ADMINISTRASI AD + MINISTRARE TO +

SERVE MELAYANI KONOTASI

PEKERJAAN PEMBANTU TEKNIS
KETATAUSAHAAN (ADMINISTRASI DLM ARTI
SEMPIT)
Administrasi dalam arti luas adalah seluruh
proses kerja sama antara dua orang atau lebih
dalam mencapai tujuan dengan
memanfaatkan sarana prasarana tertentu
secara berdaya guna dan berhasil guna, yang
meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
Planning (Perencanaan) merupakan bagian awal
yang tersusun secara sistematik dan terorganisir

Organizing (Pengorganisasian) merupakan aktivitas

menyusun dan membentuk hubungan-hubungan
kerja antara orang-orang sehingga terwujud
suatukesatuan usaha dalam mencapai tujuan-
tujuan yang telah ditetapkan

Directing (Bimbingan alau Pengarahan) adalah

fungsi manajemen yang berhubungan dengan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah,
agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan
benar-benar tertuju yang telah ditetapkan semula.
Coordinating (Koordinasi) yaitu bagaimana
seluruh kepentingan dan tujuan organisasi
disatukan dan diharmoniskan dengan sinkronisasi
waktu serta tempat

Reporting (Pelaporan) merupakan manajemen

berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai
segala hal yang bertalian dengan tugas dan
fungsi-fungsi

Budgeting (Penganggaran) meliputi

perencanaan keuangan, pembiayaan,
perhitungan uang keluar masuk serta
pengawasan yang dilaksanakan.
 Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan
perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-
tugas bantuan lainnya dalam rangka
menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
 Merencanakan (Planning)
Menyusun (Arranging)
Menghimpun (Collecting)
Mencatat (Recording)
Mengolah (Processing)
Mengendalikan (Controlling)
Mengirim (Transfering)
Menyimpan (Filing)
 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
Mengamankan rahasia organisasi.
Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna
bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi
manajemen.
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan
adalah sebagai berikut :
Mengadakan pencatatan atau recording semua
kegiatan manajemen.
Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
Pengendali informasi internal dan eksternal
organisasi
Sebagai alat komunikasi organisasi.
Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia
organisasi.
Sentral teknologi transfer informasi.
Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
 Kesekretariatan merupakan salah satu
elemen yang sangat penting dalam
menyokong organisasi. Bagaimana sistem
pengelolaan administrasi, sistem
manajemen pengarsipan data dan
informasi, sampai bagaimana kerapian
sekretariat sebagai rumah bagi pengurus
menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.
 Sumber daya manusia / pengurus
Sekretariat
Perlengkapan dan peralatan
kesekretariatan
Identitas organisasi
 Sebuah sistem tidak mungkin bisa
dijalankan tanpa ada manusia yang
menjalankannya, termasuk
kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI,
sebaiknya memiliki divisi atau biro
tersendiri yang SDMnya khusus
mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini
biasanya bersifat internal karena
bertugas mendukung kinerja intern
organisasi.
 Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki
tempat tersendiri sebagai basecamp,
yang berfungsi sebagai pusat
administrasi serta tempat silaturahim,
bekerja, dan berkoordinasi antar
pengurus
 Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti
memiliki pulpen sebagai peralatan
standarnya, maka begitu pun dengan
kesekretariatan yang pasti memiliki
peralatan dan perlengkapan standar
minimum untuk bisa menjalankan
fungsinya. Peralatan dan perlengkapan
standar, seperti : Lemari, komputer,
peralatan kantor /alat tulis, sarana
komunikasi antar pengurus (papan
pengumuman), alat-alat kebersihan dll.
 Identitas organisasi menjadi elemen
penyokong eksistensi organisasi. Identitas
organisasi merupakan tanda pengenal
dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi
yang membedakannya dari organisasi lain.
Biasanya, identitas organisasi direalisasikan
dan divisualisasikan dengan sebuah
logo/lambang ORGANISASI, papan nama,
bendera, stempel, dll.
A. Pengelolaan sistem administrasi
organisasi
B. Pengelolaan fisik sekretariat
1. Tulis menulis (rencana program, strategi
pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat (baik surat masuk dan keluar,)
3. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk
organisasi
4. pengelolaan sarana komunikasi internal
pengurus organisasi (seperti papan informasi/
pengumuman)
5. manajemen pengarsipan data dan
informasi.
6. data-data lain yang berkaitan langsung
dengan kegiatan tulis menulis (Pembukuan)
 Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi
pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan
silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya.
Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat
menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat
yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja
organisasi.
Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi,
sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan
sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh
bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini
berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada
umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh
seorang sekretaris, sedangkan fungsi yang kedua
dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga.
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
 1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan;
1). Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan
dan pengolahan data-data tertulis, seperti
surat-surat dan dokumendokumen. Arsip
berarti pula dokumen tertulis yang berasal
dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan
sebagainya) yang dikeluarkan instansi
resmi, yang disimpan dan diperlihara
ditempat khusus untuk referensi. Orang
(ahli) yang biasa mengurus bagian
penyimpanan dan pemeliharaan surat-
surat disebut arsiper
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan
dari organisasi dalam memulihkan
keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam
peristiwa hUkum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang
menggambarkan peristiwa-peristiwa
lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan
dan perkembangan dunia keilmuan, dan
lain lain.
2) Agenda
Buku agenda, adalah buku
catatan yang bertanggal untuk
satu tahun (periode) yang
berfungsi untuk mencatat surat-
surat, baik surat masuk
maupun surat keluar. Orang yang
bertugas mencatat surat masuk
dan keluar
(mengagendakan surat) disebut
agendaris.
3. Ekspedisi
Ekspedisi adalah kegiatan mengurus
(mengirim/mengantarkan) surat-surat atau
barangbarang. Orang yang bertugas untuk
mengirim/mengantar surat-surat atau
barang-barang disebut ekspeditur.

Untuk memudahkan surat-surat, sebuah

organisasi memerlukn buku ekspedisi. Buku
ini sangat penting sebagai alat bukti
bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan
diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.
Data Anggota
Struktur
Program Kerja (jangka pendek, menengah dan panjang)
Buku Tamu
Administrasi Keuangan
Buku Inventaris
Surat menyurat
Proposal dan laporan pertanggung jawaban
Buku rapat (Agenda, notulen)
Buku bidang
Daftar hadir