Nama : Astuti Paranita

NIM : 049337733

DISKUSI 3

Pengertian Enterprise Resource Planning System (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang
dirancang untuk menyambungkan beberapa kegiatan fungsional dan teknis dalam sebuah
perusahaan, serta memadukan aspek sumber daya manusia di dalamnya. Fungsi ERP adalah
untuk memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi proses bisnis dengan
beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya. Teknologi ini pada
awalnya diciptakan oleh Gartner pada tahun 1990 bertujuan untuk mendeskripsikan perencanaan
kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur. ERP berkembang dari
Manufacturing Resouces Planning (MRP II) yang memungkinkan terjadinya kemajuan yang
sangat besar dalam manajemen proses-proses manufaktur. Sistem ERP secara modular biasanya
menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventory), invoice, termasuk
kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan.

Cara Kerja Sistem ERP

Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk
berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja
bisnis yang ada. Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu
nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.
Misalnya, solusi rantai pasokan Enterprise Resource Planning System mungkin menerima
pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat
distribusi yang paling efisien diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu.
Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP yang Anda miliki mungkin dapat melihat
informasi mengenai level inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat
distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan. Tanpa
sistem ini, data biasanya tertutup oleh departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh
perusahaan, maka dari itu sistem ini dikenal dengan aplikasi open source ERP. Dengan
menggunakan Enterprise Resource Planning System, data dari berbagai departemen dapat
dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi. Kekayaan informasi dan
penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah
waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.

Manfaat atau Keunggulan Menggunakan Sistem ERP untuk Perusahaan

Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan
sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri. Seperti
pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database
HRD tersendiri, purchashing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance
(keuangan) memiliki database keuangan tersendiri. Sistem terpisah demikian memiliki database
yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya. Sistem
ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang
terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa dinikmati oleh organasasi yang berhasil
menerapkan ERP system:

1. Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis
tertentu. Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material)
maka modul-modul lain seperti “pembayaran” dan “persediaan” akan secara otomatis
diperbaharui juga. Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya
transaksi. Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya
transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya. Dengan demikian,
kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi (dihilangkan). Serta, kemungkinan
terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan. Struktur
database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau
untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.
 2. Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi

Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat
perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih
tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau
peralatan kerja. Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar
yang diperlukan oleh manajemen. Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja
saat dibutuhkan.

3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga
dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian. Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja
pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Dengan adanya sistem
ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

4. Pembentukan Standarisasi Prosedur

Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi
yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada
individu atau pekerja tertentu saja. Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas.

5. Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan

Manfaat menggunakan Enterprise Resource Planning selanjutnya yakni bisa menjadi jembatan
manajemen hubungan dengan pelanggan. Anda dapat memusatkan informasi pelanggan,
sehingga bisa dapatkan akses yang lebih cepat. Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi
perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif. Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan
manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.

6. Meningkatkan Kolaborasi

Salah satu kegunaan yang bisa dirasakan saat adanya perangkat lunak tersebut adalah bisa
meningkatkan kolaborasi. Apalagi jika dalam perusahaan mempunyai beberapa departemen di
dalamnya. Hal ini karena kolaborasi antar departemen menjadi bagian penting dan sangat
dibutuhkan dalam dunia bisnis. Alhasil, adanya software enterprise resource planning menjadi
pemisah dari dinding pembatas departemen. Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP
nantinya bisa diakses oleh semua departemen. Selain itu, satu departemen bisa mengakses data
milik departemen lainnya sehingga mampu memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan
internet.

7. Menghemat Biaya Operasional

Salah satu alasan kenapa software ERP banyak digunakan oleh perusahaan karena mampu
menghemat biaya operasional. Hal ini juga yang membuat kendala atau kerusakan bisa
diantisipasi dengan baik. Apalagi perangkat tersebut bisa membantu menyelesaikan pekerjaan
dengan cepat sehingga mengurangi lead time. Alhasil, perusahaan bisa mengurangi tenaga kerja
karena sudah terbantu oleh sistem yang otomatis.

8. Meningkatkan Keamanan Data

Kegunaan dari program ERP yang sangat menguntungkan adalah meningkatkan keamanan data.
Hal ini karena ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatasan. Tujuannya untuk mencegah
terjadinya pelanggaran data. Alhasil, semua data tersimpan dalam sistem terpusat sehingga
bagian titik akses bisa terjaga keamanannya. Dengan adanya sistem ERP, manajer HR bisa
menyembunyikan data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang boleh melihatnya.
Selain itu, admin juga bisa memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi
tindakan yang mencurigakan.

9. Membuat Prakiraan Bisnis Lebih Akurat

Kegunaan dari perangkat ERP adalah bisa membuat prakiraan bisnis agar lebih akurat. Hal ini
karena pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan. Alhasil hal tersebut
bisa mempengaruhi keputusan yang diambil. Itulah kenapa solusi dari software enterprise
resouce planning menjadi sarana yang bisa memfasilitasi untuk mendapat laporan real time,
lengkap, dan juga konsisten. Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik
canggih. Dengan begitu, bisa menyaring jika ada data yang tidak konsisten dan memastikan data
bisa diperoleh pada waktu yang tepat.
Jenis-Jenis Sistem ERP

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat diperoleh melalui penginstalan di lokasi,
solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya. Beberapa vendor menawarkan kedua metode
penginstalan, atau bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak vendor mulai memindahkan solusi
mereka ke sistem berbasis cloud saja. Ini adalah respons terhadap tren pembeli – ada permintaan
yang terus meningkat untuk cloud, atau SaaS ERP. Selain itu, perangkat lunak berpindah ke
cloud secara umum.

1. On-Premise ERP

Apa itu On-Premise ERP? On-Premise ERP diinstal langsung ke server yang dimiliki dan
dikelola bisnis Anda yang berarti Anda harus bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini.

2. ERP Berbasis Cloud

Apa itu ERP berbasis cloud? Cloud ERP disebarkan melalui web yang memungkinkan pengguna
untuk mengakses sistem kapan saja mereka memiliki koneksi internet. Biasanya, vendor berbasis
cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi
penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia – di bawah ini adalah ikhtisar singkatnya:

 SaaS (software-as-a-service) ERP berbasis langganan, artinya Anda membayar biaya

bulanan yang dapat bergantung pada berapa banyak pengguna yang Anda miliki.
 Cloud pribadi dihosting di pusat data di situs Anda atau oleh penyedia layanan pihak
ketiga.
 Cloud publik dikelola oleh penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan
melalui Internet.
3. Hybrid ERP

Apa itu Hybrid ERP? Hybrid ERP menawarkan kombinasi layanan penerapan dan hosting,
memungkinkan Anda menentukan pengalaman Enterprise Resource Planning Anda sendiri.
Sistem ERP cloud memiliki beberapa keunggulan. Pertama dan terpenting, pengguna dapat
mengakses sistem kapan saja mereka memiliki koneksi Internet dan diperlukan infrastruktur
yang terbatas. Selain itu, vendor cloud secara berkala mendistribusikan pembaruan dan
perbaikan pemeliharaan, sehingga sistem selalu terbarui. Hasilnya, pengguna cloud ERP
menghemat waktu dan uang dengan sistem yang mudah digunakan ini.

Sumber Referensi:

https://www.investopedia.com/terms/e/erp.asp

EKMA4434 Sistem Informasi Manajemen, Edisi 4