Laporan Hasil Observasi

Alfamart

Nama : Samsul Lutfiyanto

Toko : Alfamart Podo Kedungwuni

1. Sejarah Alfamart dimulai pada tahun 1989 oleh Djoko Susanto dan mengawali
usaha di bidang perdagangan dan distribusi. Pada tahun 1999, Perseroan
merambah ke sektor minimarket. Alfamart menyediakan barang-barang
kebutuhan pokok dengan harga yang terjangkau.

 Visi PT Sumber Alfarian Trijaya, Tbk, Menjadi jaringan distribusi ritel

terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada
pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan
konsumen, serta mampu bersaing secara global.

 Misi PT Sumber Alfarian Trijaya, Tbk, Memberikan kepuasan kepada

pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang
berkualitas unggul. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang
dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi.
Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-
kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha. Membangun organisasi
global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan bermanfaat bagi
pelanggan , pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada
umumnya.

 Budaya kerja di PT Sumber Alfarian Trijaya, Tbk. Integritas yang tinggi. Inovasi
untuk kemajuan yang lebih baik. Kualitas & Produktivitas yang tertinggi.
 Kerjasama Team. Kepuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang
tertinggi

2. Lokasi Toko, Struktur Organisasi Toko, Area Coverage Toko:

 Lokasi Di toko tersebut sangat strategis karena ditengah keramaian, sehingga

banyak yang belanja.

 Struktur Organisasi Toko

 Area Coverage
3. Tanggung jawab dan tugas crew toko

 Crew

adalah seseorang yang bertugas terlaksananya program toko yang telah di

tentukan Chief of Store mengenai transaksi penjualan dan pembayaran,
perlengkapan, kebersihan, dan pelayanan pelanggan.

Tugas dan tanggung jawab:

o Melakukan pemajangan (display) barang dan pemenuhan dari gudang

toko ke area penjualan toko sesuai ketentuan yang berlaku.

o Menjalin hubungan baik dengan lingkungan sekitar.

o Melakukan pencegahan dan pengawasan barang hilang.

o Melakukan penurunan dan pemeriksaan barang dari DC sesuai ketentuan

yang berlaku, Menginformasikan barang kosong kepada ACOS/COS.

o Mempersiapkan sarana kerja yang diperlukan.

o Memberikan pelayanan pada pelanggan.

o Menginformasikan dan menawarkan program promosi kepada pelanggan.

o Melayani penitipan barang bawaan milik pelanggan.

o Melaksanakan kebersihan

o Mempersiapkan barang-barang yang akan di retur.

o Melakukan pembagian leaflet kepada pelanggan.

o Melakukan pemeriksaan label harga sesuai perubahan harga terbaru.

o Melakukan stock opname sesuai ketentuan yang berlaku.

o Mengoprasikan mesin makanan dan minuman siap saji (Ready To Eat &
 Ready To Drink)

 Assisten Chief of Store

adalah seseorang yang membantu Chief of Store dalam pelaksanaan

program kerja oprasional toko sehari-hari, terima pendelegasiaan dari Cief of
Store tetapi tanggung jawab tetap pada Chief of Store.

Tugas Asisten Chief of Store:

o mengkoordinir semua kerjasama promosi dengan supplier (block shelving,

sewa gondola dsb) sesuai dengan petunjuk yang ada.

o mengkoordinir pemajangan (display) barang dagangan baik di rak-rak

penjualan ataupun gudang sesuai ketentuan yang berlaku.

o mengkoordiir dan memastikan sarana promosi terpasnag sesuai petunjuk.

o mengkoordinir penerimaan barang dagangan dari DC/suplier BKL.

o mengkoordinir pengeluaran/retur barang dari toko DC /supplier BKL

o menggantikan Chief of Store apabila sedang off.

 Chief Of Store

adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program kerja

oprasional toko dengan mendaya gunakan sumber daya yang ada untuk
pencapaian target atau tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dengan
sasaran kepuasan pelanggan.
Tugas Chief Of Store:

o Mengkoordinir semua aktifitas didalam memberikan pelayanan kepada

semua pelangan yang di arahkan untuk kepuasan pelanggan dan
meningkatkan jumlah pelanggan di toko.

o Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan oprasioal toko sesuai

prosedur dan ketentuan lain yang berlaku.

o Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas oprasional toko

sehari-hari.

o Berkoordinasi berhubungan dengan Area Coordinator/departemen lain

sehubungan dengan masalah program tertentu yang berkaitan dengan
toko.

o berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat.

o Mengkoordinir dan mengelola bawahan.

o Memastikan pengoprasian dan perawatan mesin makanan dan minuman

siap saji (Ready to Eat & Ready to Drink) berjalan sesuai ketentuan yang
berlaku.

o Mengawasi dan memastikan bahwa stock opname (SO) berjalan sesuai

prosedur dan ketentuan lain yang berlaku.

o Memastikan pencegahan dan penanggulangan barang rusak dan barang

hilang sesuai target yang telah ditetapkan.

o Memastikan penyetoran uang hasil penjualan barang tepat jumlah dan

waktunya.

o Memastikan toko, gudang, mess, dan lingkungan sekitar dalam keadaan

bersih dan rapi.
4. Aktivitas Toko:

a. Persiapan dan proses buka toko, crew melakukan display barang,

mengeluarkan kursi. Kasir menghidupkan komputer dan menerima modal kas
sebesarRp.200.000 dari pejabat toko. Kegiatan Master meliputi: merapihkan
plannogram, update harga,melakukan kegiatan bersih-bersih rak, lantai, kaca
dll. Breafing yang dipimpin oleh pejabat toko. Kasir Melakukan pelayanan
pelanggan. Pejabat toko dibantu oleh Crew of store lainnya menerima
barangyang dikirim dari DC atau Supplierg). Melakukan pengecekan barang
yang dikirim apakah sesuaidengan PO (Purchaising Order). Melakukan review
barang untuk melihat kondisi danmemasukannya data barang tersebut dalam
server menggunakanalat yang bernama PDAi). Pejabat toko menyeragkan
brangkas biru pada supir truck danmengembalikan barang yang diretur.
Melakukan penyesuaian jumlah barang yang tersedia di databasedan jumlah
barang yang di display. Proses ini disebut SO (stokopname). Crew Of Store
melakukan kegaitan seperti: Facing Out, menyempu, menambah jumlah
barang yang stok displaynya berkurang, menyesuaikan letak barang sesuai
plannogram. Melakukan pick up yaitu kasir menghitung uang transaksi pada
shift pertama lalu menyetorkan uang tersebut pada pejabat toko untuk
selanjutnya dihitung kembali di sesuaikan berdasarkan data-data dari
database untuk selanjutnya jika sesuai disimpan di brangkas. Melakukan
Klerek yaitu tutup kasir dari kasir pertama untukselanjutnya dilanjutkan oleh
kasir shift kedua lalu menyerahakanseluruh proses transaksi pada pejabat
toko dan menyisikan uangRp.200.000 untuk dijadikan modal kasir selanjutnya.
b. Kebersihan Area dalam toko:

Kebersihan kaca, persiapkan alat yang dibutuhkan seperti semprotan, kanebo, wiper,
setelah siap, semprotkan kaca dengan pembersih kaca, setelah itu gunakan wiper
dari atas kebawah, setelah selesai gunakan kanebo. Menyapu, Persiapkan alat yang
dibutuhkan, seperti pengki, sapu, tempat sampah, setelah itu mulai membersihkan
lantai dan juga lorong mulai dari area sales ke area gudang. Mengepel, persiapkan
alat yang dibutuhkan yaitu alat pel, ember berisi air yang sudah dicampur dengan
pembersih lantai, mulai lakukan pel ketika sudah disapu dan pastikan setiap sudut
terjangkau sehingga lantai bersih dan wangi, mulai dari area sales ke area gudang.
Kebersihan rak dan produk, persiapkan kanebo, kain kering, semprotan, keranjang
belanja atau kontainer, serbuk pembersih atau spon. Dimulai dari cetak planogram,
setelah itu turunkan barang satu persatu ke kontainer yang sudah di siapkan dengan
rapi sesuai urutan FEFO, semprotkan cairan pembersih pada shelving dan bubuk
pembersih lalu di gosok menggunakan spon, setelah itu bersihkan menggunakan
kanebo dan lap pakai kain kering, jangan lupa bersihkan pinggiran rak, setelah
selesai bersihkan barang produk menggunakan kanebo dan kain kering sampai
sudut produk, cek juga tanggal kadaluwarsa produk, setelah selesai, susun kembali
pada rak sesua plannogram yang sudah dicetak dan perhatian FEFO.
c. Kebersihan Area luar

Persiapkan sapu lidi, sapu lantai, pengki, tempat sampah, setelah siap, mulai
bersihkan area teras dengan sapu lantai, dari area depan toko sampai teras,
pastikan setiap sudut bersih, setelah itu mulai gunakan sapu lidi di halaman
toko, dengan bersihkan dengan teliti, setelah itu gunakan pengki untuk
mengumpulkan sampah dan buang di tempat sampah.

d. Aktivitas crew dan pejabat saat observasi yaitu, melakukan pelayanan, facing
out, dan pemenuhan barang yang dilakukan oleh kasir dan pramuniaga, untuk
pejabat toko mereka mempersiapkan kebutuhan yang mana akan diadakan
lomba Agustusan yang diadakan oleh area coordinator, setelah itu ada barang
dari WH yang dikirim saat disana, diturunkan oleh pramuniaga, dan pejabat
toko membantu, sekaligus mempersiapkan dokumen yang diperlukan,
selebihnya hampir sama, saat tutupan shift, pejabat toko dan kasir melakukan
penutupan kasir, dan pejabat toko menghitung sales shift di area kantor toko,
pramuniaga melakukan kebersihan seperti menyapu, mengepel, kebersihan
kaca.
e. Proses penerimaan barang dari Warehouse, diawali dengan memarkirkan
mobil dari Warehouse, selanjutnya Pejabat toko menerima map driver yang
berisi dokumen pendukung atas barang yang diterima. Cek gembok apakah
terkunci dengan benar dan rapat, takutnya ada gembok yang longgar dan
terjadi hal yang tidak diinginkan. Buka segel dan gembok, dan taruh gembok
tetap di pintu mobil supaya tidak hilang, turunkan barang yang menjadi
kiriman pada toko tersebut dan pastikan dengan teliti supaya tidak terjadi
salah data dan barang salah, barang biasanya berisi kartonan dan kontainer,
setelah barang turun, cek kontainer dan pastikan barang datang dengan aman
tanpa adanya kerusakan, setelah itu pejabat toko melakukan cek kontainer
dan barang yang diterima, pastikan rokok dipisah dan langsung di cek,
turunkan kotak peluru, dan isi dengan uang sales yang sudah disiapkan, yang
mana akan diisi oleh pejabat toko. Masukkan kontainer kosong dan kardus,
setelah itu pejabat toko menyelesaikan dokumen toko, setelah selesai,
masukkan kotak peluru ke tempat yang tersedia dan gembok, juga menutup
pintu mobil dengan gembok dengan rapat.
f. Proses tutup shift toko

Bersihkan area toko baik luar maupun dalam toko, seperti menyapu dan
mengepel, setelah itu lakukan facing out supaya barang tetap Rapi, matikan
 lampu dalam toko dan sisakan satu atau dua supaya cctv tidak gelap, tutup
gerbang toko, lakukan penutupan kasiran, edc, hitung sales shift, masukkan
uang sales pada brangkas, matikan AC, dan pastikan komputer sudah
dimatikan, tutup gerbang toko dan gembok, pastikan juga garasi toko sudah
tergembok.

5. Istilah-istilah Toko:

a) Planogram : Rencana penyusunan produk dalam satu kategori, supaya

konsumen tidak bingung saat mencari barang.

b) Display : Pemajangan produk pada sebuah rak.

c) LPB : Mengatur keberlangsungan program sekung di wilayahnya. Program

kerja darikantor pusat boleh disesuaikan dengan jadwal kerja IKM, agar lebih
efektif.

d) PB : (persediaan barang dagang), DSI (day sales inventory), Handling product

(penanganan produk).

e) BKL : (Barang Kirim Langsung) adalah supplier yang melakukan pengiriman

baranglangsung ke toko-toko Alfamart (tanpa melalui gudang).

f) Retur : Pengembalian barang dari toko ke supplier.

g) BR : Barang Rusak.

h) BKE : Barang Expired.

i) BTA : Barang Tidak Ada.

j) BK : Barang Kurang.

k) NRB : (Nota Retur Barang) adalah report yang berisi tentang semua barang-
barang yang diretur ke DC, atau dengan kata lain adalah rekapan data barang
yang dikembalikan.
l) BNC : Barang Non Category.

m) BTSB : Barang Toleransi Selisih Barang.

n) PKM :Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PKM) di beberapa

kotamaupun kabupaten membuat toko ritel yang menyediakan kebutuhan
sehari-hariterpaksa harus buka lebih siang dan tutup lebih awal.

o) Label Price : Label Harga.

p) Gondala : jenis rak toko yang digunakan untuk minimarket, supermarket,

maupun hypermarket.

q) Sealer : Perekat.

r) Wing Stack : display barang yg letaknya disisi barang.

s) STD : adalah jumlah konsumen yang datang ke toko dan melakukan

transaksipembelian per hari.

t) AFC : rata rata oembayaran pelanggan.

u) SPD : Penjualan Per Hari.

v) Net Sales : Penjualan bersih.

w) RTD : Minuman ready to drink adalah istilah yang digunakan untuk

mendeskripsikan jenis minuman yang dijual dalam sebuah kemasan khusus
sehingga dapat langsungdikonsumsi tanpa harus diolah lebih lanjut.

x) GM : (Gross Margin) adalah tingkat keuntungan awal (Laba Kotor) yang

diambil dari barang yang akan dijual,dalam satuan percent (%).

y) Bean Spot :Bean Spot hadir dengan beragam varian sajian kopi panas dan
dingin yang menampilkan cita rasa kopi khas berbagai daerah di Indonesia.
Salah satu signatureunggulan dari Bean Spot yakni Kopi Gula Aren dan Kopi
 Klepon.

z) E-Trans :Electronic transaction adalah media yang tepat untuk bertransaksi

pascapandemi covid-19.

aa)Point of Sale (POS) : dapat disebut aplikasi kasir modern yang digunakan oleh
tokountuk membantu transaksi seperti mesin kasir di toko ritel, tetapi utilitas
mereka lebihcanggih daripada mesin kasir konvensional.

ab)SO : Stock opname adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan

persediaan stokbarangdi gudang sebelum dijual. Kegiatan ini memang cukup
menyita waktu, karena kamu akan memeriksa dan melakukan perhitungan
barang yang ada di dalam gudang secara langsung.

ac)KKSO : (Kertas Kerja Stock Opname) yaitu lembaran kerja yang digunakan
saat stockopname.

ad)Ordner : adalah map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan
bahankarton tebal yang berfungsi menyimpan arsip penting (Merupakan
bagian dariperalatan kearsipan).

ae)Map Acco : Acco yang di gunakan untuk mengencangkan kertas dimap,

terbuat dari bahan plastik yang kuat, tidak gampang rusak. Kegunaan acco ini
adalah untuk merapikan dokumen - dokumen agar menjadi lebih rapi jika di
bawa ataupun untukkeperluan filling / pendataan, sehingga kertas dokumen
tidak berserakan danberantakan.

af) Master Shift :untuk kerja shift.

ag)Box Retur : Pengembalian Kotak.

ah)IKT : Insentif Kerja Toko.

ai) PSM : adalah singkatan dariPromo Produk Spesial Mingguan dan

merupakanprogram promo terbaru yang dikeluarkan oleh pihak Alfamart.
aj) JSM : Promo Jumat Sabtu Minggu.

ak) ASA : adalah kependekan atau singkatan dariAdvanced Safety Assist.

Secarageneral, ASA merupakan fitur keselamatan aktif.

al) RSA (Rivest Shamir Adleman) adalah sebuah algoritma pada enkripsi publik
key.

am) SOA (Service Oriented Architecture) : Arsitektur layanan ini dapat

memberikanbeberapa mesin untuk mengikuti aturan bisnis yang
memungkinkan bisnis dapatmasuk kedalam seluruh layanan.

an)AHO : Aplikasi Untuk ALfamart.

ao)OOS : Out of Stock atau barang habis dapat menjadi salah satu indikator
yangmenunjukkan kemampuan penjualdalam menentukan target dan
realisasi penjualan.

ap)OSA : Ketersediaan optimal Rak.

aq)SAPA : (Siap Antar Pesanan Anda).

ar) Produk E-Service : Produk Layanan elektronik.

as)SJI : adаlаh salаh satu bentuk manаjemen strategi yang digunakаn oleh
аlfamаrt untukmemperluas pasаr.

at) Warehouse: Gudang.

au)RTE : produk pangan yang telah melalui proses pengolahan dan dapat
dikonsumsi langsungtanpa harus melalui proses pengolahan lebih lanjut.

av) NSB: Nota Selisih Barang.