OPTIMALISASI PENDATAAN EMIS-PD PONTREN

SEMESTER GENAP TP 2015/2016

Surabaya, 23 Februari 2016

1
 PENDAHULUAN

Data EMIS sebagai dasar perencanaan

alokasi anggaran PIP
Data EMIS menjadi syarat bagi lembaga
yang ingin mengajukan bantuan sarana
prasarana.
Data EMIS sebagai dasar untuk pengajuan
NPSN dan NISN (kerjasama dengan PDSP
Kemdikbud).

2
 PENDAHULUAN

Menyempurnakan Content Form.

Menyempurnakan Sistem Validasi
Menyediakan Aplikasi Desktop untuk mendukung
Kesempurnaan Sistem Validasi.
Menyediakan situs SDM Pengelola Data.
Menyedian situs Upload Data.

3
 Instrumen EMIS Bidang PD-Pontren

No. Objek Pendataan Variabel Data Instrumen/Aplikasi

1. Pontren Umum Data Detail Lembaga

2. Santri Pontren Umum Data Detail Santri
3. Pontren Wajar Dikdas Data Detail Lembaga Format Data Excel
Aplikasi Desktop EMIS
4. Santri Wajar Dikdas Data Detail Santri
Aplikasi EMIS Online
5. Diniyah Takmiliyah Data Detail Lembaga

6. LPQ Data Detail Lembaga

4
File ini terdiri dari 3 sheet :

i. Sheet "Petunjuk" : berisi petunjuk pengisian instrumen

form TP 2015/2016
ii. Sheet Isian Data" : berisi format pendataan yang harus
diisi dan dilengkapi oleh setiap jenis form
iii. Sheet "Validasi Data" : berisi hasil validasi terhadap
pengisian data pada sheet isian

5
1. Tidak diperkenankan untuk membuat format
pendataan sendiri atau memodifikasi format
pendataan ini baik menghapus dan/atau menambah
kolom.
2. Dimohon untuk melakukan input secara manual.

Tidak disarankan untuk

melakukan fungsi "Copy & Paste"
secara sembarangan karena akan
menghilangkan fungsi validasi
data.

6
3. Untuk setiap kata atau nama yang mengandung karakter
tanda petik, penulisan mohon menggunakan karakter tanda
petik (`) di bawah tombol Esc.
4. Untuk pengisian data bertipe karakter (seperti : nama
mahasiswa, tempat lahir, alamat, kabupaten/kota, dll)
mohon hanya menggunakan huruf kapital (huruf besar) di
awal kata saja. Contoh : "Adi Sanjaya" atau "Jl. Jenderal
Sudirman No. 134 Bandung" atau "Kota Makassar".
5. Jangan mengisi data pada baris data yang tidak memiliki
format (border).
6. Jika jumlah baris data yang berformat kurang, hubungi EMIS
Pusat.

7
Sistem Validasi Form
Setiap Formulir terdapat sheet Validasi, yang
berfungsi untuk membantu Operator Cek Data yang
secara Sistem Komputer dinyatakan SALAH.
No. Keterangan Kode Keterangan
1. - (Tanda strip) Belum ada data yang diinputkan.
2. OK " Pengisian data sudah sesuai petunjuk
3. Tidak Valid Pengisian data tidak sesuai petunjuk
4. #value! Pengisian data tidak sesuai petunjuk
5. Harap Diisi Kolom data ini harus diisi
6. Harap dikosongkan Kolom ini dikosongkan (dihapus)
7. Cek lagi Pengisian data dianggap meragukan
8. #N/A Pengisian kode tidak valid

8
Mekanisme Pemutakhiran Data
EMIS
Bidang PD-Pontren
Semester Genap TP. 2015/2016

9
Tahapan Updating Data EMIS TP 2015/2016

Upload
Validasi Aplikasi
Aplikasi EMIS Online
Distribusi dan
Desktop
Pengisian
Verifikasi dan Format Data
Validasi Data Excel
Lembaga
Pendataan SDM
Pengelola Data
EMIS

10
 Pemutakhiran Data EMIS
Tahun Pelajaran 2015/2016
Form
1. 2.
Data Kirimkan Form
Input/Update 3.
Excel Data Excel ke
Data ke dalam Upload Data
Form Data Excel Kab./Kota Operator Excel Lembaga
Operator Kemenag
Lembaga Kab./Kota

4.
Jika Belum VALID,
Konfirmasi ke Aplikasi
Lembaga (Kembali ke Desktop
Langkah No. 1)
Kanwil
Kemenag
Provinsi
5.
Jika sudah
Aplikasi File VALID,
EMIS Online 6. Backup lakukan
7. Upload File Data backup data
Monitor Backup Data
Updating Data

11
 Aplikasi Desktop
Trik dan Troubleshoot

12
 Prepare Menjalankan Desktop
Requirment System

Minimum .NET FrameWork 3.5

Ms. Office 2007 untuk windows 32bit dan Office

2010 64 Bit untuk windows 64bit (atau dapat
menggunakan office 2007 dengan menginstal
Ms. Access Driver 2010 for Windows 64Bit)

13
 Cara cek .Net Frame Work
Melihat Melalui Registry, dengan cara
menjalankan regedit.exe dari

Tekan Tombol OK

14
 Cara melihat Type Engine Access
Melihat melalui control panel dengan memilih
administrative tool.

www.emispendis.kemenag.go.id 15
 Cara melihat Type OS

Sesuaikan Aplikasi dengan OS (Operating System), dengan

melakukan pengecekan.
Start Computer klik kanan (computer) Properties

16
 Setel Regional Setting (1)

Sesuaikan Regional Setting Komputer melalui Control Panel

Region, Pilih Tab Format dan Pastikan Format dalam bentuk
English (United States).

17
 Setel Regional Setting (2)

Klik tombol Additional Setting. Pastikan Desimal simbol

dengan tanda titik (.) List Separator dengan tanda koma (,)

18
 Problematika
Aplikasi Desktop

19
Problematika Aplikasi Dekstop
Ada beberapa sebab:
1. Aplikasi pernah digunakan untuk login
sebuah kabupaten/kota. Solusinya
adalah menggunakan aplikasi baru
(fresh) yang belum digunakan untuk
login.
2. Kabupaten tersebut memang belum
terdata di master database EMIS.
Solusinya adalah menambahkan id
kabupaten ke dalam Aplikasi.

20
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibat karena format region komputer anda belum di

setting menjadi English (United States).

21
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibat File excell yang akan diupload masih terbuka.

22
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan perilaku Copy Paste dari data yang sudah
ada dan kurang cermat (perhatikan Header excell dan kolom
lainnya), Contoh kesalahan adalah sebagai berikut ini:

Format dengan nilai E+17 itu salah..Seharusnya tertulis

seperti deret text biasa yakni 123456789012345678.

23
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan perilaku Copy Paste dari data yang sudah
ada dan kurang cermat (perhatikan Header excell dan kolom
lainnya), Contoh kesalahan adalah sebagai berikut ini:

Kolom Periode Menerima BSM Seharusnya tertulis jumlah

frekuensi bukan Tahun, contoh 1 atau 2 atau juga bisa Nama
Siswa yang terlalu Panjang.

24
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan, ketidak sesuaian antara type OS dengan

engine acces. Kasus diatas menyatakan engine OS type 64 bit
tidak tertanam di dalam komputer.

SolusiLakukan ceking seperti proses ceking (Type Engine

Access) . Pastikan ODBC (64-bit) tertanam driver accesnya. Bila
yang tertanam driver acces 32 bit (lihat dibagian ODBC (32-bit)),
maka driver tersebut harus di uninstall terlebih dahulu.

25
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan, memory yang terkuras akibat beberapa hal, a.l:
berjalannya beberapa aplikasi secara bersamaan, atau juga bisa
diakibatkan oleh antivirus/firewall yang bekerja, atau bisa juga di
sebabkan oleh virus yang memakan memory.

Solusinya: matikan semua aplikasi dan antivirus/firewall yang sedang

bekerja. Kalo masih terjadi hal sama setelah semua dimatikan berarti
HD komputer sebaiknya diinstall ulang dengan OS baru.

26
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan, kesalahan operasi aplikasi.

Solusinya: Menggunakan Aplikasi terbaru.

27
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan, kesalahan operasi aplikasi dalam

mentransfer pengindex-kan. Biasanya akibat kesalahan isi
data, contohnya tanggal lahir.

Solusinya: Jangan Pernah Copy Paste dalam pengisian data.

28
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan, ketidaksempurnaan software office

terutama excell.

Solusinya: Install ulang office.

29
 Problematika Aplikasi Dekstop

Hal ini diakibatkan terdapat kesalahan sehingga secara terpaksa OS

menutup operasional aplikasi atau aplikasi TIDAK MAU BERJALAN.

Solusinya: proses cek .netframework di lakukan ulang, jika

memenuhi syarat, lakukan proses cek type engine access, jika sudah
memenuhi syarat, salah satu trik berikut bisa dilakukan:

30
 Problematika Aplikasi Dekstop

Buka folder aplikasi, jalankan file ekstensi aplication dengan

klik kanan dan pilih Run as Administrator seperti gambar
diatas. Setelah aplikasi terbuka jalankan aplikasi seperti apa
adanya.

31
 Problematika Aplikasi Dekstop
Atau bisa juga dengan cara lain men-Kompatibel-kan
aplikasi tersebut dengan OS yang dimiliki. Caranya adalah
jalankan file ekstensi aplication dengan klik kanan dan pilih
Propertis dan pilih tab Compatibility, sehingga akan terbuka
tampilan sbb:
Pilih jenis OS yang tersedia di sana.
Atau bisa juga dengan meng klik
tombol .

32
 Problematika Aplikasi Dekstop

Kompatibel Window
XP SP 3, ikuti
perintah di jendela
tsb seterusnya
.

33
Problematika Aplikasi Dekstop

Pilih salah satu dan

ikuti perintah di
jendela berikutnya.

34
 Problematika Aplikasi Dekstop

KOMPUTER MEMBUTUHKAN Silahkan unduh .NET

.NET FRAMEWORK 3.5 Framework tsb dari internet
.

35
 Problematika Aplikasi Dekstop

TERLIHAT WARNING PENULISAN SALAH,

PADAHAL JIKA DILIHAT DATANYA SUDAH BETUL.
SOLUSI: CX REGIONAL SETTING (BAGIAN DESIMAL
SYMBOL DENGAN TANDA TITIK (.))

36
 Problematika Aplikasi Dekstop

TERLIHAT WARNING YANG SANGAT JELAS SEKALI.

37
 Problematika Aplikasi Dekstop
TANGGAL LAHIR
SEPINTAS TERLIHAT
DATANYA BENAR AKAN
TETATPI SETELAH DI CX BY
SISTEM DINYATAKAN
SALAH.

Lihat form xls error di folder validasi error didalam aplikasi.

Perhatikan dengan sekesama setiap cell pada kolom tanggal
lahir tersebut, biasanya terdapat karakter spasi.
Jika setelah di cx tidak ada spasi, lihat kembali pengaturan
di regional setting (format tanggal ) dalam format English
(United States). .

38
 Problematika Aplikasi Dekstop

TERLIHAT DI SOURCES XLS DAN SETELAH DIUPLOAD TERDAPAT

PERBEDAAN (DATA LULUSAN MA). SOLUSI SILAHKAN UPDATE
APLIKASI DENGAN MEGUNDUH APLIKASI DARI EMIS_SDM
KEMUDIAN REPLACE KE DALAM APLIKASI LAMA (TANPA
MEREPLACE FOLDER DATABASE).
39
 Problematika Aplikasi Dekstop

BILAMANA SETELAH ULOAD DETIL PTK/SISWA/LULUSAN,

NAMA KECAMATAN BERWARNA MERAH. SOLUSI SAMAKAN
SPELING NAMA KECAMATAN (DATA LEMBAGA) DENGAN
YANG BERADA ALAMAT DI FORM PROFIL

40
 Problematika Aplikasi Dekstop

CARA MERUBAH KECAMATAN LOKASI LEMBAGA BILAMAN LOKASI

TERNYATA SALAH KECAMATAN ADALAH DENGAN MEMILIH TERLEBIH
DAHULU DARI PROPINSI, KABUPATEN DAN KEMUDIAN KECAMATAN
YANG DIMAKSUD KEMUDIAN SELESAIKAN SATU FORM PRODIL SAMPAI
DENGAN SELESAI (DATA JARAK) BARU TEKAN TOMBOL SIMPAN
KEMUDIAN JANGAN LUPA KELUAR TERLEBIH DAHULU DARI APLIKASI
SEBELUM MELANJUTKAN UPLOAD DATA DETIL PTK/SISWA/LULUSAN

41
 Problematika Aplikasi Dekstop

TERLIHAT WARNING YANG SANGAT JELAS SEKALI.

PERIKSA KEMBALI FILE XLS.

42
 Problematika Aplikasi Dekstop

Setelah Upload Detil PTK/Siswa/Lulusan, terdapat warna merah

pada kabupaten/kecamatan tempat tinggal, maka yang harus
dilakukan adalah menyamakan spelling nama wilayah tersebut
dengan kode master yang dapat dilihat di
http://pendis.kemenag.go.id/file/dokumen/mstkec.xlsx .

43
 Problematika Aplikasi Dekstop

Terkadang Operator PANIK, datanya sudah terupload

tetapi di saat akan backup terlihat nol semua, ini
disebabkan belum menekan tombol backup dibagian kiri
bawah. .

44
 Problematika Aplikasi Dekstop

Di Bagian Gagal Validasi upload detil PTK/Siswa/Lulusan seakan

tidak terlihat kesalahan pengisian. Solusinya adalah lihat di
bagian folder validasi error, buka file xls tentang data detil yang
salah tersebut, nanti akan terbuka warna merah terlihat di
kolom yang menurut sistem datanya salah. .
45
 Problematika Aplikasi Dekstop

Saat proses upload detil PTK/Siswa/Lulusan, terlihat seakan file tidak

selesai mentrasfer. Solusinya buka task manager matikan file xls yang
sedang berjalan, tutup semua file xls dan aplikasi. Kemudian login
kembali dan lakukan upload data. Catatan : untuk lebih cepat
mentransfer: file excell, sebaiknya disimpan dalam type xls
bukan xlsx.

46
 Problematika Aplikasi Dekstop

Saat akan upload data detil PTK/Siswa/Lulusan muncul

Alert seperti diatas. Ini disebabkan kerusakan file xls.
Solusi: sebaiknya unduh ulang dan kerjakan file xls di
komputer yang lain, karena komputer yang digunakan
sepertinya terkena virus .

47
 Problematika Aplikasi Dekstop

Bilamana masih muncul tulisan tersebut dan dirasa

datanya sudah betul, silahkan update aplikasi desktop
dengan mengunduhnya kembali di situs emis_sdm,
silahkan di replace kedalam aplikasi yang lama tanpa
mereplace folder database yang berada di dalam aplikasi.

48
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Halaman Login

49
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Halaman Utama

50
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Daftar data pontren

51
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Formulir isian : Identitas

52
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Formulir isian : Personel

53
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Formulir isian : santri

54
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Formulir isian : program

55
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Formulir isian : sarana dan prasarana

56
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Upload excel

57
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Upload excel : menu upload

Ubag untuk
memilih file
excel 2007
keatas

58
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Upload excel : dialog box simpan data

59
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Backup data pontren

60
 TAMPILAN APLIKASI DESKTOP
Backup data pontren : dialog box simpan

61
Tanggungjawab Kankemenag Kab./Kota (1)
Melakukan sosialisasi dan pendampingan bagi operator
lembaga di wilayahnya dalam pelaksanaan updating data EMIS
PD-Pontren TP 2015/2016.
Mendistribusikan format data EMIS Pontren Umum, Santri
Pontren Umum, Pontren Penyelenggara Wajar Dikdas, Santri
Wajar Dikdas, Diniyah Takmiliyah dan Lembaga Pendidikan Al
Quran (LPQ) TP 2015/2016 ke seluruh lembaga yang ada di
wilayahnya.
Menerima file data lembaga Diniyah Takmiliyah dan LPQ hasil
updating data Semester Ganjil TP 2015/2016 dari setiap
lembaga yang ada di wilayahnya.
Melakukan validasi dan backup data lembaga Diniyah
Takmiliyah dan LPQ menggunakan Aplikasi Desktop EMIS.

62
Tanggungjawab Kankemenag Kab./Kota (2)
Melakukan upload file backup data Diniyah Takmiliyah dan
LPQ melalui Aplikasi EMIS Online.
Memonitor dan membantu operator Pondok Pesantren pada
saat melakukan validasi dan backup data Pontren Umum,
Santri Pontren Umum, Pontren Wajar Dikdas, Santri Wajar
Dikdas menggunakan Aplikasi Desktop EMIS.
Memonitor dan membantu operator Pondok Pesantren pada
saat melakukan upload file backup data Pontren Umum, Santri
Pontren Umum, Pontren Wajar Dikdas, Santri Wajar Dikdas
menggunakan Aplikasi Desktop EMIS.

63
 Tanggungjawab Kanwil Kemenag Provinsi
Melakukan sosialisasi dan pendampingan bagi operator
Kab./Kota dan lembaga di wilayahnya dalam pelaksanaan
updating data EMIS PD-Pontren TP 2015/2016.
Mendistribusikan format data EMIS Pontren Umum, Santri
Pontren Umum, Pontren Penyelenggara Wajar Dikdas, Santri
Wajar Dikdas, Diniyah Takmiliyah dan Lembaga Pendidikan Al
Quran (LPQ) TP 2015/2016 ke seluruh Kemenag Kab./Kota di
wilayahnya.
Memonitor pelaksanaan updating data EMIS PD-Pontren
secara menyeluruh untuk setiap lembaga Pondok Pesantren,
Diniyah Takmiliyah dan LPQ yang ada di wilayah provinsinya.

64
 Pemanfaatan Data EMIS
Data Siswa & SIMBOS/
Lembaga SIM-PIP
Database
EMIS

SIMSARPRAS Pimpinan
Data Sarpras
& Lembaga

Pengolahan Direktorat
Data Terkait
Koordinasi
Eksternal
Kanwil Provinsi &
Kemenag Kab/Kota
Report Publikasi
Data Data
Pengguna
PDSP Data
PUSPENDIK Lainnya
TNP2K
KSP

65
 CATATAN PENTING
1. Sebaik apapun aplikasi yang tersedia tidak akan ada
artinya bila tidak mampu menyediakan data secara
lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu.
2. EMIS tidak akan mampu menyajikan data yang lengkap,
akurat dan tepat waktu, bila tidak mendapat pasokan data
yang lengkap, akurat dan tepat waktu dari sumber data.
3. Perencanaan program Pendidikan Islam tidak akan
berjalan dengan baik, efektif dan efisien, jika tidak
didasari/didukung oleh data yang lengkap, akurat dan
tepat waktu.
4. Tidak akan ada kebijakan Pendidikan Islam yang tepat
sasaran jika tidak didukung dengan data yang lengkap,
akurat dan tepat waktu.
66