BADAN PUSAT STATISTIK

PERATURAN KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK

NOMOR 96 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
PADA BADAN PUSAT STATISTIK

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK

Menimbang : bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan

terpercaya serta mendukung manajemen organisasi dan
meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip di lingkungan
Badan Pusat Statistik , perlu menetapkan Peraturan Kepala
Badan Pusat Statistik tentang Pedoman Pengelolaan Arsip
Inaktif pada Badan Pusat Statistik;

Mengingat Undang- Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik

( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor
39 , Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3683) ;
2. Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 152 , Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5071) ;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang
Penyelenggaraan Statistik ( Lembaran Negara Tahun 1999
Nomor 96 , Tambahan Lembaran Negara Nomor 3854 ) ;
 -2-

4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan ( Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286) ;
5. Peraturan Presiden Nomor 86 Tahun 2007 tentang Badan
Pusat Statistik;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit
Kearsipan Pada Lembaga Negera (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 239 ) ;
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor
1787);
8. Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 121
Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan
BPS di Daerah , sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 10 Tahun
2017 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan
Pusat Statistik Nomor 121 Tahun 2001 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Perwakilan BPS di Daerah (Berita Negara
Repubik Indonesia Tahun 2017 Nomor 108) ;
9. Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 7 tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat
Statistik, sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir
dengan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 9
Tahun 2017 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan
Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 7 Tahun 2008
tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat Statistik
( Berita Negara Repubik Indonesia Tahun 2017 Nomor
107) ;
10 . Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 87 Tahun
2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik
Statistika STIS (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2017 Nomor 1522 ) ;
 -3-

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA BADAN
PUSAT STATISTIK .

Pasal 1
Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif di Lingkungan Badan Pusat
Statistik dipergunakan sebagai acuan bagi unit kearsipan di
lingkungan Badan Pusat Statistik dalam rangka melaksanakan
penataan , penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif .

Pasal 2
Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif pada Badan Pusat Statistik
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Kepala Badan ini .

Pasal 3
Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal 1
Januari 2019 .

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 26 September 2018

ICE PUSAT STATISTIK ,

£3
7 a
A
y
ARIYANTO
 LAMPIRAN
PERATURAN BADAN PUSAT STATISTIK
NOMOR 96 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIPINAKTIF
PADA BADAN PUSAT STATISTIK

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Seiring suatu organisasi berkembang semakin banyak arsip yang akan
tercipta. Hal ini memerlukan ruangan sebagai tempat penyimpanan arsip.
Peningkatan volume arsip setiap tahun menimbulkan permasalahan dalam
penyediaan ruang simpan, sumberdaya manusia dan lain-lain. Sering suatu
organisasi tidak cepat mengantisipasi dalam rangka penyelamatan arsip
inaktifnya yang telah mulai menumpuk , hal ini mengakibatkan semakin
besarnya masalah kearsipan yang dihadapi organisasi tersebut. Penataan
arsip inaktif yang tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan hilangnya
aset organisasi berupa informasi yang sebenarnya tidak ternilai harganya ,
disamping akan menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang
semakin hari semakin besar.
Seperti yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa setiap Pencipta Arsip wajib
melaksanakan pengelolaan arsip dinamis. Salah satu bagian dari pengelolaan
arsip dinamis adalah pengelolaan arsip inaktif .
Badan Pusat Statistik sebagai pencipta arsip berkewajiban
melaksanakan pengelolaan arsip inaktif . Agar pengelolaan arsip inaktif dapat
berjalan dengan lancar maka perlu dilaksanakan sesuai dengan ketetapan ,
yaitu diawali dengan penetapan kebijakan , pengelolaan air inaktif , sumber
daya manusia pengelola arsip inaktif , pengadaan sarana dan prasarana sesuai
standar, prosedur baku pengelolaan serta monitoring dan evaluasi terhadap
pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif .
Sebagai langkah awal agar pengelolaan arsip inaktif di BPS dapat
dilaksanakan secara efektif , diperlukan pedoman yang akan dijadikan acuan
dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Badan Pusat
 -2-

Statistik. Melalui pelaksanaan tersebut diharapkan semua unit kerja di BPS

dapat mengelola arsip inaktifnya sehingga dapat dimanfaatkan sebesar-
besarnya untuk kepentingan organisasi.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif di Lingkungan
BPS adalah untuk memberikan petunjuk / pedoman bagi unit kerja di
lingkungan BPS dalam mengelola arsip inaktifnya.
Tujuan disusunnya Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif di Lingkungan BPS
sebagai berikut:
1. Mewujudkan pengelolaan arsip inaktif yang andal yang mampu menjamin
tersedianya arsip inaktif dengan cepat, tepat dan aman sesuai dengan
Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif .
2 . Menjamin keselamatan dan keamanan arsip inaktif .
3. Mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi BPS.
4 . Mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber
dari arsip inaktif .
5. Mempertinggi mutu pengelolaan arsip dinamis BPS.
6. Mendorong pengembangan model pengelolaan arsip inaktif di lingkungan
BPS.

C . Sasaran
Sasaran Pedoman Pengelolaan arsip inaktif di lingkungan BPS adalah
unit kerja Eselon II tertentu yang menyelenggarakan pengelolaan arsip inaktif .
Pengelolaan arsip inaktif perlu dilaksanakan secara benar untuk mencapai
tujuan : penyimpanan arsip secara murah dan mengelola arsip sebagai pusat
rujukan atau pusat referensi.
Unit kerja pengelola kearsipan pada Badan Pusat Statistik melakukan
monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip vital dalam
bentuk sosialisasi, bimbingan dan konseling, pemantauan kinerja dan
pelaporan kegiatan .

D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif di lingkungan Badan

Pusat Statistik sebagai berikut :

 -3-

1. Pendahuluan , meliputi Latar Belakang, Maksud dan Tujuan , Sasaran ,

Ruang Lingkup dan Pengertian .
2 . Ketentuan umum meliputi Asas, Pengorganisasian , Sumber Daya Manusia
(SDM ) serta Sarana dan Prasarana dan prinsip pengelolaan arsip inaktif .
3. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif meliputi;
a) Prosedur pengelolaan
1) menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah;
2 ) menentukan arsip yang akan dipindah;
3) menyiapkan arsip yang akan dipindah;
4) penyiapan ruang simpan; dan
5) Penerimaan arsip.
b) Penataan dan Penyimpanan
1) pemeriksaan ;
2) pendeskripsian;
3) sortir;
4) penataan arsip dan boks; dan
5) pembuatan daftar arsip.
c) Pelayanan Arsip
1) permintaan;
2 ) pencarian;
3) pengambilan arsip;
4) pengendalian; dan
5) penyimpanan kembali.
d ) Pemusnahan
1) penyeleksian ;
2 ) pelaksanaan pemusnahan ; dan
3) dokumentasi pemusnahan .

E . Pengertian
Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan :
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah ,
lembaga pendidikan , perusahaan , organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan , dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat , berbangsa dan bernegara.
 -4-

2 . Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan / atau
terus menerus.
4 . Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun .
5. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan , telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh ANRI dan / atau lembaga kearsipan .
7. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
8. Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat nomor
urut, kode klasifikasi, deskripsi arsip inaktif , tahun, volume, tingkat
keaslian dan keterangan .
9 . Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis.
10 . Pengguna arsip adalah orang atau unit kerja yang mempunyai hak akses
untuk menggunakan arsip.
11. Series Arsip adalah himpunan arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola
sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara
fungsional, kegiatan , dan kesamaan subjek.
12. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
13. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
14 . Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan .
15. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan , keamanan , dan
keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
 -5-

16 . Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi

kepentingan pengguna arsip yang berhak .
17. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip.
18. Pusat Arsip atau records center adalah tempat dan semua fasilitas yang
didesain secara khusus untuk menyimpan arsip inaktif .
 -6-

BAB II
KETENTUAN UMUM

A. Asas
1. Pengelolaan Arsip Inaktif di lingkungan BPS menggunakan asas
sentralisasi dalam penetapan kebijakan , sistem pengelolaan arsip inaktif ,
Sumber Daya Manusia, prasarana dan sarana, serta pengelolaan arsip
inaktif secara elektronik .
2. Kebijakan yang terkait dengan pengelolaan arsip inaktif ditetapkan oleh
Kepala BPS.
3. Penanggungjawab pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan I ( Pusat)
dan unit kearsipan II ( Provinsi) .
4 . Dalam hal pelindungan dan pengamanan arsip inaktif dilaksanakan oleh
masing-masing pengelola arsip inaktif yang berada di records center.

B. Sumber Daya Manusia (SDM )

Sumber Daya Manusia kearsipan pengelola arsip inaktif di lingkungan
BPS adalah arsiparis atau pegawai yang diberi tugas sebagai pengelola arsip
yang diberi kewenangan untuk mengelola central file. Sumber Daya
Manusia pengelola arsip inaktif selain mengelola arsip inaktif juga wajib
melaporkan setiap adanya penambahan ataupun pengurangan berkas arsip
inaktif yang ada di unit kearsipan dengan melampirkan daftar arsip inaktif
yang dikelola .

C. Sarana dan Prasarana

Unit kerja kearsipan mempersiapkan sarana dan prasarana secara
bertahap untuk mendukung pengelolaan arsip inaktif paling lambat 1 Juni
2018. Sarana dan Prasarana yang digunakan dalam melaksanakan
pengelolaan arsip inaktif terdiri dari:
1. Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan di lingkungan BPS
menyatu dengan ruang records center.
2 . Rak Arsip adalah sarana untuk menyimpan arsip inaktif tempat
meletakkan boks- boks arsip.
3. Folder adalah alat untuk menempatkan / meletakkan arsip.
4 . Boks arsip adalah sarana untuk menyimpan berkas arsip inaktif yang
sudah disortir / dikelompokkan .
 -7-

5. Filing Cabinet lateral adalah sarana untuk menyimpan arsip inaktif ,

memiliki karakteristik tidak mudah terbakar ( memiliki daya tahan
sekurang- kurangnya 4 jam kebakaran) kedap air dan dapat dikunci.
6. Peralatan pengaman arsip [ AC , heat smoke detection, fire alam,
extinguisher, sprinkler system) .
7. Kertas Label
a) adalah kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks atau
judul berkas arsip vital untuk dilekatkan pada pocket file; dan
b) label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas baik dan
berwarna terang sehingga tidak mudah rusak dan mudah dibaca.
8. Daftar Arsip Inaktif
Daftar Arsip Inaktif yang dibuat harus seragam demi tertibnya
pengelolaan arsip inaktif di lingkungan BPS, dengan format sebagaimana
berikut ini :

DAFTAR ARSIP INAKTIF

KODE SERIES DAN JALAN NO .

NO . TAHUN RETENSI KET.
KLASIFIKASI DESKRIPSI MASUK BOKS

D. Prinsip Pengelolaan Arsip Inaktif

Adapun prinsi- prinsip dalam pengelolaan arsip inaktif adalah :
1. Murah
Murah dalam pengertian pengelolaan arsip tidak diartikan sedikit,
namun merupakan rasio atau perbandingan antara input yang lebih kecil
daripada outputnya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk
biaya, sumber daya manusia, alat, dan lain-lain namun menghasilkan
sesuatu yang besar . Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama
dikaitkan dengan ruang simpan arsip yang terletak di daerah murah, alat
juga murah, mampu menampung banyak arsip dan biaya operasionalnya
murah.
2 Accesible (mudah diakses)
Artinya dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh
karena itu perlu senantiasa dikembangkan sistem penemuan sehingga
 -8-

dapat menjamin ditemukannya arsip yang disimpan secara cepat, tepat,

aman dan murah .
3. Menjamin Keamanan
Keselamatan dan keamanan menyangkut fisik dan informasi arsip.
Melalui pengelolaan di pusat arsip selalu diupayakan pemeliharaan,
pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip, kebocoran informasi
arsip, atau bencana lainnya. Contoh pengaturan ventilasi, kebersihan ,
pengaturan ruang, kunci dll.
 -9-

BAB III
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

1. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif

Prosedur menyangkut teknik dan tahap- tahap yang harus dilaksanakan
dalam suatu pelaksanaan kegiatan. Adapun prosedur pengelolaan arsip
inaktif meliputi:
a) Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip inaktif dari central file yang berada di unit-unit
kerja. Kegiatan pemindahan ini dilaksanakan secara bersama-sama oleh
arsiparis di central file dengan arsiparis di Pusat Arsip.
1) Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah
Kegiatan ini terkait dengan masalah penilaian arsip dan
kebijaksanaan pimpinan yang tertuang dalam suatu jadwal (Jadwal
Retensi Arsip) yang memuat periode pemindahan suatu arsip secara
terns menerus.
2 ) Menentukan Arsip yang Akan Dipindah
Melakukan penyeleksian arsip yang akan dipindah berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip. Hasil dari penyeleksian ini akan berupa daftar
arsip yang akan dipindahkan . Daftar arsip tersebut harus mendapat
persetujuan dari pimpinan unit pengolah .
3) Menyiapkan arsip yang akan dipindah
Arsiparis melakukan penyiapan formulir / daftar yang berisi
beberapa keterangan tentang nama series arsip, deskripsinya, tahun ,
retensi dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar atau diinventaris
tersebut ditata di dalam boks dengan ketentuan tetap mempertahankan
penataan aslinya tidak mengubah ketika akan memasukkan ke dalam
boks, karena hal ini akan melanggar azas penataan arsip original order .
Boks yang telah berisi arsip diberi nomor sebagai label yang sesuai
dengan formulir deskripsi atau daftarnya.
4) Penyiapan Ruang Simpan
Ruang untuk mengantisipasi untuk penyimpanan arsip yang
dipindah ke pusat arsip sewaktu -waktu .
5) Penerimaan Arsip
Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari central file ke
pusat arsip dilaksanakan oleh arsiparis pusat Arsip harus diperiksa
kelengkapannya, kondisinya, kesesuaian dengan daftarnya. Dalam
 - 10 -

kegiatan ini perlu dibuat semacam berita acara pindah yang dilampiri
daftarnya.
b) Penataan dan Penyimpanan
Penataan arsip dalam setiap boks harus memperhatikan penataan
arsip ketika arsip terbut masih aktif . Penataan dan penyimpanan arsip
inaktif memiliki prosedur sebagai berikut :
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah kegiatan pengecekan kembali kepastian
status arsip inaktif yang diserahkan oleh arsiparis di central file. Selain
itu juga dicek kelengkapan setiap series arsipnya dan kondisi fisik
setiap lembarnya .
2) Pendeskripsian
Pendeskripsian dilaksanakan berdasarkan series arsip. Kegiatan
ini bertujuan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip dari central file
dengan melihat fisik arsipnya serta membandingkan dengan daftar atau
formulir yang dihasilkan oleh central file lain .
Kegiatan deskripsi ini akan mnghasilkan suatu tunjuk silang, dari
arsip yang berkaitan dengan arsip unit lain . Penciptaan tunjuk silang
dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran , guide atau folder yang
diletakkan dalam boks arsip atau dalam daftar isi arsip sebagai alat
bantu penemuan arsip.
3) Sortir
Kegiatan penyortiran dilakukan untuk mengelompokkan antar
arsip dan non arsip, kelompok series arsip yang satu dengan kelompok
lain , berdasarkan urut kode nomor dan lain-lain sehingga
mempermudah memasukkan arsip dalam boks atau menata boks dalam
rak.
4) Penataan arsip dan boks
Penataan arsip dalam boks harus memperhatikan penataan arsip
tersebut ketika masih arsip aktif . Penatan sangat bergantung pada
sistem penerimaan boks yang digunakan , sedangkan penomoran boks
bergantung pada ruang dan alat simpannya . Penomoran bisa berupa
kode huruf dan numerik , contoh . 01.02 . 44 atau A. 02.44 yang artinya
arsip disimpan di ruang 1 / A, pada rak 02 dan boks nomor 44 .
Penataan boks dalam setiap raknya perlu dilaksanakan secara tepat
dengan teknik yang mudah dan efisien , misal; penataan dari kiri ke
kanan , atau nomor ganjil dan genap .
 - 11 -

5) Pembuatan Daftar Arsip

Daftar arsip adalah suatu istilah untuk penamaan finding aids (alat
bantu penemuan arsip) . Sistem penyimpanan arsip dikenal dengan
metode langsung ( direct finding ) yaitu dapat langsung mengakses pada
arsip yang dicari, misal sistem filing alfabetis dan subjek. Mengingat
besarnya volume arsip inaktif dan dalam rangka menjaga kerahasiaan
informasi arsip yang disimpan , maka perlu dikembangkan metode
penemuan tidak langsung (indirect finding ) yaitu penemuan arsip harus
menggunakan alat bantu penemuan yang menjadi pendoman / petunjuk
dimana arsip itu berada, misal dengan sistem filing geografis dan
numerik. Arsip yang tersimpan didalam boks dapat dikenali melalui
nomor boks yang identifikasinya dituangkan dalam sebuah daftar yang
biasa disebut Daftar pertelaan arsip / daftar isi arsip atau dalam bentuk
kartu penemuan kembali.

Contoh daftar arsip inaktif

DAFTAR ARSIP INAKTIF
KODE SERIES DAN JALAN
NO . TAHUN NO . BOKS RETENSI KET.
KLASIFIKASI DESKRIPSI MASUK
1. KP Formasi Pegawai 1999 Subjek 01.03 . 23 5 Tahun
2. KP Penerimaan pegawai
a. Lamaran SLTA 1999 Alfabetis 01.03 .46 2 Tahun
b . Lamaran SI 1999 Alfabetis 2 Tahun
c . Testing pegawai 1999 Subjek 01.03 . 46 2 Tahun

01.03 . 48
3. KP Cuti Pegawai
a. Cuti Tahunan 1999 Alfabetis 01.03 . 48 5 Tahun
b . Cuti Melahirkan 1999 Alfabetis 01.03 . 48 5 Tahun
c . Cuti Sakit 2000 Alfabetis 01.03 . 48 5 Tahun

c) Pelayanan Arsip
Pelayanan arsip berupa peminjaman arsip atau pemberian servis
informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan . Kegiatan
pelayanan arsip mengatur kewenangan penggunaan arsip dan prosedur
penggunaannya. Kewenangan penggunaan dan prosedur penggunaanya
harus diatur secara baik sehingga keamanan arsip tetap terjaga.
 - 12 -

1) Permintaan
Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip
dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, ataupun melalui telepon .
Perlu disediakan formulir permintaan yang berfungsi sebagai alat
pemesanan arsip. Formulir memuat nama peminjam , unit kerjanya,
arsip yang dipinjam dan untuk kepentingan apa serta jangka waktu
pinjam.
2) Pencarian
Pencarian arsip inaktif dilaksanakan melalui Daftar Arsip.
Pencarian bisa dilihat dari masalah / subjek arsip kemudian dicari series
arsipnya yang akan merujuk pada nomor boks yang menunjukkan
lokasi penyimpanan .
3) Pengambilan Arsip
Sebelum arsip diambil harus disiapkan out indicator ( penanda
keluarnya arsip) , bisa berupa folder / map, boks tergantung arsip yang
diambil berupa folder atau boks. Out indicator diberi tulisan
OUT / KELUAR dan juga memuat formulir yang berisi tanggal
pengambilan, siapa peminjam , jenis arsip serta lama peminjaman ,
waktu pengembalian.
Penggunaan Out indicator berguna untuk mengontrol arsip yang
dipinjam serta memudahkan kembali dalam penyimpanan arsip ke
tempat semula.
4 ) Pengendalian
Pengendalian dimaksudkan untuk mengamankan arsip baik fisik
maupun informasinya, sehingga dapat memonitor keberadaan arsip
sejauhmana arsip beredar dan sampai kapan harus kembali ( batas
pinjam ) ke tempat penyimpan .
5) Penyimpanan kembali
Sebelum arsip disimpan kembali setelah usai masa
peminjamannya ketempat semula, maka out indicator perlu diambil dan
diberi catatan bahwa arsip telah kembali. Dan arsip ditempatkan di
tempat semula dengan posisi yang benar.
d ) Pemusnahan
Pemusnahan arsip dilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip
inaktif telah selesai. Adapun tahap- tahap pemusnahan sebagai berikut :
 - 13 -

1) Penyeleksian
Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis
dapat dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip . Arsip yang telah
terseleksi harus dibuatkan daftarnya , yang kemudian diajukan panitia
pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali . Penilaian kembali
terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini , kemungkinan akan
menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali untuk
waktu tertentu , dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke ANRI
( bernilai guna sekunder / memiliki kandungan informasi sejarah ) .
2 ) Pelaksanaan Pemusnahan
Setelah arsip ditentukan musnah oleh pimpinan , maka
pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan cara dibakar ,
dicacah , dibubur atau dengan larutan kimia lainnya, yang pada
akhirnya baik fisik dan informasi arsip sudah tidak dapat dikenali lagi.
Setiap pelaksanaan pemusnahan harus disaksikan oleh minimal 2 (dua)
orang pejabat hukum atau dari bagian perunang- undangan .
3) Dokumentasi Pemusnahan
Sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip bahwa pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip . Pimpinan pencipta arsip mengeluarkan
penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu
pada persetujuan tertulis dari Kepala ANRI dan pertimbangan tertulis
dari panitia penilai arsip . Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan
membuat Berita Acara Pemusnahan berserta Daftar Arsip Usui Musnah
yang dibuat rangkap 2 (dua ) .
Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip harus
disimpan sebagai arsip vital . Karena arsip tersebut akan menjadi
pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai memori
organisasi .

SAT
K { PUSAT STATISTIK,
%
5 5j
* %Jy§3§ fRIYANTO