MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI

MID TERM EXAMINATION

(MMT) Institut Teknologi Sepuluh
Nopember
Course Name – Class Manajemen Proyek - Alex Iskandar NRP : 6032211014
Date 22 Oktober 2022
Time – Type 120 menit (pengumpulan jawaban via myITSClassRoom)
Instructor/Course Coordinator Dr. Putu Dana Karningsih

1. [Bobot 25%] Rancanglah Project scope untuk salah satu proyek dibawah ini (pilih salah satu). Silahkan
menambahkan asumsi lainnya yang diperlukan misalnya besaran budget, dst.
a. Perbaikan berkelanjutan (kaizen) / peningkatan efisiensi perusahaan
b. Pameran produk inovasi Usaha Kecil Menengah
c. Pengembangan produk smart phone
2. [Bobot 25%] Berikan contoh sebuah proyek (dan berikan penjelasan secara singkat) dengan
karakteristik prioritas sbb:
a. Kriteria Time = constrain, kriteria Scope = enhance, Kriteria Cost =accept
b. Kriteria Time = accept, kritieria Scope = constrain, Kriteria Cost = accept
c. Kriteria Time = constrain, kriteria Scope = accept, kriteria Cost = enhance
3. [Bobot 10%]
Jelaskan mengapa untuk memilih proyek menggunakan dua kriteria (finansial dan non finansial)?

4. [Bobot 40%]
Mary Van Houten adalah seorang warga Belanda yang ditugaskan sebagai proyek manajer
disebuah perusahaan multinasional untuk menangani dua proyek konstruksi cluster rumah di
Surabaya Barat (Cluster 1) dan Surabaya Selatan (Cluster 2). Kedua cluster dimulai dan harus
diselesaikan pada waktu yang hampir bersamaan. Untuk kedua proyek, direncanakan
menggunakan konsep design rumah yang sama (modern minimalis) dengan strategi
penyelesaian proyek yang sama. Mary sedang pusing karena saat ini proyek di Surabaya Barat
mengalami keterlambatan. Hal ini disebabkan karena beberapa permasalahan. Salah satunya
adalah ijin proyek pada cluster ke 1 yang tidak dikeluarkan oleh pemerintah setempat. Ijin tidak
dikeluarkan karena adanya protes dari warga setempat yang merasa dirugikan oleh
pembangunan proyek perumahan.
Saat Mary menanyakan, staff perijinan mengatakan belum belum ada upaya komunikasi dengan
warga setempat. Staf proyek hanya mengajukan aplikasi ke kantor pemerintahan dengan
prosedur biasa. Menurut staf perijinan, unit terkait perijinan di kantor pemerintahan setempat
sangat lambat memroses apliaksi permohonan ijin. Staf perijinan tidak tahu siapa petugas yang
menangani permohonan aplikasi perijinan proyek.
Selain perijinan, masalah lainnya adalah kesulitan yang diperoleh bagian marketing untuk
memasarkan produknya. Pasar di Surabaya Barat tidak tertarik dengan konsep rumah yang
ditawarkan. Pasar di Surabaya barat, kebanyakan adalah kebanyakan keluarga eksekutif muda
yang banyak bergerak dibidang bisnis sendiri, sedangkan di Surabaya Selatan kebanyakan
keluarga muda dari bekerja sebagai pekerja di suatu perusahaan tertentu.
Masalah yang lainnya adalah berkaitan dengan sumber daya manusia. Proyek menggunakan 2
kelompok mandor yang memiliki karakteristik berbeda. Mandor A bertugas di Surabaya Barat
mempekerjakan tukang2 yang kebanyakan berasal dari Jawa tengah. Sedangkan Mandor B di
Surabaya Selatan kebanyakan mempekerjakan pekerja dari Jawa Timur dan sekitarnya.

Academic dishonesty in any form will NOT BE TOLERATED.

Cancellation of all courses enrolled in the associated semester will be the consequence
 Sesuai perintah Mary, agar proyek bisa selesai dengan cepat pekerja lapangan memperlakukan
aturan yang sangat ketat mengenai kedisiplinan dan sistem komunikasi yang sangat direct/to the
point. Jika ada kesalahan tukang akan ditegur langsung dilapangan dan tak jarang didepan rekan
kerja.
a. Struktur organisasi apakah yang sebaiknya dipilih oleh perusahaan multinasional ini? Dan
jelaskan secara singkat alasannya.
b. Project manajer perlu memahami aspek budaya organisasi. Mengapa? Jelaskan singkat.
c. Sebutkan secara singkat dimensi inti dari budaya organisasi yang perlu diketahui seorang project
manager. Untuk kasus diatas aspek budaya manakah yang relevan? Jelaskan singkat
d. Menurut saudara apa yang harus dilakukan Mary untuk mengatasi permasalahan tersebut,
sehingga kedua proyek dapat diselesaikan dengan sukses?

Jawaban :
Rancanglah Project scope untuk salah satu proyek dibawah ini:
a. Perbaikan berkelanjutan (kaizen) / peningkatan efisiensi perusahaan

Dalam merencanakan Project ini: Perbaikan berkelanjutan / peningkatan efesiensi perushaan, kami mengambil
studi kasus yang terjadi pada perusahaan kami, perusahaan konstruksi (EPC) yang cukup ternama di Indonesia :
Sehingga yang perlu di lakukan sebelum menentukan scope of work (Project Scope) adalah :
 Kejelasan Business Case / Opportunity yang akan di capai
 Daftar Stakeholders dan Subject Matter Expert yang akan terlibat
 Kejelasan Scope dan Hasil yang ingin di capai
 Business Prosess dengan Value stream yang akan di capai
 Data & informasi apa saja yang menjadi temuan
 Resiko yang telah di identifikasi
 Agenda dan Event apa saja yang direncanakan

Sehingga penentuan dari semua analisa diatas dan hasil yang ingin dicapai, menghasilkan beberapa point sebagai
tujuan dari project perbaikan / peningkatan efesiensi perusahaan yang disebut juga proyek transformasi dan
menjadi bagian dari Project Scope dalam bentuk 8 (delapan) poin program perbaikan kinerja perusahaan, seperti
yang tercantum di bawah ini :

8 Points of Transformation Projects:

1. Grow attractive project pipeline and improve win rate in profitable projects
2. Profitable project delivery
3. Optimize Opex costs and allocation
4. Generate revenue from service businesses
5. “Right” business models and segments for mid-long term growth
6. Upgrade key business processes
7. World class people: Talent development
8. World class systems: Digital transformation

Sehingga Scope of work peningkatan efesiensi perusahaan dapat di berikan dalam bentukan pernyataan Project
Scope sebagai berikut:

1. Proyek ini dilakukan dalam jangka waktu 1 tahun (12 bulan) dengan 6 bulan pertama dengan
pencapaian milestone laporan dan rekomendasi, dan 6 bulan selanjutnya dalam fase monitoring
pelaksanaan.
2. Merencanakan dan memfasilitasi kegiatan peningkatan efesiensi perusahaan (interviews, meeting,
training dan workshops) sesuai dengan 8 poin tujuan proyek transformasi.
3. Mencatat semua input dan rekomendasi dari semua stakeholders dan rencana perbaikan /
debottlenecking atau hambatan yang terjadi pada perusahaan saat ini.
4. Melakukan analisa dan study terhadap business process saat ini dan melakukan gap analysis dan
rencana pencapaian kinerja perusahaan sesuai dengan 8 poin tujuan proyek transformasi.
5. Memberikan laporan dan rekomendasi dan rencana perbaikan kinerja terhadap perubahan /
transformasi perusahaan, dengan poin-poin KPI (Key Performance indicator) yang disepakati. Sesuai
dengan 8 poin tujuan proyek transformasi, dengan jangka waktu paling lambat 6 bulan semenjak
 proyek ini diberikan.
6. Melakukan monitoring pelaksanaan perubahan dalam jangka waktu 6 bulan setelah memberikan
laporan rekomendasi dan rencana perbaikan kinerja.
7. Memberikan Laporan monitoring secara berkala (mingguan dan bulanan) kepada perusahaan
semenjak proyek ini diberikan.
8. Memberikan laporan akhir setelah proyek ini dinyatakan selesai dengan memberikan laporan
termasuk pencapaian KPI yang telah disepakati.

Soal no. 2.
a. Kriteria Time = constrain, kriteria Scope = enhance, Kriteria Cost =accept

Contoh : Proyek Engineering/BED (Basic of Design) , Perusahaan pemberi kerja (Owner) hanya memberikan garis
besar scope perkerjaan dan waktu penyelesaian yang telah ditentukan.

Ketika perusahaan diminta untuk menyelesaikan proyek Engineering dalam tenggat waktu yang telah ditentukan,
sehingga ini menyebabkan kendala waktu (Time = constrain). Karena ini adalah Proyek Engineering / BED,
perusahaan perlu meningkatkan cakupan proyek, sebanyak mungkin (Scope = Enhance), yang diberikan oleh
pemberi kerja (Owner) yang biasanya hanya memberikan cakupan garis besar proyek / hasil Engineering yang
memungkinkan. Selain itu, karena ini adalah proyek profesional, biaya proyek ini ditanggung (Cost = Accept) oleh
pemberi kerja (Owner)

b. Kriteria Time = accept, kritieria Scope = constrain, Kriteria Cost = accept

Contoh: Proyek Pengembangan bisnis (New Business development) – Wood Pallet Industry pada sebuah holding
Company

Situasi seperti itu mungkin ada dalam proyek di mana perusahaan Induk (Holding Company) yang mempunya
banyak bisnis di Energi, Logistik dan Engineering. Merasa perlu mengembangkan bisnis yang sama sekali baru,
yaitu “wood pallet industry”. Dalam kasus seperti ini, tidak akan ada kendala terkait waktu (Time = Accept),
karena organisasi ingin melakukan studi dan penelitian terperinci, sebelum memulai bisnis ini Lingkupnya akan
terbatas pada tren mengenai “Wood Pallet” dan bagaimana kebutuhan nya dan design pabrik pengolahannya
sehingga sampai ke konsumen / industry (Scope = constrain). Akhirnya, biaya proyek mungkin tinggi, tetapi
organisasi / perusahaan holding (Holding Company) dapat menutupi biaya tinggi tersebut (Cost = accept)

c. Kriteria Time = constrain, kriteria Scope = accept, kriteria Cost = enhance

Contoh : Turn Around Project / Maintenance Project

Situasi seperti itu dapat ditemukan dalam proyek-proyek Turn Around / Maintenance dari program suatu plant /
Industri. Dalam proyek-proyek seperti itu proyek ini dihadapkan dengan kendala waktu (Time = Constrain) dalam
waktu tertentu dan dalam kendala ini memiliki ruang lingkup proyek ini juga terbatas pada areal / maintenance
atau perbaikan pada equipment tertentu (Scope = constrain). Selain itu, biaya dalam proyek semacam itu
terkadang tinggi, karena biasanya biaya spareparts dan tenaga ahlinya yang tinggi, sesuai dengan market saat itu
dan kemungkinan biaya nya juga bisa sangat tinggi namun tidak dapat ditolak karena memang Sesuai dengan
kebutuhan agar produksi / plant dapat terus berjalan (Cost = accept).

Soal no. 3. Jelaskan mengapa untuk memilih proyek menggunakan dua kriteria (finansial dan non finansial)?

Pada prinsipnya 2 kriteria pemilihan proyek ini adalah Finansial dan Non Finansial :
 Finansial (ketika tingkat kepercayaan tinggi dengan estimasi arus kas masa depan): payback, net present
value (NPV), internal rate of return (IRR) dan beberapa indicator finansial yang lain.
 Non-Finansial: proyek-proyek strategis penting bagi perusahaan (tidak mungkin untuk diukur dan/atau
faktor lain yang vital)

Dalam penentuan proyek secara finansial sudah tentu menggunakan beberapa parameter finansial karena
menyangkut pembiayaan dan keuntungan yang akan didapat secara finansial.
 Namun dalam non finansial juga diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam memutuskan memilih sebuah
proyek seperti :
 Untuk menangkap pangsa pasar yang lebih besar
 Untuk mempersulit pesaing memasuki pasar
 Untuk mengembangkan produk enabler, yang dengan pengenalannya
 akan meningkatkan penjualan produk yang lebih menguntungkan
 Mengembangkan teknologi inti yang akan digunakan di
 produk generasi
 Untuk mengurangi ketergantungan pada pemasok yang tidak dapat diandalkan
 Untuk mencegah intervensi dan regulasi pemerintah\

Sehingga mengkombinasikan kedua kriteria ini akan menjadi akan menjadi alternatif dan akan lebih bermanfaat
karena akan mempertimbangkan banyak hal, baik kriteria finansial dan juga Non Finansial.
Dan dalam menentukan kriteria pemilihan proyek atau yang biasa di sebut dengan Multi Criteria Selection Model
bisa ditentukan dengan variasi dan pembobotan kriteria baik finansial dan non finansial dalam beberapa model
sepeti Multi Weight concept, AHP dan lain sebagainya.

Soal no. 4

4. a. Struktur organisasi apakah yang sebaiknya dipilih oleh perusahaan multinasional ini? Dan
jelaskan secara singkat alasannya.
Dalam menjalankan proyek ini Mary Van Houten yang bekerja di perusahaan Multinational Company
dapat menerapkan kombinasi antara Matrix dan Projectized di proyek ini. Dimana Mary sebagai Senior
Project Manager (PM) di dua proyek ini mempunyai bawahan dua orang PM atau bisa saja sebagai Site
Manager (SM) di proyek Surabaya Barat dan Surabaya Timur. Sehingga jelas scope responsibility nya.
Dikarenakan menggunakan design yang sama, sehingga Engineering dan Design bisa disatukan didalam
satu organisasi dibawah Mary dan memberikan deliverables nya mengenai design dan gambar kerja
kepada kedua PM atau SM tersebut dalam menjalankan proyek nya masing. Procurement juga di satukan
untuk efesiensi biaya , dan GA Affairs secara terpusat dan juga mempunyai perwakilan di team Eksekusi.
Dan masing2 PM di Surabaya Barat dan Timur mempunyai organisasi ekseskusi di lapangan. Termasuk
team pelaporan / progress control dan GA Affair / Perijinan lapangan

Project Manager

Mary Van Houten

Engineering / GA Affairs /
Design Perijinan

Procurement Pelaporan &

Progress Kontrol

Site Manager Site Manager

Surabaya Barat Surabaya Barat

Construction / Construction /
Execution Execution
 b. Project manajer perlu memahami aspek budaya organisasi. Mengapa? Jelaskan singkat.

Faktor budaya sebagai salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam prinisip menjalankan fungsi Project
Manager dalam Leadership nya melaksanakan proyek . Budaya Organisasi juga merupakan salah satu bagian
dari budaya tersebut. Melihat kultur dan behaviour orang orang yang bekerja dan terlibat pada proyek. Socio
and cultural dan Local Government, termasuk didalamnya proses perijinan yang berlaku dalam
pemerintahan setempat dan aturan resmi dan tidak resmi dalam lingkungan pekerjaan setempat dan lain
sebagainya adalah salah satu factor budaya / local culture yang perlu di pahami.
Sehingga kemampuan memahami dan menyesuaikan dengan budaya / culture sangat perlu dilakukan agar
tidak mendapatkan hambatan dalam melakukan pekerjaan proyek di lapangan.

c. Sebutkan secara singkat dimensi inti dari budaya organisasi yang perlu diketahui seorang project
manager. Untuk kasus diatas aspek budaya manakah yang relevan? Jelaskan singkat

Seperti yang disebutkan dalam poin di atas. Dengan memperhatikan budaya / kultur serta behaviour orang
orang yang bekerja dan terlibat pada proyek, sangatlah penting. Walaupun Budaya Kinerja Organisasi sebagai
perusahaan multi nasional yang secara Global mungkin memiliki budaya kerja yang efektif dan efesien,
sehingga terkadang terlihat dalam memberikan instruksi “straight to the point”.
Sehingga diperlukan kemampuan seorang Project Manager menggabungkan semua efek positif kedua
budaya ini, dan sedapat mungkin menghindari konflik yang dapat terjadi dengan adanya perbedaan budaya /
culture ini.
Sebagai contoh, dalam menghadapi pekerja yang berasal dari Jawa Timur / areal Surabaya , seharusnya
berbeda dalam dengan pekerja dari Jawa tengah. Karakter Jawa Timur yang lebih terbuka mungkin bisa
dapat menerima instruksi yang “ to the point” namun mungkin tidak bisa diterima oleh pekerja yang berasal
dari Jawa tengah yang lebih halus bahasa dan juga mungkin dalam sikapnya. Namun dalam penerapan
pengupahan azas yang sama atau equal antara kedua pekerja ini dan tidak ada perbedaan

d. Menurut saudara apa yang harus dilakukan Mary untuk mengatasi permasalahan tersebut,
sehingga kedua proyek dapat diselesaikan dengan sukses?

Menurut pengamatan saya, seharusnya dengan organisasi kombinasi matrix dan projectized, seperti yang di
jelaskan di atas akan senagat membantu kendala yang terjadi , karena diinformasikan perijinan di proyek
Surabaya Timur sudah selesai / tidak ada masalah, namun di Surabaya Barat mengalami keterlambatan,
sehingga seharunya dalam lingkup pemerintahan yang sama di Kota Surabaya, perijinan Proyek di serahkan ke
dalam organisasi di bawah PM atau bisa juga menggunakan person / team yang terlah berhasil melakukan
perijinan di Surabaya Timur. Sehingga akan segera bisa membantu proyek di Surabaya Barat.
Untuk Design saya kira tidak masalah, walaupun dari pengamatan dari perbedaan konsumen yang dituliskan ,
karena dengan design yang general apalagi yang sudah biasa / sudah diterima secara umum, Design Modern
Miminalis saya kira tidak masalah, karena sudah bisa diterima pasar secara umum.
Namum perlu diperhatikan mengenai desain fasad didalam bangunan, yang bisa di terima semua umur seperti
design tangga yang tidak terlalu curam / terlalu banyak elevasi yang membuat orang tua agak kesulitan
berjalan dan lain sebagainya. Sehingga desain bisa menjadi satu dan bisa dikerjakan baik di Proyek Surabaya
Barat dan Timur, sehngga biaya akan lebih efesien dan efektif.
Untuk team construction pun harus memperhatikan team pekerjanya dengan memperhatikan Local wisdom /
culture / behaviour pekerja secara umum. Dan solusi dengan memberikan insentif/bonus apabila mencapai
kinerja kinerja yang di targetkan mungkin juga bisa sebagai solusi untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Manajement / Perusahaan.

Academic dishonesty in any form will NOT BE TOLERATED.

Cancellation of all courses enrolled in the associated semester will be the consequence.