CHARITAS HOSPITAL KLEPU

Tema :
MEMPERMUDAH PROSES KLAIM DENGAN S-CLAIM DI
CASEMIX

Nama Tim : S-Claim Charitas

Hospital Klepu
Unit Kerja/ Unit Pelayanan : Tim Casemix dan Unit Pelayanan
Susunan Tim
 dr. Sostenia Violetta Tanto Tamzir
 dr. Salomo Galih Nugroho
 Patricia Sumaryati
 Filomena Tutik Rulfah
 Dwi Hartati
S-CLAIM

 Sklaim adalah aplikasi yang dipergunakan untuk mengupload

berkas rekam medis yang dibutuhkan untuk keperluan klaim
BPJS
 Proses klaim pasien BPJS rawat inap maupun rawat jalan
memiliki alur yang panjang rumit dan tertumpu pada personal
(Tim Case Mix lama), karena belum tercipta sistem yang
mempermudah dan efisien (S-Claim)
A. BISNIS PROSES
Alur Klaim Sebelum S-Claim

Berkas RM Pasien Rekam Medis Tim Casemix

Rawat Inap

Verifikasi

Coding ICD 9 & ICD 10

Grouping & PDF

Fotocopy
Menunggu berkas pasien Berkas Claim
terkumpul
B. Identifikasi Masalah
1. Penumpukkan berkas rawat inap dan rawat jalan, dengan
menggunakan kertas yang menumpuk di ruangan Case Mix
2. Pengerjaan proses klaim BPJS hanya dilakukan oleh Tim Case Mix,
yang menuntut Tim Case Mix bekerja extra, terkadang harus bolak
balik dalam melengkapi berkas, melakukan scan sendiri, sehingga
proses klaim sulit untuk tepat waktu.
3. Terdapat waste proses, karena beberapa unit yang belum
diikutsertakan dalam proses Klaim
C. PENGUKURAN KONDISI SAAT INI

Pengukuran Prosentase Keberhasilan Klaim BPJS dengan S-Claim

Januari Februari Maret April Mei Juni
17 Feb 23 16 Mar 23 12 Apr 23 13 Mei 23 16 Juni 23 10 Juli 23

100 100 100 100 100 100

99.89

99.66

99.51

99.32

99.03

Rawat Jalan Rawat Inap

D. Analisa Akar Masalah
 Identifikasi Waste

Beberapa unit yang nantinya akan terlibat dalam mendorong program S-Claim :
1. Instalasi Rekam Medis
2. Instalasi Rawat Jalan
3. Instalasi Gawat Darurat
4. Instalasi Rawat Inap
5. Laboratorium
6. Radiologi
7. Kassa
8. Tim Casemix
E. IDE SOLUSI

Menganalisa permasalahan penerapan S-Claim dengan melibatkan

seluruh unit pelayanan yang terkait.
Tantangan yang ada adalah:
1. Kefasihan teknologi karyawan di Klepu yang sangat variative
2. Printer dengan sarana scan hanya ada di 1 unit, unit lain
menggunakan android, dengan aplikasi Cam Scanner
3. Unit pelayanan sudah terbiasa untuk menyerahkan seluruh
tanggung jawab BPJS ke Tim Casemix
Manfaat yang diharapkan:
1. Menggerakan setiap unit yang terkait dengan pelayanan BPJS untuk
terlibat dalam sistem S-Claim, untuk mengembalikan kepada unit
pelayanan masing-masing kewajibannya sendiri dan tim casemix, untuk
mengclaimkan berkas BPJS
2. Mencari solusi permasalahan, penumpukan berkas (tidak paperless)
yang akan diclaimkan ke BPJS
3. Mempermudah proses dan mempercepat proses klaim BPJS sehingga
cash flow rumah sakit lancar
F. IMPLEMENTASI

1. Mengenali tahapan proses klaim pasien rawat inap dan pasien

rawat jalan, memecahnya ke dalam langkah-langkah per unit.
2. Merealisasi sarana prasarana untuk proses S-Claim di seluruh
rumah sakit.
3. Melatih setiap SDM di unit pelayanan S-Claim masing masing
untuk fasih menggunakan teknologi dan sistem S-Claim.
4. Membenahi setiap proses klaim BPJS,sehingga proses di Tim
Casemix berjalan cepat dan lancar.
5. Menganalisa dan evaluasi hasil S-Claim dan CRR .
Project Plan:

Phase Tgl Mulai (Start) Tgl Berakhir (End)

Pengenalan alur 1/12/2022 9/12/2022

Perbaikan alur 10/12/2022 13/01/2023

Pengenalan ke seluruh
14/01/2023 12/03/2023
SDM unit pelayanan

Running S-Claim dan

13/03/2023 10/06/2023
Evaluasi

Maintenance 11/06/2023 03/07/2023

Project Scope:

• Proses Klaim BPJS yang cepat, efektif, dan tepat

waktu sehingga cashflow rumah sakit dapat lebih cepat
dalam mengikuti BPJS
• Mengidentifikasi waste pada beberapa unit yang
belum diikut sertakan dalam proses klaim S-Claim
Klaim BPJS dengan pendekatan lean hospital untuk
mengurangi antrian rekam medis
Business Impact

 Peningkatan mutu serta percepatan S-Claim,

 Cash flow Rumah Sakit lancar
1. Implementasi Unit : Instalasi Rekam Medis
Sebelum
Dari Rekam Medis
• Pengumpulan seluruh berkas rekam
medis pasien BPJS Rajal dan Ranap
• SEP yang dicetak salah, dari segi
identitas pasien, tanggal dan waktu
pelayanan, DPJP yang terkait.
• Kurang pemahaman dalam mengerti
alur proses BPJS
Sesudah
Rekam Medis
• Seluruh berkas Rekam Medis menjadi
tanggung jawab masing-masing baik
pasien rawat jalan maupun rawat inap.
• Petugas Rekam Medis kini memahami,
bahwa salah cetak SEP akan berakibat
pasien tersebut tidak dapat di klaimkan
2. Implementasi Unit : Instalasi Rawat Jalan
Sebelum
Dari Instalasi Rawat Jalan
• Pembuatan surat kontrol manual,
berpotensi menimbulkan pasien datang
untuk kontrol sekalipun tenggat waktu
rujukan sudah selesai
• Hal tersebut menyebabkan
Instalasi Rekam Medis bekerja dua kali,
untuk membuat resume dan surat kontrol
pasien datang
• Keterbatasan tenaga SDM Poli,
dimana perawat Poli harus double kroscek
dalam mengingatkan DPJP, waktu kontrol,
menjalani pemeriksaan penunjang untuk
kontrol dan lain sebagainya
Sesudah
Rawat Jalan
• Pembuatan surat kontrol
elektronik, sehingga menekan
kesalahan pencetakan surat kontrol
pada hari dan tanggal dan waktu
rujukan sudah habis.
• SDM poli fasih menggunakan
teknologi untuk melakukan berkas
resume rawat jalan dan surat kontrol
3. Implementasi Unit : Instalasi Gawat Darurat
Sebelum Sesudah
Dari IGD IGD
• Untuk pasien BPJS yang dirujuk atau • Perawat IGD bertanggung jawab untuk
meninggal di IGD bukan DOA, beberapa berkas melakukan scan atas berkam medis di unitnya sehingga
tercecer sehingga berkas terkumpul di akhir periode tidak ada lagi berkas tercecer.
akan tidak lengkap, sehingga Tim Casemix harus
melakukan proses pencarian untuk kelengkapan
berkas
• Memastikan perawat IGD tidak lupa untuk
melakukan scan lembar pengantar rawat inap dan
kronologi kejadian
4. Implementasi Unit : Instalasi Rawat Inap
Sebelum
Dari Rawat Inap
• Berkas rekam medis yang menumpuk, karena
keterlambatan DPJP dalam melengkai resume rekam
medis. Pada pasien operasi, akan terjadi tunggu
menunggu tentang hasil PA yang baru selesai dengan
tenggat waktu 5hari.
• Penumpukkan berkas rekam medis akan
menimbulkan waktu pelaksanaan coding, verifikasi, dan
grouping akan tertunda
• SDM rawat inap yang bervariasi dalam
kemampuan melek teknologinya.
• Banyaknya berkas yang dipastikan agar tidak
tercecer dan harus discan
Sesudah
Rawat Inap
• Perawat Rawat Inap bertanggung jawab
untuk melakukan scan atas berkam medis di unitnya
sehingga tidak ada lagi berkas tercecer, bila ada
berkas hilangpun soft copy nya masih aman.
• Berkas Rekam Medis Rawat inap tidak lagi
menumpuk untuk diserahkan ke Instalasi Rekam
Medis.
5. Implementasi Unit : Instalasi Laboratorium
Sebelum
Dari Laboratorium
• Hasil PA yang dikeluarkan
oleh rekanan biasanya akan
sampai di Klepu, dengan
tenggat 7-10hari,
menimbulkan tercecernya
berkas tersebut di Rawat inap,
sebelum proses S Claim
diberlakukan
Sesudah
Laboratorium
• Seluruh hasil pemeriksaan
penunjang internal dan hasil PA
dari rekanan discan oleh
Instalasi Laboratorium, tidak
tercecer
6. Implementasi Unit : Instalasi Radiologi
Sebelum Sesudah

Dari Radiologi Radiologi

• Ekspertise yang diberikan • Seluruh hasil expertise
dengan tenggat 24jam internal dan hasil USG,
akan tercecer. Rontgen discan oleh Instalasi
• Setelah ada S-claim, Radiologi, tidak tercecer
ekspertise discan oleh
Instalasi Radiologi
sehingga tidak tercecer
7. Implementasi Unit : Kassa

Sebelum Sesudah
Dari Kassa Dari Kassa
• Piutang tak tertagih • Dengan adanya S-Claim, tim casemix bisa memberikan
yang dilaporkan tidak jelas. data piutang tak tertagih dengan periode waktu yang lebih
singkat, proses pembukan berjalan lancar dengan neraca yang
lebih sehat
8. Implementasi Unit : Tim Casemix

Sebelum Sesudah

Dari Tim Casemix Dari Tim Casemix

• Penumpukkan berkas, yang harus • Tidak adanya pengiriman berkas untuk
menunggu dari Instalasi Rekam Medis, diklaimkan BPJS lebih tepat waktu, tanpa usaha yang
yang difotokopi (tidak paperless), baru bisa lebih berat
melakukan grouping
• Beban kerja yang overwhelmed
mendekati target klaim BPJS (Proses
lambat)
 Evaluasi
Setelah dilakukan implementasi selama 3 bulan, maka dilakukan
evaluasi terhadap implementasi penerapan S-Claim pada pasien BPJS.
Adapun hasil evaluasi yang didapat adalah sebagai berikut
Sebelum implementasi Sesudah implementasi

- Instalasi Rekam Medis dan tim Casemix menjadi - Seluruh unit pelayanan, bertanggung jawab terhadap alur
tumpuan beban kerja untuk proses Klaim ke BPJS pelayanan BPJS, sesuai pelayanan yang dilakukannya.
- Proses Klaim tidak tepat waktu - Instalasi Rekam Medis dan tim Casemix berhasil
- Piutang tak tertagih tidak terdata memenuhi janji layanannya, yang bermuara pada target
claim BPJS yang tepat waktu,
- Piutang tak tertagih terdata dengan baik
Data Rapat sejak Desember 2022
Folder Berkas
DAMPAK DARI SKLAIM

 Pengajuan berkas Klaim bulan Juni selesai tepat waktu sesuai dengan komitmen BPJS
tanggal 10 setiap bulannya.
 Laporan Piutang tak tertagih mulai berjalan baik dari rawat inap dan rawat jalan
 Tidak ada lagi penumpukan berkas di casemix.
 Setiap unit sudah memiliki tanggung jawab
 Berkas Klaim Rujuk lebih terdokumentasi
KESIMPULAN
Dari hasil akhir penerapan S-Claim sampai bulan Juni 2023
- Proses Klaim pasien BPJS Rawat jalan maupun Rawat inap
menjadi mudah dan tepat waktu
 G. EVALUASI

𝛴 Pasien Rajal 𝛴 Pasien 𝛴 Pasien 𝛴 Pasien

% %
BPJS yang Rajal BPJS Ranap Ranap BPJS
Bulan Keberhasilan Keberhasilan Pengajuan BPJS
berhasil yang BPJS yang yang berhasil
Klaim Klaim
terklaim diajukan diajukan terklaim

Jan 919 928 99,03 105 105 100 17 Februari 2023

Feb 876 882 99,32 107 107 100 16 Maret 2023

Mar 1016 1021 99,51 122 122 100 12 April 2023

Apr 869 870 99,89 138 138 100 13 Mei 2023

Mei 869 872 99,66 148 148 100 16 Juni 2023

Juni 1108 147 10 Juli 2023
S-Claim Aplikasi rekam medis untuk BPJS

Paperless
Manfaat S-Claim
Mempermudah proses dan
Efisiensi mempercepat proses klaim BPJS

Bukti Unit Pelayanan

menjalankan S C-laim Berkas Rekam
Alur Klaim Medis lengkap
Tim Casemix mengelola
Berkas Claim

Aplikasi S-Claim