan arsip statis dari pencipta arsip
dan berwenang memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip
usul serah terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada pencipta arsip.
Kepala lembaga Kearsipan / ANRI memberikan persetujuan atas daftar arsip
usul serah dari Pencipta Arsip.
5. Penetapan Arsip Yang Diserahkan
Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip
yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan / ANRI dengan mengacu
pada persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan / ANRI
6. Pelaksanaan Serah Terima Arsip
a. Pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip
kepada Kepala Lembaga Kearsipan / (ANRI ) dengan disertai Berita
Acara, Daftar Arsip Usul Serah dan fisik arsip yang akan diserahkan.
b. Susunan format berita acara meliputi :
1) Kepala, memuat logo, judul, dan hari / tanggal / tahun , tempat
pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang
membuat berita acara.
 - 18 -

2) Batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk

bilamana ada klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya
mengenai hak akses Arsip Statis.
3) Kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang
dikuasakan olehnya, serta tanda tangan para pihak yang
melakukan penandatanganan naskah berita.

Contoh :

LOGO BPS

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP

DARI ( NAMA PENCIPTA ARSIP) KEPADA ANRI / LEMBAGA KEARSIPAN. ...

NOMOR : KODE KLASIFIKASI / TAHUN PENYERAHAN

Pada hari ini tanggal , bulan ,

tahun , bertempat di ( nama tempat dan alamat) , kami
yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama :
NIP. :
Jabatan ) :
*
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA bertindak untuk dan atas nama
( PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan ) .
2. Nama :
NIP. :
Jabatan ) :
*
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA bertindak untuk dan atas nama Arsip
Nasional Republik Indonesia, telah melaksanakan serah terima arsip
( nama PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan yang memiliki nilai guna nasional
seperti yang tercantum dalam daftar arsip terlampir untuk disimpan di Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai cukup dan PARA
PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Dibuat di ( tempat) , (tanggal)
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Jabatan*) Jabatan*)
ttd ttd
Nama tanpa gelar**) Nama tanpa gelar **)
NIP. NIP.
 - 19 -

*) Pimpinan instansi / Pencipta Arsip dapat diwakilkan

**) Huruf dicetak bold
*) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan

*7T3
PUSAT STATISTIK ,

3DHARIYANTO