Introduction To Project Management

Proyek

Proyek adalah serangkaian kegiatan bersifat sementara yang

menggunakan sumber daya (orang, biaya, bahan, energi, ruang,
ketentuan/aturan, komunikasi, motivasi dll) untuk mencapai tujuan
dan sasaran proyek.
Pada umumnya proyek terkendala dengan keterbatasan sumber
daya dan waktu pelaksaan proyek..

Karakteristik project

Bersifat sementara yang dibatasi oleh waktu dan diketahui awal

dan akhir
Terdapat berbagai kegiatan yang saling berkaitan
Memiliki tujuan yang spesifik
 Sumber daya (waktu dan biaya) terbatas
Biasanya memiliki struktur manajemen tersendiri
Dibatasi oleh kualitas

Terdapat kepemimpinan

Projek memiliki suatu batasan umum yang mengacu pada menejemen

proyek yang menjadi faktor keberhasilan suatu project, di kenal dengan
The Triple Constraint of Project Management meliputi:

Scope, Lingkup pekerjaan serta hasil yang diharapkan

Time, Lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project

Cost, Besar biaya/anggaran yang harus dikeluarkan dalam proyek

Manajemen proyek :

Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, pengorganisasian,

dan sistem pengelolaan sumber daya agar proyek dapat diselesaikan
sesuai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan

Menejemen proyek merupakan penerapan seluruh pengetahuan skill,

alat (tools) dan tehnik untuk mengelola aktivitas agar memberikan suatu
hasil yang sesuai dengan tujuan proyek.

Manajemen proyek dipimpin dan dikelola oleh manajer proyek yang

bertanggung jawab akan pelaksanaan dan keberhasilan proyek.
Manajer proyek jarang turut berpartisipasi secara langsung dalam
kegiatan-kegiatan yang menghasilkan hasil akhir, tetapi lebih berupaya
untuk mempertahankan kemajuan dan produktif interaksi bersama dari
berbagai pihak sedemikian rupa sehingga risiko kegagalan secara
keseluruhan akan berkurang

Seorang manajer proyek sering merupakan wakil lembaga pelaksana

proyek dan harus menentukan dan melaksanakan persyaratan yang
ditetapkan oleh lembaga, berdasarkan peraturan yang berlaku pada
lembaga yang mereka mewakili.

Kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan berbagai prosedur

internal dari lembaga, adalah penting dalam memastikan bahwa
unsure proyek yang berupa biaya, waktu, kualitas, dan persyaratan
yang ditentukan lembaga dapat terwujud
Dalam bidang apa pun, seorang manajer proyek yang sukses harus
mampu membayangkan seluruh proyek dari awal hingga selesai dan
memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa visi ini terwuju

Setiap jenis produk atau jasa - Farmasi, bangunan, kendaraan,

elektronik, perangkat lunak komputer, jasa keuangan, dll - mungkin
pelaksanaannya diawasi oleh manajer proyek dan operasional
diawasi oleh seorang manajer produk .
Komponen dalam menejemen proyek :

A set of skills, tenaga ahli, keterampilan (Skills) dan

pengalaman yang diperlukan untuk mengurangi tingkat risiko
dalam suatu proyek dan dengan demikian meningkatkan
kemungkinan keberhasilan.

A suite of tools, Berbagai jenis alat-alat yang digunakan

oleh manajer proyek untuk meningkatkan kesempatan
keberhasilan. Contohnya termasuk dokumen template,
register, perencanaan perangkat lunak, pemodelan
perangkat lunak, audit checklist dan peninjauan bentuk.
 A series of processes, Berbagai manajemen teknik dan
proses yang diperlukan untuk memantau dan
mengendalikan waktu, biaya, kualitas dan lingkup proyek.
Contohnya termasuk time management, cost management,
quality management, change management, risk
management and issue management

Tantangan utama manajemen proyek adalah :

mencapai semua tujuan dan sasaran proyek

mengoptimalkan alokasi dan integrasi input yang

diperlukan untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya
Pada pelaksanan suatu proyek, manajer proyek dan manajer produk
dibantu oleh tenaga ahli yang menguasai bidang kegiatan yang
diprlukan dalam pelaksanaan proyek.

Tenaga ahli yang bergabung dalam manajemen proyek berupaya untuk

mempertahankan kemajuan dan kualitas produk sehingga risiko
kegagalan secara keseluruhan akan berkurang.

Kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan berbagai prosedur

internal dari lembaga, dan untuk membentuk hubungan yang erat
dengan tenaga ahli yang ditunjuk, merupakan unsur penting dalam
memastikan bahwa isu-isu kunci : biaya, waktu, kualitas, dan
sasaran proyek/lembaga dapat terwujud
Triple kendala tradisional

Sebagaimana diketahui dalam pelaksanaan suatu proyek dituntut

hasil optimal yang telah ditentukan.

Namun demikian sebagaimana diketahui suatu proyek juga dibatasi

dengan berbagai ketentuan yang merupakan kendala atau batasan
untuk proyek tersebut, yaitu ruang lingkup proyek, waktu
pelaksanaan proyek, dan biaya yang tersedia atau teralokasi untuk
proyek tersebut

Ketiga kendala atau batasan untuk suatu proyek dikenal sebagai

Segitiga Manajemen Proyek, dimana masing-masing kendala akan
mempengaruhi kendala yang lain
Segitiga Manajemen Proyek diungkapkan dengan sebuah segitiga,
dengan masing-masing sisi menyatakan ketiga kendala, dan luas
segitiga menyatakan kualitas/keberhasilan proyek.

Sebagaimana diketahui perubahan salah satu sisi segitiga akan

mempengaruhi sisi lain dan juga luas segitiga

KUALITAS
HASIL

RUANG LINGKUP
SEGITIGA MANAJEMEN PROYEK
Kendala waktu mengacu pada jumlah waktu yang tersedia untuk
menyelesaikan sebuah proyek

Kendala Biaya mengacu pada jumlah anggaran yang tersedia

untuk proyek

Kendala ruang lingkup mengacu pada apa yang harus dilakukan

untuk menghasilkan hasil akhir proyek

Ketiga kendala ini saling berkaitan : peningkatan cakupan berakibat

meningkatnya waktu dan biaya, kendala waktu yang ketat berakibat
peningkatan biaya dan mengurangi ruang lingkup, dan anggaran/
biaya yang ketat berakibat pengurangan waktu dan mengurangi
peningkatan cakupan
Disiplin manajemen proyek adalah menyediakan alat-alat dan teknik
yang memungkinkan tim proyek (bukan hanya manajer proyek) untuk
mengatur pekerjaan mereka guna mengatasi kendala-kendala
tersebut.

Pendekatan lain untuk manajemen proyek adalah mempertimbangkan

tiga kendala : keuangan, waktu dan sumber daya manusia

Jika Anda perlu menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang

lebih pendek, Anda dapat melibatkan lebih banyak orang pada
proyek, yang pada gilirannya akan meningkatkan biaya proyek,
kecuali jika terdapat sub-bagian proyek dapat diselesaikan lebih
cepat sehingga mengurangi biaya pelaksanaan sub-bagian
proyek tersebut dengan jumlah yang sama
Kendala Waktu

Untuk tujuan analitis, waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh hasil

proyek dengan kualitas optimal diprediksi dengan menggunakan
beberapa teknik

Salah satu metode adalah mengidentifikasi tugas/pekerjaan yang

harus dilaksanakan dengan kemungkinan terjadi suatu kerusakan
struktur kerja

Lama kegiatan kerja untuk setiap tugas diperkirakan dan selanjutnya

diakumulasikan pada perkiraan waktu pelaksanaan proyek

Pelaksanaan tugas/kerja yang diprioritaskan, keterkaitan antara

beberapa tugas/pekerjaan diidentifikasi, dan informasi ini
didokumentasikan dalam jadwal proye
 Keterkaiatan antar beberapa tugas/pekerjaan dapat mempengaruhi
durasi proyek secara keseluruhan (ketergantungan dibatasi), terkait
pula dengan ketersediaan sumber daya (sumber daya terbatas).

Kendala Biaya

Biaya untuk mengembangkan sebuah proyek tergantung pada

beberapa variabel termasuk (terutama): biaya sumber daya, tingkat
tenaga kerja, harga bahan, manajemen risiko, nilai yang diperoleh
manajemen, sarana (bangunan, mesin, dll), peralatan, eskalasi
biaya, biaya tidak langsung, dan keuntungan
Selain pendekatan akuntansi dasar ini biaya ekonomi juga
harus dipertimbangkan, mencakup keterampilan dan
produktivitas pekerja yang dihitung dengan variasi untuk
perkiraan biaya proyek

Hal ini penting ketika perusahaan mempekerjakan karyawan

temporer atau kontrak kerja atau outsourcing
Ruang Lingkup Proyek

Komponen utama ruang lingkup adalah kualitas produk akhir

proyek

Ketentuan keseluruhan proyek apa yang seharusnya dicapai, dan

deskripsi spesifik tentang hasil akhir proyek harus atau capai

Waktu yang untuk pelaksanaan proyek merupakan menentukan

kualitas keseluruhan proyek

Untuk proyek besar, kualitas hasil proyek berdampak signifikan

pada waktu dan biaya (atau sebaliknya).
Tugas pengelola proyek

Manajemen proyek mempunyi beberapa jenis kegiatan antara lain :

Analisis dan rancangan tujuan proyek

Perencanaan pekerjaan sesuai dengan tujuan

Menilai dan mengendalikan risiko (atau Risk Management)

Memperkirakan sumber daya

Alokasi sumber daya

Pengorganisasian pekerjaan

Mencari sumber daya manusia dan material

Memberikan tugas
Mengarahkan kegiatan kerja

Pengendalian pelaksanaan proyek

Pelacakan dan pelaporan kemajuan (Sistem Informasi

Manajemen)

Menganalisis hasil berdasarkan fakta-fakta yang dicapai

Mendefinisikan produk-produk dari proyek

Meramalkan kecenderungan masa depan dalam

proyek

Manajemen Mutu
Isu manajemen

Pemecahan masalah

Mengidentifikasi, mengelola & mengontrol perubahan

Melakukan penutupan proyek (dan melakukan

debriefing proyek)

Berkomunikasi dengan stakeholder

Penambahan/pengurangan pekerja perusahaan

Tujuan proyek

Tujuan proyek menentukan : menargetkan hasil akhir proyek,

mencapai hasil yang dianggap perlu untuk mencapai keuntungan
yang direncanakan

Tujuan proyek dirumuskan dengan ungkapan :

Spesifikasi,

Diukur (atau setidaknya evaluable) prestasi kerja proyek,

Hasil yang dicapai

Relevansi dan
Pembatasan waktu pelaksanaan proyek

Evaluasi prestasi kerja bila terjadi penutupan proyek

SEJARAH MANAJEMEN PROYEK

Sebagai disiplin ilmu, manajemen proyek dikembangkan dari berbagai

aplikasi termasuk bidang konstruksi, rekayasa, dan pertahanan.

Sekitar tahun1950 merupakan awal dari manajemen proyek modern,

dua proyek model penjadwalan matematis dikembangkan:

"Program Evaluasi dan Kajian Teknik", yang dikembangkan oleh

Booz-Allen & Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut
Amerika Serikat (dalam hubungannya dengan Lockheed
Corporation) pada program rudal Polaris kapal selam, dan
 "Critical Path Metode" (BPT) yang dikembangkan dalam perusahaan
patungan oleh DuPont Corporation dan Remington Rand
Corporation untuk mengelola proyek-proyek pemeliharaan tanaman

Teknik matematika ini dengan cepat menyebar ke banyak perusahaan

swasta.

Pada saat yang sama, teknologi untuk memperkirakan biaya proyek,

biaya manajemen, dan ekonomi teknik itu berkembang, metode ini
dirintis oleh Hans Lang

Pada tahun 1956, American Association of Cost Engineers (sekarang

AACE Internasional; Asosiasi untuk Kemajuan Biaya Rekayasa)
dibentuk oleh para praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait
perencanaan dan penjadwalan, memperkirakan biaya, dan kendali
biaya / jadwal.
Pada tahun 1969, Project Management Institute (PMI) dibentuk
untuk melayani kepentingan industri manajemen proyek

International Project Management Association (IPMA), didirikan di

Eropa pada tahun 1967, telah mengalami perkembangan yang sama
dan melembagakan Kompetensi IPMA Baseline (ICB)

Fokus dari ICB juga dimulai dengan pengetahuan sebagai sebuah

yayasan, dan menambahkan pertimbangan tentang pengalaman
yang relevan, keterampilan interpersonal, dan kompetensi.