BAB IV

TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA

4.1 Lingkup Pekerjaan

A. Departemen Administrasi (Adm)
Departemen administrasi adalah sebuah divisi yang ada di
perusahaan yang tugas utamanya yaitu mengurus segala kegiatan surat-
menyurat, dokumentasi dokumen, pembayaran dan lain-lain. Di United
Tractors, admin AR (Account Receivable) juga bagian dari depertemen
administrasi yang mana memiliki tugas yaitu melakukan penagihan
kepada pelanggan via telepon/e-mail, mencatat transaksi penjualaan,
menerbitkan dan mengirim invoice, menyiapkan daftar tagihan serta
kelengkapannya untuk ditagihkan sesuai dengan tanggal cetak,
melakukan pantauan terhadap akun pelanggan baik yang melakukan
pembayaran lancar maupun yang terhambat, dan membuat laporan
piutang mingguan dan bulanan.
Adapun rekan kantor yang biasa bekerja sama dengan penulis di
departemen divisi ADM dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan
dikantor diantaranya Pak Anton selaku kepala ADM, Pak Yeheskiel
selaku admin AR, Pak Ahmad selaku sekretaris, Ibu Salmah selaku
Adm TC serta Ibu Nadrah selaku Kasir di United Tractor cab.
Makassar.
B. Departemen Servis
1. Service Program
Sesuai dengan komitmen United Tractors menjadi Mitra Bisnis
yang handal untuk pelanggan. Kami memiliki beberapa pilihan
layanan purna jual untuk menjaga alat berat, bus, truk, dan crane
pelanggan agar tetap berada pada tingkat pengoperasian yang
prima.
a) UT PTA Services (Program Tukar Alat)
b) UT PAP Services (Program Analisa Pelumas)
c) UT PPM Services (Program Pemeriksaan Mesin)
d) UT PMP Plus (Preventive Maintenance Package)
e) UT GOH Services (General Overhaul)

2. Maintenance Contract Program

Maintenance Contract Program merupakan sistem manajemen
perawatan atau pemeliharaan alat berat, bus, truk dan crane
pelanggan menggunakan kontrak perawatan secara berkala. Jasa
layanan ini kami tawarkan guna memudahkan pelanggan dalam
melakukan perawatan alat beratnya agar tetap bekerja secara
optimal serta mendeteksi dari kerusakan secara dini. Kami akan
memastikan unit milik pelanggan selalu tersedia untuk digunakan.
a) UT Full Maintenance Contract (UT FMC)
b) United Tractors Repair Maintenance Contract (UT RMC)
c) United Tractors Periodic Maintenance Contract (UT PMC)
d) United Tractors Customized Maintenance Contract (UT CMC)
e) United Tractors Rental
C. Departemen Spareparts
Persediaan merupakan unsur yang sangat penting bagi perusahaan
distributor. Persediaan memiliki jumlah yang banyak baik jenisnya
maupun nilainya. Sebagian besar asset perusahaan tertanam dalam
persediaan. Persediaan barang dagangan dalam hal ini sparepart
merupakan salah satu unsur pengendalian internal bagi perusahaan
distributor alat berat karena merupakan salah satu aktiva lancar yang
sangat besar nilainya. Untuk itu perlu adanya suatu sistem pengelolaan
persediaan internal sebagai alat pengawasan dalam rangka
meminimalkan resiko-resiko yang dapat terjadi. PT United Tractor,
Tbk Cabang Makassar merupakan salah satu perusahaan distributor
alat berat bergerak dibidang Penjualan alat berat, Services alat berat
dan penjualan sparepart alat berat.
PT United Tractors Tbk berkordinasi dan memesan barang
stocknya pada vendor yang bekerja sama dengan perusahaan.
Perusahaan harus memiliki stock yang cukup untuk mendistribusikan
ke customer dan memiliki suatu sistem pengendalian terutama
dibagian persediaan untuk meminimalisirkan kesalahan-kesalahan
yang terjadi baik dari sistem, kesalahan manusia (Human Error)
ataupun hal-hal yang diluar dugaan.
4.2 Tanggung Jawab dan Wewenang Dalam Pekerjaan
A. Departemen Administrasi

B. Departemen Servis
Adapun yang menjadi tugas atau pekerjaan mahasiswa antara lain :
1) Meng-Approve Aging Pending Approve spv pada salesforce bekerja sama
dengan rekan administrative service
2) Mengisi Work Order Line Item pada salesforce bekerja sama dengan rekan
administrative service
3) Mencetak KSR Komatsu Service Report (KSR) untuk melengkapi dokumen
Work Order Bekerja sama dengan rekan Administrative Service
4) Mengupdate status lost transmit unit pada salesforce Bekerja sama dengan
rekan administrative service
5) Filling dokumen Invoice Bekerja sama dengan rekan administrative service
6) Menginput EMR pada UT Techcare Bekerja sama dengan rekan scheduler