LAPORAN OBSERVASI TOKO ALFAMART TUGU KLATEN

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk

Disusun Oleh :
Firginia Nur Fajrin/ Angkatan BATCH 23

KLATEN
2023

1 | Firginia Nur Fajrin 23

A. Informasi tentang profil PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk
1. SEJARAH : Alfamart didirikan pada tahun 1 Oktober 1998 di Tanggerang tepatnya pada Jl.
Beringin raya, Karawanci, Tanggerang. Memiliki maskot yaitu ALBI (alfamart bee atau lebah
alfamart) Alfamart adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia
lebih dari 14.400 store di 32 pusat distribusi. Gerai ini umumnya menjual berbagai produk
makanan, minuman dan barang kebutuhan hidup lainnya. Lebih dari 200produk makanan dan
barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing, memenuhi kebutuhan
konsumen sehari-hari
2. VISI : Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,
berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan
konsumen, serta mampu bersaing secara global.
3. MISI :
a) Salah satunya membangun organisasi global terpercaya, sehat terus berkembang dan
bermanfaat bagi pelanggan, karyawan, pemasok, pemegang saham dan masyarakatpada
umumnya.
b) Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan
tingkah laku/etika bisnis tertinggi.
c) Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh kembangkan jiwa
wiraswasta dan kemitra usahaan.
d) Memberikan kepuasan kepada pelanggan yang terfokus kepada produk dan pelayanan
yang berkualitas unggul.
4. BUDAYA KERJA
a) Integritas yang tinggi
b) Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik
c) Kualitas dan produktivitas yang tinggi
d) Kerjasama Team
e) Kepuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang tinggi

2 | Firginia Nur Fajrin 23

B. Deskripsi tentang toko observasi
1. Apakah lokasinya strategis atau tidak : Lokasi sangat strategis karena toko terletak di
pinggir jalan jalur utama dan dekat dengan pasar.
2. Gambar struktur organisasi toko beserta nama personil toko
STRUKTUR ORGANISASI
OPERATIONAL GENERAL MANAGER

DEDI LEO SIMON

BRANCH MANAGER

SUDARMAN

DEPUTY BRANCH MANAGER

AJI ROOS HERMAWAN

AREA MANAGER

NURI LISTIADI

AREA KOORDINATOR

DAVIT AKTAVIANA

CHIEF OF STORE

RATRI W

ASSISTANT CHIEF OF STORE ASSISTANT CHIEF OF STORE

FAJRI IRFAL DENI . K

CREW CREW

DANIK PUSPA
TRI WAHYUNI ALISA

3 | Firginia Nur Fajrin 23

 3. Area corverage toko dan jumlah kepala keluarga setiap area coverage
a) SUB I : - Ratri & Puspa 46 KK
b) SUB II : - Deni & Yuni 52 KK
c) SUB III : - Irfal & Danik 48 KK
d) SUB IV : - Chandra, Angga, Alisa, 57 KK

C. Tugas dan Tanggung jawab personil toko

1. CREW
a) Mengelola dan menata penempatan produk yang ter-display dirak
b) Melakukan pengecekan secara berkala terhadap stok barang
c) Menjaga kebersihan di dalam dan di luar toko
d) Melayani para pembeli yang membutuhkan bantuan
e) Membantu kasir saat situasi sedang ramai
f) Melakukan strategi promosi yang sedang berlangsung
g) Menawarkan produk yang sedang dalam masa diskon
h) Menjaga agar tidak adanya selisih uang

4 | Firginia Nur Fajrin 23

 2. ASSISTANT CHIEF OF STORE
a) Mengelola uang dalam brankas
b) Menggantikan posisi Chief of Store (KepalaToko) jika sedang tidak ada di tempat
c) Melakukan pengecekan suply barang yang datang dari pusat
d) Mengelola laporan yang datang dari suplier
e) Bertanggung jawab atas pergantian shift
f) Memastikan kalau promosi barang sudah berjalan
g) Mengecek uang yang masuk ketika akan pergantian shift
h) Menyiapkan barang yang akan direturn
3. CHIEF OF STORE
a) Membangun team work yang solid dan kompak
b) Menjadi penengah jika ada masalah sesama karyawan
c) Memastikan karyawan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing - masing
d) Memastikan penjualan toko sesuai dengan target yang sudah ditetapkan
e) Menjaga performa toko agar bagus
f) Menjadi koordinir dengan lingkungan sekitar

D. Aktifitas Toko (Step By Step)

1. PERSIAPAN DAN PROSES BUKA TUTUP TOKO
a) Buka rantai parkiran
b) Buka folding get
c) Menyalakan komputer (pejabat toko)
d) Presensi kehadiran pada aplikasi TAS "time attendance system" (semua personil)
e) Menyalakan lampu (crew)
f) Menyalakan water boiler(crew)
g) Menyalakan mesin coffe (crew)
h) Masak produk ready to eat dan bakery (crew)
i) Proses pagi (pejabat toko)
j) Pemasangan perubahan harga (crew)
k) Proses loader promosi pada komputer kasir (crew)
l) Persiapan modal (crew dan pejabat toko)

5 | Firginia Nur Fajrin 23

2. KEBERSIHAN AREA DALAM TOKO (TERMASUK KEBERSIHAN PRODUK DAN RAK)
a) Persiapkan lap/serbet
b) Persiapkan cairan pembersih
c) Persiapkan keranjang
d) Turunkan produk dari rak ke keranjang
e) Lakukan pengelapan pada rak
f) Display kembali produknya hingga rapi sesuai planogram dan
perhatikan FEFO

6 | Firginia Nur Fajrin 23

 LAMPIRAN

3. KEBERSIHAN AREA DALAM TOKO (TERMASUK KEBERSIHAN PRODUK

DAN RAK)
a) Siapkan alat sapu,tong sampah dan pengki/serokan
b) Lakukan di seluruh halaman area luar toko
c) Kumpulkan di satu tempat dan masukkan kedalam pengki
d) Buang kedalam tong sampah
e) Jangan lupa menyapu di teras area luar toko
f) Jika terlihat kotor lakukan pengepelan pada teras area luar toko
g) Bersihkan keset juga
h) Jika semua sudah bersihkan juga tong sampah

7 | Firginia Nur Fajrin 23

4. AKTIVITAS CREW DAN PEJABAT TOKO YANG BEKERJA SAAT SAYA
MELAKUKAN PBSERVASI
a) Melakukan penataan penempatan barang yang tersusun di rak.
b) Melakukan sorting pada barang yang hamper kedaluwarsa.
c) Menjaga kebersihan toko.
d) Melakukan pengawasan pada pelanggan untuk mencegah tindakan pencurian
e) Melayani pelanggan jika ada yang menanyakan posisi suatu produk yang ingin dibeli
f) Melayani pelanggan yang ingin melakukan transaksi pembayaran.

5. PROSES PENERIMAAN BARANG DARI WH DAN BKL

a) Disaat truk dari WH datang membawa barang, pramuniaga mengarahkan driver untuk
memearkir truk sehingga pintu belakang truk menghadap ke samping pintu masuk
toko,sehingga pintu masuk tidak menghalangi pintu untuk akses masuk konsumen.
b) Pejabat toko/pramuniaga mengambil kunci gembok, memastikan segel mobil boxada, dan
membuka gembok truk.
c) Para personil toko menurunkan barang dari truk dengan memisahkan barang koliandan
barang container dan driver menyerahkan faktur kepada pejabat toko.
d) Pramuniaga melakukan pengecekan barang kolian, namun untuk rokokpengecekannya
dilakukan saat itu juga oleh kasir di hadapan sopir truk.
e) Mempersiapkan barang retur yang sudah dibuat NRB-nya terlebih dahulu, drivermengisi
buku ekspedisi yang terdapat di toko.
f) Pejabat toko memasukkan uang sales ke kotak peluru beserta bukti serah terima kotak
peluru (BSTKP) yang telah ditandatangani oleh pejabat toko dan driver. Pejabat tokoharus
menuliskan keterangan uang sales yang dimasukkan ke dalam kotak peluru.
g) Memasukkan barang retur ke dalam truk dan juga kotak peluru serta container kosong.
h) Menggembok kembali truk.

8 | Firginia Nur Fajrin 23

6. ALUR PENERIMAAN BKL
a) Supplier datang membawa order dari toko.
b) Pengecekan jumlah barang yang dikirim secara fisik dan faktur.
c) Membuat PO dan ditandatangani oleh sales dari supplier dan stafftoko.
d) Mempersiapkan barang retur dan membuat NRB(atau tukar guling untuk roti)
e) Menyerahkan keranjang (Roti) pengiriman barang sebelumnya kepada supplier
f) Display barang (untuk Walls, Campina, Bellfoods, dan So Good) dan untuk SariRoti dan
Paroti dilakukan penyortiran berdasarkan kedaluwarsa karena spacedisplay yang terbatas.

7. PROSOS TUTUP SHIFT TOKO

Proses serah terima shift :
a) Serah terima Stock Opname Item rawan hilang + rokok+susu kaleng : Antar Crew
b) Serah terima pekerjaan crew yang belum selesai di shift 1 : Antar Crew
c) Serah terima pekerjaan pejabat toko yang belum selesai di shift 1 : Antar PejabatToko
d) Cetak laporan transaski E-Trans per jam : Crew
e) Cetak laporan transaski PLN Brizz per jam : Crew
f) Pick Up uang (E-Trans, PLN Brizz, dan kasir) : Crew & Pejabat Toko
g) Clerek POS dan SIS : Pejabat Toko
h) Filling dokumen (LPB WH, LPB BKL, dan Adjust Stock opname) : Pejabat Toko
i) Kebersihan dan kerapihan toilet : Crew
j) Kebersihan dan kerapihan gudang : Crew
k) Serah terima isi brankas : Pejabat Toko
l) Laporan penjualan ke AC dan AM : Pejabat Toko
m) Presensi kehadiran out pada aplikasi TAS (Time Attendance System) : SemuaPersonil Toko

9 | Firginia Nur Fajrin 23

E. ISTILAH – ISTILAH TOKO BERSERTA FUNGSINYA
1. Planogram : adalah diagram yang menampilkan perencanaan letak produk dalam rak display
dengan fungsinya sebagai memaksimalkan ruang dengan meletakkan merchandise di lokasi
yang tepat dan terkait
2. Display : adalah penataan produk barang yang diterapkan perusahaan tertentu dengantujuan
menarik minat konsumen
3. LPB : adalah laporan penjualan barang, untuk melapor penjualan barang di hari itu
4. PB : penjualan barang
5. BKL : retur barang kirim langsung dari supplier
6. Retur : menukar barang expired/cacat/tidak layak jual
7. BR : barang rusak
8. BKE : barang expired/kadaluarsa yang ada di toko
9. BTA : barang tidak ada yang ada WH
10. BK : barang kurang yang dikirim dari WH
11. NRB : nota retur barang fungisnya untuk mengetahui barang apa saja yang ingn dikembalikan
12. BNC : barang non category barang yang tidak ada di toko
13. SJI : surat jalan internal
14. BTSB : barang yang tidak sesuai dengan faktur
15. PKM : penetapan kuantitas maksimum
16. Label price : harga sebuah produk fungsinya supaya konsumen mengetahui harga dari produk
yang ingin dia beli
17. Gondola : adalah rak yang terdapat pada bagia depan dan digunakan untuk display item sewa
untuk expose produk atau new item
18. Chiller : adalah rak non reguler yang di khususkan untuk item beverage dengan penyajian
minuman dingin
19. Wing stack : adalah rak yang berada di sisi kanan/kiri dari rak gondala yang digunakan untuk
mendisplay item-item kecil sehingga dapat terlihat oleh costumer
20. STD : struk transaksi perday biasanya dibuat ketika tutup shift agar mengetahui laporan pada
transaksi harian seperti laporan e-trans da pln brizz
21. APC : average purchase costumer fungsinya untuk mengetahui rata-rata belanja konsumen di
toko per hari
22. SPD : sales per day biasanya mencangkup target harian
23. Net Sales : total sales pada selama 1 bulan
24. GM% : adalah selisi yang didapat dari transaksi penjualan dikurangi harga pokok penjualan
kemudian dibandingkan dengan harga jual
25. RTD : ready to drink adalah salah satu produk yang tersedia di alfamart salah satunya adalah
coffe

10 | Firginia Nur Fajrin 23

26. Bean Spot : menyediakan produk RTE & RTD dengan harga terjangkau, kopi yang disediakan
sebagai salah satu RTE yang ada dan banyak varian makanan cepat sajiseperti roti,pasty,hingga
jajanan pasar sebagai salah satu RTD
27. Aplikasi E-trans : aplikasi untuk pembayaran/pembelian transaksi ecomers
28. Aplikasi POS : software pada kasir yang mendukung transaksi langsung dengan penjualdi toko
retail yang memiliki banyak cabang
29. KKSO : kertas kerja stock opname
30. Odner : sebuah karton tebal yang berfungsi sebagai alat penyimpanan dokumen
31. Map Acco : map yang digunakan untuk menyimpan dokumen, dengan acco sebagai
penguncinya
32. master Shift : aplikasi khusus membuat jadwal dan libur kerja karyawan
33. Box Retur : tempat penyimpanan barang yang sudah expired
34. IKT : target pencapaian toko
35. PSM : promo spesial minggu/promo heboh. Program kompetisi antar kasir toko dalam
memaksimalkan produk yang sudah ditentukan dalam periode mingguan melalui pengoptimalan
penawaran kepada konsumen
36. JSM : promo jum'at sabtu minggu
37. KAT 1 : kejutan awal taun biasanya diselenggarakan pada bulan januari
38. RSA : aplikasi yang digunakan unutk input daftar penerimaan /pengirim uang
39. SOA : store online application, sebuah pusat pelaporan masalah yang terjadi padabagian-bagian
lain yang dilakukan secara online
40. AHO : media aplikasi yang digunakan di toko untuk menyampaikan masalah yang ada ditoko
kepada departemen suport dan untuk menyelesaikan masalah dari departemen suport ke toko
41. OOS : out of stock / barang kosong
42. OSA : barang yang harus ada di toko
43. SAPA : siap antar pesanan Anda,program delivery di Alfamart dan Alfacart
44. Produk E-Service : layanan online yang tersewa di internet layanan elektronik
45. Produk Grocery : produk kebutuhan pokok sehari-hari
46. Tukar Guling : barang yang expired di tukar dengan barang baru dari supplier
47. RTE : ready to eat adalah salah satu produk yang tersedia di alfamart contohnya adalah bakery
48. NSB : nota selisih barang, pembedaan nota selisih barang terjadi apabila terdapat selisih hasil
stok opname di toko setelah dikurangi batas toleransi yang ditanggung perusahaan
49. WH : ware house distributor/tempat penyimpanan seluruh barang yang akan dikirim keseluruh
toko alfamart

11 | Firginia Nur Fajrin 23