Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengelolaan

a. Standar Prosedur Operasional : Perencanaan Alat Kesehatan

STANDAR PROSEDUR Halaman 1 dari 1

OPERASIONAL No. 1
PERENCANAAN ALAT
KESEHATAN Tanggal berlaku
PT. Lima Benua Sampurna

TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan perencanaan Alat
Kesehatan sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang sesuai kebutuhan dan
menjamin ketersediaan alat kesehatan di sarana pendistribusian

PENANGGUNG JAWAB
Penanggung Jawab Teknis.

PROSEDUR

1. Melakukan kompilasi penggunaan alat kesehatan setiap bulan

2. Melakukan analisa untuk menetapkan prioritas dan jumlah yang akan diadakan
3. Melakukan monitoring distributor alat kesehatan untuk menjamin keabsahan
distributor dan menjamin bahwa alat kesehatan yang diadakan memenuhi
persyaratan mutu.
4. Menyusun prakiraan perencanaan kebutuhan alat kesehatan dan prakiraan
pembelian ke masing-masing distributor serta frekuensi pengadaan alat
kesehatan.
Dilaksanakan Oleh Diperiksa
Oleh

Apoteker / Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

b. Standar Prosedur Operasional : Pengadaan Alat Kesehatan

STANDAR PROSEDUR Halaman dari ……

OPERASIONAL No. 2
PENGADAAN ALAT Tanggal berlaku
PT. Lima Benua Sampurna KESEHATAN

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan pengadaan alat kesehatan

2. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung Jawab Teknis.

3. PROSEDUR
1. Memeriksa Alat Kesehatan yang sudah habis atau hampir habis (diketahui melalui
pengamatan visual atau dari kartu stok pada setiap obat), dicatat di buku daftar obat
habis (defecta).
2. Pemesanan Alat Kesehatan yang habis pada Supplier dilakukan perminggu atau
sesuai dengan kebutuhan barang.
3. Menentukan pesanan Alat Kesehatan yang meliputi jenis (termasuk di dalamnya
bentuk sediaan dan kekuatan), jumlah, dan Supplier yang dipilih.
4. Menulis di blanko Surat Pesanan (SP) :
- Surat Pesanan Alat Kesehatan
a. Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk Supplier dan arsip)
b. Ditulis Nomor urut lembar SP, Nama dan alamat Supplier, jenis dan jumlah obat
yang dipesan.

Dilaksanakan Oleh Diperiksa

Oleh

Pelaksana Apoteker Penanggungjawab

c. Standar Prosedur Operasional : Penerimaan Alat Kesehatan dari PBF

STANDAR PROSEDUR Halaman …….

OPERASIONAL Dari……… No.
PENERIMAAN ALAT ……………………
KESEHATAN DARI Tanggal berlaku
PT. Lima Benua SUPPLIER ..................................
Sampurna

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penerimaan alat kesehatan

2. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung Jawab Teknis.

3. PROSEDUR
1. Dicocokkan antara SP dengan faktur meliputi
a. Nama Supplier
b. Jenis alat kesehatan yang dipesan
c. Kekuatan alat kesehatan dan bentuk sediaan yang dipesan
d. Jumlah yang dipesan
e. Harga
Bila tidak sesuai dikonfirmasi dengan Supplier.
2. Dicocokkan antara isi faktur dan alat kesehatan yang datang meliputi :
a. Jenis alat kesehatan yang dipesan
b. Jumlah alat kesehatan yang dipesan
c. Nomor batch dan expired date
Bila jenis dan jumlah alat kesehatan tidak sama, dikembalikan dan ditukar dengan
yang tertera pada faktur dan SP. Bila nomor batch tidak sesuai dengan yang tertera
maka pada faktur dituliskan nomor batch barang yang diterima dan harus dimintakan
tanda tangan pengirim sebagai bukti bahwa batch yang dikirim tidak sesuai dan sudah
disesuaikan dengan sepengetahuan si pengirim.
3. Alat kesehatan diperiksa kondisi fisiknya antara lain :
a. Wadahnya harus baik dan tertutup rapat
b. Kondisi sediaan tidak rusak
c. Tanggal kedaluarsa masih jauh
d. Catat kedalam buku penerimaan barang, lalu dicatat kedalamkartu stock obat,
pindahkan barang kedalam gudang dandikelompokkan sesuai spesifikasi masing-
masing
Bila rusak atau tanggal kedaluarsa sudah dekat, diretur kepada Supplier.
Setelah pemeriksaan dan pencocokan selesai, faktur ditandatangani dan diberi stempel .
Faktur asli diberikan kepada Supplier dan salinannya disimpan sebagai arsip.
Dilaksanakan Oleh Diperiksa
Oleh
 Pela Apoteker Penanggungjawab
ksan
a

d. Standar Prosedur Operasional : Penyimpanan Alat Kesehatan

Nama STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Halaman ….. dari

Sarana Pelayanan PENYIMPANAN ALAT KESEHATAN …… No. ………..
.................................. Tanggal berlaku
..................................

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penyimpanan Alat Kesehatan

2. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung Jawab Teknis.

3. PROSEDUR
1. Setelah obat sesuai dengan pesanan, obat dilakukan penyimpanan sesuai dengan
spesifikasi alat kesehatan tersebut
2. Alat kesehatan disimpan dengan susunan sedemikian rupa sehingga memudahkan
pengambilan
3. Penataan Alat kesehatan dapat dilakukan dengan penggolongan antara lain:
a. Bentuk sediaan
b. Alfa betis
4. Metode FIFO dan FEFO
Metode First In First Out (FIFO) yaitu obat yang datang lebih dulu dikeluarkan lebih dulu,
hal ini untuk menghindari obat kedaluarsa. Penataan juga berdasarkan metode First
Expired First Out (FEFO) yaitu obat yang mempunyai kadaluarsa lebih awal dikeluarkan
lebih dulu.

Dilaksanakan Oleh Diperiksa Oleh

Pelaksana Apoteker Penanggungjawab

 e. Standar Prosedur Operasional : Pengelolaan Sediaan Farmasi - Alat
Kesehatan Kadaluwarsa/rusak

Nama STANDAR PROSEDUR Halaman ….. dari

Sarana Pelayanan OPERASIONAL PENGELOLAAN ….. No. ………
.................................. ALAT KESEHATAN Tanggal berlaku
KADALUWARSA/ RUSAK ..................................

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan penanganan Alat Kesehatan
kadaluarsa dan rusak

2. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung Jawab Teknis.

3. PROSEDUR

1. Alkes yang ED nya kurang dari 3 bulan dipisahkan beserta fakturnya.

2. Menghubungi suppliernya untuk mengambil obat tersebut
3. Salesman akan menukar Alat kesehatan tersebut dengan yang baru dengan ED yangg
lebih lama.
4. Untuk Alkes yang tidak bisa diretur maka Alat kesehatan yang ED dikumpulkan
tersendiri dan pemusnahan dilakukan tiap tahun dan juga Alkes yang rusak.
5. Pembuatan berita acara pemusnahan alat kesehatan
6. Berita acara dibuat rangkap dua dan dikirim kepada :
1. Ka. Dinkes Kabupaten
2. Ka. Dinkes Provinsi
Dilaksanakan Oleh Diperiksa
Oleh
Pelaksan Apoteker Penanggungjawab
a
 f. Standar Prosedur Operasional : Pemeriksaan Tanggal Kadaluwarsa
Sediaan Farmasi - Alat Kesehatan

STANDAR PROSEDUR Halaman ….. dari

Nama OPERASIONAL PEMERIKSAAN ….. No. ………..
Sarana Pelayanan TANGGALKADALUWARSA Tanggal berlaku
.................................. SEDIAAN FARMASI - ALAT ..................................
KESEHATAN

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk melakukan kegiatan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa untuk
menghindari penggunaan sediaan farmasi-alat kesehatan yang tidak terjamin mutu,
stabilitas, potensi dan keamanannya

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Pengelola Apotek

3. PROSEDUR
3.1. Melakukan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa secara berkala (1, 2 atau 3 bulan sekali)
3.2. Melakukan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa melalui 2 (dua) cara yaitu :
Melakukan pemeriksaan secara berkala untuk masing-masing sediaan farmasi-
alat kesehatan
Melakukan pemeriksaan pada saat pengambilan obat pada tahapan penyiapan
sediaan farmasi-alat kesehatan
3.3. Pemeriksaan tanggal kadaluwarsa secara berkala :
Menetapkan petugas yang ditunjuk bertanggungjawab terhadap pemeriksaan
tanggal kadaluwarsa
Melakukan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa untuk masing-masing obat pada
satu bagian dari rak
Untuk sediaan farmasi-alat kesehatan yang mendekati tanggal kadaluwarsa (1 –
3 bulan sebelumnya) beri perhatian khusus agar didistribusikan sebelum tanggal
kadaluwarsa. Atau mengembalikan (retur) kepada distributor sesuai dengan
persyaratan yang disepakati
Menyisihkan sediaan farmasi-alat kesehatan yang telah kadaluwarsa dan simpan
ditempat tersendiri dengan diberi label/ tulisan : OBAT KADALUWARSA
Melakukan prosedur di atas kembali untuk bagian rak yang lain
Mencatat hasil pemeriksaan tanggal kadaluwarsa pada buku
tersendiri
3.4. Pemeriksaan tanggal kadaluwarsa pada saat pengambilan sediaan farmasi-alat
kesehatan:
Pada saat mengambil obat untuk pelayanan harus selalu melakukan pemeriksaan
tanggal kadaluwarsa
Sisihkan sediaan farmasi-alat kesehatan yang telah kadaluwarsa dan simpan
ditempat tersendiri dengan diberi label/ tulisan : OBAT KADALUWARSA
Mencatat hasil pemeriksaan tanggal kadaluwarsa pada buku tersendiri
Dilaksanakan Oleh Diperiksa
Oleh
 Pelaksan Apoteker Penanggungjawab
a

g. Standar Prosedur Operasional : Pemeriksaan Tanggal Kadaluwarsa

Sediaan Farmasi - Alat Kesehatan

STANDAR PROSEDUR Halaman ….. dari

Nama OPERASIONAL PENDISTRIBUSIAN ….. No. ………..
Sarana Pelayanan ALAT KESEHATAN Tanggal berlaku
.................................. ..................................

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk Untuk menjamin bahwa Barang yang didistribusikan Sesuaibaik
fisik maupun dokumen pengiriman

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Pengelola Apotek

3. PROSEDUR
1. Menerima Purchase Order (PO) dari Rumah Sakit
2. Purchase Order (PO) dicatat Di buku Orderan sesuai area.
4. Memeriksa ketersediaan stok menuliskan PO kedalam Form Pengeluaran Gudang
5. Form pengeluaran gudang di periksa dan Di Acc Oleh Penanggung Jawab Teknis (PJT)
6. Form pengeluaran di serahkan ke Petugas Gudang untuk Disiapkan
7. Petugas Gudang menyiapkan orderan sesuai pesanan, dan dicatat dikartu stok, Lembar
putih Form diserahkan ke Admin Gudang lembar merah di serahkan ke Admin Invoice Untuk
Dibuatkan Faktur.
8. Barang yang disiapkan diperiksa kesesuaiannya dengan Faktur Oleh PJT/ Direktur
Logistik bersama dengan kolektor berupa Nama barang, nomor batch dan jumlah barang.
9. Kolektor membawa orderan Sesuai pesanan.

Dilaksanakan Oleh Diperiksa

Oleh
 Pelaksan Apoteker Penanggungjawab
a

PT. Bintang Shafwan

SOP PENDISTRIBUSIAN BARANG WILAYAH JAKARTA

No. Dokumen No. Revisi00Halaman1 dari 1

Standar OperasionalPerusahaan
Tanggal TerbitDisahkan olehDirektur Utama Abdul Salam Bintang
Pengertian
Mempersiapkan pendistribusian barang dari gudang ke RumahSakit wilayah Jakarta
disesuaikan dengan dokumen pemesanandan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai
denganpersyaratan penanganan barangnya
Tujuan
1. Sebagai acuan penerapan langkah- langkah pendistribusianbarang ke Rumah Sakit wilayah
Jakarta2. Untuk menjamin bahwa Barang yang didistribusikan Sesuaibaik fisik maupun
dokumen pengiriman
Prosedur
1. Marketing menerima Purchase Order (PO) dari Rumah Sakit
2. Purchase Order (PO) diteruskan ke Admin Marketing dandicatat Di buku Orderan sesuai
area.
3. Admin marketing meneruskan PO ke Admin gudang untukdiproses
4. Admin Gudang memeriksa ketersediaan stok menuliskan PO kedalam Form Pengeluaran
Gudang
5. Form pengeluaran gudang di periksa dan Di Acc OlehPenanggung Jawab Teknis (PJT)
6. Form pengeluaran di serahkan ke Petugas Gudang untukDisiapkan
7. Petugas Gudang menyiapkan orderan sesuai pesanan,dandicatat dikartu stok, Lembar putih
Form diserahkan ke AdminGudang lembar merah di serahkan ke Admin Invoice
UntukDibuatkan Faktur.
8. Barang yang disiapkan diperiksa kesesuaiannya dengan FakturOleh PJT/ Direktur Logistik
bersama dengan kolektor berupaNama barang, nomor batch dan jumlah barang.
9. Kolektor membawa orderan Sesuai pesanan masing-masingRumah sakit.
Divisi Terkait
1. Gudang2. Marketing3. Admin Invoice4. Direktur Logistik