1

MATERI TEKNIS ARSIPARIS AHLI PERTAMA

KEMAMPUAN UMUM:

1 Sejarah, konsep dan teori dasar kearsipan

2 Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah di bidang kearsipan

3 Undang-Undang Aparatur Sipil Negara

4 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik

KEMAMPUAN KHUSUS:

1 Konsep dan teori tentang arsip dinamis

2 Peraturan Perundang-undangan tentang Pengelolaan Arsip Dinamis

3 Konsep dasar penyusutan arsip

4 Pemusnahan arsip dinamis dan penyerahan statis ke lembaga kearsipan

5 Konsep dan teori tentang arsip statis

6 Peraturan Perundang-undangan tentang arsip statis

7 Preservasi arsip statis 8 Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis

9 Standar Operasional Prosedur Kearsipan

10 Penilaian kinerja Arsiparis

11 Identifikasi dan pengolahan data arsip untuk SIKN

 2

SEJARAH KEARSIPAN:

Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia

Perkembangan Kearsipan pada Masa sebelum Masehi (Yunani Kuno)

Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada masa itu apresiasi dan
kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan (manuskrif) sudah dimulai dikenal dikalangan
masyarakat Yunani Kuno arsip disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000 SM)catatan tertulis dalam
bentuk Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil Kerajaan Mesir di Afrika Utara
dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam bahasa Belanda, Jerman dan Perancis yang
berarti kertas.

Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain yaitu mengunakan Kulit
Penyu dan tulang belulang binatang kemudian perkembangan terjadi sekitar tahun 2000 SM alat tulis
yang dipergunakan yaitu Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada lembaran-lembaran
suasa juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya waktu kala itu belum
terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut adalah beberapa penemuan
beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda, fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang
menceritakan masa prasejarah dimasa lampau.

Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles, Aeschylus, Euripides bahkan
Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan dibacakan saat dia membela diri di muka
pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor
pertandingan Olimpiade pada zaman itu ditulis pada Papirus.

Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789 yang menuntut kebebsasan, persamaan dan persaudaraan
terasa pengaruhnya diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi Individu mulai dipopulerkan,
maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip secara nasional bernama Archives
National pada tanggal 12 September 1790 di Perancis, Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal
14 Agustus 1838 Public Record Office, kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen
Rijksarchief dan Amerika Serikat tanggal 19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”.

Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia

Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di Kalimantan
Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa Sangsekerta dan Huruf Pallawa yang
umumnya digoreskan pada batu besar yang dibentuk menurut selera para Raja, tulisan tersebut
dikenal dengan Prasasti, kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan menulis kepada para putra
raja dan kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa meninggalkan bukti pada masa
pemerintahanya, yang terdiri dari :
 3

1. Letak Kerajaan

2. Silsilah keturan kerajaan,

3. Napak Tilas Raja,

4. Adat istiadat kerajaan serta

5. Kepecayaan yang dianut saat itu.

Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman penguasa kerajaan di
Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis dalam bahasa jawa kuno dan bahasa
nusantara lainnya terangkum dalam perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin, hikayat,
talibun, dll, koleksi tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di
Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda

Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan awal mula kedatangannya
sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie)
diterima dengan baik tanpa ada kecurigaan apapun, namun dalam perkembangannya penguasa
kerajaan dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik Belanda yang berhasil memecah belah
kerajaan-kerajaan di Indonesia.

Menginjak tahun 1784 VOC mengalami kemunduran disebabkan oleh perubahan dalam pola-pola
perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para pegawainya dan salah
urus segala segi administrasi termasuk masalah kearsipannya.

Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda termasuk di wilayah

Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung oleh Napoleon Bonaparte, delapan
tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu Louis Bonaparte yang menguasai negeri Belanda
mengirim Marsekal Herman Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-
1811), selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia secara
otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami perubahan, dimana dahulu
administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis administrasi yang statis menjadi terbuka.

Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811, selanjutnya pemerintahan jatuh
ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas Stamford Reffles sebagai Gubernur Jendral di Jawa
(1811-1816), selama Inggris di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan Perancis di Indonesia
tidak mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah perdagangan dan
industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah administrasi dan ilmu pengetahuan di
Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil karyanya yang berjudul “History of Java” dan Penemu
bunga Refflesia Arnoldi (bunga Bangkai) di Bengkulu.
 4

Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia Belanda, disanalah banyak
tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian,
kontrak perdangan dan perintah-perintah lainnya, begitu pula daerah-daerah diluar jawa, dan masing-
masing daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena bersifat
Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur Jendral mengeluarkan Surat Perintah yang termuat
dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan
kepada daerah diseluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari
masa sebelum tahun 1830 ke Batavia.

Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan dapat
menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan kebijakan selanjutnya tehanda wilayah
Hindia Belanda, menindak lanjuti hal tersebut Gubenur Jendral di Batavia dibentuklah
“Landsarchief” pada tanggal 28 Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa suatu lembaga
kearsipan disbuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah
ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan Landsarchivaris dengan
tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi
kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan.

Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan
di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai
Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-
karyanya Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811.
Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah :

1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah

2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda
4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang

Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia
kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip, karena Jepang lebih
banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang
dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk
mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran sejenis buku
(Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan Jepang di Indonesia hanya melalui
Kanpo.

Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional Republik Indonesia sama
sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu
kekosongan yang dirasakan oleh sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang.
 5

Sejarah Kearsipan setelah Tahun 1945

Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa angin baru dalam
pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang termasuk lembaga kearsipan
nya,lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah RI dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan
Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama Arsip Negeri.

Tahun 1947 lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas, kepemimpin ia berlangsung

sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik indonesia Serikat (RIS) terbentuk, setelah
berlangsung pengakuan kedaulatan Belanda terhadap Indonesia tanggal 27 Desember 1949 melalaui
perjanjian Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis lembaga kearsipan diserahkan
kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan ditempatkan kembali dibawah
kementerian PP dan K, sementara itu segala peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih
berpedoman pada Intruksi Algemeen Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930.

Tugas Arsip Negeri RIS

1. Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.

2. Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Pemerintahan,
Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang mempunyai arti sejarah.

Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps) No.19 tanggal 26
Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional, keluarnya Prps ini menandai
adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya penyelenggaraan arsip
lama (statis) tetapi juga arsip baru (dinamis).

Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut sistem maupun aspek SDM
kearsipan melalui usaha :

1. Pengaturan penyelenggaraan kearsipan

2. Pendidikan kader ahli kearsipan
3. Penerapan kontrol/pengawasan
4. Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan
5. Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll.

Dalam rangka mewujudkan tugas dan fungsi serta upaya untuk menyelamatkan arsip yang ada di
seluruh Indonesia maka Arsip Nasional membentuk ANRI Wilayah dibeberapa daerah yaitu:

1. D.I. Aceh
2. Sumatera Barat
3. Jawa Barat
4. Jawa Tengah
 6

5. Jawa Timur
6. Kalimantan Barat
7. Sulawesi Selatan
8. NTT
9. Irian Jaya.

TEORI DASAR KEARSIPAN

2.1 Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Istilah yang berkembang mengenai arsip yang sudah sedikit dijelaskan pada
pembahasan sebelumnya secara umum, maka perlu untuk melihat beberapa pengertian baik
menurut para ahli maupun bahasa arsip yang memiliki istilah dari berbagai bahasa asing.
Seperti yang di jelaskan oleh (Sugiarto dan Wahyono 2015:5) mengatakan arsip dalam
bahasa yunani yaitu “Arsip berasal dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea,
berubah kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai
permasalahan”. Senada dengan (Muhidin dan winata, 2016:1) yang juga mengatakan bahwa
“arsip dalam bahasa belanda dikenal dengan archief, di inggris dikenal dengan istilah
archives dan amerika dikenal dengan record dan archives”. Kata kata istilah itu memiliki arti
yaitu catatan tertulis yang disimpan. Hal serupa juga dikemukakan oleh (Barthos, 2016:1)
yang mengartikan arisp dalam bahasa Indonesia adalah “warkat” yang pada pokoknya
memilki pengertian bahwa “setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan
yang memuat keterangan-keterangan sesuatu subyek (pokok persoalan) atau pun peristiwa-
peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula”.
Dalam undang undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa
“arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Arsip dapat disimpulkan dari istilah bahasa dan beberapa pengertian diatas bahwa
arsip berperan sebagai pusat ingatan atau sumber informasi dan sebagai alat pengawasan
yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka kegiatan. Arsip sangat membantu
organisasi dalam menjalankan suatu kegiatan seperti kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendaliaan setepat-tepatnya.
Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang
banyak dilakukan oleh badan pemerintahan, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut
 7

pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat, dan dokumen kantor
lainnya. (Sugiarto dan Wahyono, 2015:2) mengatakan bahwa:
“kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat: kearsipan mengandung proses
penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas dapat
diketemukan kembali bila diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus dimiliki oleh
suatu sistem kearsipan adalah keterpercayaan dan accessibility, disamping dari sifat lainnya
seperti kerapian, kebersihan dan lainnya”.

Penjelasan diatas dapat bermakna bahwa kearsipan merupakan suatu proses mulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu yang saat dibutuhkan dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat ditemukan.

2.2 Pengertian Arsip Dinamis

Salah satu bentuk tata kelola dalam pengarsipan adalah tata kelola arsip dinamis.
Pengertian arsip dinamis menurut (Sugiarto dan Wahyono, 2015:7), Arsip Dinamis atau
record adalah “arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipa arsip dan
disimpan selama dalam jangka waktu tertentu karena masih memiliki nilai guna primer”.
Sedangkan menurut (Barthos, 2016:4) bahwa arsip dinamis adalah “arsip yang masih
diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan arsip negara”.
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta bahwa Arsip dinamis adalah arsip
yang masih digunakan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi sehingga harus dikelola
dengan baik dan benar. Pengelolaan arsip dinamis yang dijelaskan diatas harus dikelola
secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,
dan penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis yang masih diperlukan dan disimpan dalam
jangka waktu tertentu, maka dapat diilihat dari kegunaanya. Menurut (Barthos, 2016:4) arsip
dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.
1. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi administrasi sehari-hari serta masih
dikelola oleh Unit Pengolah.

2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus- menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta
dikelola oleh Pusat Arsip.
2.3 Fungsi Arsip

Dalam pemenuhan kegiatan operasional berorganisasi, kebutuhan akan informasi

merupakan hal yang sangat mendasar sehingga peranan arsip sangat penting dalam Sistem
Informasi Manajemen (SIM). Peranan arsip yang dinilai penting dalam kegiatan organisasi
maka (Sugiarto dan Wahyono, 2015:10) mengatakan bahwa data merupakan fakta atau
apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi, sedangkan
 8

informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan
bermanfaat bagi manusia. Dalam upaya menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan
benar, harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang penelolaan arsip. Adapun
fungsi dari arsip menurut (Muhidin dan Winata, 2016:3) beberapa fungsi arsip sebagai
sumber informasi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan yaitu:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan,
pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi.
Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat
mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan
untuk memperkirakan kondisi yang akan dating, yang akan dicapai. Upaya
pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah
ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan banyak informasi
yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi itu dapat diperoleh dari arsip.
3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi
terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun, hal-hal
yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip.
4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi
terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut. Seluruh informasi
ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa transaksi,
aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam
bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam
menjalankan kegiatanya pada masa yang akan dating.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi. Kegiatan politk dan
ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini
diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.
Arsip merupakan yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintah. Dalam hal ini perlu kiranya untuk
mengetahui perbedaan fungsi arsip dinamis dan arsip statis yang justru berbeda. Menurut
(Barthos, 2016:4) fungsi arsip membedakan:
1. Arsip Dinamis, dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara
fungsional, yaitu Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurutkan fungsinya. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai
yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintahan.
2.4 Kegunaan Arsip
 9

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor disimpan dalam
suatu tempat teratur sehingga setiap saat diperlukan dan dapat ditemukan dengan cepat.
Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu. Menurut
(Sugiarto dan Wahyono, 2015:14), arsip mempunyai tujuh (7) nilai atau kegunaanya yaitu:

1. Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan dan

sebagainya.

2. Arsip bernilai administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai dan sebagainya.
3. Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan dan lain sebagainya.
4. Arsip bernilai sejarah, contoh; laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto
peristiwa, dan lain sebagainya.
5. Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian.

6. Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan
sebagainya.
7. Arsip bernilai Pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran, program pengajaran, dan lain sebagainya.
Nilai kegunaan yang dijelaskan diatas dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki nilai-
nilai dan kegunaanya dalam hal informasi, administrasi, hukum, sejarah, ilmiah, keuangan
dan Pendidikan. Oleh karena itu arsip harus dijaga dan disimpan dengan baik dan tepat agar
nilai kegunaan arsip terjaga.
2.5 Penciptaan Arsip Dinamis

Salah satu syarat yang harus terpenuhi agar tujuan dari suatu kantor bisa tercapai adalah
kelancaran arus informasi. Jenis komunikasi yang berjalan dari suatu kantor adalah
komunikasi tertulis yang salah satunya adalah dengan menyelenggarakan pengelolaan arsip.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka menurut (Barthos, 2016:36) bahwa kerja
sama yang baik adalah dengan berkomunikasi yang baik. Berkomunikasi yang
dipergunakan dalam organisasi salah satunya adalah surat. Surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujikan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta. Dalam hal lain surat juga dianggap penting kerena merupakan sarana komunikasi
tertulis utama yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak ke pihak lain
dalam suatu instansi. Surat juga merupakan arsip yang paling tinggi intensitas pengelolaanya
sebagai arsip di organisasi atau kantor. Penciptaan arsip meliputi kegiatan pengurusan surat
masuk dan surat keluar, merupakan kegiatan yang selalu ada dalam suatu organisasi atau
kantor.
1. Pengelolaan surat masuk
Pengelolaan surat masuk adalah seluruh kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan
surat masuk, pengolahannya atau penyelesaiannya hingga surat itu disimpan. Menurut
(Barthos, 2016:24), kegiatan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahapan yang
perlu diketahui yaitu:
 10

a. Penerimaan Surat, kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:

Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk, memeriksa kebenaran
alamatnya yang jika salah surat tersebut bisa dikembalikan, mencatat bukti
penerimaan surat masuk pada kartu atau buku, memisahkan surat berdasarkan
alamat yang diituju, membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa
kelengkapannya.

b. Penyotiran surat, penyotiran surat adalah kegiatan memisahkan dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.

c. Pencatatan surat, pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan

menggunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.
d. Pengarahan surat, pengarahan surat dapat dilakukan untuk menentukan arah
surat yang akan disampaikan, baik yang akan disampaikan kepada pimpinan
dan yang akan disampaikan kepada pengolah.
e. Penyimpanan surat, penyimpanan surat dilakukan secara sistematis

2. Pengelolaan surat keluar

Setelah melakukan pengelolaan surat masuk, tahap selanjutnya adalah pengelolaan

surat keluar. Pengelolaan surat keluar adalah semua kegiatan dari pembuat surat hingga
pengiriman dan penyimpanan. Pengiriman surat keluar yang pada prinsipnya harus
mengikuti intruksi dari pimpinan tentang dibuatnya surat. Pada kegiatan menyusun
surat dapat berjalan lancar dan efektif, haruslah melalui tahapan-tahapnya. menurut
(Muhidin dan Winata, 2016:76-79), penulis mencoba mengambil poin pada tahapan
dalam pengiriman surat keluar yaitu:
a. Penyusunan naskah atau pembuatan konsep surat
b. Pengetikan surat
c. Pelipatan dan penyampulan
d. Pembubuhan alamat
e. Pencatatan surat
f. Pengiriman dan penyimpanan surat

Dapat disimpulkan bahwa surat keluar adalah surat yang dikirimkan sebaga
jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi agar
terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi dan menguntungkan kedua belah
pihak. Pengelolaan surat memberikan manfaat untuk organisasi dalam rangka
memperlancar komunikasi melalui media surat dan sebagai bukti otentik. Di Indonesia
menurut (Sugiarto dan Wahyono, 2015:24-26) mengatakan bahwa ada tiga (3) cara
dalam pencatatandalam pengendalian surat yaitu dengan mempergunakan buku agenda,
kartu kendali dan tata naskah. Namun demikian, buku agenda sering digunakan dalam
kantor, pemerintahan, perusahaan swasta atau organisasi.
2.6 Asas Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
 11

Pengelolaan arsip dinamis dalam suatu kebijakan menggunakan asas, yang secara
umum digunakan agar pengaturan arsip dan penanggungjawabnya dapat diketahui. Dengan
kata lain, arsip memerlukan pengorganisasian arsip secara jelas sehingga dapat dilaksanakan
sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor
yang sudah dikenal menurut (Sugiarto dan Wahyono, 2015:19-20) yaitu;
1. Sentralisasi, adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam
suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu
unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka
semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral
arsip. Keuntungan dari sentralisasi arsip:

a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat,
karena dalam satu organisasi terdapat satu tempat pengelolaan atau
penyimpanan arsip.
b. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus
pada pekerjaan kaearsipan
c. Tidak adanya duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan, sehingga sistem
penyimpanan atau penggolongan arsip lebih sederhana.
Namun demikian, dalam sistem sentralisasi juga memiliki kerugiannya yaitu:
sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil, tidak
semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpana yang seragam, unit
kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh
arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi, yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam
suatu organisasi. Maksudnya, bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem
desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola arsipnya masing-masing.
Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada suatu organisasi yang
relatif besar. Keuntungan pada desentralisasi arsip adalah:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam kerja sendiri,
sehingga relatif dapat dijangkau dengan mudah dan cepat
c. Penangan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal
Arsip yang menggunakan arsip desentralisasi memiliki kerugian yaitu:
penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi
arsip yang disimpan. Kemudian kantor harus menyediakan peralatan dan
perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan
dan perlangkapan sukar dijalankan. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan
karena diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak
punya latar belakang Pendidikan kearsipan. Dan kegiatan pemusnahan arsip harus
dilakukan oleh setiap unit kerja, hal ini merupakan pemborosan.
 12

2.7 Faktor Pengelolaan Arsip

Mengingat pentingnya arsip dinamis aktif bagi kehidupan suatu organisasi maka sudah
menjadi suatu kewajiban bagi organisasi untuk senantiasa berupaya untuk melaksanakan
administrasi kearsipan yang baik dan benar. Oleh karena itu perlu diperhatikan faktor-faktor
yang dapat menentukan keberhasilan pengelolaan arsip. Dalam hal ini ada beberapa faktor
menurut Sugiarto dan Wahyono (2015) yang perlu diperhatikan yaitu:
1. Sistem penyimpanan arsip, berkaitan dengan penyimpanan arsip dengan sistem
abjad, geografis, subyek, dan nomor.

2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.

3. Petugas kearsipan.
4. Lingkunga kerja kearsipan

Faktor-faktor yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip agar kegiatan organisasi
berupaya menyelenggarakan manajemen kearsipan dengan baik, meliputi:
1. Pegawai/petugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi.
2. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan arsip.
3. Peralatan yang memadai
4. Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan mesin-mesin
yang akan mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan arsip.
5. Pemilihan sitem peralatan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas masing-masing
melalui prosedur kerja terarah.
Berdasarkan pendapat tersebut tentang faktor-faktor yang menentukan keberhasilan dan
factor-faktor yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip, tentu sengat diperlukan oleh
setiap organisasi. Sebab dalam melakukan kegiatan administrasi tersebut mengingat nilai
guna, fungsi dan peranan arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi tersebut. Sehingga
dengan begitu organisasi terkait dapat berupaya menyelenggarakan manajemen kearsipan
dengan baik.

2.8 Penyusutan Arsip

Arsip yang terus berkembang setiap hari akan menjadi tumpukan arsip, apabila
dibiarkan begitu saja tentu akan membutuhkan tempat yang lebih luas dalam hal
penyimpanan arsip, sehingga terjadi pemborosan tempat. Oleh karena itu penyusutan arsip
merupakan kegiatan yang penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga atau
organisasi. Pada dasarnya dengan melakukan penyusutan, maka pengelolaan arsip dapat
memungkinkan pengelolaan arsip yang dilakukan dapat lebih efektif. Arsip merupakan
berkas yang memiliki nilai guna sehingga nantinya akan digunakan kembali. Dengan
demikian menurut Sugiarto dan Wahyono (2015) mengatakan perlu dilakukan seleksi
dokumen sebelum dilakukan penyimpanan.
Menurut Muhidin dan Winata (2016), Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah (volume) arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis (bernilai
 13

sejarah) kepada Lembaga kearsipan (UU No. 43 tahun 2009). Penyusutan arsip dilakukan
oleh pencipta arsip berdasarkan jadwal retensi arsip. Dengan demikian, penyusutan arsip
dilakukan apabila arsip sudah habis masa retensinya.
Penyusutan arsip bertujuan untuk menghemat tempat, peralatan, dan biaya;
menggunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja; memudahkan pengendalian arsip yang
tercipta; mempercepat dalam penemuan kembali; menyelamatkan arsip yang bernilai guna
permanen yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.

Berdasarkan penjelasan menurut Muhidin dan Winata (2016), ada beberapa cara
penyusutan arsip, dapat terlebih dahulu dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Apabila organisasi memiliki jadwal retensi arsip, penyusutan arsip dapat dilakukan dengan
tiga cara yaitu:
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

Unit pengolah adalah satuan kerja dari pencipta arsip yang memiliki tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip
dilingkungannya. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang memiliki
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan yaitu:
a. Peminidahan arsip inaktif pada unit pengolah (unit kerja) di dalam organisasi
menjadi tanggung jawab kepala unit kerja masing-masing.
b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan
berita acara dan dilampiri daftar arsip yang dipindahan.
c. Berita acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh kepala satuan kerja
dan kepala unit kearsipan.
d. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk dan
media arsip melalui kegiatan: penyeleksian, pembuatan daftar yang
dipindahkan, dan penataan yang akan dipindahkan.
e. Pemindahan arsip inaktif: (1) yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan
dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan; (2)
 14

yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit

pengolah ke unit kearsipan dilakukan berkoordinasi dengan unit
kearsipan ditingkat Lembaga kearsipan.
2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna

Pemusnahan arsip merupakan salah satu dari kegiatan penyusutan arsip

yang bertujuan mengurangi jumlah arsip. Arsip yang akan dimusnahkan harus
memiliki kriteria sebagai berikut:
a. Tidak memiliki nilai guna

b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan.

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.

d. Tidak berkaitang dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab

pimpinan organisasi. Dalam hal pemusnahan arsip, dilakukan dengan
pembentukan panitia penilaian arsip yang juga ditetapkan oleh pimpinan
organisasi. Panitia penilaian arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: (1)
kepala unit kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip yang memiliki
retensi di bawah 10 tahun; (2) kepala unit pengolah sebagai anggota; (3) Kepala
Lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; (4) arsiparis sebagai anggota.
3. Penyerahan arsip statis (bernilai sejarah) kepada lembaga kearsipan (UU No.
43/2009) jika organisasi tidak memiliki JRA, maka penyusutan arsip dilakukan
melalui tahapan tertentu, yaitu pendataan, penataan, pendaftaran, penilaian, dan
penyusutan.
Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa penyusutan
arsip dapat dilakukan dengan tiga kegiatan, yaitu pemindahan arsip inaktif, dari unit
pengolah ke unit kearsipan; pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna lagi; penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
 15

PERATURAN PERUNDANGAN TENTANG KEARSIPAN

Beberapa peraturan yang berkaitan dengan kearsipan di Indonesia antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: Undang-Undang

ini mengatur tentang pengelolaan kearsipan secara nasional, termasuk
penentuan status, pembinaan, dan pengawasan kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan: Peraturan ini

memberikan rincian lebih lanjut tentang pelaksanaan Undang-Undang
Kearsipan, termasuk pengelolaan arsip, pengembangan sumber daya manusia
di bidang kearsipan, dan pembentukan lembaga kearsipan.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2012 tentang Tata Cara Pengelolaan

Kearsipan Instansi Pemerintah: Peraturan ini menetapkan tata cara pengelolaan
kearsipan di instansi pemerintah, termasuk penciptaan, penerimaan,
pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2012 tentang Standar Nasional

Kearsipan Indonesia: Peraturan ini menetapkan standar nasional kearsipan
Indonesia yang mencakup klasifikasi, kode penyimpanan, dan ketentuan lainnya
untuk pengelolaan arsip.

5. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2012 tentang Pemberian Insentif

Kearsipan: Peraturan ini mengatur pemberian insentif kepada instansi yang
berhasil mengelola kearsipannya dengan baik.
 16

Pengertian Arsip Dinamis

Dikutip dari laman resmi ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Menurut Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I
Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai 7 dijelaskan ada beberapa
pengertian arsip.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sementara itu,
pengelolaan arsip dinamis ini merupakan sebuah proses pengendalian arsip
dinamis yang dilakukan secara efektif, efisien, dan juga sistematis.

Proses pengelolaannya meliputi penciptaan, penggunaan, dan juga

pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan
untuk menjamin ketersediaan arsip dalam menyelenggarakan kegiatan
sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Berikut adalah
cara dan tahapannya.

1. Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas merupakan suatu pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan
di dalam komunikasi kedinasan.

2. Klasifikasi Arsip
Sementara itu, klasifikasi arsip merupakan pola pengaturan arsip yang secara
berjenjang dilakukan dari hasil pelaksanaan fungsi dan juga tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi di dalam kearsipan.

3. Jadwal Retensi Arsip

Ini penting di dunia kearsipan, terutama arsip dinamis karena artinya
menyusun arsip berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat.
Pedoman tersebut merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang
memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi
dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi, serta BUMN dan/atau BUMD.

4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Dalam hal ini, arsip disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan
kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Arsip merupakan
salah satu sumber informasi yang mana artinya harus mudah diakses oleh
publik. Namun untuk pertimbangan keamanan dan untuk melindungi fisik
arsip, perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip terutama
arsip dinamis.
 17

Jenis Arsip Dinamis

Arsip dinamis ini digunakan secara langsung di dalam kegiatan suatu
organisasi atau perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi menjadi dua
jenis, yaitu arsip aktif dan juga arsip inaktif. Berikut penjelasannya.

1. Arsip Aktif
Arsip aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan
kerja. Artinya arsip ini frekuensi penggunaannya masih tinggi dan/atau
digunakan secara terus-menerus. Di dalam penentuan penggunaan arsip
aktif, batas tinggi rendahnya frekuensi arsip sangat tergantung pada kondisi
organisasi pencipta atau pemilik arsip.

Misalnya jika ketentuan pembatasan adalah 5 atau 6 kali suatu berkas

digunakan per tahun, maka bila arsip ini digunakan lebih dari 5 atau 6 kali
dalam satu tahun, berkas tersebut dikategorikan sebagai arsip aktif. Dan
sebaliknya jika kurang dari 5 atau 6 dalam satu tahun, maka termasuk arsip
inaktif.

2. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan di dalam proses
pekerjaan sehari-hari atau artinya arsip inaktif ini frekuensi penggunaannya
telah menurun. Biasanya arsip ini hanya digunakan sebagai referensi.

Berbeda dengan arsip aktif, ketentuan pembatasan pada arsip inaktif

mengacu pada standar ICA (International Council on Archives) atau menurut
ARMA (American Record Manager Association) bahwa arsip yang satu tahun
dirujuk lebih dari batas, maka termasuk arsip aktif.
Selain dapat digunakan untuk ketentuan pembatasan berdasarkan jadwal
retensi arsip, secara garis besar arsip inaktif ini digunakan sebagai referensi
atau rujukan bagi suatu kantor atau organisasi guna keperluan kegiatan
penyusunan dan pelaksanaan kegiatan administrasi.

Apa Perbedaan Antara Arsip Aktif dengan Arsip Pasif (Inaktif)

Untuk membedakan antara arsip aktif dan arsip pasif atau arsip inaktif, berikut
adalah perbedaan yang mudah untuk diketahui.

1. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, arsip aktif ditentukan

dari batas tinggi rendahnya frekuensi arsip menurut ketentuan
pembatasan. Jika suatu arsip digunakan dengan frekuensi besar
lebih dari ketentuan, maka termasuk arsip aktif dan jika di bawah
ketentuan berarti arsip inaktif.
2. Arsip aktif memiliki fungsi mendukung pelaksanaan tugas atau
aktivitas organisasi sehari-hari karena menginfokan bagaimana
seharusnya laju organisasi berdasarkan pengelolaan, sedangkan
arsip inaktif berperan sebagai referensi atau rujukan bagi suatu
 18

kantor atau organisasi untuk menyusun dan melaksanakan

kegiatan administrasi.
3. Tempat penyimpanan arsip aktif dirancang untuk penyimpanan
arsip secara efisien, efektif, dan lebih aman. Sementara arsip
inaktif disimpan pada tempat, salah satunya bangunan yang
dirancang untuk menyimpan suatu arsip.
Bentuk Arsip Dinamis di Era Digital
Pada era digital ini, arsip-arsip dikonversikan dalam bentuk digital, baik dapat
berupa gambar, suara, video, tulisan, atau data lainnya yang dapat dijadikan
sebagai sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah dalam
program komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital.

Media yang dapat menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda
dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut tidak dapat dibaca secara langsung
tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, seperti komputer atau
lainnya. Media pembaca digital yang populer saat ini adalah Hard Disk
Drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya.
Sementara media penyimpanan digital yang saat ini umum digunakan
adalah harddisk, karena memiliki kapasitas yang besar, harga relatif murah,
daya tahannya cukup baik, dan dapat diintegrasikan ke dalam sistem server
komputer.
Contoh Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan salah satu jenis arsip dengan penanganan khusus.
Berikut adalah beberapa contoh dari arsip dinamis yang sering ada.

 Daftar absen karyawan

 Rapot
 Ijazah
 Sertifikat tanah dan bangunan
Contoh Arsip Aktif
Beberapa contoh arsip yang merupakan arsip aktif yang digunakan oleh suatu
lembaga, atau organisasi, dan/atau perkantoran contohnya adalah daftar
hadir atau absensi karyawan. Jenis arsip tersebut merupakan jenis arsip yang
sering bahkan setiap hari digunakan di dalam organisasi atau perusahaan
tersebut.

Contoh Arsip Inaktif

Sementara itu, beberapa contoh arsip inaktif yang digunakan oleh suatu
lembaga, atau organisasi, dan/atau perkantoran contohnya adalah ijazah,
sertifikat tanah dan bangunan, sertifikat kendaraan bermotor (BPKB).
Berbagai arsip tersebut digunakan, namun frekuensi penggunaannya sudah
menurun tetapi tetap harus dikelola sebagai arsip yaitu arsip inaktif.
 19

Peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang pengelolaan

arsip dinamis adalah sebagai berikut:

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan

Undang-Undang ini mengatur tentang pengelolaan arsip yang mencakup arsip

statis dan dinamis. Dalam Pasal 10, dijelaskan bahwa setiap instansi wajib
memiliki unit kearsipan yang bertugas untuk mengelola arsip elektronik dan
dokumen dinamis dalam bentuk fisik.

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2015 tentang Pedoman

Pengelolaan Arsip Badan Publik

Peraturan ini berisi pedoman untuk pengelolaan arsip badan publik yang
mencakup pengelolaan arsip statis dan dinamis. Dalam Pasal 5, dijelaskan
bahwa arsip dinamis harus dilakukan pengelolaannya secara terus-menerus
oleh pegawai yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip.

3. Peraturan Presiden Nomor 13 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan ini memuat ketentuan pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 tentang kearsipan yang mencakup pengelolaan arsip statis dan
arsip dinamis. Dalam Pasal 24, dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis
harus memenuhi prinsip integrasi, otentikasi, keamanan, dan perlindungan
hak asasi manusia.
 20

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4 Tahun 2019

tentang Pengelolaan Arsip Pendidikan dan Kebudayaan

Peraturan ini mengatur tentang pengelolaan arsip dinamis di lingkungan

pendidikan dan kebudayaan. Dalam Pasal 12, dijelaskan bahwa pengelolaan
arsip dinamis harus meliputi identifikasi, pengumpulan, pengelolaan,
pemeliharaan, dan pengambilan keputusan terhadap arsip.

5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 206/PMK.05/2017 tentang Tata Cara

Pemeliharaan Arsip Elektronik

Peraturan ini mengatur tentang tata cara pemeliharaan arsip elektronik yang
mencakup arsip dinamis. Dalam Pasal 18, dijelaskan bahwa pengelolaan
arsip elektronik dinamis harus dilakukan dengan teknologi informasi yang
memadai dan memenuhi standar keamanan dan integritas.