PEMANFA

ATA
N KEARS
IPAN
DI
LINGKUN
GA N
KELUARG
A

PENDAHULUAN
0 Kearsipan atau manajemen kearsipan sebenarnya bukan merupakan

suatu konsep yang baru

0 Konsep ini sebenarnya sudah ada sejak masyarakat pertama kali mampu
melukiskan tindakannya melalui gambar pada gua-gua, pada zaman
prasejarah.
0 Dengan perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini
sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan kemajuan dunia bisnis
(organisasi) di sektor pemerintah dan swasta.
0 Salah satu informasi yang sangat penting bagi kehidupan suatu
organisasi adalah rekaman dari kegiatan organisasi sehari-hari itu
sendiri. Rekaman dari kegiatan organisasi tersebut terdapat dalam arsip.
Dalam suatu organisasi, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk berbagai
hal, seperti membantu pelayanan langganan, ataupun keperluan
informasi intern. Pengambilan keputusan oleh pimpinan banyak
tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi
yang disajikan dan dilaporkan secara aktif.

0 Menurut Soebroto (Boedi Martono : 1990) kegiatan kearsipan meliputi

penerimaan, pencatatan, pengiriman, penggunaan, penyingkiran

maupun pemusnahan surat - menyurat dan warkat lainya. Konsep
kearsipan ini bisa dikatakan tidak relevan lagi dengan dengan
keadaan sekarang, karena kearsipan telah tumbuh dan berkembang
sesuai dengan kebutuhan praktis organisasi modern. Pengaturan
arsip pun bukan terbatas pada surat tetapi semua bentuk perekam
data dan informasi seperti ; foto, rekaman, film, cassete, bahkan juga
disk komputer.
0 Hal ini sesuai dengan defenisi arsip sebagaimana tertuang dalam UU
no. 7 Tahun 1971 tentang pokok-pokok kearsipan:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan

badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam

keadaan keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

PENGGUNAAN DAN
PEMANFAATAN KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN KELUARGA
0 Seperti halnya suatu organisasi, keluarga juga

dapat dikatakan sebagai suatu organisasi.

Karena dalam lingkungan keluarga juga terdapat
proses penciptaan dan penggunaan kearsipan.
Keluarga dalam kehidupan sehari-harinya, tidak
terlepas dari proses penciptaan arsip. Suratsurat, akte-akte, piagam, foto-foto, ijasah dan
sebagainya pastilah dimiliki oleh sebuah
keluarga pada umumnya. Dan kesemuanya itu
memerlukan suatu tindakan dan pengelolaan
kearsipan.

CONTOH ARSIP DALAM

KELUARGA
0 Pendidikan , seperti ijasah, buku raport, STTB,
0 kepemilikan surat, seperti surat tanah, IMB

(ijin mendirikan bangunan), saham dan

sebagainya
0 Piagam
0 Surat-surat keluarga
0 Foto-foto pada suatu keadaan/acara tertentu
dan tentu saja masih banyak kriteria lain yang
menjadi alasan suatu keluarga melakukan
kegiatan kearsipan.

TUJUAN PEMANFAATAN
KEARSIPAN DI LINGKUNGAN
KELUARGA
0 sebagai bukti otentik dan selain itu juga untuk

kesiapan jika diperlukan sewaktu-waktu

0 fungsi historis
(hal-hal yang mempunyai unsur sentimentil
sebagai salah satu aspek penting dalam
kearsipan. Misalnya mereka sengaja menyimpan
surat dari pacar pertamanya, foto masa kecil,
kartu UMPTN, dan sebagainya, yang disimpan
sebagai suatu hal yang dapat dikenang di
kemudian hari).

SIMPULAN
0 bahwa kegiatan kearsipan dalam lingkungan

keluarga pada dasarnya hampir sama dengan

pengelolaan arsip dalam suatu organisasi.
Dimana kegiatan kearsipan dalam lingkungan
keluarga mempunyai tahapan ataupun daur
hidup arsip (cycle life).
0 Daur hidup arsip tersebut meliputi : proses
penciptaan (record creation), penggunaan
dan pemeliharaan (use and maintenance)
serta tahap istirahat (retirement)

DAUR HIDUP ARSIP

0 TAHAP PENCIPTAAN
0 suatu tahapan mulai terciptanya arsip sebagai akibat bermacam-macam
kegiatan yang dilakukan dalam kehidupan sehari-hari sebuah keluarga.
Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi.
Keragaman data dan informasi ini tergantung dari kehidupan keluarga
tersebut. Hal tersebut berkaitan erat dengan faktor tingkat pendidikan dan
ekonomi dari suatu keluarga. Dengan kata lain arsip merupakan hasil
sampingan atau by product dari tindakan yang dilakukan oleh sebuah
keluarga.
0 Adapun keanekaragaman bentuk fisik arsip tergantung pada jenis media
yang digunakan dalam melaksanakan tindakan. Sehingga arsip dapat saja
berbentuk peta, film, foto, rekaman dan sebagainya. Ini sesuai dengan
pendapat dari T.R Schellenberg (dalam Boedi Martono: 1990) :
0 . Salah satu karakteristik arsip yang penting bahwa arsip harus sudah
dihasilkan atau terkumpul dalam kaitanya secara langsung dengan
aktivitas-aktivitas fungsional instansi pemerintah atau organisasi lainya ;
dan kebanyakan arti penting tergantung pada hubungan organik satu
sama lainya.
0 Adapun arti pentingnya suatu arsip tergantung pada dari hubungan
organik dengan keluarga yang bersangkutan

0 TAHAP PENGGUNAAN
0 Pada tahap ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan.

Data dan informasi yang terkandung didalam arsip diperlukan sebagai

bahan pengambilan keputusan ataupun sebagai otensitas dari suatu
kepemilikan dan ataupun sebagai suatu hal yang mempunyai nilai
historis (unsur sentimentil) bagi suatu keluarga.
Agar arsip dapat digunakan, arsip yang terdiri dari bermacam-macam
tipe dan jenisnya itu perlu dikelola dengan baik dan benar. Arsip perlu
diorganisir secara logis dan sistematis sehingga sewaktu-waktu
diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan.
0 Dalam rangka pengelolaan arsip ini termasuk didalamnya upaya
memelihara arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Pemeliharaan
fisik berarti memelihara dari kerusakan arsip karena berbagai faktor
perusak seperti, faktor kimiawi, biologi dan sebagainya. Adapun
informasi berarti berupaya agar tidak terjadi kehilangan dan kebocoran
informasi.
Penanganan berkas adalah kegiatan dalam rangka mengorganisir
informasi dengan berbagai cara sehingga setiap saat diperlukan dapat
disediakan dengan cepat dan tepat. Arsip dapat diberkaskan menurut
pada pola tertentu tergantung dari tipe, jenis fisik, subjek dan kegunaan
arsip. Kemudahan penemuan kembali informasi tergantung dari
ketepatan mengorganisir informasi

0 TAHAP ISTIRAHAT
0 Pada tahap ini arsip sudah mulai jarang digunakan. Arsip
pada tahap ini mulai dipikirkan untuk dikurangi
jumlahnya, agar tidak menimbulkan pemborosan, baik
tempat maupun biaya. Arsip-arsip yang dikira tidak
diperlukan lagi dalam kehidupan berkeluarga sehari-hari
biasanya dimusnahkan.
0 Adalah satu hal yang harus diperhatikan dalam
memasyarakatkan kegiatan kearsipan di lingkungan
keluarga, yitu bahwa kegiatan kearsipan ini merupakan
upaya untuk membuktikan otensitas suatu fakta.
Kebenaran terbukti melalui arsip dan dokumen-dokumen,
sehingga tidak mudah dimanipulasi dan atau direkayasa.
Dengan mengabaikan arsip dan dokumen berarti kita
tengah membiarkan kepalsuan, manipulasi, rekayasa dan
kebohongan !

DAFTAR PUSTAKA
0 Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern;

Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Cahaya Aksara

Agung, 1982.
0 Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis;
Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan.1990
0 Wursanto, Ig. Kearsipan I. Jogjakarta:
Kanisius.1991