[Type here]

KODE UNIT : M.749020.005.02

JUDUL UNIT : MENYUSUN SPESIFIKASI TEKNIS

PESERTA PELATIHAN KOMPETENSI

Nama Peserta : Serapion Tito Tricahyono, S.E.
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan
Organisasi Tempat Kerja :
Transmigrasi
Tanggal Penyerahan : 16 Januari 2024

Tanda Tangan :

LEMBAR REVIEW FASILITATOR / BAGIAN AKADEMIK

Nama : HENDRO / Ketua Program Bid. Kompetensi Pengadaan

Tanggal Pemeriksaan : 18 Januari 2024

Tanda Tangan :

Catatan Fasilitator / Bagian Akademik :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………
PESERTA SUDAH MENGERJAKAN BUKU KERJA UNIT KOMPETENSI MENYUSUN
SPESIFIKASI TEKNIS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

[Type here]
I. GAMBARAN UNIT KOMPETENSI
1. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan Barang dan Jasa yang sesuai dengan
kebutuhan dan paket pengadaan Barang dan Jasa untuk berbagai jenis pengadaan
Barang dan Jasa:
Spesifikasi teknis merupakan suatu dokumen yang menjelaskan karakteristik teknis
dan/atau operasional dari suatu barang atau jasa yang akan dibeli. Spesifikasi ini
harus mencerminkan kebutuhan sebenarnya dari organisasi dan harus sesuai dengan
paket pengadaan yang telah ditentukan. Untuk berbagai jenis pengadaan, baik
barang maupun jasa, spesifikasi teknis ini akan berbeda tergantung pada sifat dan
kompleksitas barang atau jasa yang dibeli.
a. Memahami kegunaan spesifikasi teknis: Spesifikasi teknis digunakan untuk
mendefinisikan dan menjelaskan detil barang atau jasa yang dibutuhkan.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai
dengan apa yang dibutuhkan oleh organisasi. Selain itu, spesifikasi teknis juga
membantu dalam proses evaluasi penawaran dari vendor.
b. Memahami spesifikasi mutu/kualitas: Spesifikasi mutu atau kualitas
menggambarkan standar atau tingkatan kualitas barang atau jasa yang
diinginkan. Ini bisa mencakup berbagai aspek seperti kinerja, keandalan, umur
ekonomis, kesesuaian dengan standar industri, dan lainnya. Spesifikasi ini
penting untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli memenuhi atau
melampaui ekspektasi kualitas.
c. Memahami spesifikasi jumlah: Spesifikasi jumlah menjelaskan berapa banyak
barang atau jasa yang dibutuhkan. Ini akan bergantung pada berbagai faktor
seperti kapasitas produksi, proyeksi penjualan, dan lainnya. Mengetahui jumlah
yang tepat penting untuk memastikan bahwa organisasi tidak kekurangan atau
kelebihan dalam pengadaan.
d. Memahami spesifikasi waktu: Spesifikasi waktu menggambarkan kapan barang
atau jasa dibutuhkan. Ini bisa mencakup jadwal pengiriman, waktu pengerjaan,
dan lainnya. Menentukan waktu yang tepat penting untuk memastikan bahwa

[Type here]
 barang atau jasa tersedia kapan pun dibutuhkan dan untuk menghindari
keterlambatan yang bisa berdampak pada operasi organisasi.
Dengan memahami dan menentukan spesifikasi teknis, mutu/kualitas, jumlah,
dan waktu dengan tepat, organisasi dapat merencanakan dan melaksanakan
pengadaan barang dan jasa dengan efektif dan efisien.

2. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan, kebutuhan,

dan kondisi terkini:
Analisis kesesuaian spesifikasi merupakan suatu proses dimana suatu organisasi
mengevaluasi sejauh mana spesifikasi teknis pengadaan barang atau jasa sesuai
dengan persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini yang ada. Berikut
penjelasan mengenai setiap tahapan dalam proses ini:
a. Memahami persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini: Sebelum
dapat menganalisis kesesuaian spesifikasi, pertama-tama harus dimengerti apa
persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini yang ada. Persyaratan
dan ketentuan dapat mencakup standar hukum atau industri yang harus
dipenuhi, sedangkan kebutuhan dan kondisi terkini mencakup kebutuhan
operasional organisasi dan kondisi pasar atau teknologi yang berlaku.
b. Memahami substansi dokumen spesifikasi teknis: Setelah memahami apa yang
diperlukan, selanjutnya adalah memahami substansi dari dokumen spesifikasi
teknis. Ini berarti mengevaluasi setiap detail dalam spesifikasi dan memahami
apa yang dimaksudkan, bagaimana hal itu relevan dengan kebutuhan, dan
apakah hal itu memenuhi persyaratan dan ketentuan yang ada.
c. Mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah dianalisis: Setelah analisis
selesai, hasilnya harus didokumentasikan dengan jelas. Dokumentasi ini bisa
menjadi bagian dari dokumen pengadaan dan digunakan sebagai referensi saat
membandingkan penawaran dari pemasok atau saat melakukan pemeriksaan
atau audit pada proses pengadaan.
Dengan melakukan analisis kesesuaian spesifikasi, organisasi dapat memastikan
bahwa pengadaan yang mereka lakukan tidak hanya memenuhi kebutuhan

[Type here]
 mereka, tetapi juga mematuhi semua persyaratan dan ketentuan yang berlaku.
Ini penting untuk memastikan keberhasilan pengadaan dan untuk menghindari
potensi masalah hukum atau operasional di masa depan

[Type here]
II. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Setelah mengerjakan buku kerja ini peserta latih diharapkan mampu melaksanakan
kegiatan menyusun spesifikasi teknis pengadaan Barang dan Jasa

2. Tujuan Khusus
Setelah mengerjakan buku kerja ini peserta latih diharapkan mampu mengerjakan
hal-hal sebagai berikut:
a. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan Barang dan Jasa yang sesuai dengan
kebutuhan dan paket pengadaan Barang dan Jasa untuk berbagai jenis
pengadaan Barang dan Jasa, yang mencakup :
1) Memahami kegunaan spesifikasi teknis
2) Memahami spesifikasi mutu/kualitas
3) Memahami spesifikasi jumlah
4) Memahami spesifikasi waktu
b. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan, kebutuhan,
dan kondisi terkini, melalui kegiatan :
1) Memahami persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini
2) Memahami substansi dokumen spesifikasi teknis
3) Mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah dianalisis

[Type here]
III. PETUNJUK PENGGUNAAN :
1. Buku Kerja ini dibuat, untuk memberikan Bekal Praktik dan Latihan bagi para peserta,
setelah mempelajari Materi yang diberikan
2. Buku Kerja ini berorientasi kepada permasalahan ataupun hal hal yang berkaitan
dengan Kompetensi kerja yang Peserta lakukan dan atau akan berkecimpung sesuai
dengan kompetensi yang dilakukan
3. Bacalah dengan seksama setiap soal yang ada, Analisa dahulu kemudian jawab
berdasarkan teori dan pengalaman yang anda miliki
4. Beberapa Pertanyaan akan membutuhkan Data maupun Dokumen pendukung yang
relevan, Jika tidak/belum memiliki Data maupun Dokumen tersebut, dapat
menggunakan Informasi lainnya ataupun Berdasarkan Analisa yang Anda Pahami
5. Lembar Kerja Peserta yang telah selesai, diberikan ke Panitia, untuk dapat diPeriksa
Oleh Fasilitator/ bagian Akademik LPP, dalam Format WORD
6. Hasil Lembar Kerja ini yang telah diperiksa, akan di upload ke sistem/aplikasi
asesmen dengan format PDF , sebagai salah satu dokumen pendukung portofolio
kerja peserta latih

[Type here]
IV. LEMBAR SOAL
1. SOAL ESAI (PEMAHAMAN)
a. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan Barang dan Jasa
1) Jelaskan pentingnya dan kegunaan dari spesifikasi teknis dalam proses
pengadaan barang dan jasa. Berikan contoh konkret tentang bagaimana
spesifikasi teknis dapat membantu dalam pengadaan barang atau jasa.
2) Menurut Anda, mengapa penting bagi organisasi untuk memiliki pemahaman
yang jelas mengenai spesifikasi mutu atau kualitas dalam pengadaan barang
dan jasa? Jelaskan dengan memberikan contoh situasi di mana pemahaman
tentang spesifikasi mutu/kualitas dapat mempengaruhi hasil akhir
pengadaan.
3) Jelaskan bagaimana pemahaman spesifikasi jumlah dapat membantu dalam
proses pengadaan barang dan jasa. Berikan contoh situasi di mana
penentuan jumlah yang tepat sangat penting dalam pengadaan.
4) Mengapa penting bagi organisasi untuk memahami dan menentukan
spesifikasi waktu dalam pengadaan barang dan jasa? Jelaskan dengan
memberikan contoh situasi di mana penentuan waktu yang tepat sangat
mempengaruhi proses dan hasil pengadaan.

b. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan,

kebutuhan, dan kondisi terkini
1) Bagaimana pemahaman tentang persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan
kondisi terkini dapat mempengaruhi proses pengadaan barang dan jasa?
Berikan contoh konkret tentang bagaimana faktor-faktor tersebut dapat
mempengaruhi keputusan dalam proses pengadaan.
2) Mengapa penting untuk memahami substansi dari dokumen spesifikasi teknis
dalam proses pengadaan? Bagaimana hal tersebut dapat mempengaruhi
keberhasilan proses pengadaan? Berikan contoh yang relevan untuk
mendukung penjelasan Anda.

[Type here]
 3) Jelaskan pentingnya mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah
dianalisis dalam proses pengadaan. Bagaimana dokumentasi ini dapat
membantu dalam proses pengadaan dan bagaimana hal tersebut dapat
mempengaruhi hasil akhir pengadaan? Berikan contoh yang relevan untuk
mendukung argumen Anda.

2. SOAL ANALISA DAN STUDI KASUS

a. Anda adalah bagian dari tim pengadaan di sebuah sekolah menengah. Sekolah ini
membutuhkan 30 unit kursi baru untuk ruang kelas. Spesifikasi yang diperlukan
adalah kursi harus kuat, tahan lama, dan nyaman untuk siswa. Selain itu,
pengiriman kursi harus dilakukan dalam waktu 30 hari setelah penandatanganan
kontrak pengadaan.
Berikut adalah tiga penawaran yang Anda terima dari berbagai pemasok:
1. Pemasok A: Menawarkan kursi seharga Rp.500.000 per unit dan dapat
mengirimkan dalam waktu 20 hari. Namun, kursi ini terbuat dari plastik yang
mungkin kurang tahan lama.
2. Pemasok B: Menawarkan kursi dengan bahan kayu seharga Rp.700.000 per
unit dan dapat mengirimkan dalam waktu 15 hari.
3. Pemasok C: Menawarkan kursi dengan bahan logam yang sangat tahan lama
seharga Rp.600.000 per unit, tetapi memerlukan waktu 45 hari untuk
pengiriman.
Berikan analisis Anda tentang penawaran dari masing-masing pemasok ini.
Pertimbangkan spesifikasi teknis, mutu/kualitas, jumlah, dan waktu dalam
analisis Anda. Manakah penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan
pengadaan sekolah Anda dan mengapa?
b. Sebagai kepala pengadaan di sebuah perpustakaan umum, Anda diminta untuk
melakukan pengadaan 100 unit rak buku baru. Spesifikasi teknis untuk rak buku
ini mencakup bahan kayu mahoni, tinggi 180 cm, lebar 90 cm, dan kedalaman 30
cm. Rak buku tersebut harus tiba dan dipasang dalam waktu 60 hari setelah
penandatanganan kontrak pengadaan.

[Type here]
 Berikut adalah beberapa penawaran yang Anda terima dari berbagai pemasok:
1. Pemasok A: Menawarkan rak buku dengan spesifikasi yang diminta seharga
Rp2.000.000 per unit dan dapat mengirimkan dalam waktu 45 hari. Namun,
bahan yang digunakan adalah kayu pinus.
2. Pemasok B: Menawarkan rak buku dengan spesifikasi yang diminta, termasuk
bahan kayu mahoni, seharga Rp2.500.000 per unit dan dapat mengirimkan
dalam waktu 30 hari.
3. Pemasok C: Menawarkan rak buku dengan bahan kayu mahoni seharga
Rp1.800.000 per unit, tetapi memerlukan waktu 90 hari untuk pengiriman.
Menganalisis penawaran dari masing-masing pemasok, pertimbangkan spesifikasi
teknis, persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini. Manakah
penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan pengadaan perpustakaan Anda
dan mengapa? Jelaskan juga bagaimana Anda akan mendokumentasikan proses
analisis ini untuk referensi di masa mendatang.

[Type here]
V. LEMBAR JAWABAN
SOAL ESAI (PEMAHAMAN)
a. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan Barang dan Jasa
1) Pentingnya dan kegunaan dari spesifikasi teknis dalam proses pengadaan barang dan
jasa adalah untuk menjelaskan ketentuan-ketentuan yang disusun secara lengkap,
tertulis (yang mencakup rincian teknis atau karakteristik yang dimliki oleh sebuah
barang/material/jasa dan rincian persyaratan administrasi teknis yang terintegrasi)
dengan jelas mengenai suatu barang/alat, jasa atau hasil akhir pekerjaan yang dapat
dibeli/diadakan, dibangun atau dikembangkan oleh pihak lain sehingga dapat
memenuhi keinginan semua pihak yang terkait. Contoh konkretnya adalah pengguna
membutuhkan beberapa unit komputer untuk dipakai oleh karyawan yang baru
direkrut. Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa jumlah karyawan yang
membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada bagian apa saja
untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan, kemudian
apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation,
ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan
sebagainya.Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen
spesifikasi dapat disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari
produk yang akan diadakan
2) Agar mempercepat proses pengadaan dan mengurangi biaya yang dikeluarkan serta
memastikan bahwa produk dan jasa yang dibeli memenuhi standar kualitas yang
telah ditetapkan. Contoh : spesifikasi mutu/kualitas berdasarkan standarisasi
diantaranya helm yang dibutuhkan memiliki standarisasi Standar Nasional Indonesia
(SNI) 1811:2007 dapat mempengaruhi hasil kualitas helm yang diperoleh dari
pelaksanaan proses pengadaan barang dan hasilnya dapat memberikan fungsi yang
optimal bagi pengendara sepeda motor yang menggunakan produk helm yang
dihasilkan dari proses pengadaan tersebut.
3) Spesifikasi jumlah adalah salah satu unsur spesifikasi dalam pengadaan barang dan
jasa pemerintah. Spesifikasi jumlah adalah keterangan mengenai banyaknya barang

[Type here]
 atau jasa yang dibutuhkan oleh pengguna anggaran atau pengguna barang.
Spesifikasi jumlah harus ditentukan berdasarkan kebutuhan yang realistis, efisien,
dan efektif. Spesifikasi jumlah juga harus memperhatikan ketersediaan anggaran,
sumber daya, dan waktu pelaksanaan. Contoh :

4) Spesifikasi waktu dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah merujuk pada

penentuan kapan waktu pelaksanaan pengadaan barang/jasa tersebut beserta
tempat lokasinya. Ini bisa mencakup jadwal pengadaan barang/jasa, termasuk
tahapan dan durasi setiap tahapannya. Spesifikasi waktu sangat penting untuk
memastikan bahwa proses pengadaan berjalan tepat waktu dan sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan pada lokasi yang tepat. Ini juga membantu dalam
koordinasi dan perencanaan sumber daya yang diperlukan untuk proses pengadaan
dengan ketepatan penentuan tempat atau lokasi di mana barang/jasa akan
diserahkan atau dikerjakan. Contoh : organisasi dapat menerbikan kebijakan
misalnya untuk pekerjaan konstruksi waktu penggunaan adalah 1 Desember tahun
berjalan, sehingga pekerjaan konstruksi harus sudah selesai paling lambat 30
Nopember pada setiap tahun anggaran. Untuk pekerjaan jasa konsultansi dan jasa
lainnya disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Waktu pemanfaatan juga terkait
langsung dengan perkiraan arus kas keluar (Rencana Anggaran Kas) untuk mengatur
ketersediaan dana yang cukup guna mendanai pelaksanaan APBD dalam setiap
periode sebagai dasar penyusunan SPD, Sehingga ketersediaan dana yang cukup,
cepat dan tepat pada saat klaim pembayaran oleh penyedia.

[Type here]
 c. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan,
kebutuhan, dan kondisi terkini
1) Persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini dapat mempengaruhi
proses pengadaan barang dan jasa dalam hal menyajikan uraian terperinci
mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas
material, metode kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lain lain yang harus
diberikan oleh penyedia. Contoh :

2) Pentingnya untuk memahami substansi dari dokumen spesifikasi teknis dalam

proses pengadaan adalah untuk menentukan strategi mendapatkan
barang/jasa tersebut untuk proses pencapaian tujuan organisasi. Contoh :

[Type here]
 3) Untuk menganalisa apakah spesfikasi yang dibuat telah sesuai dengan kondisi
terkini, dan sejauh mana tingkat/level faktorfaktor tersebut telah dicapai oleh
industri. Contoh : Pembuat spesifikasi harus menganalisa kesesuaian dokumen
spesifikasi yang
telah dibuatnya dengan kondisi terkini, seperti:
 apakah barang/jasa dengan spesifikasi yang telah dibuat masih terdapat di
pasar?
 Apakah tersedia penyedia yang mampu mengadakannya dalam waktu yang
telah ditentukan?
 Menggunakan Teknologi terkini dan tidak diskontinyu.

[Type here]
  Tingkat efisiensi seperti konsumsi bahan bakar/energi,
 Selaras dengan konsep ramah lingkungan,
 mengurangi kebisingan
 tingkat emisi
 Faktor biaya perawatan yang rendah

SOAL ANALISA DAN STUDI KASUS

a. Pemasok C yang Menawarkan kursi dengan bahan logam yang sangat tahan
lama seharga Rp.600.000 per unit, tetapi memerlukan waktu 45 hari untuk
pengiriman. Hal ini dikarenakan kursi dengan bahan logam memiliki mutu da
kualitas yang lebih awet sehingga dapat memberikan manfaat efisiensi terhadap
biaya pengeluaran untuk pengadaan aset yang rutin dianggarkan setiap
tahunnya. Selain itu penawaran dari pemasok C harga kursinya sangat kompetitif
dengan kualitas dan mutu yang paling berkualitas disbanding bahan kursi dan
dan harga yang ditawarkan oleh pemasok A dan Pemasok B yang menawarkan
harga lebih rendah dan lebih tinggi namun bahan dan kualitas kursi yang
ditawarkan oleh pemasok A dan Pemasok B bahan nya tidak tahan lama
sehingga akan menimbulkan penambahan biaya anggaran untuk pengadaan
kursi setiap tahun nnya yang akan mengakibatkan pemborosan dan mengurangi
value for money untuk aset kursi yang dimiliki oleh sekolah untuk daftar
inventaris aset.
b. Pemasok B yang Menawarkan rak buku dengan spesifikasi yang diminta,
termasuk bahan kayu mahoni, seharga Rp2.500.000 per unit dan dapat
mengirimkan dalam waktu 30 hari. Hal ini dikarenakan ualitas kayu mahoni juga
tidak diragukan. Daya tahan penampangnya relatif stabil, sehingga kayu mahoni
tidak mudah mengalami penyusutan dan perubahan bentuk. Selain itu rak buku
yang ditawarkan sesuai dengan spesifikasi yang diminta meskipun harga jual
yang ditawarkan selisih Rp. 700.000,00 lebih mahal daripada pemasok C namun
waktu pengirimannya lebih cepat 60 hari daripada waktu pengiriman barang
yang ditawarkan oleh pemasok C sehigga lebih efisien karena rak buku yang

[Type here]
 ditawarkan oleh pemasok B dapat dipergunakan untuk kebutuhan penyimpanan
buku di perpustakaan umum.

Catatan : Lembar Jawaban ini, dapat disesuaikan dengan Kebutuhan Peserta

[Type here]