Notulensi Operan Pemberkasan Batch Feb 2023

Catatan berkas penting untuk pembekalan

1. MCU (berlaku 1 bulan) → tidak ditanggung pembayarannya oleh kemenkes, pastikan
perlu dilakukan atau tidak dengan bertanya ke wahana masing-masing periode
sebelumnya
2. Narkoba (berlaku 7 hari) → tidak ditanggung pembayarannya oleh kemenkes, pastikan
perlu dilakukan atau tidak dengan bertanya ke wahana masing-masing periode
sebelumnya
3. Pakta integritas asli
4. Surat pernyataan (format bisa diakses di sini)
5. Surat Domisili (untuk reimburse) (format bisa diakses di sini, tidak wajib seperti ini, bisa
digunakan sebagai pointer/bantuan)
- Menunjukkan bahwa berangkat tidak dari asal KK, tapi ada syaratnya
- Jarak domisili harus lebih dekat ke wahana daripada jarak KK ke wahana.
- Misal KK DKI, mau berangkat ke Papua. Tapi domisili Medan. Nah ini
gaboleh.
- Biaya tiket dari domisili - wahana harus lebih murah dari KK ke wahana
- Misal KK Medan, lagi di Jakarta, mau berangkat ke Papua. Nah ini boleh.
- KK Jabodetabek berangkat dari Bandara Soekarno Hatta gausah surat domisili
→ misal KK Bogor/Depok/Tangerang/Bekasi naik pesawat di Soetta tidak perlu
surat domisili
6. Surat kronologis? Jika tidak berangkat hari H atau H-1
- Tergantung PICnya. Boleh berangkat H-1, dengan catatan uang transport ditanggung
tapi tidak ditanggung akomodasinya.

Yang ditanggung oleh kemenkes

- Uang reimburse (agak lama reimbursenya, cairnya bertahap)→ uang transportasi
(pesawat, darat, laut), uang bensin, uang tol
- Dapat uang saku (dapat nya berbeda2 sesuai prov.)
TIPS: Siapin dokumen yang banyak (bawa aja 10 masing2 minimal)
- Materai bawa sekitar 10, ktp, kk, ijazah, pas foto (3x4 dan 4x6), materai, dst

Reimburse 2x, dari domisili masing2 ke tempat pembekalan dan tempat pembekalan ke
wahana masing2
- Diurus Saat Pembekalan (Reimburse pertama)
- Siapin berkas perjalanan (tiket, harga tiket, struk bensin) discreenshot, semua bon2
perjalanan juga dilampirkan → disimpan struk2 nya → diprint (dikumpulkan hard file
semua) → Pembekalan dikumpulkan (dibantu admin)
- Untuk pengurusan berkas2 yang direimburse dari tempat tinggal masing2 ke
pembekalan ex: SPJ, SPPD → diselesaikan semua saat hari H pembekalan, nanti
ketua2 akan dipanggil utk ttd SPJ, SPPD
- Syarat utk bisa dapat reimburse: H-1 atau Hari H nya utk berangkat nya dari KK ke
pembekalan
 - Tidak perlu ada SPPD dari Dinkes masing2 menuju wahana
- Dari pembekalan ke wahana masing2 (Reimburse kedua) → mengisi SPPD, SPJ juga,
tapi nanti kita isi diwahana masing2 → kita kirim berupa 1 map coklat (pembuktian
reimburse) → alamat kemenkes (dapat saat pembekalan)
- Berkas2 SPPD dan SPJ akan dikirim oleh penanggungjawab kemenkes/ admin
kemenkes ke koor. wilayah (chief Prov.), syarat-syaratnya harus melengkapi SPMT,
melengkapi tiket, harus upload dst (nanti akan dibreifing saat pembekalan)
- Reimburse cairnya masing2. Jatim skrg yg udah cair dari KK ke tempat pembekalan.
Karena penanggungjawabnya berbeda antara reimburse dari KK ke tempat
pembekalan dan tempat pembekalan ke wahana masing2
- Surat Tidak Reimburse, kalau Jatim tidak perlu melengkapi berkas2 nya, disesuaikan
PIC masing2
- Kemenkes sudah punya PAGU/SOP sesuai dengan Standar Biaya Umum (SBU)
Kemenkeu. Akan diganti sesuai dengan harga wajar.
- Satuan biaya tiket pesawat pulang pergi → liat di PMK.02_2022 Hal. 104, satuan biaya
perjalanan darat juga ada di PMK.02_2022 Hal. 79
- Direimburse ada ketentuan:
- Tidak boleh menyewa mobil
- Yang diperbolehkan: mobil pribadi, taxi,
- Disesuaikan PAGU/SOP saja karna mempengaruhi reimburse, saran jgn melebihi,
perlu diingat nilai PP utk pesawat (pulang-pergi) di PMK.02_2022 dibagi 2, Contoh
kasus: tiket pesawat ada bisnis dan ekonomi → ambil ekonomi wkwk sesuaikan
PAGU/SOP,
- Intinya jgn terlalu berharap sama reimburse, cairnya bisa 2-3 bln wkwk
- Tiket gausah yg paling murah tapi yang paling cepet sampai (sesuaikan PAGU)

SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak)

- Pembekalan saat hari ke-3 dikumpulin semua chief nya → recheck pemberkasan yang
sudah dikumpulin ke admin (reimburse sesuai/tidak) ketetapan setiap daerah
berbeda-beda sesuai PMK→ chief memberikan SPTJM di ttd in → diserahkan ke admin
kemenkes

Ngurus BBH (Bantuan Biaya hidup) → ini yang harus diperjuangin → kalau bisa 1 bln
langsung keluar
- Dokumen terpenting → SPMT (Surat Perintah Melaksanakan Tugas)
- Masalah saat ngurus SPMT
1. Direktur / Kapus ga mau tanda tangan SPMT pada saat tanggal yang tertera
(biasanya tanggal SPMT dibuat saat hari pertama pembekalan, sesuai SK),
padahal peserta isip baru sampai di wahana biasanya beberapa hari setelah
pembekalan usai.
a. Yang penting adalah di body of letter tanggalnya sama sesuai SK. tanda
tangannya gapapa ga di hari yang sama, tapi lebih baik sama.
 2. Format SPMT berbeda-beda. Walaupun dari pihak wahana minta ngikut format
mereka, kita minta aja (dengan bahasa yang enak), harus disesuaikan dengan
ketentuan kemenkes yang ada.
3. Penanda tangan tidak ada di lokasi → diskusikan dengan pendamping
- Mengisi google sheet SPMT adalah wewenang chief WAHANA. Jangan dishare
kemana2
- SPMT akan tetap bila (1) tidak ada perubahan wahana dan (2) tidak ada perubahan
jumlat peserta. Jika ada perubahan, maka SPMT akan berubah.

Tugas Chief Wahana

- Mengisi SPMT (Surat Perintah Melaksanakan Tugas)
- Mengisi Berkas Reimburse tahap 2
- Operan dengan chief sblmnya untuk tanya berkas administratif wahana apa saja karena
emang wahana-based

Tugas Chief Provinsi

- Memastikan SPMT se-prov terisi, memastikan SMPT wahana semuanya Hijau
- Reimburse tahap 1
- Hubungi PIC, PJ Keuangan, dan Dinkes Provinsi (opsional).

Dokumen Keuangan
- Dokumen perjalanan (disusun sesuai urutan *dokumen dan distaples jadi 1 dengan
rapih* - harus distaples)
a. Fc kartu keluarga
b. Fc kartu tanda penduduk
c. Kuitansi kereta api/bus/travel
d. kuitansi tiket pesawat (asli)
e. Rute penerbangan
f. Boarding pass pesawat/kereta Api (asli)
g. Bukti taksi dari dan ke bandara (asli)
h. Bukti pengisian bensin + tol sesuai tanggal kegiatan (asli)
i. Tambahan dokumen untuk peserta yang berangkat tidak sesuai KK/KTP
j. Surat Pernyataan berangkat sesuai domisili (jika ada yg berangkat tdk sesuai
KK/KTP)

Mekanisme Pengumpulan:
- Dokumen dibagi menjadi 2 amplop coklat setiap wahana (1 amplop berisikan berkas
keuangan Dan amplop ke 2 berisikan berkas pakta integritas)
- Tuliskan di amplop nama wahana

Surat kronologis dibuat kalo ada yang gabisa dateng H-1 atau hari H. Bisa tetep direimburse
tapi lebih ribet. Atau bisa juga dibuat untuk very special circumstances.
Ketentuan khusus
- Kalo ada yang hamil → bisa bikin surat penolakan xray, bikin surat cuti
- Utk BNI, nanti akan dikontak oleh orang BNI. Dikasih form, diprint sendiri2. BNI dibuat
pada saat pembekalan.
Lampiran QnA
Q: Dr Pito
- Kalo dari Timika - Kupang gimana? (atau rule lain yang memang tidak ada di SBU)
A: Dr Iwan
- Ini diskusikan dengan admin kemenkesnya nanti.

Q: Apakah dokumen asli (Serprof/ijazah, serkom, STR) perlu dibawa saat pembekalan? Atau
cukup hanya fotocopy dan legalisir saja?
A: dr. Roihan STR isip asli wajib dibawa buat bikin SIP di wahana seinget saya... sisanya fc aja

Q: Dr Nadhia
- Ketentuan reimburse perjalanannya gimana? Kan tadi yang dibahas cuman pesawat.
Kalo moda transportasi lain bagaimana?
A: Dr Iwan
- Ada beberapa ketentuan. Intinya tidak boleh menyewa mobil.
- Kalau lebih mahal bagaimana? Akan ditanggung paling banyak pagu maksimalnya.
A: Dr Rizky Firdaus
- Kalau perjalanan darat cek halaman 79, itu ada biayanya.

Q: Dr Huda
- Bisnis ditanggung gak?
- Maksudnya darat biayanya diitung / kali itu gimana?
A: Dr Iwan
- Ekonomi yang ditanggung.
- Sekali doang yg ditanggung.
A: Dr Rizky Firdaus
- Transportasi darat per kabupaten, dibayar per kepala. Kalo berangkat bareng, bagi aja
per kepala.