LOOKUP, REFERENCE, AND

INFORMATION FUNCTIONS
and
WORKGROUP FEATURE
SPREADSHEET
AKUNTANSI FEB UB
LOOKUP & REFERENCE

LOOKUP, HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH, INDEX, OFFSET, FORMULATEXT,

COLUMN, COLUMNS, ROW, ROWS, TRANSPOSE, INDIRECT, ADDRESS,
HYPERLINK, AREAS, CHOOSE, dan RTD. Fungsi GETPIVOTDATA akan kita
ulas di Bab PIVOT TABEL.
 LOOKUP

LOOKUP mencari data yang tersusun vertikal.

=LOOKUP(lookup_value;lookup_vector;[result_vector])
LOOKUP tidak begitu populer karena
hanya untuk data yang tersusun vertikal
Banyak pengguna EXCEL lebih memilih
menggunakan VLOOKUP atau HLOOKUP untuk
menemukan dan mengopi data.
HLOOKUP VLOOKUP

Silakan pelajari lagi di pertemuan 6, Formula 2

 MATCH

MATCH menemukan posisi data (cell) dalam sebuah range. Powerful dengan INDEX.
=MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])
Keterangan :
lookup_value : Merupakan cell yang ingin anda cari posisinya
lookup_array : range tempat lookup_value, berupa range dalam 1 kolom atau 1 baris
match_type : opsional, sangat disarankan di isi. Ada 3 opsi isian yaitu,
-1 : menemukan nilai yang paling kecil lebih besar atau sama dengan nilai lookup_value. Syaratnya,
lookup_array harus ada dalam posisi descending (Z to A).
0 : menemukan nilai yang sama persis dengan nilai lookup_value. Urutan lookup_array boleh acak.
1 : menemukan nilai yang paling besar lebih kecil atau sama dengan nilai lookup_value. Syaratnya, lookup_array
harus ada dalam posisi ascending (A to Z).
Contoh MATCH tipe 0 1 -1
 INDEX

INDEX mengambil isi cell (merujuk dan mengopi)

dari sebuah range tabel.
INDEX dipakai ketika posisi cell, baik kolom dan
barisnya, dalam range diketahui.
Kelemahannya : harus mengetahui persis posisi
cell yang ingin anda ambil datanya baik baris
maupun kolom.
=INDEX(array,row_num,column_num)
=INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)
 Kombinasi INDEX MATCH

Lebih baik daripada VLOOKUP HLOOKUP

Karena dapat mengambil data yang di
sebelah manapun dari lookup_value

=INDEX(array,MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])
=INDEX(reference,MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]),area_num)
 INDEX MATCH untuk Double Lookup

Cara mencari data menggunakan

intersection (titik temu) antara baris dan
kolom sehingga memungkinkan kombinasi
yang sulit dilakukan dengan
HLOOKUP/VLOOKUP.

=INDEX(array,MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]), MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]))

=INDEX(reference,MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]), MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]),area_num)
 OFFSET

OFFSET mencari nilai dari cell tertentu berdasar

pada titik awal acuan dengan menggerakkannya ke
kiri/kanan dan naik/turun.
=OFFSET(reference,rows,cols,[height],[width])
reference : referensi titik awal acuan yang
merujuk ke cell atau range
rows : pergeseran baris ke atas (nilai positif) /
ke bawah (nilai negatif) dari reference
cols : pergeseran kolom ke kanan (nilai
positif) / ke kiri (nilai negatif) dari reference
[height] : opsional, tinggi dari hasil yang anda
inginkan dalam jumlah baris, nilai positif
[width] : opsional, lebar dari hasil yang anda
inginkan dalam jumlah kolom, nilai positif
FORMULATEXT

Fungsi FORMULATEXT berguna untuk menampilkan formula yang sudah

kita tulis sebelumnya.
Rumusnya,
=FORMULATEXT(reference)
 COLUMN, COLUMNS, ROW, ROWS

COLUMN menampilkan nomor kolom dari reference. Outputnya berupa angka nomor kolom yang
dihuni oleh cell (reference) tersebut yang dihitung mulai dari kolom A. Rumusnya,
=COLUMN(reference)
COLUMNS menampilkan jumlah kolom dari sebuah range. Outputnya berupa jumlah kolom dihitung
mulai dari range yang pertama kali dipilih. Rumusnya,
=COLUMNS(array)
ROW menampilkan nomor baris dari reference. Outputnya berupa angka nomor baris yang dihuni
oleh cell (reference) tersebut yang dihitung mulai dari kolom A. Rumusnya,
=ROW(reference)
COLUMNS menampilkan jumlah kolom dari sebuah range. Outputnya berupa jumlah kolom dihitung
mulai dari range yang pertama kali dipilih. Rumusnya,
=ROWS(array)
COLUMN, COLUMNS, ROW, ROWS
 TRANSPOSE

TRANSPOSE mengubah struktur tabel dari yang semula vertikal menjadi horizontal atau sebaliknya.
Sama dengan Paste Special Transpose. Perbedaannya,
jika menggunakan paste special transpose, data yang terkopi ke struktur baru merupakan valuenya,
sedangkan jika menggunakan fungsi TRANSPOSE data yang terkopi ke struktur baru merujuk ke data awalnya.
=TRANSPOSE(array)
Caranya,
Catat jumlah baris dan jumlah kolom dari struktur tabel awal. X baris dan Y kolom
Pindah ke cell kosong dan blok cell dengan range Y baris dan X kolom tempat di mana struktur tabel baru
akan dibuat. Jadi data di langkah pertama, dibalik.
Dengan tidak menghapus block cell di range tersebut, masukkan rumus =TRANSPOSE(array) yang merujuk
pada tabel awal. Jangan tekan enter dulu.
Jangan tekan enter dulu, tapi tekan Ctrl+Shift+Enter secara bersamaan. Rumus baru akan menjadi
{=TRANSPOSE(array)}.
 TRANSPOSE

Contoh
Berdasarkan tabel penjualan kita akan mengubah struktur tabel menjadi horizontal tapi hanya
sampai ke ID PEL3. Hasilnya,
 INDIRECT

INDIRECT menghasilkan sebuah referensi

cell berdasarkan teks (baris dan kolom)
yang dimasukkan maupun berdasarkan cell
lainnya.
=INDIRECT(ref_text,[a1])
Keterangan :
ref_text = teks referensi, wajib diisi, dapat
berupa merujuk ke cell lainnya, atau
menulis langsung cell yang ingin anda
tuju dengan tanda petik.
[a1] = opsional, berisi FALSE dan TRUE.
False jika format dari ref_text yang
dinginkan adalah R1C1. True jika format
dari ref_text yang dinginkan adalah A1.
 ADDRESS

ADDRESS menghasilkan output sebuah alamat

cell dengan cara memasukkan informasi baris
dan kolomnya. Contohnya, =ADDRESS(4;5)
menghasilkan output $E$4.
=ADDRESS(row_num; column_num;
[abs_num];[a1];[sheet_text])
Keterangan :
[abs_num] : opsional, berisi angka 1-4 untuk
menandakan absolute relative reference.
1 jika format absolute kolom dan baris ($E$4)
2 jika format absolute hanya di baris (E$4)
3 jika format absolute hanya di kolom ($E4)
4 jika format relative kolom dan baris (E4)
HYPERLINK

HYPERLINK membuat sebuah link yang mengarah ke sheet lain, file,

atau alamat web. Rumusnya adalah,
=HYPERLINK(link_location;[friendly_name])
Dapat dilakukan melalui menu INSERT HYPERLINK
 AREAS

AREAS menampilkan banyaknya

area dalam sebuah referensi yang bisa
berisi cell atau range. Rumusnya,
=AREAS(reference)
 CHOOSE

CHOOSE memilih data dari sebuah

daftar.
Misalnya, terdaftar daftar hari Senin,
Selasa, Rabu, Kamis, Jumat, Sabtu,
Minggu, maka dengan fungsi ini anda
dapat memilih dari daftar tersebut
sesuai urutan nomor. Anda mengambil
nomor urut 3 maka fungsi ini akan
menghasilkan ouput Rabu.
=CHOOSE(index_num;value1;[value2];....)
Kelemahannya harus memasukkan
satu-satu daftar list di fungsi ini.
 RTD

Real Time Data = RTD mengambil dan menampilkan data secara real time dari program yang
mendukung otomatisasi COM.
=RTD(ProgID, server, topic1, [topic2], ...)
Keterangan :
ProgID: Wajib, merupakan nama ProgID dari add-in (program) yang support otomatisasi COM yang telah
didaftarkan dan telah terinstal pada komputer lokal Anda. Masukkan nama program dalam tanda kutip.
server : Wajib, merupakan nama server di mana add-in harus dijalankan. Jika tidak ada server, dan
program dijalankan secara lokal (di komputer anda), maka kosongkan argumen. Jika ada server,
masukkan tanda kutip ("") di sekitar nama server.
Topic1, topic2, ... : Topic1 wajib di isi, topic2 dan selanjutnya opsional. Berisi 1-253 parameter yang
bersama-sama menyatakan sebuah data real time yang unik.
Manfaat : impor data yang terus berubah. Contohnya, data pergerakan indeks harga saham.

https://www.youtube.com/watch?v=ausCIaxgWzs
INFORMATION

CELL, ERROR.TYPE, INFO, ISBLANK,

ISERR, ISERROR, ISEVEN,
ISFORMULA, ISLOGICAL, ISNA,
ISNONTEXT, ISNUMBER, ISODD,
ISREF, ISTEXT, N, NA, SHEET, SHEETS,
TYPE.
 IS...
Fungsi IS Rumusnya Kegunaan untuk mengetahui
ISBLANK =ISBLANK(value) Apakah cellnya blank (kosong)
ISERR =ISERR(value) Apakah cellnya eror selain error #N/A
ISERROR =ISERROR(value) Apakah cellnya eror termasuk error #N/A
ISEVEN =ISEVEN(number) Apakah cellnya berisi angka genap
ISFORMULA =ISFORMULA(reference) Apakah cellnya berisi formula
ISLOGICAL =ISLOGICAL(value) Apakah cellnya berupa logika
ISNA =ISNA(value) Apakah cellnya berisi error #N/A
ISNONTEXT =ISNONTEXT(value) Apakah cellnya berisi selain text, mungkin blank, angka, atau logika
ISNUMBER =ISNUMBER(value) Apakah cellnya berisi angka
ISODD =ISODD(number) Apakah cellnya berisi angka ganjil
ISREFF =ISREF(value) Apakah cellnya berisi referensi cell
ISTEXT =ISTEXT(value) Apakah cellnya berisi format teks
IS...
CELL

CELL mencari tahu semua data informasi yang ada di dalam cell.
Rumusnya adalah,
=CELL(info_type,[reference])
info_type: Merupakan jenis informasi yang ingin di cari tahu. Ada banyak
jenisnya. Selengkapnya lihat tabel di bawah.
[reference] : Berupa referensi cell atau range yang ingin di cari tahu
informasinya.
 CELL
info_type Informasi yang didapatkan
"address" Alamat cell, memakai format absolute.
"col" Nomor kolom dari cell dalam reference.
"color" Jika cellnya diformat dengan warna negatif, maka outputnya 1. Jika tidak, maka outputnya 0.
"contents" Isi data yang ada di cell paling kiri atas dari reference.
"filename" Nama file dari file yang dirujuk referensinya (termasuk lokasinya di disk). Jika belum disimpan, maka hasilnya blank.

Nilai teks terkait format angka cell. Ouput "-" di akhir nilai teks jika sel diformat berwarna negatif. Ouput "()" di akhir nilai teks jika sel
"format" diformat dengan tanda kurung untuk nilai positif atau semua nilai. Selain itu juga ada ouput lainnya. Selengkapnya lihat tabel di
bawah.
"parenttheses" Output 1 jika sel diformat dengan tanda kurung untuk nilai positif atau semua nilai; jika tidak, output 0.

Nilai teks terkait "label prefix" cell. Output berupa tanda kutip tunggal (') jika berisi teks rata kiri, tanda petik ganda (") jika berisi teks
"prefix" rata kanan, tanda sisipan (^) jika berisi teks rata tengah, garis miring terbalik (\) jika berisi teks rata isi, dan teks kosong ("") jika berisi
hal lain.
"protect" Jika cell terkunci, maka outputnya 1. Jika tidak, maka 0.
"row" Mengetahui info baris dari cell dalam reference
"type" Nilai teks terkait tipe data dalam cell. ouput "b" jika cell kosong, "l" jika berisi teks, dan "v" jika berisi lainnya.
"width" Lebar kolom cell yang dibulatkan. Outputnya berupa angka yang sebanding dengan sejumlah karakter yang dapat di isikan.
 Output Number Formatting
G General
CELL F0"
,0" #,##0
0

F2" 0.00
,2" #,##0.00
C0" $#,##0_);($#,##0)
C0-" $#,##0_);[Red]($#,##0)
C2" $#,##0.00_);($#,##0.00)
C2-" $#,##0.00_);[Red]($#,##0.00)
P0" 0%
P2" 0.00%
S2" 0.00E+00
G" # ?/? or # ??/??
D4" m/d/yy or m/d/yy h:mm or mm/dd/yy
D1" d-mmm-yy or dd-mmm-yy
D2" d-mmm or dd-mmm
D3" mmm-yy
D5" mm/dd
D7" h:mm AM/PM
D6" h:mm:ss AM/PM
D9" h:mm
D8" h:mm:ss
CELL
 INFO
INFO menyajikan informasi yang
berhubungan dengan komputer,
sistem operasi, dan program excel.
Rumusnya adalah,
=INFO(type_text)
type_text diisi dengan pilihan yang
disediakan oleh excel. Pilihan ini
terangkum dalam tabel di bawah
ini.
type_text Mendapatkan informasi tentang
DIRECTORY Direktori file yang terakhir dibuka atau disimpan, bukan
directory file excel yang terakhir di buka.
NUMFILE Jumlah file excel yang sedang aktif dibuka.
ORIGIN Menampilkan referensi cell paling kiri atas dari worksheet
excel yang areanya terlihat, disajikan dalam format teks.
OSVERSION Versi sistem operasi komputer.
RECALC Mode rekalkulasi saat ini.
RELEASE Versi program excel yang digunakan saat ini
SYSTEM Tipe sistem operasi yang dipakai. Output pcdos jika
komputernya jenis PC, mac jika jenisnya Macintosh
 TYPE n ERROR.TYPE

TYPE mengetahui jenis format yang

ada dalam cell. Rumusnya adalah,
=TYPE(value)
ERROR.TYPE mencari tahu jenis eror
yang ada dalam suatu cell. Rumusnya
adalah,
=ERROR.TYPE(value)
OUTPUT TYPE OUTPUT ERROR.TYPE
1 untuk angka 1 untuk jenis error (#NULL!)
2 untuk teks 2 untuk jenis error (#DIV/0!)
4 untuk logika 3 untuk jenis error (#VALUE!)
16 untuk error 4 untuk jenis error (#REF!)
64 untuk range 5 untuk jenis error (#NAME?)
6 untuk jenis error (#NUM!)
7 jika tidak ada error dalam cell (#N/A)
N
Output Terjadi Jika value berupa
Angka tersebut Sebuah angka
Fungsi N mengembalikan Nomor seri tanggal tersebut, tersaji dalam
nilai yang dikonversikan format tanggal bawaan yang tersedia Sebuah tanggal
dalam Excel
menjadi angka. Fungsi ini
1 TRUE
disediakan agar 0 FALSE
kompatibel (cocok) Nilai Kesalahan Nilai kesalahan seperti #DIV/0!
dengan program 0 Yang lainnya
spreadsheet selain excel.
=N(value)
NA

Fungsi NA memberikan info ke cell bahwa cell ini kosong dengan output #N/A.
Nah, sembari menunggu cell tersebut di isi, akan lebih baik jika anda tanda #N/A
karena dengan tanda ini, formula yang dibuat yang mencakup cell ini hasilnya juga
akan error yang berarti belum lengkap.
=NA()
 SHEET dan SHEETS
Fungsi SHEET dapat berguna untuk :
melihat nomor sheet yang saat ini terbuka,
mengetahui nomor dari sebuah sheet yang
sedang tidak dibuka
mengetahui apakah ada sheet yang
tersembunyi, dan
membuat nomor sheet dalam sebuah daftar jika
ada banyak sheet dalam satu workbook excel.
Fungsi SHEETS berguna untuk :
mengetahui jumlah sheet yang ada dalam satu
workbook excel.
mengetahui jumlah sheet dalam reference.
Rumusnya adalah,
=SHEET(value)
=SHEETS(reference)
WORKGROUP FEATURE

Colaborating, Editing, Simultanously

Cara Mengaktifkan Share Workgroup

Pilih menu ribbon Review, Pilih Share Workbook.

Pada tab Editing, centang box Allow changes by more than one user.
Pada tab Advanced, pilih opsi sesuai setting yang anda inginkan.
Klik OK
Muncul perintah menyimpan file.
Jika file ini adalah file baru, akan muncul dialog box untuk menyimpannya dengan nama yang
anda inginkan.
Jika file ini sudah disimpan sebelumnya, akan keluar dialog box untuk menyimpan file ini lagi.
Setelah itu, nama file akan mendapatkan tambahan kata yaitu [Shared] di bagian
belakang nama asli file, dengan tidak merubah nama asal filenya. Kata itu hanya sebagai
penanda bahwa file ini sudah di aktifkan fitur Share Workgroupnya.
Langkah selanjutnya, jika file ini berisi link ke file lain, silakan dikoreksi dulu, lalu simpan ulang.
 Kelemahannya
Item yang tidak didukung
Membuat dan memasukkan Tabel
Menambah atau mengubah conditional formats
Menambah atau mengubah data validation
Membuat atau mengubah charts atau laporan
PivotChart
Memasukkan atau mengubah gambar atau
objek lainnya
Memasukkan atau mengubah hyperlinks
Membuat, mengubah, atau menampilkan
scenarios
Memasukkan subtotals otomatis
Membuat data tables
Membuat atau mengubah laporan PivotTable
Membuat atau menerapkan slicers
Membuat atau memodifikasi sparklines
Menambah atau mengubah Microsoft Excel 4
dialog sheets
Mengimport, merefresh, dan mengeksport XML
data
Aksi yang tidak didukung
Memasukkan atau menghapus blocks cells
Menghapus worksheets
Merging cells atau splitting merged cells
Mengurutkan atau memfilter berdasarkan format
Menggunakan drawing tools
Menetapkan, mengubah, atau menghapus passwords
Memproteksi atau melepas proteksi worksheets atau workbook
Mengelompokkan atau mengoutline data
Menulis, merekam, mengubah, menampilkan, atau menetapkan macros
Mengubah atau menghapus array formulas
Menambah, mengganti nama, atau mengapus XML maps
Mapping cells ke XML elements
Menggunakan XML Source task pane, XML toolbar, atau XML commands
pada Data menu
Menggunakan data form untuk menambah data baru
Memutus Sambungan User Lain

Pada menu ribbon Review, pilik Share Workgroup

Pada tab Editing, review nama-nama yang terhubung ke file shared
workgroup di daftar Who has this workbook open now.
Pilih nama pengguna yang mau diputuskan sambungannya, lalu klik
Remove User.
Sebagai catatan, meskipun user lain sudah diputuskan sambungannya di
workbook shared, hal ini tidak mencegah user lain untuk mengedit
workbook lagi.
Nah, jika anda ingin menghapus pengaturan tampilan personal dari user
yang sudah anda remove, pilih menu ribbon View, lalu klik Custom Views.
Kemudian pilih tombol Delete.
Review Perubahan Share Workgroup

Pastikan semua pekerjaan user lain sudah beres.

Pada menu ribbon Review, Pilih Track Change, lalu pilih Highlight
Changes.
Pada kotak dialog Highlight Change, pilih opsi :
Pada pilihan When, pilih All
Jangan centang pilihan Who dan Where
Centang pilihan List changes on a new sheet, lalu klik OK
Nah, sekarang anda dapat mencetak dan juga mengopi Riwayat (History)
worksheet ke workbook lainnya.
 Menonaktifkan Fitur Shared Workbook

Pada menu ribbon Review, pilih Share Workbook

Pada tab Editing, pastikan bahwa anda hanya satu-satunya orang yang terdaftar di
kotak daftar Who has this workbook open now.
Bersihkan centang yang ada di Allow changes by more than one user. Jika anda
gagal melakukannya, maka file tersebut diproteksi. Cara untuk menghilangkan
proteksinya adalah
Klik OK pada kotak dialog Share Workbook.
Pada menu ribbon Review, pada kategori Changes, klik Unprotect Shared Workbook.
Jika diminta, masukkan pasword dan klik OK
Pada menu ribbon Review, pada kategori Changes,Klik Share Workbook.
Pada tab Editing, bersihkan centang Allow changes by more than one user.
Ketika anda diingatkan pengaruhnya ke user lain, Klik Yes.