LAPORAN HASIL OBSERVASI

Disusun oleh

Sofi Nurfarah Aini

2321091

1. Profile PT Sumber Alfaria Trijaya, Tbk

PT Sumber Alfaria , Tbk didirikan pada tahun 1989 oleh Djoko Susanto. Dalam
perkembangannya, perusahaan ini memiliki anak usaha seperti PT Alfa Retailindo
yang mengelola bisnis swalayan bernama Alfa Supermarket. Sebagai bagian dari
pengembangan usaha ritel Alfa Retailindo, pada 27 Juli 1999, didirikan PT Alfa
Mitramart Utama, yang bergerak dibidang bisnis minimarket dengan merek “Alfa
Minimart”, yang gerai pertamanya berlokasi di Karawaci, Tangerang dan dibuka pada
tanggal 18 Oktober 1999. Hingga saat ini Alfamart menjadi usaha bidang ritel terbaik,
pada 2021 total cabang gerai yang beroperasi mencapai 16.492, tidak hanya itu
Alfamart juga melebarkan sayap hingga Filipina, pada 2021 sekitar 1.200 gerai lebih
beroperasi di Filiphina.
VISI
“ Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,
berorientasi kepada pembedayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan
harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global”
MISI
1) Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu
menegakkan tingkah laku/etika bisnis tinggi.
2) Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dan menumbuh-kembangkan jiwa
wiraswastadan kemitraan usaha.
 3) Membangun organisasi global yang terpercaya, sehat dan terus bertumbuh dan
bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan
masyarakat pada umumnya.
4) Memberikan kepuasan kepada pelanggan/konsumen dengan berfokus pada produk
dan pelayanan yang berkualitas unggul.

BUDAYA KERJA

1) Integritas yang Tinggi

2) Inovasi Untuk Kemajuan yang Lebih Baik
3) Kualitas dan Produktivitas yang Tinggi
4) Kerjasama Tim
5) Kepuasan Pelanggan Melalui Pelayanan Terbaik

2. Deskripsi Toko
• Lokasi Alfamart Pasekaran Batang sangat stategis, karena dekat dengan
pemukiman warga dan perumahan, sehingga banyak konsumen yang datang
untuk memenuhi kebutuhannya.
• Struktur organisasi toko dan area coverage toko

3. Tugas dan Tanggung jawab Personil Toko

1) Crew Store : seseorang yang bertugas melaksanakan program toko yang telah
ditentukan oleh Chief of Store mengenai transaksi penjualan dan pembayaran,
perlengkapan, kebersihan, dan pelayanan pelanggsn.
Tugas dan tanggung jawab :
• Melakukan pemajangan (display) barang dan pemenuhan dari gudang toko
ke area penjualan toko sesuai ketentuan yang berlaku.
• Menjalin hubungan baik dengan lingkungan sekitar.
• Melakukan pencegahan dan pengawasan barang hilang.
• Menginformasikan dan menawarkan program promosi kepada pelanggan.
 2) Assistant Chief Of Store : seseorang membantu Chief Of Store dalam pelaksanaan
program kerja operasional toko sehari-hari, terima pendelegasian dari Chief Of
Store tetapi tanggung jawan tetap pada Chief of Store.
Tugas dan tanggung jawab:
• Mengkoordinir semua kerjasama promosi dengan supplier (block shelving,
sewa gondola, dll) sesuai dengan petunjuk yang ada.
• Mengkoordinir pemjangan (display) barang dagangan baik di rak-rak
penjualan ataupun gudang sesuai ketentuan yang berlaku.
• Mengkoordinir dan memastikan sarana promosi terpasang sesuai petunjuk.
• Mengkoordinir penerimaan barang dagangan dari DC/suplier BKL

3) Chief Of Store : seseorang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program

kerja operasional toko dengan mendaya gunakan sumber daya yang ada untuk
pencapaian target atau tujuan perusahaan yang telah di tetapkan dengan sasaran
kepuasan pelanggan.

Tugas dan tanggung jawab:

• Mengkoordinir semua aktifitas di dalam memberikan pelayanan kepada
semua pelanggan yang di arahkan untuk kepuasan pelanggan dan
meningkatkan jumlah pelanggan toko.
• Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko sesuai
prosedur dan ketentuan lain yang berlaku.
• Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas operasional toko
sehari-hari.
• Berkoordinasi/berhubungan dengan Area Coordinator/departemen lain
sehubung dengan masalah/program tertentu yang berkaitan dengan toko.

4. Aktifitas Toko
1) Persiapan dan proses buka toko
• Buka bundle gate, dan buka gerbang
• menyalakan komputer server dan kasir
• presensi kehadiran in pada aplikasi TAS (Time Attandance System)
• menyalakan lampu dan AC
• proses pagi
• pemasangan perubahan harga
• proses loader promosi pada komputer kasir
• persiapan modal kasir
• mengeluarkan keset,genset dan tempat sampah
• briefing dan doa pagi
2) Kebersihan area dalam dan luar toko
• Menyapu teras dan halaman toko menggunakan sapu dan pengki,
menyapu dari arah depan area sales ke bagian belakang
• Menyapu halaman toko menggunakan sapu dan pengki.

• Mengepel lantai menggunakan alat pel

• Membersihkan rak dan produk menggunakan kain lap

• Membersihkan pintu kaca, menggunakan kanebo

• Laporan planogram
3) Aktivitas Crew dan Pejabat toko
• Melakukan display barang, melakukan pemenuhan dan menata produk
sesuai dengan laporan planogram
• Mencetak label price, dan dipasangkan sesuai dengan produk
• Melayani pelanggan melakukan transaksi dan menawarkan promo produk
• Membersihkan area toko dan produk sehingga konsumen nyaman
berbelanja

4) Proses Penerimaan Barang dari WH dan BKL

Penerimaan barang dari WH ke BKL, penerimaan barang yang dikirim dari WH
setelah melewati salah satu proses pengeluaran barang dan dikirim ke toko
melalui jasa pengiriman barang. Penerimaan barang dari WH ditokotermasuk
bareng penjualan reguler dan barang penjualan SSP (Store Sales Poin).

Prosedur penerimaan dari WH :

• Parkir mobil
• Terima map driver : ACOS/COS memeriksa map driveryang berisi
dokumenpendukung atas barang yang dikirim.
• Periksa gembok : cek kondisi gembok dan segel, pastikan dalam
keaadaaan tidak rusak.
• Buka gembok
• Ambil kotak peluru : ambil kotak peluru dari kerangkeng untuk untuk
dibawa ke ryang berangkas
• Menurunkan barang kartonan : turunkan item kartonan terlebih dahulu,
susun kartonsesuai dengan jenisny, dan perhtikan susunan
beratnyajangan sampai terjadi kerusakan.
• Menurunkan container : kontainer diturunkan dan disusun dengan posisi
bercode menghadap ke depan, agar memudahkan ketika pengecekan.
• Hitung jumlah container dan kartonan: setelah semua diturunkan,
ACOS/COS menghitung container dan kartonan cocokkan dengan ceklis
yang dibawa driver.
• Periksa container toko : Khusus untuk container toko wajib langsung
dicek, karena ware house tidak mnerima komplain kekurangan dari toko
tanpa adanya bukti yang ditandatangani oleh driver.
• Memsukan uang sales ke dalam kotak peluru : masukkan uang sales ke
dalam kotak peluru, wajib diruangan yang tersorot cctv, driver tidak
berkenan melihat jumlah banded dari kotak peluru.
• Masukkan container kosong, kardus, dan barang retur: masukkan
kontainer kosong yang sudah direturn, kardus yang sudah dibuatkan surat
jalan dan juga barang returan yang sudah dibuatkan NRPB untuk dibawa
ke WH
 • Penyelesaian dokumen toko : meminta driver untuk menandatangani
dokumen toko yang akan dibawa ke WH
• Penyelesaian dokumen WH: pejabat toko menandatangani dokumen WH
sebagai bukti bahwa barang sudah diterima
• Gembok mobil

Penerimaan Barang BKL :

Supplier yang melakukan pengiriman barang langsung ke toko tanpa melalui

gudang/WH

Penerimaan barang BKL :

• Terima produk yang dikirim oleh supplier BKL

• Perhatikan kondisi produkyang diterima dalam keadaan baik

Pengecekan Barang BKL :

• Persiapkan alat tulid untuk cek barang

• Minta faktur BKL dari supplier
• Cocokkan faktur BKL dengan fisik barang
• Serahkan faktur BKL dengan pengecekan kepada pejabat toko
• Pejabat toko akan membuatkan LPB BKL
5) Proses tutup Shift Toko
• Melakukan pembersihan seperti menyapu dan mengepel
• Pejabat dan crew menghitung jumlah uang setelah transaksi tutup
• Menghitung pengeluaran dan menghitung selisih angka
• Mencetak laporan di akhir shift kasir menggunakan aplikasi POS

5. Carilah pengertian dan istilah-istilah toko berikut beserta fungsinya

Planogram : rencana visual yang digunakan untuk mengatur tata letak produk pada
rak toko sehingga dapat membantu menampilkan produk secara efektif dan
memperkuat citra merek.
Display : pengaturan tata letak produk untuk menarik perhatian pelanggan dan
mendorong pembelian.
LPB (Laporan Penerimaan Barang) : untuk mencatat proses penerimaan barang
yang dilakukan oleh toko tersebut, berisi informasi terkait penerimaan barang,
seperti nomor faktur, tanggal penerimaan, nama supplier, deskripsi barang,
kuantitas, dan kondisi barang.
PB (Penerimaan Barang) : proses penerimaan barang dari pihak supplier atau
distributor, bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan
pesanan yang diajukan.
BKL (Barang Kirim Langsung) : pemasok mengirim barang langsung ke toko
alfamart tanpa melalui gudang pusat perusahaan Alfamart. Bertujuan untuk efisiensi
 pengadaan, ketersediaan barang lebih cepat, reduksi biaya penyimpanan,
penyesuaian pemesanan lebih cepat.
Retur : pengembalian barang dari toko ke supplier karena produk tidak sesuai
dengan pesanan yang diajukan.
BR (Barang Rusak): untuk mengidentifikasi produk yang mengalami kerusakan di
dalam toko.
BKE (Barang Expired) : barang-barang yang telah melewati tanggal kadaluwarsa.
BTA : Barang Tidak Ada, indikator bahwa suatu produk tidak tersedia saat diminta
oleh pelanggan.
BK : Barang Kurang, indikator bahwa suatu produk tidak tersedia saat dimintaoleh
pelanggan.
NRB (Nota Retur Barang) : sebagai alat administrasi yang mendokumentasi
barang-barang yang dikembalikan, termasuk informasi tentang barang, jumlah,
alasan pengembalian, dan tanggal pengembalian.
BNC (Barang Non Category) : untuk mengidentifikasi produk yang tidak memiliki
kategori khusus dalam sistem, membantu dalam pengelompokan dan
pengorganisasian produk berdasarkan jenis atau kategori untuk memudahkan
penemuan dan pembelian oleh pelanggan.
BTSB (Batas Toleransi Selisih Barang) : untuk menghindari kekurangan stok atau
kelebihan stok yang dapat menyebabkan kerugian atau kehilangan penjualan.
PKM : Penempatan Kualitas Minimum
Label Price : Label harga yang terera pada produk, berfungsi untuk memudahkan
konsumen mengetahui harga produk.
Gondola : salah satu rak sarana promosi yang terletak di depan area sales uatama
sales dengan posisi menghadap ke luar toko yang biasa digunakan untuk mendisplay
item sewa, mempunyai 6 shaving.
Chiller : tempat untuk menyimpan produk agar tetap dingin.
Wing stack : sarana promosi yang berbentuk basket dan diletakkan disamping sisi
gondola, satu wing stack terdiri dari 5 shaving.
STD : Sales Transaction Day, struk kertas bukti transfer karena adanya sales yang
keluar setiap hari di toko karena adanya transaksi.

APC (Average Purchase Customer): rata-rata pembelanjaan konsumen setiap hari

di toko.

SPD(Sales Per Day) : penjualan setiap toko karena adnya transaksi.

Net Sales : Penjualan bersih

RTD : Ready To Drink atau produk siap minum

GM % : Gross margin, laba kotor atau selisih yang didapatkan dari transaksi.

Bean Spot : Tempat untuk bersantai dan membeli kopi

Aplikasi E-Trans : fasilitas yang digunakan untuk memudahkan untuk melakuka
transaksi secara online

Aplikasi POS : aplikasi yang terdiri dari pasar, inventory, laporan, CRM,
akuntansi,, karyawan, dan aplikasi owner

SO : Stoke Opname, kegiatan penghitungan fisik persediaan yang ada digudang

untuk kemudian dijual. Berfungsi menjadi sistem pengendalian intern.

KKSO (Kertas Kerja Stoke Opname) : lembar kerja yang digunakan saat stoke
opname

ODNER: Map besar yang berbahan karton tebal, sebagai tempat penyimpanan
dokumen dan arsip

MAP ACCO : Map untuk menyimpan dokumen penting yaitu dokumen surat
terima toko GO, SO, rokok yang dikurangi harga pokok penjualan (hpp) kemudian
dibandingkan dengan harga jual korek dan susu kaleng, pick up kasir dan checklist
kelayakan barang persable, RTD dan RTE, FEFO, dan EXP

MASTER SHIFT: aplikasi untuk membuat jadwal dan libur kerja karyawan

BOX Retur : kotak kembali/ kotak untuk menyimpan barang rusak atau exp

IKT : intensif kerja toko, bonus atau reward yang diberikan ketika toko mencapai
target yang ditentukan

PSM : Produk Spesial Minggu

JSM : Jumat Sabtu Minggu merupakan promo yang ada di Alfamart

ASA : Alfamart Store Assigment aplikasi yang digunakan untuk melaporkan tugas
yang diberikan atasan kepada personil toko

RSA : Registered Securities Analysist, untuk memberikan informasi penting tentang

toko-toko yang berada di sekitar pelanggan, pelanggan dapat membeli barang dengan
mudah, cepat dan aman.

AHO : Alfamart Helpdesk Online

OOS : Out Of Stock, kekosongan produk di dalam rak toko

OSA : rak yang sangat difokuskan penjualannya

SAPA : Siap Antar Pesanan Anda, memudahkan msyarakat untuk memenuhi

kebutuhan sehari-hari

Product E-Service : produk yang tidak memiliki fisik

SJI (Surat Jalan Internal) : dokumen yang digunakan untuk mencatat pengiriman
barang dari pusat distribusi (DC) Alfamart ke toko-toko Alfamart. Berfungsi sebagai
bukti pengiriman barang antar DC dan toko.

WH (Ware House) : fasilitas penyimpanan pusat yang dimiliki oleh Alfamart untuk
mengatur persediaan barang yang akan didistribusikan ke toko-toko mereka.

NSB : Nota Selisih Barang

RTE(Ready To Eat) : produk pangan yang telah melalui proses pengolahan dan
dapat dikonsumsi langsung tanpa harus melalui proses pengolahan lebih lanjut.