1. Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar.

Kegiatan-kegiatannya sebagai berikut :

a. Surat masuk

1. Penerimaan surat

Pola pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada dasarnya berbeda-beda.
Khusus pengelolaan sistem buku agenda, penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha.

2. Penyortiran surat

Surat yang telah diterima oleh bagian tata usaha atau bagian administrasi akan dilakukan
pemisahan atau penyortiran.

3. Pembukaan surat

Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin pembuka surat atau pisau
pembuka surat. Kemudian, Kamu dapat melakukan pencocokan alamat surat dengan alamat
pada amplopnya. Jika terdapat perbedaan data antara alamat amplop dengan isi surat, maka
amplop dapat disatukan dibelakang surat dengan stapler. Namun, apabila ada kesamaan
data antara alamat tujuan pada amplop dengan alamat pada kertas surat, maka amplop tidak
perlu disatukan.

4. Pencatatan atau registrasi

Pencatatan surat dapat dikerjakan dengan memakai buku agenda. Pencatatan sendiri sangat
penting untuk dilakukan. Hal ini bisa digunakan untuk mengetahui volume surat yang
masuk, dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan.

5. Penyertaan lembar disposisi

 Kemudian, surat yang dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan atau
atasan terkait dengan penanganan hingga proses selanjutnya dari masuknya surat tersebut.

6. Pencatatan di buku ekspedisi intern

Selanjutnya, surat dapat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat tersebut bisa divatat
dalam buku ekspedisi intern.

7. Pendistribusian surat

Berikutnya, surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah atau unit
kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.

8. Klasifikasi surat

Cara untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau sekretaris dalam unit
pengolah atau unit kerja harus membaca beberapa surat yang telah dilakukan penyortiran.

9. Penyampaian surat

Kemudian, beberapa surat yang ada di secretaries desk file dapat segera disampaikan
kepada atasan atau pimpinan. Hal ini dapat membuat ia dapat memberikan disposisi surat.

10. Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan

Setelah pimpinan atau atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga hal yang bisa
ditindaklanjuti dari disposisi surat. Tiga hal itu, yakni surat diedarkan, surat dibalas, atau
surat disimpan.

b. Surat keluar

1. Pembuatan konsep surat

Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan konsep surat dapat disusun
dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang sesuai dengan keinginan pimpinan.
Oleh karena itu, dalam sebuah surat harus memiliki konsepnya.
2. Pengetikan

Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat, surat dapat langsung
diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu, seorang kepala unit pengolah harus memiliki
tekun dan teliti pada saat melakukan pemeriksaan pada hasil pengetikan konsep surat
tersebut. Setelah melalui koreksi, maka konsep surat tersebut telah memiliki bentuk surat
yang sesuai dengan ketentuan yang ada.

3. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat dilakukan pengetikan
dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja dengan kepala surat atau kop surat.

4. Penandatanganan

Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan kepada pimpinan atau pihak
yang memiliki wewenang untuk memberikan tanda tangan.

5. Pencatatan

Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu dilakukan yaitu, sebagai
berikut:

a. Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan yang lain, seperti
lampiran dan amplop.

b. Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda oleh petugas yang
disebut agendaris.

c. Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku agenda telah siap dikirim
kepada pihak yang dituju.

6. Pengiriman surat

Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam cara, yaitu dikirim
secara langsung atau melalui pos.

7. Penyimpanan surat
 Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sementara
lembar yang kedua bisa disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Sistem kearsipan
setiap organisasi atau perusahaan biasanya berbeda.

2. Bentuk-bentuk surat organisasi perkantoran dan contohnya.

1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya penyusunan surat ini
dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk semua isi yang ada dalam surat, mulai dari
tanggal, isi, penutup, lampiran dan tanda tangan. Agar lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di
bawah.

Sedangkan untuk pengaturan bentuk surat full block style adalah: margin kanan 80 (elite) kiri 20
atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat
5. Hal / Kepentingan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang pembuat surat
10. Nama tanda tangan
11. Jabatan tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan penccatat
2. Block Style atau Bentuk Lurus

Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block style. Namun
untuk bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini diposisikan pada
sebelah kanan surat.

Surat ini biasanya dipakai untuk urusan birokrasi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan Tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat
3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Bentuk surat ini sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block style, namun bedanya
terletak pada posisi isi surat, di mana saat isi surat memasuki paragraf baru maka kalimat awal
akan ada indentasi atau penjorokan ke dalam (satu tab ke kanan).

Agar lebih jelas simak gambar di bawah pada bagian isi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6.  Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda Tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14.  Inisial Penulis
4. Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini hampir sama dengan bentuk setengah lurus. Penyusunan pada indent style ini
memposisikan alamat tujuan diawali dari sebelah kiri, susunan kedua masuk lima spasi dari
awal baris, pada baris berikutnya masuk lima spasi dari baris kedua dan seterusnya.

Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada indentasi atau penjorokan
ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus. Agar lebih paham dan jelas bisa dilihat pada
contoh gambar.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan/ Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
5. Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

Bentuk ini sangat persis dengan surat bentuk lurus, namun bentuk menggantung ini pada sisi
pengetikan awal alinea dan alamat diawali pada sisi kiri. Sedangkan untuk baris alinea
berikutnya akan masuk kedalam. Untuk lebih paham, bisa lihat di contoh.

1. Kepala Surat
2.  Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
6. Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk Official ini sendiri memiliki dua kategori yakni baru dan lama, gagasan tersebut
merupakan hasil dari Pusat Bahasa Depdikbud.

Pada kategori lama alamat dan perihal terdapat di dalam dan sejajar, sedangkan tempat, masuk
lima spasi dan memakai underline. Sedangkan pada konten utama masuk lima spasi dan lokasi
tanda tangan berada di posisi kanan.

Pada kategori baru posisi alamat penyampain dan konten utama surat terdapat di bawah dan
sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan perihal. Pengetikan salam akhir, jabatan dan
penandatanganan serta nomor induk diawali di tengah kertas

Bentuk official atau surat resmi ini kerap kali digunakan oleh lembaga birokrasi sebagai
penyusunan surat dinas. Struktur pengetikan surat resmi ini pada alamat berposisi di sebelah
kanan, sementara di sebelah kiri terdapat perihal, lampiran dan nomor. Di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3.  Tanggal Surat
4.  Lampiran
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8.  Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Tanda tangan
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial penulis

.
3. Contoh Disposisi

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NUSANTARA SAKTI

(STIA-NUSA) SUNGAI PENUH

SK. Mendiknas RI No. 62/D/O/2005

Status : Akreditasi B

Jl. Jend. Soedirman No.89 Sungai Penuh www.stianusa.ac.id Telp,Fax, (0748) 22872

LEMBAR DISPOSISI

Surat dari : Diterima Tgl :

No. Surat : No. Agenda :

Tgl. Surat : Sifat

Sangat segera Segera Rahasia

Perihal :
Diteruskan Kepada Sdr : Dengan hormat harap :

………………………………………… ………………………………………

…………………………………………. ………………………………………

…………………………………………. .……………………………………..

dan seterusnya ……………………….

Catatan

….………………………..

..….……………

….……………………….
 4. Kolum surat masuk dan surat keluar

Surat Masuk

No Tanggal Terima Tgl Dan Perihal Lamp Diterus Ket Kode

Terima Dari No. Surat kan Arsip
Kepada

1. 11 April 2023 PT. Serba 11 April Penawaran 3 Lbr Bagian - -

Surya 2023 Harga Pemasar
Elektronik an
Jl.
Singosari
Raya, 089/SS/X/
No.24 2023
Jakarta
Selatan

2.

3.

4.

5.

dst
No Nomor Surat Tanggal Dari Dikirim Perihal Lamp Ket File
Surat Kepada

1. 105/SU/IX/2023 12 April Bpk Anwar PT. Serba Pesanan 1 Lbr - -

2023 Bagian Surya Barang
Pemasaran Elektronik
Jl. Singosari
Raya, No.24
Jakarta
Selatan

2.

3.

4.

5.

dst

Surat Keluar
5. Contoh Program, Perencanaan, dan Keuangan

Program. Perencanaan, dan Keuangan

Peningkatan Produksi Tanaman Pangan (alat produksi/pengelolaan/penggilingan), Pemerintah

Desa Sungai Jernih Kecamatan Pondok Tinggi, Tahun Anggaran 2021

RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB)

PEMERINTAHAN DESA SUNGAI JERNIH KECAMATAN PONDOK TINGGI

TAHUN ANGGARAN 2023

Bidang : 4. BIDANG PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

Sub Bidang : 4.2 Sub Bidang Pertanian dan Peternakan

Kegiatan : 4.2.01. Peningkatan Produksi Tanaman Pangan (alatproduksi/pengelolaan/penggilingan

Waktu : 12 B
Pelaksanaan
: Teranggarnya Operasional Kelompok Tani
Output/Keluaran

ANGGARAN

KODE URATAIN
HARGA
VOLUME JUMLAH
SATUAN

1 2 3 4 5

5 BELANJA 8.600.000

4.02.01 01 Operasional Gapoktan 3.600.000

5.2.2. Belanja Jasa Honorarium 3.600.000

5.2.2.99 Belanja jasa Honorarium Lainya 3.600.000

01. Operasional Pengurus Gapoktan PAD 1 Tahun 3.600.000 3.600.000

4.02.01 02 Pembangunan Rumah Burung Hantu 5.000.000

5.3.9 Belanja Modal Lainnya 5.000.000

5.3.9.99 Belanja Modal Lainnya 5.000.000

01. Pipa PVC 3” PAD 5 Unit 200.000 1.000.000

02. Besi 8” PAD 1 Paket 250.000 250.000

03. Material C PAD 5 Unit 100.000 500.000

04. Rumah Burung PAD 5 Unit 350.000 1.750.000

05. Cat PAD 5 Unit 90.000 450.000

06. Tukang PAD 5 Paket 85.000 425.000

07. Pekerja PAD 5 Paket 75.000 375.000

08. Honor TIMLAK PAD 1 Ls 50.000 50.000

09. Papan proyek PAD 1Ls 200.000 200.000

JUMLAH (Rp) 8.600.000

Sungai Penuh, 12 April 2023

Disetujui. Telah diverifikasi Pelaksana Kegiatan Aggaran

Kepala Desa Sungai Jernih Sekretaris Desa

….…………………………… ….………………………….. ….………………………………….