Prosedur Operasional Standar

prosedur operasi yang baku

PROTAP atau Prosedur Tetap
Safe Work Instructions, Safe Operating
Procedures, Standard Working Procedures,
Medi Procedures
 prosedur kerja yang dilakukan secara benar
dan konsisten
pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
organisasi.
 SOP medik, penanganan pasien, kesehatan,
teknik, lingkungan dan penyelamatan
SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
SOP penanggulangan kebakaran, pilot
pesawat terbang
 International Conference on Harmonisation
(ICH)
Detailed, writtem instruction to achieve
uniformity of the performance of a specific
function
Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-
prosedur operasional standar yang ada dalam
suatu organisasi yang digunakan untuk
memastikan bahwa setiap keputusan, langkah,
atau tindakan, dan penggunaan fasilitas
pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar, dan sistematis
 SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana
pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan
produksi, resepsionis, office boy, supir, staf
administrasi di kantor, pabrik atau gudang,
supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang

dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang
dilakukan secara tim dan untuk pengawas
pekerjaan tsb
 SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan
dilakukan.
SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb
sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2
bulan trial.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg
bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan
baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua
yg mempengaruhi lingkungan kerja
Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi
bahan perbaikan SOP secara teratur
 Tidak ada aturan yg membatasi panjang
pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh
berbagai macam orang untuk tujuan yg
berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih
memudahkan para pelaksana, dengan
demikian sebuah prosedur kerja yg panjang
bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah
menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap
Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
 SOP disusun tim penyusun SOP yang
memiliki pengetahuan dan pengalaman
dalam bidangnya
SOP harus tertulis, menjelaskan secara
singkat langkah demi langkah dan dalam
tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.
 Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan
hanya memerlukan sedikit keputusan
Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
 Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau
lebih yang tergabung karena ketertarikan,
minat, dan niat yang sama yang kemudian
secara sah membentuk badan sebagai wadah
untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)
 Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai
orang buta yang harus berjalan di daerah
berbatu dan terjal yang belum dikenalnya
Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah
mana Organisasi akan dibawa
Perwujudan Visi dan Menjalankan misi
dicapai secara bertahap melalui tujuan,
sebagai milestone atas pencapaian organisasi
dalam jangka waktu lebih pendek dari Visi
 Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai
aktivitas operasional dan manajerial
Untuk menciptakan kesamaan pemahaman
terhadap aktivitas organisasi, prosedur
operasi harus dibakukan dengan menetapkan
Standard Operating Procedures
Conclusion I: SOP adalah operasional day by
day dalam mewujudkan Visi dan menjalankan
misi
 Dituangkan
dalam Prosedur
Fungsi-fungsi Manajemen yang dibakukan
melalui SOP

Organizing
Planning &
Sumber Daya Organisasi decision making
Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan Organisasi
Informasi Aktivitas Efektif
Sumber Daya Manusia Operasi
Controlling
Modal Efisien
Leading

Menjalankan Misi
Mewujudkan Visi
 Terkait dengan Keputusan, maka dalam
penyusunan SOP yang efektif harus merujuk
pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah
tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP
Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan
SOP yang efektif harus disusun dengan
memperhatikan fungsi organisasi atau proses
bisnis yang ada dalam organisasi
Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus
memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur
Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara
konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari
suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam
penggunaan, estetika dan sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: The

totality of characteristics of an entity that bear on its ability to
satisfy stated or implied needs (Totalitas dari karakteristik
suatu produk yang menunjukkan kemampuannya dalam
memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat
 Mutu sering diartikan sebagai memenuhi
keinginan pelanggan (customer need)
Produk yang kurang (less than) memenuhi
persyaratan pelanggan di anggap mutunya
jelek. Kadang menggoda untuk menyimpulkan
bahwa melebihi harapan pelanggan (more
than) dalam memberikan mutu yang
dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan
atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya
secara terus-menerus secara konsisten.
Conclusion: Quality is conformance to agreed
requirements No less no more
Menurut standard internasional ISO 8402:
Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen
yang menentukan kebijakan mutu, sasaran
mutu dan tanggungjawab manajemen.
Keseluruhannya diimplementasikan
menggunakan alat-alat seperti rencana mutu,
kendali mutu, pemastian mutu dan perbaikan
mutu dalam kerangka sistem mutu
FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:
PDCA Plan, Do, Check, and Act
Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu
(quality system) didefinisikan sebagai :
The organisation structure, procedures,
processes and resources needed to
implement quality management. (Struktur
organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya
yang diperlukan untuk menerapkan
manajemen mutu)
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem
mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun
(seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur
terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi
sistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalam
penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentang
sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu
standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar
berfungsi untuk memberikan panduan agar semua
orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau
menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu
SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari
dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan
prinsip:

Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang

ditulis
Dokumentasi yang efektif haruslah :

1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi

dalam lingkup sistem mutu.
2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa
perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki
suatu sistem mutu untuk mencapai keberhasilan.
3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan
pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh
organisasi.
4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan
juga perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem
mutu.
 5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi
bekerja lebih efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi
dapat berlanjut efektif selama periode dimana
orang yang bertanggung jawab tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu
untuk mem-verifikasi efektivitasnya.
SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar
disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut
di atas
Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atau
tepat

Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau
tepat

30
 SOP yang mencerminkan upaya pencapaian
tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi,
untuk mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam
penyusunan dan implementasi SOP
 Specific
Lengkap prosedur
Jelas dan mudah dipahami
Layak Terap (Applicable)
Controllable
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible)

32
 Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai
dengan kebutuhan organisasi
Penyusunan SOP harus dilakukan observasi
terhadap organisasi secara rinci dan lengkap,
mengenai: Struktur Organisasi, struktur
pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis
atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional,
kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan
yang mengikat

33
 Lengkap untuk prosedur tertentu, dan
lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan

34
 Dapat dicerna dengan baik
Tidak menimbulkan banyak tafsiran

35
 Dapat diaplikasikan dengan baik terutama
karena ada dukungan manajemen dan
budaya organisasi

36
 Dapat dipahami oleh organisasi dan semua
unsur organisasi

37
 Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis
atau aktivitas) dan perubahan lingkungan
organisasi.

38
 Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah
lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali
jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan
Budaya Organisasi)
Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau
jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional),
Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran
Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan
operasional yang luas yang berbeda standar)
 Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan
tekanan Manajerial,
Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki
Kepentingan Pribadi

40
 Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan,
kemudian ceritakan
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik
yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk
menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan
kegiatan
41
 Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat
SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama
akan dirasakan oleh pembaca

42
Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari
mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah

43
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di
dalam buku laporan hasil produksi

Jelas:
Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan
hasil produksi

44
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna
lain

45
 Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn
seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan
menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan
training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha
menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa
digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk
prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola
langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

46
 Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart
 menggambarkan sebuah algoritma yang
terstruktur dan mudah dipahami oleh orang
lain
Diagram alir ini akan menunjukkan alur di
dalam program secara logis
Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat
komunikasi dan dokumentasi
 Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari
atas ke bawah
Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir
Gunakan penguhubung (Connector) dengan label
untuk menunjukkan keterhubungan antar path
terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
 Dokumen:
Mulai
Multidokumen
Decision:

Proses : Kegiatan Manual

Penguhubung Prosedur berbeda Data:

halaman/ Off-Page Connector
Input Manual:
Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page Connector Kartu:
 Tampilan Sortir

Penghubung Delay

Penggabungan Penguraian

Arsip Tetap Arsip sementara

Pemaduan Pilihan Langkah/Or

 Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah
(berbagai arah): pada umumnya dijadikan
garis yang sejajar, seperti koordinasi,
monitoring, dll

Alur Garis Penghubung dengan tanda panah

(berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan
berikut dari prosedur
 Pita tertanda: Penyimpanan Internal

Data tersimpan/Stored Data Disrect Acces Storage

Disket Magnetik Sequential Acces Storage

Terima kasih atas perhatiannya