Bila kita mendengar kata sejarah, maka sekilas banyangan kita akan mengarah kepada

peristiwa yang terjadi pada masa lampau, padahal sesungguhnya setiap kejadian atau
peristiwa yang telah terjadi pada masa lampau tanpa diikuti dengan sumber tertulis tidak
dapat disebut sebagai sejarah, tetapi disebut sebagai pra sejarah, namun sebaliknya apabila
peristiwa diikuti oleh bukti-bukti tertulis maka dinamakan sejarah.

Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia

Perkembangan Kearsipan pada Masa sebelum Masehi (Yunani Kuno)

Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada masa itu apresiasi
dan kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan (manuskrif) sudah dimulai dikenal
dikalangan masyarakat Yunani Kuno arsip disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000
SM)catatan tertulis dalam bentuk Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil
Kerajaan Mesir di Afrika Utara dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam
bahasa Belanda, Jerman dan Perancis yang berarti kertas.

Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain yaitu mengunakan
Kulit Penyu dan tulang belulang binatang kemudian perkembangan terjadi sekitar tahun 2000
SM alat tulis yang dipergunakan yaitu Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada
lembaran-lembaran suasa juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya
waktu kala itu belum terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut
adalah beberapa penemuan beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda,
fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang menceritakan masa prasejarah dimasa lampau.

Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles, Aeschylus, Euripides
bahkan Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan dibacakan saat dia membela diri di
muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat
pula rekor pertandingan Olimpiade pada zaman itu ditulis pada Papirus.

Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789 yang menuntut kebebsasan, persamaan dan
persaudaraan terasa pengaruhnya diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi
Individu mulai dipopulerkan, maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip
secara nasional bernama Archives National pada tanggal 12 September 1790 di
Perancis, Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal 14 Agustus 1838 Public Record Office,
kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen Rijksarchief dan Amerika Serikat tanggal
19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”.

Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia

Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di
Kalimantan Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa Sangsekerta dan Huruf
Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang dibentuk menurut selera para Raja,
tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti, kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan
menulis kepada para putra raja dan kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa
meninggalkan bukti pada masa pemerintahanya, yang terdiri dari :

1. Letak Kerajaan

2. Silsilah keturan kerajaan,

3. Napak Tilas Raja,

4. Adat istiadat kerajaan serta

5. Kepecayaan yang dianut saat itu.

Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman penguasa kerajaan di
Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis dalam bahasa jawa kuno dan bahasa
nusantara lainnya terangkum dalam perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin,
hikayat, talibun, dll, koleksi tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan
Leiden di Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda

Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan awal mula
kedatangannya sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi bernama VOC (Vereenidge
Oost Indie Compagnie) diterima dengan baik tanpa ada kecurigaan apapun, namun dalam
perkembangannya penguasa kerajaan dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik
Belanda yang berhasil memecah belah kerajaan-kerajaan di Indonesia.
Menginjak tahun 1784 VOC mengalami kemunduran disebabkan oleh perubahan dalam
pola-pola perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para
pegawainya dan salah urus segala segi administrasi termasuk masalah kearsipannya.

Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda termasuk di wilayah

Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung oleh Napoleon Bonaparte,
delapan tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu Louis Bonaparte yang menguasai
negeri Belanda mengirim Marsekal Herman Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi
Gubernur Jendral (1808-1811), selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan
wilayah Indonesia secara otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami
perubahan, dimana dahulu administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis
administrasi yang statis menjadi terbuka.

Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811, selanjutnya pemerintahan
jatuh ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas Stamford Reffles sebagai Gubernur
Jendral di Jawa (1811-1816), selama Inggris di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan
Perancis di Indonesia tidak mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada
masalah perdagangan dan industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah
administrasi dan ilmu pengetahuan di Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil karyanya yang
berjudul “History of Java” dan Penemu bunga Refflesia Arnoldi (bunga Bangkai) di
Bengkulu.

Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia Belanda, disanalah
banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan,
perjanjian-perjanjian, kontrak perdangan dan perintah-perintah lainnya, begitu pula daerah-
daerah diluar jawa, dan masing-masing daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke
pemerintahan di Batavia karena bersifat Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur
Jendral mengeluarkan Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement
Secretaris” tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh
wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun
1830 ke Batavia.

Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan
dapat menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan kebijakan selanjutnya tehanda
wilayah Hindia Belanda, menindak lanjuti hal tersebut Gubenur Jendral di Batavia
dibentuklah “Landsarchief” pada tanggal 28 Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa
suatu lembaga kearsipan disbuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya
dan pada saat itulah ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan
Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa Pemerintahan
Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan.

Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang
tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der Chijs ia adalah pencetus gagasan
sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan pada penerbitan di bidang
kearsipan, terlihat karya-karyanya Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811.
Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah :
1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah
2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda
4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang

Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia
kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip, karena Jepang
lebih banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang, karena banyak keputusan-
keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang
disebarluaskan, namun untuk mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu
bentuk lembaran sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan
Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo.

Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional Republik
Indonesia sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa Jepang, hal ini tentu saja
merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh sejarawan kita pada masa kini dan masa
yang akan datang.

Sejarah Kearsipan setelah Tahun 1945

Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa angin baru dalam
pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang termasuk lembaga kearsipan
nya,lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah RI dan langsung ditempatkan dalam
Lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama
Arsip Negeri.

Tahun 1947 lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas, kepemimpin ia

berlangsung sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik indonesia Serikat (RIS)
terbentuk, setelah berlangsung pengakuan kedaulatan Belanda terhadap Indonesia tanggal 27
Desember 1949 melalaui perjanjian Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis
lembaga kearsipan diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga
kearsipan ditempatkan kembali dibawah kementerian PP dan K, sementara itu segala
peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi Algemeen
Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930.

Tugas Arsip Negeri RIS

1. Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.

2. Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Pemerintahan,
Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang mempunyai arti sejarah.

Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps) No.19 tanggal
26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional, keluarnya Prps ini
menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya
penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru (dinamis).

Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut sistem maupun aspek

SDM kearsipan melalui usaha :
1. Pengaturan penyelenggaraan kearsipan
2. Pendidikan kader ahli kearsipan
3. Penerapan kontrol/pengawasan
4. Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan
5. Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll.

Dalam rangka mewujudkan tugas dan fungsi serta upaya untuk menyelamatkan arsip yang
ada di seluruh Indonesia maka Arsip Nasional membentuk ANRI Wilayah dibeberapa daerah
yaitu :
1. D.I. Aceh
2. Sumatera Barat
3. Jawa Barat
4. Jawa Tengah
5. Jawa Timur
6. Kalimantan Barat
7. Sulawesi Selatan
8. NTT
9. Irian Jaya.