Tata Naskah Jan 2022
Tata Naskah Jan 2022
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan UPT Puskesmas Tunggangri diperlukan
dalam mendukung tugas pokok dan fungsi UPT Puskesmas Tunggangri. Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan UPT Puskesmas Tunggangri adalah administrasi umum. Ruang
lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim,
kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata Naskah Dinas di Lingkungan UPT Puskesmas
Tunggangri sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang
jenis,penyusunan, penggunaan lambang Puskesmas, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia
yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan tata naskah di lingkungan UPT Puskesmas
Tunggangri sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam
penyelenggaraan tugas UPT Puskesmas Tunggangri secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk
itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di lingkungan UPT Puskesmas Tunggangri
sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah Dinas di lingkungan UPT Puskesmas Tunggangri.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam suatu proses implementasi akreditasi FKTP sangat
penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan,
program dan kegiatan. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu
institusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personel maupun bagian-bagian dari organisasi
dapat berjalan sesuai dengan perencanaan dalam mewujudkan kinerja yang optimal.
Dokumen secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen eksternal dan dokumen
internal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen
mutu dan sistem manajemen pelayanan. Regulasi internal berupa kebijakan/SK, Pedoman, Standar
Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain yang disusun berdasarkan peraturan perundangan
dan pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku.
Agar FKTP memiliki acuan dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi maka perlu
disusun Pedoman Tata Naskah Akreditasi UPT Puskesmas Tunggangri.
Ketentuan umum dalam penyusunan dokumen disesuaikan dengan Keputusan Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten Tulungagung yang berlaku atau disusun sesuai aturan penulisan sebagai
berikut :
1. Kertas yang digunakan HVS warna putih ukuran Folio/F4 (21,59x33 cm) dengan berat 70
gram.
2. Jenis huruf Times New Roman dengan font 12.
3. Jarak baris (spasi pengetikan) menggunakan 1,5 spasi, kecuali jarak baris pada tabel,
keterangan tabel dan gambar menggunakan 1 spasi.
4. Batas pinggir (margin) kertas :
a. Batas atas : 2,0 cm
b. Batas kiri : 3 cm
c. Batas kanan : 2 cm
d. Batas bawah : 2,5 cm
5. Judul bab, sub bab, anak sub bab.
a. Judul bab harus ditulis dengan huruf besar (kapital) semua dan diatur supaya simetris,
ditengah-tengah dan dicetak tebal (Bold) dengan jarak spasi 1,5 cm tanpa diakhiri
dengan titik.
b. Sub bab diketik dari batas tepi kiri dan di cetak tebal (bold) dengan menggunakan
huruf pertama saja yang menggunakan huruf besar (kapital) tanpa diakhiri titik.
c. Sub-sub bab ditulis lurus atau sejajar dengan batas kiri dan tidak diikuti dengan titik
serta tidak di cetak tebal.
d. Kalimat awal setiap paragraph diketik menjorok ke dalam dimulai pada ketukan ke 6
sesuai dengan batas tepi.
e. Teks awal setelah sub bab berupa penomoran, maka harus sesuai batas kiri dengan
sistematika penomoran sebagai berikut:
A. ………………………………………………………………………………….
1. ……………………………………………………………………………..
a. ………………………………………………………………………
1) ………………………………………………………………...
a) ……………………………………………………………
(1) …………………………………………………….
(a) ………………………………………………
6. Penomoran halaman, gambar dan tabel
a. Mulai dari halaman awal sesudah sampul depan sampai dengan daftar lampiran,
halaman diberi urut dengan angka romawi kecil i, ii, iii, iv dst.
b. Mulai BAB I sampai dengan terakhir diberi nomor urut angka 1,2,3 dst.
A. Kebijakan
Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala UPT
Puskesmas Tunggangri yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggungjawab maupun pelaksana.
Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan
perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan
Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang
berlaku seperti yang diterapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri,
Dinas Kesehatan Propinsi, Dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku
atau dapat disusun sebagai berikut :
1. Kop surat
a. Tulisan “PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG” Menggunakan font
Times New Roman, size 14, Menggunakan huruf besar dan tebal.
b. Tulisan “DINAS KESEHATAN” Menggunakan huruf Times New Roman, font 18,
menggunakan huruf besar dan tebal.
c. Tulisan “UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS TUNGGANGRI”
Menggunakan huruf Times New Roman, font 18, menggunakan huruf besar dan tebal.
Menggunakan huruf Times New Roman, font 12 dan menggunakan huruf tidak tebal.
e. Tulisan “TULUNGAGUNG” menggunakan huruf Times New Roman, font 12,
menggunakan huruf besar dan tebal.
f. Logo sebelah kiri adalah Logo KabupatenTulungagung dengan ukuran tinggi (height)
25 mm, ukuran lebar (width) 20 mm.
g. Jarak antara kop surat dengan baris berikutnya 2 enter.
2. Pembukaan ditulis dengan huruf besar :
a. Kebijakan ditulis dengan menggunakan huruf Bookman Old Syle font 12 bold
dengan spasi 1.
contoh: KEPUTUSAN KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS
TUNGGANGRI
b. Nomor ditulis sesuai sistem penomoran UPT Puskesmas Tunggangri, menggunakan
huruf Bookman Old Syle font 12 bold dengan spasi 1.
contoh: NOMOR : 188.4 /Nomor Urut Surat/ 24.08 / 2022
c. Judul dengan huruf Bookman Old Syle font 12 Bold.
contoh: PEDOMAN TATA NASKAH
d. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, dan diletakkan ditengah margin diakhiri
tanda koma (,), menggunakan huruf Bookman Old Syle 12 bold
contoh: KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS
TUNGGANGRI,
e. Jarak antara tulisan “KEPUTUSAN KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS
PUSKESMAS TUNGGANGRI” dengan nomor surat adalah spasi 1.
f. Jarak antara nomor surat dengan tulisan tentang adalah 1 enter spasi 1.
g. Jarak antara tulisan “PEDOMAN TATA NASKAH” adalah 1 enter spasi 1.
3. Konsideran meliputi :
1. Menimbang
1) Memuat uraian singkat tentang pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan
alasan pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf besar dan diakhiri dengan
tanda baca titik (:), menggunakan huruf Bookman Old Syle, font 12, dan
diletakkan dibagian kiri,
3) Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf besar dan diakhiri dengan
tanda baca titik (:), menggunakan huruf Bookman Old Syle, font 12, dan
diletakkan dibagian kiri;
b. Mengingat :
KEPUTUSAN
KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS TUNGGANGRI
NOMOR : 188.4/ /103.02/2022
TENTANG
(JUDUL SK)
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : …………………………………
KESATU : …………………………………
KEDUA : …………………………………
KETIGA : …………………………………
Ditetapkan di : Tulungagung
Pada tanggal :
KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS
PUSKESMAS TUNGGANGRI,
A. Pedoman/Panduan
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah
yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan
kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melaksanakan kegiatan, sehingga dapat diartikan
pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur satu kegiatan.
Tulungagung, ………………………….
Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Tunggangri Pelaksana Program
...........................
dr. DONY WAHYU BAKTISISWOYO
Penata Tk. 1
NIP.........................
NIP. 19831016 201001 1 001
No. Dokumen
No. Revisi
SOP
Tanggal Terbit
Halaman
1) Awal kegiatan :
2) Akhir kegiatan :
3) Simbol keputusan: Ya
?
Tidak
4) Penghubung :
5) Dokumen :
6) Arsip :
6. Evaluasi isi SOP
Evaluasi isi SOP dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang dilakukan oleh masing-
masing unit kerja. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
H. Daftar Tilik
Untuk mengevaluasi tingkat kepatuhan dalam penerapan SOP, dapat digunakan daftar
tilik. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti
dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda
(checkmark).
No. Dokumen
DAFTAR No. Revisi
UPT TILIK Tanggal Terbit
PUSKESMAS
TUNGGANGRI Halaman
Unit :
Nama Petugas :
Tanggal Pelaksanaan :
8. Apakah petugas.............................................. ?
Audit Pelaksana/Auditor
Kepada
.....................................................................................................................
.............................................................................................................................
.....................................................................................................................
............................................................................................................................
SURAT KETERANGAN
b. Jabatan : ………………………………………………….
a. Nama/NIP : ............................................../NIP...............
b. Pangkat/Golongan : ...................................................................
c. Umur : .................................................................
d. Kebangsaan : ....................................................................
e. Agama : .................................................................
f. Pekerjaan : .................................................................
g. Alamat : .....................................................................
Nomor : ...............................
Kepada
Yth. ……………………………………….
……………………………………….
di
…………………………
SURAT PENGANTAR
NOTULEN
Pertemuan : ………………………………………………………………..
Hari/tanggal : ………………………………………………………………..
Waktu pertemuan : ……………………………………………………………….
Acara : 1. …………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………
3. dst
4. Penutup
PIMPINAN PERTEMUAN
Ketua : …………………………………………….………………………………
Sekretaris : ………………………………………….…………………………………
Peserta pertemuan : 1. …………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………
3. dst
1.
2.
3.
4.
5.
dst.
Tulungagung, …….……………20..
KEPALA UPT PUSKESMAS TUNGGANGRI
SURAT PERJANJIAN
NOMOR…………/…………/………/............
TENTANG
....................................................................................................
Pada hari ............... Tanggal ............... Bulan ................. dan Tahun .....................
bertempat di ......................................... kami yang bertandatangan dibawah ini :
1. ...................................................................................................................................................
......................................................................PIHAK KE I
2. ...................................................................................................................................................
......................................................................PIHAK KE II
Pasal .....
.............................................................................................................................................
............................................................................................... (isi perjanjian)
Pasal .....
.................................................................................................................................
............................................................................................... (isi perjanjian)
Penutup
Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal tersebut
diatas.
PIHAK KE II PIHAK KE I
NAMA JABATAN KEPALA UPT PUSKESMAS TUNGGANGRI
Materai
NOTA DINAS
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Tulungagung, …….……………20..
KEPALA UPT PUSKESMAS TUNGGANGRI
Tembusan :
5. ……………………..
6. …………………….
7. dst
Nomor :
Lembar ke :
Dikeluarkan di : …………………….
Pada tanggal : …………………….
3. Penandatangan.
Surat Perintah Tugas yang ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas dibuat
diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop Naskah UPT Puskesmas
bersangkutan.
4. Bentuk/model naskah dinas Surat Perintah Tugas, sebagaimana tertera pada halaman
berikut;
Dasar : …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
Kepada : 1. Nama :
Pangkat/Gol :
NIP. :
Jabatan :
2. Nama :
Pangkat/Gol :
NIP. :
Jabatan :
Untuk : 1. ………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………
Dikeluarkan di : …………………….
Pada tanggal : …………………….
3. Penandatangan.
Surat Undangan yang ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas dibuat diatas
kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop Naskah UPT Puskesmas bersangkutan.
4. Bentuk/model naskah dinas Surat Undangan, sebagaimana tertera pada halaman berikut;
Tulungagung, …………………
Kepada :
Nomor : …………………. Yth. …………………………….
Sifat : …………………. ……………………………..
Lampiran : …………………. di
Hal : UNDANGAN ……………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………………………..
Hari : ………………………………………………………………
Tanggal : ………………………………………………………………
Pukul : ………………………………………………………………
Tempat : ………………………………………………………………
Acara : ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
……………….
Catatan :
1. …………………….
2. …………………….
3. dst.
A. Surat masuk dan keluar diberi nomer sesuai dengan ketentuan Pemerintah Kabupaten
Tulungagung
B. Penomeran/pengkodean dalam pengendalian dokumen akreditasi dilakukan di sekretariat
akreditasi yaitu penomoran/pengkodean SK dan SOP
C. Urutan penomeran dokumen induk meliputi :
SK Contoh : 188.4/ No urut SK / 103.02 /Tahun
SOP Contoh : SOP/ No Urut SOP/ Kode Unit/103.02/Tahun
D. Urutan Dokumen Terkendali
Berikut adalah kode unit kerja di UPT Puskesmas Tunggangri :
Kode Unit
Unit Kerja
Kerja
TIM MUTU
01 Tim Manajemen Mutu
02 Tim Audit Internal
03 Tim Manajemen Risiko dan K3
04 Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) dan PPI
05 Tim Penanganan Keluhan dan Survei Kepuasan Pelanggan
TATA USAHA (ADMEN) DAN KESEKRETARIATAN
06 Kesekretariatan
07 Kepegawaian
08 Keuangan
09 Sarana Prasarana
10 Rumah Tangga / Umum
11 Sistem Informasi dan Pelaporan
UNIT LAYANAN
12 Loket dan Rekam Medik
13 Laboratorium
14 Farmasi
15 Pelayanan Umum
16 Pelayanan Gigi dan Mulut
17 Pelayanan KIA/KB
18 Pelayanan Konsultasi Kesling
19 Pelayanan Konsultasi Gizi dan Laktasi
PROGRAM (UKM) ESENSIAL
20 Program KIA
21 Program Kesehatan reproduksi
22 Program Kesling
23 Program Promkes
24 Program Gizi
25 Program P2
26 Program Perkesmas
PROGRAM (UKM) PENGEMBANGAN
27 Program Matra
28 Program Jiwa
29 Program Indera
30 Program Hattra
Prosedur pengendalian dokumen di UPT Puskesmas Tunggangri ditetapkan oleh Kepala UPT
Puskesmas Tunggangri yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di UPT Puskesmas Tunggangri.
Tujuan dari pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses
perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
Adapun tata cara penulisan dokumen beserta penetapan identitas dokumen adalah sebagai
berikut :
A. Stampel Dokumen Akreditasi
Berikut adalah macam-macam stampel akreditasi di UPT Puskesmas Tunggangri:
DOKUMEN TERKENDALI
NOMOR : .
BERLAKU SEJAK TGL :
DOKUMEN KADALUARSA
NOMOR :
BERLAKU SEJAK TGL :
B. Penyimpanan Dokumen/Arsip
1. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditanda tangani) agar
disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas
sesuai dengan tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman tata naskah.
Penyimpanan dokumen asli harus rapi, sesuai dengan metode pengarsipan sehingga
mudah dicari kembali bila diperlukan.
2. Dokumen fotocopy disimpan dimasing-masing unit di UPT Puskesmas Tunggangri,
dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila dokumen tersebut tidak berlaku lagi atau
tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak
berlaku tersebut ke sekertariat Tim Akreditasi Puskesmas atau Tata Usaha Puskesmas.
3. Dokumen yang berada di masing-masing unit harus disimpan di tempat yang mudah
dilihat, diambil, dan dibaca oleh pelaksana.
D. Peminjaman Dokumen
Peminjaman dokumen dari antar unit/ lintas unit dengan mempergunakan ekpedisi
peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan harus
memakai surat resmi dan melalui ketatausahaan.
• Dokumen diperiksa oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha • Dokumen ditanda tangani tanpa dilakukan
• Dipastikan kebenaran sesuai Pedoman Tata Naskah stempel (sebagai DOKUMEN INDUK)
• Dilakukan paraf • Diserahkan kepada SEKRETARIS TIM
• Dibuatkan daftar dokumen dan dilakukan penomoran AKREDITASI
dalam buku agenda • Dibuatkan Daftar Dokumen Induk
• Dibuatkan permintaan pengesahan
PELAKSANA
UNIT/INSTALASI/ POKJA
(Kebijakan, Pedoman, SOP, KAK
dibuat)