PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen :
No. Revisi :
SOP
TanggalTerbt : 8 Januari 2020

Halaman :1/2

UPT PUSKESMAS dr. TITIS SULISTYOWATI

ROWOTENGAH NIP. 19690331 200604 2 003

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan
dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur
dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
1. Pengertian 4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai
arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mut.
Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat
2. Tujuan
dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan
standard Internasional ISO-9001:2008 .
Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Rowotengah nomor 440 / 035 /
3. Kebijakan SK.C.VIII /311.30 / 2017 Tentang Menilai Dan Mengendalikan Penyediaan
Dan Penggunaan Obat di UPT Puskesmas Rowotengah
Permenkes No. 30 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Ke ruang farmasi
4. Referensi
an di Puskesmas
5. Alat dan
ATK dan Formulir
Bahan
6. Langkah 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
langkah Kepala Puskesmas / KTU / Pemegang Program / Koordinator Unit
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP, Kerangka Acuan Kerja dan Formulir.

2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN

KTU / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait,
Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai
berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, Dokumen Kontrol memberi nomor dokumen yang
terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Dokumen Internal yang meliputi : Manual mutu, prosedur
kerja, kerangka acuan kerja dan SK.
Contoh penomoran dokumen: 440/1234/XXX.Y.Z/311.30/2020.
Artinya :
440 : Kode Kesehatan
1234 : No urut surat keluar
XXX : Jenis Dokumen
Y.Z : Kode Kontinus Bab akreditasi / Program unit
311.30 : Kode Puskesmas
2020 : Tahun pembuatan dokumen

Untuk pengkodean jenis dokumen pada kode XXX diatas, diganti

sesuai jenis dokumen berikut: SOP / SK / KAK / DI (Dokumen
Internal) / POA (Plan of Action) / RUK (Rencana Usulan Kegiatan)
Untuk pengkodean kode kontinus dokumen akreditasi/dokumen unit,
kode Y.Z diganti kode Y-> C (continue) dan Z -> Bab
Akreditasi/Nama Unit, sedangkan untuk dokumen program, kode Y.Z
diganti nama program.

b. Penomoran dokumen eksternal

Contoh : 440/XXX/311.30/2020 /001
Artinya :
440 : Kode Kesehatan
XXX : Nama Unit
311.31 : Kode Puskesmas
 2020 : Tahun dokumen eksternal
001 : Nomor urut buku/dokumen eksternal

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Dokumen Kontrol dan
KTU kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Dokumen Kontrol bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
yang ada pada Bagian, Sub Bag, Unit atau Program.
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan KTU.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang .
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen.

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a.Terjadi perubahan sistem mutu.
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen.
c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik.

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
a. KTU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak
berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi
cap ’TAK TERKENDALI’ , dan disimpan KTU sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh KTU.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan, KTU menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal.
 7. Bagan alir
Menetapkan Jenis Dokumen Membuat Dokumen

Memberikan Identitas Mengesahkan isi dokumen

Memberikan Penomoran Menerbitkan & Mendistribusi

Menerbitkan Ulang Merevisi Dokumen

Melakukan Penarikan & Melakukan Peninjauan Ulang

Pemusnahan

Melakukan Pengendalian
Dokumen eksternal

8. Unit Terkait Seluruh Unit.

9. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal

No Yang Di Ubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan

10.Rekaman Historis Perubahan

PENGENDALIAN OBAT
No. Dokumen :440 / /DT.C.VIII/311.30/2020
No. Revisi :
DAFTAR
TILIK TanggalTerbit : 8 Januari 2020

Halaman :1/1

UPT PUSKESMAS dr. TITIS SULISTYOWATI

ROWOTENGAH NIP. 19690331 200604 2 003
Nama Petugas :
Jabatan :

KEGIATAN YA TIDAK

1. Apakah Petugas ruang farmasi melakukan pemeriksaan berkala

setiap bulan sekali untuk memonitoring dan memeriksa kondisi
obat yang ada ?
2. Apakah Petugas ruang farmasi mengeluarkan obat
kedaluwarsa/rusak dari gudang ?
3. Apakah Petugas ruang farmasi mengajukan permintaan obat
rutin dan obat cito ?
4. Apakah Petugas ruang farmasi mengecek jumlah dan jenis
obat yang diterima disesuaikan dengan permintaan obat rutin/cito
?
5. Apakah Petugas ruang farmasi menganalisa ketersediaan obat
dengan obat yang diterima dari hasil distribusi rutin/cito ?
6. Apakah Petugas ruang farmasi mengelola obat ke
wilayah/polindes dan unit pelayanan ?
7. Apakah Petugas ruang farmasi melakukan monitoring semua
obat dibawah Pengawasan Kepala Puskesmas ?