Lampiran 1.

FORM PENDAFTARAN PROJECT

INDIVIDUAL KAIZEN IMPROVEMENT SYSTEM

FORM REGISTRASI “Semangat Kaizen Untuk Charitas Yang Lebih Baik”

Judul Individual Kaizen : Mempermudah Proses Klaim dengan S-Claim di Casemix

Nama Ruangan : Tim Casemix
Nama Unit karya : Charitas Hospital Klepu
Problem: Proses klaim pasien BPJS rawat inap maupun rawat jalan memiliki alur yang panjang rumit
dan tertumpu pada personal, karena belum tercipta sistem yang mempermudah dan efisien (S-Claim)
Ide: Menganalisa permasalahan penerapan S-Claim yang ada di Charitas Hospital Klepu dengan
melibatkan seluruh unit pelayanan
Manfaat yang diharapkan:
1. Menggerakan setiap unit yang terkait dengan pelayanan BPJS untuk terlibat dalam sistem S-Claim,
untuk mengembalikan kepada unit pelayanan masing-masing, dan tim casemix kewajibannya
tersendiri. Untuk mengclaimkan berkas BPJS
2. Mencari solusi permasalahan yaitu penumpukan berkas yang akan di claim ke BPJS
3. Mempermudah proses dan mempercepat proses klaim BPJS sehingga case flow rumah sakit lancar
Dst
Langkah Implementasi:
1. Mengenali tahapan proses klaim pasien rawat inap dan pasien rawat jalan
2. Merealisasi sarana prasarana untuk proses S-Claim di seluruh rumah Sakit.
3. Melatih setiap SDM di unit pelayanan S-Claim masing masing untuk fasih menggunakan teknologi
dan sistem S-Claim
4. Membenahi setiap proses Claim BPJS,sehingga proses di tim Casemix berjalan cepat dan lancer..
5. Menganalisa dan evaluasi hasil S-Claim dan CRR

Dst
Nama Pimpinan unit/ruangan/instalasi dan
Nama dan Tanda Tangan Peserta
Tanda Tangan
Lampiran 2.
FORM PENDAFTARAN GROUP PROJECT

KAIZEN IMPROVEMENT SYSTEM

FORM REGISTRASI “Semangat Kaizen Untuk Charitas Yang Lebih Baik”

Project Name: Penerapan S-Claim untuk mempercepat proses Klaim BPJS

Opportunity/ Problem Statement:

Alur Klaim Sebelum S-Claim

Project Scope: Business Impact:

 Proses Klaim BPJS yang cepat, efektif, dan tepat  Peningkatan mutu serta percepatan S-Claim, Cash flow Rumah
waktu sehingga cashflow rumah sakit dapat lebih Sakit lancar
cepat dalam mengikuti BPJS
 Mengidentifikasi waste pada proses
Klaim BPJS dengan pendekatan lean hospital
untuk mengurangi antrian rekam medis

Project Plan: Team Selection:

Phase Tgl Mulai Tgl Berakhir Name Group: Kaizen Charitas Hospital Klepu
(Start) (End) Project Leader: dr. Sostenia Violetta Tanto Tamzir
Pengenalan 1/12/2022 9/12/2022 Core Team Member:
alur 1. dr. Salomo Galih Nugroho
Perbaikan alur 10/12/2022 13/01/2023 2. Patricia Sumaryati
3. Dwi Hartati
Pengenalan ke 14/01/2023 12/03/2023
4. Filomena Tutik Rulfah
seluruh SDM
unit
pelayanan
Running S- 13/03/2023 10/06/2023
Claim dan
Evaluasi
Maintenance 11/06/2023 03/07/2023
Project Leader Pimpinan unit/ruangan/instalasi
Lampiran 2.
FORM PROJECT KAIZEN GROUP PROJECT (GP)
I. TIM KAIZEN……………………….. (NAMA TIM)

A. Nama Tim : Tim S-Claim

B. Unit Kerja/ Unit Pelayanan : Tim Casemix dan Unit Pelayanan
C. Rumah Sakit : RS Charitas Hospital Klepu
D. Susunan Tim :
1. Ketua : dr. Sostenia Violetta Tanto Tamzir
2. Anggota : 1. dr. Salomo Galih Nugroho
2. Filomena Tutik Rulfah C.AMK
3. Patricia Sumaryati
4. Dwi Hartati
II. Proses Kaizen

a. Identifikasi Masalah
Didapatkan masalah dalam proses penerapan S Claim di Charitas Hospital Klepu,
sebagai berikut:
a. Penumpukkan berkas rawat inap dan rawat jalan, dengan menggunakan kertas
yang menumpuk di ruangan Case Mix
b. Pengerjaan proses klaim BPJS yang menuntut Tim Case Mix bekerja extra,
terkadang harus bolak balik dalam melengkapi berkas, melakukan scan sendiri,
sehingga proses klaim sulit untuk tepat waktu.

b.1. Identifikasi Waste

Dari permasalahan utama yang telah ditetapkan, maka dilakukan
identifikasi waste dari masing-masing permasalahan sebelum adanya S
Claim, adalah sebagai berikut :

Dari Rekam Medis

 Pengumpulan seluruh berkas rekam medis pasien BPJS Rajal dan Ranap
 SEP yang dicetak salah, dari segi identitas pasien, tanggal dan waktu
pelayanan, DPJD yang terkait.
 Kurang pemahaman dalam mengerti alur proses BPJS

Dari Instalasi Rawat Jalan

a) Pembuatan surat kontrol manual, berpotensi menimbulkan pasien datang
untuk kontrol sekalipun tenggat waktu rujukan sudah selesai
Hal tersebut menyebabkan Instalasi Rekam Medis bekerja dua kali, untuk
membuat resume dan surat kontrol pasien datang
b) Keterbatasan tenaga SDM Poli, dimana perawat Poli harus double kroscek
dalam mengingatkan DPJP, waktu kontrol, menjalani pemeriksaan
penunjang untuk kontrol dan lain sebagainya

Dari IGD
a) Untuk pasien BPJS yang dirujuk atau meninggal di IGD bukan DOA,
beberapa berkas tercecer sehingga berkas terkumpul di akhir periode akan
tidak lengkap, sehingga Tim Casemix harus melakukan proses pencarian
untuk kelengkapan berkas
b) Memastikan perawat IGD tidak lupa untuk melakukan scan lembar
pengantar rawat inap dan kronologi kejadian

Dari Rawat Inap

a) Berkas rekam medis yang menumpuk, karena keterlambatan DPJP dalam
melengkai resume rekam medis. Pada pasien operasi, akan terjadi tunggu
menunggu tentang hasil PA yang baru selesai dengan tenggat waktu 5hari.
b) Penumpukkan berkas rekam medis akan menimbulkan waktu pelaksanaan
coding, verifikasi, dan grouping akan tertunda
c) SDM rawat inap yang bervariasi dalam kemampuan melek teknologinya.
d) Banyaknya berkas yang dipastikan agar tidak tercecer dan harus discan
 Dari Laboratorium
a) Hasil PA yang dikeluarkan oleh rekanan biasanya akan sampai di Klepu,
dengan tenggat 7-10hari, menimbulkan tercecernya berkas tersebut di
Rawat inap, sebelum proses S Claim diberlakukan

Dari Radiologi
a) Ekspertise yang diberikan dengan tenggat 24jam akan tercecer.
b) Setelah ada S claim, ekspertise discan oleh Instalasi Radiologi sehingga
tidak tercecer

Dari Kassa
a) Piutang tak tertagih yang dilaporkan secara tidak jelas. Dengan adanya S
Claim, maka data piutang tak tertagih akan lebih jelas, proses pembukuan
berjalan lancer, dengan neraca yang lebih sehat.
b) Tidak ada

Dari Tim Casemix

a) Penumpukkan berkas, yang harus menunggu dari Instalasi Rekam Medis,
yang difotokopi (tidak paperless), baru bisa melakukan grouping
b) Beban kerja yang overwhelmed mendekati target klaim BPJS (Proses
lambat)

b.2. Prioritas Masalah

Masalah yang menjadi prioritas utama adalah permasalahan yang
memiliki waste terbanyak, dapat diukur dan mudah diimplementasikan
dan memberikan dampak yang besar, yaitu :
a) Dari Unit pelayanan :
Keterlambatan klaim, karena proses klaim BPJS menumpuk dan
menumpu pada Instalasi Rekam Medis dan Tim Casemix. Untuk pasien
ranap, juga menumpu pada Rawat Inap. Proses tidak efisien karena
tunggu-tungguan

b. Analisa Akar Masalah

Analisa akar masalah dilakukan dengan menggunakan fishbone analize, dengan
tujuan agar dapat mengetahui penyebab-penyebab masalah dan akar permasalahan
yang akan diselesaikan. Berikut analisa masalah yang telah dilakukan :
 c. Kondisi
Setelah dilakukan analisa akar masalah, maka ditemukan beberapa
kondisi sebelum dan sesudah. Dari beberapa kondisi sebelum yang ada
dam Kondisi sesudah

Kondisi Sebelum Kondisi Sesudah

Dari Rekam Medis Rekam Medis
 Pengumpulan seluruh berkas rekam medis pasien  Seluruh berkas Rekam Medis
BPJS Rajal dan Ranap menjadi tanggung jawab masing-
 SEP yang dicetak salah, dari segi identitas pasien, masing baik pasien rawat jalan
tanggal dan waktu pelayanan, DPJP yang terkait. maupun rawat inap.
 Kurang pemahaman dalam mengerti alur proses  Petugas Rekam Medis kini
BPJS memahami, bahwa salah cetak SEP
akan berakibat pasien tersebut tidak
dapat di klaimkan

Dari Instalasi Rawat Jalan Rawat Jalan

 Pembuatan surat kontrol manual, berpotensi  Pembuatan surat kontrol elektronik,
 menimbulkan pasien datang untuk kontrol
sekalipun tenggat waktu rujukan sudah selesai
 Hal tersebut menyebabkan Instalasi Rekam
Medis bekerja dua kali, untuk membuat resume
dan surat kontrol pasien datang
 Keterbatasan tenaga SDM Poli, dimana perawat
Poli harus double kroscek dalam mengingatkan
DPJP, waktu kontrol, menjalani pemeriksaan
penunjang untuk kontrol dan lain sebagainya
Dari IGD
 Untuk pasien BPJS yang dirujuk atau meninggal  Perawat IGD bertanggung jawab
di IGD bukan DOA, beberapa berkas tercecer
sehingga berkas terkumpul di akhir periode akan
tidak lengkap, sehingga Tim Casemix harus
melakukan proses pencarian untuk kelengkapan
berkas
 Memastikan perawat IGD tidak lupa untuk
melakukan scan lembar pengantar rawat inap dan
kronologi kejadian
Dari Rawat Inap
 Berkas rekam medis yang menumpuk, karena
keterlambatan DPJP dalam melengkai resume
rekam medis. Pada pasien operasi, akan terjadi
tunggu menunggu tentang hasil PA yang baru
selesai dengan tenggat waktu 5hari.
 Penumpukkan berkas rekam medis akan
menimbulkan waktu pelaksanaan coding,
verifikasi, dan grouping akan tertunda
 SDM rawat inap yang bervariasi dalam
kemampuan melek teknologinya.
 Banyaknya berkas yang dipastikan agar tidak
tercecer dan harus discan
Dari Laboratorium
 Hasil PA yang dikeluarkan oleh rekanan biasanya  Seluruh
akan sampai di Klepu, dengan tenggat 7-10hari,
menimbulkan tercecernya berkas tersebut di
Rawat inap, sebelum proses S Claim
diberlakukan
Dari Radiologi
 Ekspertise yang diberikan dengan tenggat 24jam Radiologi
sehingga menekan kesalahan
pencetakan surat kontrol pada hari
dan tanggal dan waktu rujukan
sudah habis.
 SDM poli fasih menggunakan
teknologi untuk melakukan berkas
resume rawat jalan dan surat kontrol
IGD
untuk melakukan scan atas berkam
medis di unitnya sehingga tidak ada
lagi berkas tercecer.
Rawat Inap
 Perawat Rawat Inap bertanggung
jawab untuk melakukan scan atas
berkam medis di unitnya sehingga
tidak ada lagi berkas tercecer, bila
ada berkas hilangpun soft copy nya
masih aman.
 Berkas Rekam Medis Rawat inap
tidak lagi menumpuk untuk
diserahkan ke Instalasi Rekam
Medis.
Laboratorium
hasil pemeriksaan
penunjang internal dan hasil PA dari
rekanan discan oleh Instalasi
Laboratorium, tidak tercecer
 Seluruh hasil expertise internal dan
 akan tercecer. hasil USG, Rontgen discan oleh
 Setelah ada S claim, ekspertise discan oleh Instalasi Radiologi, tidak tercecer
Instalasi Radiologi sehingga tidak tercecer

Dari Kassa Dari Kassa

 Piutang tak tertagih yang dilaporkan tidak jelas.
 Dengan adanya S-Claim, tim
casemix bisa memberikan data
piutang tak tertagih dengan periode
waktu yang lebih singkat, proses
pembukan berjalan lancar dengan
neraca yang lebih sehat

Dari Tim Casemix Dari Tim Casemix

 Penumpukkan berkas, yang harus menunggu dari  Tidak adanya pengiriman berkas
Instalasi Rekam Medis, yang difotokopi (tidak untuk diklaimkan BPJS lebih tepat
paperless), baru bisa melakukan grouping waktu, tanpa usaha yang lebih berat
 Beban kerja yang overwhelmed mendekati target
klaim BPJS (Proses lambat)
 Persentase Keberhasilan Klaim BPJS
100.2

100 100 100 100 100 100

99.89
99.8
99.66
99.6
99.51
99.4
99.32
99.2

99 99.03

98.8

98.6

98.4
Januari Februari Maret April Mei Juni

Rawat Jalan Rawat Inap

Bulan Jumlah Pasien Jumlah Prosenta Jumlah Jumlah Prosen Tanggal

Rawat Jalan BPJS Pasien se Pasien Pasien tase Pengajuan ke
yang berhasil Rawat Keberhas Rawat Rawat Keber BPJS
terklaim Jalan ilan Jalan Jalan BPJS hasilan
BPJS Klaim BPJS yang Klaim
yang yang berhasil
diajukan diajukan terklaim
Januari
919 928 99,03 105 105 100 17 Februari
2023
Februar
i 876 882 99,32 107 107 100 16 Maret
2023
Maret
1016 1021 99,51 122 122 100 12 April
2023
April
869 870 99,89 138 138 100 13 Mei
2023
Mei
869 872 99,66 148 148 100 16 Juni
2023
Juni
1108 147 10 Juli
2023
 d. Implementasi
Dalam mengimplementasikan ide yang telah dipilih, dilakukan beberapa
tahapan sebagai berikut :

Tanggal Kegiatan
1. 01/12/2022 Pengenalan alur

2. 10/12/2022 Perbaikan alur

3. 14/01/2023 Pengenalan ke seluruh SDM unit pelayanan

4. 13/03/2023 Running S-Claim dan evaluasi

5. 11/06/2023 Maintenance

e. Evaluasi
Setelah dilakukan implementasi selama 3 bulan, maka dilakukan
evaluasi terhadap implementasi penerapan S-Claim pada pasien BPJS.
Adapun hasil evaluasi yang didapat adalah sebagai berikut :
Before After

Sebelum implementasi Sesudah implementasi

- Instalasi Rekam Medis dan tim - Seluruh unit pelayanan, bertanggung

Casemix menjadi tumpuan beban
kerja untuk proses Klaim ke BPJS
- Proses Klaim tidak tepat waktu
- Piutang tak tertagih tidak terdata
jawab terhadap alur pelayanan BPJS,
sesuai pelayanan yang dilakukannya.
- Instalasi Rekam Medis dan tim Casemix
berhasil memenuhi janji layanannya,
yang bermuara pada target claim BPJS
yang tepat waktu,
- Piutang tak tertagih terdata dengan baik

III. DOKUMENTASI
Dokumentasikan perlangkah

Data Rapat sejak Desember 2022

IV. PENUTUP
Dari hasil akhir penerapan S-Claim sampai bulan Juni 2023
- Proses Klaim pasien BPJS Rawat jalan maupun Rawat inap menjadi mudah dan tepat
waktu