TERM OF REFERENCE

PELANTIKAN DEWAN PIMPINAN WILAYAH JAWA TIMUR

IKATAN MAHASISWA BAHASA DAN SASTRA INGGRIS
SE-INDONESIA

PANITIA PELANTIKAN DEWAN PIMPINAN WILAYAH JAWA TIMUR

IKATAN MAHASISWA BAHASA DAN SASTRA INGGRIS
SE-INDONESIA
2023
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

22 November 2023
Kepada
Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris Wilayah Jawa Timur
Di_
Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka akan dilaksanakannya “Pelantikan DPW IKAMABSII JATIM 2023/2024”

oleh English Student Association (ESA) periode 2023/2024 Universitas PGRI Jombang yang
akan dilaksanakan pada:
Hari : Jum'at - Minggu
Tanggal : 1-3 Desember 2023
Waktu : 15.00 – 16.00
Tempat : I. Aula Gedung A Universitas PGRI Jombang
II. Gedung B-203 s/d B-206 Universitas PGRI Jombang
Maka kami selaku panitia kegiatan bermaksud mengundang dan memohon Mahasiswa
Bahasa dan Sastra Inggris wilayah Jawa Timur agar bersedia mengikuti kegiatan tersebut.

Demikian surat undangan kegiatan ini dibuat, atas perhatian dan dukungan yang diberikan,
kami ucapkan terima kasih.

Menyetujui, Hormat kami,

Ketua HMP English Student Association Ketua Pelaksana Kegiatan

Ricka Dwi Amilia Santoso Kamilatus Sa’adah

NIM 217002 NIM 217029
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

I. PENDAHULUAN

Ikatan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris se-Indonesia (IKAMABSII)

adalah sebuah organisasi yang mewadahi seluruh mahasiswa jurusan Pendidikan
Bahasa dan Sastra Inggris se-Indonesia. Organisasi ini telah berusia sekitar 35 tahun
dan dalam kurung waktu tersebut telah terjadi dua kali perubahan nama sebelum
akhirnya menjadi IKAMABSII. Berikut adalah sejarah perjalanan singkat organisasi
IKAMABSII. Sejak tahun 1988 telah disadari perlunya komunikasi antara mahasiswa
jurusan sastra inggris se-Indonesia. Untuk itu atas inisiatif sejumlah perguruan tinggi
maka diadakanlah pertemuan rutin antara mahasiswa jurusan sastra Inggris
se-Indonesia dengan tujuan untuk mempererat hubungan persaudaraan/silaturahmi
dan saling tukar menukar informasi antar mahasiswa jurusan sastra Inggris
se-Indonesia dari daerah dan perguruan tinggi yang berbeda beda, selain sebagai
sarana pengembangan ilmu pengetahuan dan kebudayaan seiring dengan
perkembangan.
Dengan banyaknya program Strata 1 baik bahasa maupun sastra di Indonesia,
tetap memerlukan wadah yang dapat menampung suara, keinginan, serta harapan
setiap mahasiswa dan mahasiswinya di satu wadah yang mampu mengolah semua itu
menjadi suatu bentuk aspirasi utama dari kombinasi suara, keinginan serta harapan
agar dapat tersampaikan kepada pihak-pihak terkait yang hanya dapat dilakukan oleh
wadah terbaik yaitu wadah yang terdiri dari bahan-bahan bermutu. IKAMABSII
merupakan organisasi yang diharapkan mampu menjadi wadah terbaik untuk
menyampaikan aspirasi seluruh mahasiswa-mahasiswi yang tersebar di seluruh
Indonesia ini.
Oleh karena itu, dibentuklah sebuah organisasi yang beranggotakan
mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris di seluruh Indonesia dengan nama Ikatan
Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris Se-Indonesia (IKAMABSII) Wilayah Jawa
Timur yang mana diharapkan dapat menjadi salah satu jembatan terbaik
mahasiswa-mahasiswi di provinsi Jawa Timur dalam menyampaikan aspirasinya.
Maka, untuk mengokohkan gerak dan semangat anggota IKAMABSII Wilayah Jawa
Timur, sebagai bentuk tindak lanjut dari Musyawarah Wilayah (MUSYWIL) Jawa
Timur V tahun 2023. Kami membentuk kepanitian yang akan menyelenggarakan
Pelantikan DPW IKAMABSII JATIM 2023.
Beberapa uraian di atas menunjukkan bahwa, diperlukannya suatu wadah yang
bisa mempercepat realisasi tujuan kegiatan sebagaimana mestinya. Tentunya, sebelum
aspirasi mahasiswa-mahasiswi se-Indonesia ini ditampung dalam wadah yang besar
diperlukan kehadiran perwakilan perkalian di daerah untuk memfasilitasi aspirasi
tersebut agar dapat mencapai wadah terbesarnya. Kehadiran perwakilan-perwakilan
tadi merupakan sebuah jembatan penghubung langsung untuk mahasiswa dan
mahasiswi bisa menyampaikan aspirasinya agar tersampaikan ke wadah terbesar
yakni Ikatan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris se-Indonesia dengan mudah dan
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

terencana. Melalui kegiatan tersebut diharapkan kepada semua delegasi yang hadir
dapat mewujudkan cita-cita luhur organisasi agar selalu menjadi yang terbaik dan
terpercaya. Melalui langkah tindak lanjut ini diharapkan para delegasi mampu
memberikan sportifitas terbaik selama mengikuti pelantikan ini demi terciptanya
IKAMABSII yang terbaik hingga ke pelosok negeri. Kevakuman yang dirasakan oleh
IKAMABSII merupakan sebuah bentuk alami dari sebuah proses berorganisasi, oleh
karena itu melalui kegiatan ini diharapkan para delegasi mampu mendelegasikan
mahasiswa-mahasiswi terbaiknya dengan harapan bisa turut serta mewujudkan tujuan
mulia organisasi ini dan meninggalkan sebuah bentuk alami dari proses yang pernah
dirasakan sebelumnya yaitu kevakuman.
II. LANDASAN KEGIATAN
Kegiatan Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM 2023 ini berlandaskan pada:
1. Pancasila
2. Tri Dharma Perguruan Tinggi
3. AD/ART, GBHK/GBHO, dan Program Kerja MUNAS
4. Hasil Rapat

III. TUJUAN KEGIATAN

1. Melantik kabinet Dewan Pimpinan Wilayah Ikatan Mahasiswa Bahasa dan
Sastra Inggris se-Indonesia (IKAMABSII) Jawa Timur 2023/2024 secara
resmi.
2. Menetapkan tugas pokok dan fungsi setiap divisi dari Dewan Pimpinan
Wilayah Ikatan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris se-Indonesia
(IKAMABSII) Jawa Timur 2023/2024.
3. Terciptanya persaudaraan yang erat antar anggota Dewan Pimpinan Wilayah
Ikatan Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris se-Indonesia (IKAMABSII)
se-Jawa Timur.
IV. DESKRIPSI KEGIATAN
1. Nama Kegiatan
“Pelantikan DPW IKAMABSII JATIM 2023/2024”
2. Sasaran Kegiatan
Peserta Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM 2023 adalah
seluruh mahasiswa dari prodi Pendidikan Bahasa Inggris ataupun prodi Sastra
Inggris yang telah didelegasikan dari HMJ/HMP/HIMA/BEM-J
masing-masing perguruan tinggi di provinsi Jawa Timur yang telah memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:
3. Bentuk Kegiatan
Pelantikan DPW IKAMABSII JATIM
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Hari : Jumat-Minggu
Tanggal: 1-3 Desember 2023
Tempat : Universitas PGRI Jombang
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

V. SUSUNAN PANITIA
- Terlampir

VI. SUSUNAN ACARA

- Terlampir

VII. KETENTUAN PESERTA

Peserta Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM 2023 adalah
mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris baik pendidikan maupun non-pendidikan dari
Perguruan Tinggi di Provinsi Jawa TImur yang telah memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut:
1. Pendaftaran peserta dimulai pada tanggal 24 November - 28 November 2023.
NB: Uang yang sudah ditransfer tidak bisa dikembalikan
2. Peserta wajib mengisi formulir pendaftaran serta surat pernyataan sesuai
format yang telah ditentukan. Formulir pendaftaran dan surat pernyataan bisa
diakses melalui https://forms.gle/5RTDHTMLeDGdYcLZ8
3. Peserta delegasi minimal 2 peserta dari setiap HIMA/HMPS/HMJ/BEM-J
prodi Pendidikan Bahasa Inggris ataupun prodi Sastra Inggris se-Jawa Timur.
4. Biaya registrasi setiap peserta senilai Rp. 130.000 dengan fasilitas sebagai
berikut:

No Uraian Jumlah

1 Makan Peserta 4x Rp.50,000

2 Snack Rp.20,000

3 Transportasi + Tiket Wisata Rp.35,000

4 Merchandise Rp.20,000

5 ID Card Peserta Rp.5,000

Total Rp.130,000

5. Biaya registrasi dikirim ke:

Rekening:
1. BRI : No Rekening: 3638-0103-6680-531
a.n. Kamilatus Sa’adah
2. Dana : 081615775312 (Ricka Dwi Amilia Santoso)
NB: Panitia akan mengupdate jumlah peserta yang telah terdaftar via
pendaftaran online dan Grup WA Peserta.
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

VIII. PERLENGKAPAN PESERTA

1. PDH Kabinet DPW IKAMABSII JATIM
2. Baju/kaos hitam
3. Pakaian bebas sopan sesuai kebutuhan
4. Celana Hitam (Bukan Jeans)
5. Jaket
6. Mantel kresek/bebas (yang tidak memberatkan)
7. Sandal
8. Pakaian Ibadah
9. Peralatan MCK
10. Obat-obatan pribadi
11. Perlengkapan Pribadi

IX. TATA TERTIB PESERTA

1. Seluruh peserta Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM 2023 wajib
terdaftar dan telah membayar biaya administrasi pada tanggal yang telah
ditentukan 24 November (awal registrasi) hingga 28 November (Akhir
registrasi).
2. Peserta datang dan pulang dari lokasi acara dengan biaya dan fasilitas pribadi
(ditanggung mandiri)
3. Peserta Diharapkan Drop Zone di Alun alun Jombang (Bagi peserta yang
memerlukan penjemputan)
4. Peserta wajib menempati ruang sesuai yang telah ditetapkan panitia.
5. Peserta wajib hadir tepat waktu dan mengikuti seluruh rangkaian acara
Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM 2023.
6. Peserta tidak diperkenankan membawa dan mengkonsumsi minuman
beralkohol serta obat-obatan terlarang.
7. Peserta tidak diperkenankan mengikuti kegiatan lain selama rangkaian acara
Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM 2023 berlangsung.
8. Peserta tidak diperkenankan mengajak orang lain diluar peserta yang telah
terdaftar untuk turut dalam rangkaian kegiatan.

X. KONTAK PANITIA
Alamat Sekretariat : Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang
Nomor Telepon : 081615775312 (Ricka)
085807222160 (Kamila)
XI. PENUTUP
Demikian proposal kegiatan Pelantikan Kabinet DPW IKAMABSII JATIM yang
akan diadakan oleh Mahasiswa Bahasa dan Sastra Inggris seluruh Indonesia ini kami
sampaikan sebagai bahan acuan dan pertimbangan. Dengan harapan agar kegiatan ini
mendapat dukungan sepenuhnya dari semua pihak. Kami terbuka dalam menerima
kritik dan masukan yang bersifat konstruktif demi suksesnya acara ini.
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

Lampiran 1
SUSUNAN KEPANITIAAN
PELANTIKAN DPW IKAMABSII JATIM 2023/2024
(Jombang, 1-3 Desember 2023)

Pelindung : Ketua Universitas PGRI Jombang

(Prof. Dr. Dra. Munawaroh, M.Kes.)
Penanggung Jawab : Wakil Ketua III Universitas PGRI Jombang
(Dr. Nanik Sri Setyani, M.Si.)
Ketua Ormawa : Ricka Dwi Amilia Santoso
Ketua Pelaksana : Kamilatus Sa’adah
Sekretaris : Citra Imannisa
Bendahara : Mayriza Mardiati

1. Sie Acara 4. Sie Dekdok

● M. Imam Ma’arif (Co) ● Alisa Endah Putri Wardhana (Co)
● Laura Stefani Jaya K. ● Vina Vebriany
● Rosy Junita Anggraini ● Arcelina Putri Adelia
● Sulistiani Mashitoh ● Afnenda Vanola Aszahra
● Nindy Silvi Juliani

2. Sie Kesekretariatan 5. Sie Konsumsi

● Hidayatul Lailina (Co) ● Vony Ayu Permata C. (Co)
● Nabila Putri Maharani ● Deviana Rahmadhani
● Berliana Ramadhania ● Salsabila Firdaus
● Putri Kamilatus Sa’diah ● Kaila Nur Laila

3. Sie Humas 6. Sie Perlengkapan

● Betty Puspasari (Co) ● Ahmada Zubaidi M. (Co)
● Indah Rahayu ● Andre Effendi
● Savina Magsa Sabita H. ● Luthfia Yuha Rofiidah
● Nattika ● Anisa Chandra Winarko
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

Lampiran 2
AGENDA KEGIATAN

Hari Pertama (Jumat, 1 Desember 2023)

Penanggung
No Waktu Agenda Tempat
Jawab

1 13.00-17.00 Penjemputan Alun Alun Jombang Sie Acara

Area Universitas PGRI Sie

2 17.00-21.00 Giat Pribadi
Jombang Perlengkapan

Sie
3 21.00-04.30 Istirahat Gedung B 203-206
Perlengkapan

Hari Kedua (Sabtu, 2 Desember 2023)

Penanggung
No Waktu Agenda Tempat
Jawab

Area Universitas PGRI Sie

1 04.30-06.00 Giat Pribadi
Jombang Perlengkapan

2 06.00-07.00 Sarapan Gazebo Utama Sie Konsumsi

Sie
3 07.00-08.30 Registrasi Peserta Aula Gedung A
Kesekretariatan

Opening Ceremony
1. Menyanyikan
lagu Indonesia
Raya
2. Laporan Ketua
Pelaksana
3. Sambutan
4 08.30-10.00 Kahima ESA Aula Gedung A Sie Acara
Universitas
PGRI Jombang
4. Sambutan
Presiden
Mahasiswa
Universitas
PGRI Jombang
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

5. Sambutan
Ketua DPP
6. Sambutan
Kaprodi
Pendidikan
Bahasa Inggris
Universitas
PGRI Jombang
7. Penutup, do’a

Sie Acara dan

5 10.00-11.30 Pelantikan Aula Gedung A
Sie Dekdok

6 11.30-13.00 Ishoma Aula Gedung A Sie Konsumsi

Rakerwil I (Pengurus
7 13.00-16.00 Aula Gedung A Sie Acara
Inti)

8 16.00-18.00 Ishoma Aula Gedung A Sie Konsumsi

9 18.00-22.00 Rakerwil II (Devisi) Aula Gedung A Sie Acara

10 22.00-22.30 Penutupan Rakerwil Aula Gedung A Sie Acara

Sie
11 22.30-05.00 Istirahat Gedung B 203-206
Perlengkapan

Hari Ketiga (Minggu, Desember 2023)

Penanggung
No Waktu Agenda Tempat
Jawab

Area Universitas PGRI Sie

1 05.00-06.30 Giat Pribadi
Jombang Kesekretariatan

2 06.30-07.30 Sarapan Gazebo Utama Sie Konsumsi

Lapangan Universitas Sie Humas dan

3 07.30-08.00 Persiapan City Tour
PGRI Jombang Sie Acara

Universitas PGRI
4 08.00-09.30 Perjalanan Sie Acara
Jombang

Sumber Biru
5 09.30-12.00 Fieldtrip Sie Acara
Wonosalam Jombang
 UNIVERSITAS PGRI JOMBANG
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
Jl. Bupati R. Soederman III/20 Jombang, Telepon 081615775312
Web https://esa.stkipjb.ac.id/ E-mail Englishstudentassociations@gmail.com

Sumber Biru
6 12.00-13.30 Perjalanan Kembali Sie Acara
Wonosalam Jombang

Persiapan Closing Sie

7 13.30-14.00 Aula Gedung A
Ceremony Kesekretariatan

Persiapan Ceremony
8 14.00-15.30 Aula Gedung A Sie Acara
dan Check Out

NB : Dress code Peserta Pelantikan DPW IKAMABSII JATIM 2023/2024 :

1. Hari pertama : Pakaian bebas sopan
2. Hari kedua : PDH DPW IKAMABSII JATIM
3. Hari ketiga : Baju/kaos hitam - hijab bebas (untuk yang perempuan)