PUSKESMAS SUNGAI PUA

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)

SOP PENDAFTARAN

Unit Kerja Pendaftaran

Proses yang dianalisis SOP Pendaftaran
Tim FMEA Nama Peran
Ketua dr. Putri Prima Gusty. M Ketua Tim
Anggota dr. Nurfazlina Sebagai PJ UKPP
Miftah Retni Putri H, Amd.Kes Sebagai petugas pendaftaran

Petugas pencatat (notulis) Riko Hendriyal

I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis :

Petugas Memanggil pasien sesuai Petugas Menanyakan maksud kunjungan pasien (berobat/minta
Petugas Memberikan nomor antrian surat keterangan)
nomor antrian

Petugasn menyiapkan rekam

medis. Petugas menanyakan menanyakan kartu Petugas menanyakan pertama kali kunjungan
jaminan kesehatan pasien pasien berobat

Petugas menanyakan pertama kali kunjungan

pasien berobat
Petugas mempersilahkan pasien duduk di PetugasPetugas
menanyakan pertama
menyusun kalimedis sesuai
rekam
Petugas mengantar rekam
ruang tunggu. poli pelayanan.
kunjungan pasien berobat
medis ke masing-masing poli.
Petugas menanyakan pertama kali kunjungan
pasien berobat
Petugas menanyakan pertama kali
kunjungan pasien berobat
II. Identifikasi failure modes :
No Tahapan Proses Failure Modes
1 Petugas Memberikan nomor antrian Nomor antrian sering hilang

2 Petugas Memanggil pasien sesuai nomor antrian Pasien sering lupa nomor antrian, pasien tidak ditempat

3 Petugas Menanyakan maksud kunjungan pasien (berobat/minta Informasi identifikasi yang disampaikan pasien masih kurang
surat keterangan) jelas

4 Petugas menanyakan pertama kali kunjungan pasien berobat Pasien tidak membawa kartu Berobat

5 Petugas menanyakan menanyakan kartu jaminan kesehatan pasien Pasien tidak membawa kartu BPJS /KTP

6 Petugas menyiapkan rekam medis. Rekam medis pasien tidak ditemukan

7 Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu. Kursi di ruang tunggu sudah penuh

8 Petugas menyusun rekam medis sesuai ruang pelayanan. Susunan rekam medis tidak sesuai dengan ruang pelayanan
yang dituju pasien

9 Petugas mengantar rekam medis ke masing-masing poli. Rekam medis salah masuk ruang pelayanan
III. Tujuan melakukan analisis FMEA :

1. Meminimalkan resiko dari pelayanan loket pendaftaran puskesmas

2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi
3. Merumuskan kemungkinan-kemungkinan yang bisa menjadi penyebab terjadinya insiden

IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap – tiap failure mode :
No Tahapan Proses Failure Modes Akibat
1 Petugas Memberikan nomor antrian Nomor antrian sering hilang Pasien terlambat mendapatkan pelayanan

2 Petugas Memanggil pasien sesuai nomor Pasien sering lupa nomor antrian, pasien Pasien terlambat mendapatkan pelayanan,
antrian tidak ditempat waktu tungu pasien lainnya lebih lama

3 Petugas Menanyakan maksud kunjungan Informasi yang disampaikan pasien masih Petugas tidak tepat mengarahkan jenis
pasien (berobat/minta surat keterangan) kurang jelas pelayanan

4 Petugas menanyakan pertama kali Pasien tidak membawa kartu Berobat Waktu tunggu menjadi lama
kunjungan pasien berobat

5 Petugas menanyakan menanyakan kartu Pasien tidak membawa kartu BPJS /KTP Waktu tunggu menjadi lama
jaminan kesehatan pasien

6 Petugas menyiapkan rekam medis. Rekam medis pasien tidak ditemukan Waktu tunggu menjadi lama

7 Petugas mempersilahkan pasien duduk di Kursi di ruang tunggu sudah penuh Pasien tidak mendengar saat pangilan
 ruang tunggu. dari ruang peayanan

8 Petugas menyusun rekam medis sesuai Susunan rekam medis tidak sesuai dengan Pelayanan yang didapatkan pasien tidak
ruang pelayanan. ruang pelayanan yang dituju pasien sesuai dengan kebutuhan pasien

9 Petugas mengantar rekam medis ke masing- Rekam medis salah masuk ruang pelayanan Pelayanan yang didapatkan pasien tidak
masing poli. sesuai dengan kebutuhan pasien

V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya - upaya yang sudah dilakukan (kalau ada)
untuk mengatasi failure mode :
Upaya yang telah
No Tahapan Proses Failure Modes Akibat Penyebab
dilakukan
1 Petugas Memberikan nomor Nomor antrian sering Pasien terlambat Pasien mengambil Menerapkan sistem E
antrian hilang mendapatkan pelayanan nomor antrian lalu Puskesmas
pulang

2 Petugas Memanggil pasien Pasien sering lupa Pasien terlambat Pasien mengambil Mengambil kembali
sesuai nomor antrian nomor antrian, pasien mendapatkan pelayanan, nomor antrian lalu nomor antrian
tidak ditempat waktu tungu pasien lainnya pulang, Kartu antrian
lebih lama hilang

3 Petugas Menanyakan Informasi yang Petugas tidak tepat Faktor usia,faktor Menanyakan kembali
maksud kunjungan pasien disampaikan pasien mengarahkan jenis disabilatas (pasien keluhan pasien
(berobat/minta surat masih kurang jelas pelayanan tidak didampingi oleh
keterangan)
pendamping)
4 Petugas menanyakan Pasien tidak membawa Waktu tunggu menjadi Kartu berobat hilang , Edukasi
pertama kali kunjungan kartu Berobat lama pasien tidak hafal
pasien berobat nomor kartu berobat

5 Petugas menanyakan Pasien tidak membawa Waktu tunggu menjadi Pasien Lupa membawa Menerapkan sistem E
menanyakan kartu jaminan kartu BPJS /KTP lama Kartu dan tidak ingat Puskesmas
kesehatan pasien nomor BPJS /KTP

6 Petugas menyiapkan rekam Rekam medis pasien Waktu tunggu menjadi Kartu berobat tidak Menerapkan sistem E
medis. tidak ditemukan lama dibawa pasien Puskesmas

7 Petugas mempersilahkan Kursi di ruang tunggu Pasien tidak mendengar Kursi tunggu terbatas Menambah jumlah
pasien duduk di ruang sudah penuh saat pangilan dari ruang jumlahnya kursi di ruang tunggu
tunggu. pelayanan

8 Petugas menyusun rekam Susunan rekam medis Pelayanan yang didapatkan Informasi yang Menanyakan kembali
medis sesuai ruang tidak sesuai dengan pasien tidak sesuai dengan disampaikan pasien keluhan pasien
pelayanan. ruang pelayanan yang kebutuhan pasien salah
dituju pasien
9 Petugas mengntar rekam Rekam medis salah Pelayanan yang didapatkan Informasi yang Menanyakan kembali
medis ke masing-masing masuk ruang pelayanan pasien tidak sesuai dengan disampaikan pasien keluhan pasien
poli. kebutuhan pasien salah
VI. Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut :

Upaya
RPN
kendali
Failure S Kemungkinan O D (Risk
Tahapan Proses Akibat yang sudah
Modes (Severty) sebab (Occurrence) (Detectability) Priority
dilakukan
Number)
Petugas Nomor Pasien 1 Pasien mengambil 5 Menerapkan 1 5
Memberikan antrian terlambat nomor antrian sistem E
nomor antrian sering mendapatkan lalu pulang Puskesmas
hilang pelayanan

Petugas Pasien Pasien 1 Pasien mengambil 5 Mengambil 1 5

Memanggil sering lupa terlambat nomor antrian kembali
pasien sesuai nomor mendapatkan lalu pulang, Kartu nomor
nomor antrian
antrian, pelayanan, antrian hilang antrian
pasien tidak waktu tungu
ditempat pasien lainnya
lebih lama

Petugas Informasi Petugas tidak 7 Faktor usia,faktor 4 Menanyaka 4 112

Menanyakan yang tepat disabilatas (pasien n kembali
maksud disampaika mengarahkan tidak didampingi keluhan
kunjungan pasien
n pasien jenis oleh pendamping) pasien
(berobat/minta
surat keterangan) masih pelayanan
kurang jelas

Petugas Pasien tidak Waktu tunggu 1 Kartu berobat 5 Edukasi 1 5

menanyakan membawa menjadi lama hilang , pasien
pertama kali kartu tidak hafal nomor
kunjungan pasien Berobat kartu berobat
berobat

Petugas Pasien tidak Waktu tunggu 1 Pasien Lupa 5 Menerapkan 1 5

menanyakan membawa menjadi lama membawa Kartu sistem E
menanyakan kartu BPJS dan tidak ingat Puskesmas
kartu jaminan /KTP nomor BPJS
kesehatan pasien /KTP

Petugas Rekam Waktu tunggu 1 Kartu berobat 5 Menerapkan 2 10

menyiapkan medis menjadi lama tidak dibawa sistem E
rekam medis. pasien tidak pasien Puskesmas
ditemukan

Petugas Kursi di Pasien tidak 2 Kursi tunggu 8 Menambah 2 32

mempersilahkan ruang mendengar terbatas jumlah
pasien duduk di tunggu saat pangilan jumlahnya kursi di
ruang tunggu.
sudah dari ruang ruang
penuh pelayanan tunggu

Petugas Susunan Pelayanan 5 Informasi yang 3 Menanyaka 5 75

menyusun rekam rekam yang disampaikan n kembali
medis sesuai medis tidak didapatkan pasien salah keluhan
ruang pelayanan.
sesuai pasien tidak pasien
dengan sesuai dengan
ruang kebutuhan
 pelayanan pasien
yang dituju
pasien

Petugas Rekam Pelayanan 5 Informasi yang 3 Menanyaka 5 75

mengantar rekam medis salah yang disampaikan n kembali
medis ke masing- masuk didapatkan pasien salah keluhan
masing poli.
ruang pasien tidak pasien
pelayanan sesuai dengan
kebutuhan
pasien

VII. Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan
diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto) :
Failure modes:
Persentase
No (urutkan dari RPN tertinggi ke RPN KumulatiF Keterangan
kumulatif
terendah)
1 Petugas Menanyakan maksud 112 112 34,5 %
kunjungan pasien (berobat/minta
surat keterangan)

2 Susun rekam medis sesuai ruang 75 187 57,7 %

pelayanan.

3 Antar rekam medis ke masing- 75 262 80,8 % Titik potong pada

masing poli. persentase kumulatif
80 %
4 Petugas mempersilahkan pasien 32 294 90,7 %
duduk di ruang tunggu.

5 Siapkan rekam medis. 10 304 93,8 %

6 Petugas Memberikan nomor 5 309 95,3 %

antrian

7 Petugas Memanggil pasien sesuai 5 314 96,9 %

nomor antrian

8 Petugas menanyakan pertama kali 5 319 98,4 %

kunjungan pasien berobat

9 Petugas menanyakan menanyakan 5 324 100 %

kartu jaminan kesehatan pasien
VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan / tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan
penanggungjawab dan kapan akan dilakukan :

Upaya
kendali yang
Tahapan Failure Kemungkinan Kegiatan yang Penanggung
Akibat S O sudah D RPN Waktu
Proses Modes sebab direkomendasikan jawab
dilakukan

Petugas Nomor Pasien 1 Pasien 5 Menerapkan 1 5 Mengingatkan kepada Petugas Meja April
Memberi- antrian terlambat mengambil sistem E pasien saat mengambil Informasi dan
kan nomor sering mendapat- nomor antrian Puskesmas nomor antrian agar PJ Pendaftaran
antrian hilang kan lalu pulang nomor antrian tidak
pelayanan sampai hilang dan
Sosialisasi kepada
pengunjung terkait alur
pendaftaran

Petugas Pasien Pasien 1 Pasien 5 Mengambil 1 5 Mengingatkan kepada Petugas Meja April
Memanggil sering terlambat mengambil kembali pasien saat mengambil Informasi
pasien lupa mendapatk nomor antrian nomor nomor antrian agar
sesuai
nomor an lalu pulang, antrian senantiasa mengingat
nomor
antrian antrian, pelayanan, Kartu antrian nomor antrian dan jika
pasien waktu hilang ada keperluan agar
tidak tunggu mengembalikan nomor
ditempat pasien antrian dan sosialisasi
lainnya kepada pengungjung
lebih lama terkait alur pendaftaran
Petugas Informa- Petugas 7 Faktor 4 Menanyakan 4 112 Revisi SOP dengan PJ Pendaftaran April
Menanya- si yang tidak tepat usia,faktor kembali menambahkan dan PJ UKP
kan maksud disampai mengarah disabilatas keluhan langkah-langkah pada
kunjungan
kan kan jenis (pasien tidak pasien SOP, petugas
pasien
(berobat/mi pasien pelayanan didampingi menanyakan keluhan,
nta surat masih oleh usia, ibu menyusui,
keterangan) kurang pendamping) dan ibu hamil
jelas

Petugas Pasien Waktu 1 Kartu berobat 5 Edukasi 1 5 Mengingatkan pasien Petugas April
menanya- tidak tunggu hilang , pasien untuk membawa kartu Informasi,
kan membaw menjadi tidak hafal berobat setiap pendaftaran,
pertama a kartu lama nomor kartu kunjungan ke dan PJ
kali Berobat berobat Puskesmas dan Pendaftaran
kunjungan soaliasasi kepada
pasien pengunjung terkait alur
berobat pendaftaran

Petugas Pasien Waktu 1 Pasien Lupa 5 Menerapkan 1 5 Sosialisasi Alur Petugas dan PJ April
menanya- tidak tunggu membawa sistem E pendaftaran kepada pendaftaran
kan kartu memba- menjadi Kartu dan Puskesmas pengunjung dan
jaminan wa kartu lama tidak ingat mengoptimalkan
kesehatan BPJS nomor BPJS system E-Puskesmas
pasien /KTP /KTP
Petugas Rekam Waktu 1 Kartu berobat 5 Menerapkan 2 10 Optimalisasi E- Petugas April
menyiap- medis tunggu tidak dibawa sistem E Puskesmas untuk Pendaftaran
kan rekam pasien menjadi pasien Puskesmas mengecek nomor dan Rekam
medis.
tidak lama rekam medis pasien Medis
ditemu- berdasarkan indentitas
kan pasien

Petugas Kursi di Pasien 2 Kursi tunggu 8 Menambah 2 32 Mengajukan kepada PJ Pendaftaran April
mempersi- ruang tidak terbatas jumlah kursi bagian asset untuk dan PJ UKP
lahkan tunggu mende- jumlahnya di ruang penambahan kursi
pasien
sudah ngar saat tunggu tunggu pasien
duduk di
ruang penuh pangilan
tunggu. dari ruang
pelayanan
Petugas Susunan Pelayanan 5 Informasi yang 3 Menanyakan 5 75 Sosialisasi SOP PJ UKP dan PJ April
menyusun rekam yang disampaikan kembali Indentifikasi pasien MUTU
rekam medis didapatkan pasien salah keluhan kepada petugas
medis
tidak pasien pasien
sesuai
ruang sesuai tidak
pelayanan. dengan sesuai
ruang dengan
pelaya- kebutuhan
nan yang pasien
dituju
pasien
Petugas Rekam Pelayanan 5 Informasi yang 3 Menanyakan 5 75 Sosialisasi SOP PJ UKP dan PJ April
mengantar medis yang disampaikan kembali Identifikasi Pasien Mutu
rekam salah didapatkan pasien salah keluhan
medis ke
masuk pasien pasien
masing-
masing ruang tidak
poli. pelaya- sesuai
nan dengan
kebutuhan
pasien

IX. Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi : Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN :

Upaya
Kegiatan
kendali R Kegiatan R
Tahapan Failure Kemungkina yang Penanggung
Akibat S O Yang D P yang S O D P
Proses Modes n sebab direkomen- jawab
sudah N dilakukan N
dasikan
dilakukan
Petugas Nomor Pasien 1 Pasien 5 Menerapka 1 5 Mengingatka Petugas Meja Sosialisasi 1 3 1 3
Memberi- antrian terlamb mengambil n sistem E n kepada Informasi dan tentang
kan sering at nomor antrian Puskesmas pasien saat PJ alur
nomor hilang mendap lalu pulang mengambil Pendaftaran pendaftara
antrian at-kan nomor n
pelayan antrian agar
an nomor
antrian tidak
sampai hilang
dan
 Sosialisasi
kepada
pengunjung
terkait alur
pendaftaran

Petugas Pasien Pasien 1 Pasien 5 Mengambil 1 5 Mengingatka Petugas Meja Sosialisasi 1 4 1 4

Memangg sering terlamb mengambil kembali n kepada Informasi tentang
il pasien lupa at nomor antrian nomor pasien saat alur
sesuai
nomor mendap lalu pulang, antrian mengambil pendaftara
nomor
antrian antrian, atkan Kartu antrian nomor n
pasien pelayan hilang antrian agar
tidak an, senantiasa
ditempa waktu mengingat
t tunggu nomor
pasien antrian dan
lainnya jika ada
lebih keperluan
lama agar
mengembalik
an nomor
antrian dan
sosialisasi
kepada
pengungjung
terkait alur
pendaftaran
Petugas Informa Petugas 7 Faktor 4 Menanyak 4 112 Revisi SOP PJ 5 2 2 20
menanya- -si yang tidak usia,faktor an kembali dengan Pendaftaran
kan disamp tepat disabilatas keluhan menambahka dan PJ UKP
maksud
aikan mengar (pasien tidak pasien n langkah-
kunjungan
pasien pasien ahkan didampingi langkah pada
(berobat/ masih jenis oleh SOP, petugas
minta kurang pelayan pendamping) menanyakan
surat jelas an keluhan, usia,
keteranga ibu
n) menyusui,
dan ibu hamil

Petugas Pasien Waktu 1 Kartu berobat 5 Edukasi 1 5 Mengingatka Petugas Sosialisasi 1 3 1 3

menanya- tidak tunggu hilang , pasien n pasien Informasi, tentang
kan memba menjadi tidak hafal untuk pendaftaran, alur
pertama wa lama nomor kartu membawa dan PJ pendaftara
kali kartu berobat kartu berobat Pendaftaran n
kunjungan Berobat setiap
pasien kunjungan ke
berobat Puskesmas
dan soaliasasi
kepada
pengunjung
terkait alur
pendaftaran

Petugas Pasien Waktu 1 Pasien Lupa 5 Menerapka 1 5 Sosialisasi Petugas dan Sosialisasi 1 4 1 4
menanya- tidak tunggu membawa n sistem E Alur PJ tentang
kan kartu memba menjadi Kartu dan Puskesmas pendaftaran pendaftaran alur
jaminan -wa lama tidak ingat kepada pendaftara
kesehatan kartu nomor BPJS pengunjung n
pasien BPJS /KTP dan
/KTP mengoptimal
kan system
E-Puskesmas

Petugas Rekam Waktu 1 Kartu berobat 5 Menerapka 2 10 Optimalisasi Petugas Optimalisa 1 3 1 3

menyiap- medis tunggu tidak dibawa n sistem E E-Puskesmas Pendaftaran si E
kan rekam pasien menjadi pasien Puskesmas untuk dan Rekam Puskesmas
medis.
tidak lama mengecek Medis
ditemu- nomor rekam
kan medis pasien
berdasarkan
indentitas
pasien

Petugas Kursi Pasien 2 Kursi tunggu 8 Menambah 2 32 Mengajukan PJ Penampah 1 5 1 5

mempersi di tidak terbatas jumlah kepada Pendaftaran an kursi
-lahkan ruang mende- jumlahnya kursi di bagian asset dan PJ UKP diruang
pasien
tunggu ngar ruang untuk tunggu
duduk di
ruang sudah saat tunggu penambahan
tunggu. penuh pangila kursi tunggu
n dari pasien
ruang
pelayan
an
Petugas Susuna Pelayan 5 Informasi 3 Menanyak 5 75 Sosialisasi PJ UKP dan Sosialisasi 2 2 2 6
menyusun n an yang yang an kembali SOP PJ MUTU SOP
rekam rekam didapat disampaikan keluhan Indentifikasi Identifikas
medis
medis kan pasien salah pasien pasien i Pasien
sesuai
ruang tidak pasien kepada kepada
pelayanan sesuai tidak petugas petugas
. dengan sesuai
ruang dengan
pelaya- kebutuh
nan an
yang pasien
dituju
pasien

Petugas Rekam Pelayan 5 Informasi 3 Menanyak 5 75 Sosialisasi PJ UKP dan Sosialisasi 2 2 1 4

mengantar medis an yang yang an kembali SOP PJ Mutu SOP
rekam salah didapat disampaikan keluhan Identifikasi Identifikas
medis ke
masuk kan pasien salah pasien Pasien i Pasien
masing-
masing ruang pasien kepada
poli. pelaya- tidak petugas
nan sesuai
dengan
kebutuh
an
pasien
X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA :

1. Petugas memberkan nomor antrian

2. Petugas Memanggil pasien sesuai nomor antrian
3. Petugas menanyakan maksud kunjungan pasien (berobat/minta surat keterangan)
a. Pasien berobat, petugas menanyakan umur, keluhan, ibu hamil, dan ibu menyusui
b. Keterangan berobat, petugas menanyakan jenis surat keterangan
4. Petugas menanya-kan pertama kali kunjungan pasien berobat
5. Petugas menanya-kan kartu jaminan kesehatan pasien
6. Petugas menyiap-kan rekam medis
7. Petugas mempersi-lahkan pasien duduk di ruang tunggu..
8. Petugas menyusun rekam medis sesuai ruang pelayanan.
9. Petugas mengantar rekam medis ke masing-masing poli