PEMROSESAN TRANSAKSI DAN

STUKTUR PENGENDALIAN
INTERN

Tugas sistem Informasi

Akuntansi
Kelas : SA5
 NAMA KELOMPOK 5 :

Siti Novia Turrahman (02)

Rika Retno Nur S (04)
Wulan April F (06)
Retno Wulandari (08)
Ade Kurnia (10)
Nathania Putri D (12)
Ela Fitri Andriani (38)
Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian di butuhkan untuk mengurangi
eksposur-eksposur .Eksposur terdiri dari dampak
keuangan potensial yang berlipat ganda karena
probabilitas kemunculannya.Eksposur tidak tibul
dari kurangnya pengendalian.Pengendalian
cenderung untuk mengurangi eksposur,tetapi
kurangnya pengendalian jarang menyebabkan
eksposur.Eksposur melekat dalam operasi setiap
organisasi dan dapat timbul karena berbagai
sebab.
 Eksposur-Eksposur UMUM
1. Biaya Berlebihan (Biaya yang berlebihan akan
mengurangi pendapatan)
Yaitu pengeluaran perusahaan terhadap cek
pembayaran distribusi kepada pekerjaan yang tidak
efektif,tidak efesien disebabkan oleh beberapa hal
antara lain pengunaan bahan dan tenaga kerja
berlebihan,pembelian aktiva secara berlebihan,beban
iklan dan beban perjalanan yang berlehan juga, dan
tagihan atau pajak terlamabt di bayarkan sehingga
menyebabkan beban bunga yang berkaitan.
2. Pendapatan Menurun (Pendapatan menurun akan
mengurangi laba).
Yaitu piutang tak tertagih dalam penjualan kredit bias
melebihi yang seharusnya,disebabkan oleh beberapa hal
antara lain penjualan yang dikirimkan ke pelanggan tidak
di catat sehingga tidak ditagih,pelanggan tagihan hilang
atau diikhtisarkan secara tidak benar sebagai piutang
dagang,penjualan diretur karena penggiriman barang
terlambat(rusak),pengiriman barang disorder secara tidak
benar ,potongan penjualan berlebihan timbul dengan
alasan-alasan yang sama.
3. Kehilangan Aktiva
Yaitu perusahaan harus menangani aktivannya,yang dapat
di hilangkan secara tidak di inginkan sperti kas,persediaan
dan peralatan secara tidak di segaja dirusak (dihilangkan)
oleh karyawan ceroboh atau bahkan karyawan yang hati-
hati termasuk juga manajemen.
4. Akutansi yang Tidak Akurat
Yaitu kebijakan dan prosedur-prosedur
akutansi dapat mengandung kesalahan –
kesalahan dapat mencakup penilaian,ketepatan
waktu,klasifikasi transaksi,kesalahan
pencatatan baik sengaja maupun tidak di
sengaja.
5. Interupsi Bisnis
Yaitu kejadian-kejadian pada saat operasi atau
akhir operasi suatu organisasi. Interupsi bisnis
dapat di timbulkan oleh karena eksposur
operasi yang berlebihan,tindakan kekerasan
fisik ,atau kerusakan alamiah.
6. Sanksi Wajib
Yaitu organisasi perusahaan harus berotoritas atau peraturan
yang memiliki jurisdiksi atau peraturan dan operasinya harus
menyakini bahwa aktivitasnya seuai dengan hukum dan
peraturan-peraturan interupsi atas opersi bisnis yang normal
dapat terjadi oleh karena sanksi yang dikenankan oleh yang
berwajib pada saat perusahaan di ketahui telah melakuakan
tindak keriminal.
7. Kerugian Kompetitif
Yaitu ketidakmampuan oraganisasi untuk bertahan dalam
pasar,Kerugian dapat timbul dari kombinasi eksposur-
eksposur diatas dan juga dapat timbul dari keputusan
manajemen yang tidak efektif.
8. Penipuan dan Penggelapan
Yaitu dilakuakan oleh orang luar perusahaan maupun orang
di dalam perusahaan .Biaya yang berlebihan ,pendapatan
yang menurun,dan kerugiaan aktiva dapat merupakan hasil
dari penipuan dan kecerobohan.
 Penggelapan dan Kejahatan Kerah Putih

Istilah kejahatan kerah putih timbul karena

adanya pembedaan yang jelas antara pekerja-
pekerja kerah putih yaitu yang bekerja di
lingkungan kantor, dan kerah biru yang bekerja
di lingkungan pabrik.
 Tiga bentuk dasar pencurian dalam kejahatan kerah
putih yaitu:

1. Penggelapan Manajemen
Manajemen bertanggung jawab atas pengendalian
organisasi maka penggelapan mencakup pada
penyajian yang salah atas aktiva karyawan tetapi
ketidakberesan yang dilakukan manajemen lebih
sulit di deteksi dibandingkan ketidakberesan yang
dilakuakan oleh karyawan.
2. Laporan Keuangaan yang digelapkan
Laporan keuangan yang mencakup transaksi-transaksi
fiktif yang di proses melalui sistem akutansi,penilaian
aktiva secara salah seperti pada persediaan,atau kesalahan
penerapan prisip-prinsip akutansi.
3. Kejahatan Korporasi (perusahaan)
Kejahatan yang lebih memberikan manfaat kepada
perusahaan atau organisasi dibandingkan kepada
individu yang melakukan.Individu tersebut hanya
menikmati manfaat secara tidak langsung,
contoh:perusahaan pialang di tuduh menggelapkan
uang pengiriman dan pencurian deposito bank ,para
korban terkejut ketika mereka telah di rampok dan
tidak ada tanda-tanda jika tidak di beritahu penyelidik
setelah kriminalitas itu terbukti.
 Akutansi Forensik
Yaitu berkaitan dengan pencegahan dan deteksi
penggelapan dari kejahatan kerah putih dan memiliki
organisasi NACFE(National Association of Certified
Fraud Examiners) Adalah organisasi professional
yang dibentuk sebagai tanggapan meningkatnya
perhatian terhadap penggelapan terhadap bidang
bisnis dan pemerintahan.NACFE memberikan
kualifikasi atas CFE(Certified Fraud Examiners)
yaitu yang memiliki tugas sebagai auditor dan
investigator penggelapan,akutan forensic,akutan
public,staff penegakan hukum,professional
pencegahan-kerugian,dan para akademisi serta
memiliki moral dan standar etika yang tinggi dan
harus mematuhi kode CFE.
 Keseriusan Masalah Penggelapan
Penggelapan merupakan masalah yang serius
KPMG Peat Marwickmelakukan survai terhadap
2000 perusahaan terbesar di AS. Perusahaan
ditanyakan mengenai kewaspadaan terhadap
penggelapan bisnis di AS.prosedur pencegahan
dalam penggelapan dan kepekaan terhadap
adanya penggelapan,lebih dari setengah 330
responden memiliki pendaptan kotor (aktiva)
antara 1-4,9 juta dolar AS.
Pemprosesan Komputer dan Eksposur-Eksposur

Beberapa aspek komputer yang cenderung

meningkatkan dari segi resiko dan atau kerugian nilai
uang karena adanya eksposur dalam organisasi
terlepas dari proses computer seperti apa yang di
terapkan.Pemrosesan data secara
mekanis,penyimpanan data yang terkosentrasi dan
aktiva pemrosesaian data itu sendiri merupakan
aspek-aspek pemrosesan computer yang
menghasilkan jenis eksposurnya sendiri
Lanjutan……
yaitu sebagai berikut:
 Pengolahan data secara mekanis
Seorang klerk akan menggunakan pertimbangannya dan akan
menolak untuk memproses cek gaji selama 400jam kerja dalam
satu minggu maka ia menggunakan computer untuk
melakuakan pengolahan data dari pada pemrosesan secara
mekanis menimbulkan hilangnya data karena pertimbangan
manusiawi jenis kekeliruan dan ketidak beresan yang dapat di
antisispasi dengan computer agar akan mengatasi kekeliruan
sesuai instruksi .
Penyimpanan Data secara Mekanisme
Penyimpanan pada komputer sangat efesien dan
hemat biaya tetapi manusia tidak dapat secara
langsung menvertisifikasi muatan penyimpanan ini
harus dianalisi terlebih dahulu ke dalam jangka
panjang .kekeliruan ini tidak dapat segera di buktikan
dan di deteksi karena memerlukan waktu jangka
panjang.
Kompleksitas Pemprosesan
Aplikasi pemprosesan dengan komputer seperti
akutansi penggajian adalah hasil dari tiga fase
pengembangan yang berbeda yaitu sebagai berikut :
-Dalam fase perencanaan sistem
Penggunaan:
bertujuan untuk mengidentisifikasi dalam fase
analisis sistem di terjemahkan ke dalam instruksi-
instruksi komputer yang di butuhkan untuk
menjalankan aplikasi.
Penyalahgunaan:
Tujuan juga bisa tidak di spesifikasikan secara tepat
dan dalam fase perencanaan analisis sistem dapat
pula diterjemahkan secara keliru kedalam istruksi-
instruksi
Lanjutan…….
-Dalam fase implementasi
Penggunaan:
bertujuan untuk diintergrasikan kesistem komputer
untuk melakukan pemrosesan.
Penyalahgunaan:
Aplikasi dapat dijalankan secara tidak tepat ,tidak
efesien ,atau di integrasikan secara keliru ke dalam
sistem computer dalam rangka pengolahan.
Pemrosesan Terpusat
Departemen menjalankan pengolahan datanya
sendiri.Mereka sangat independen satu sama lain.
Pengolahan data computer memusatkan aktivitas-
aktivitas pengolahan dari berbagai departemen didalam
satu departemen computer.Departemen ini memiliki
karyawan sendiri ,dan bertanggung jawab atas peralatan
pengolahan data yang berharga mahal. Departemen ini
mempunyai fungsi independen dalam sistem manual
sekarang benar-benar tergantung pada satu depatemen
untuk pengolahan data.Eksposur bias muncul karena
ketergantungan dan karena pemutusan aktiva pengolahan
data didalam suatu departemen.
Penyimpanan Data Terpusat
Eksposur yang timbul karena pemusatan penyimpanan
data departemen computer mirip dengan yang terjadi
karena pemusatan pengolahan.Tetapi eksposur ini di
pisahkan untuk menekankan fakta bahwa penyimpanan
data computer adalah sangat berbeda dengan
penyimpanan kertas.Satu disket Floopy 31/2 inci dapat
menyimpan informasi yang setara dengan beberapa ratus
halaman kertas ,Disket ini juga bias di masukan ke dalam
kantong.Untuk yang berukuran ¼ inci dapat merusak 100
halaman informasi atau bhakan menyebabkan seluruh
disket tidak dapat digunakan dan pada gilirannya
kehilangan seluruh informasi.Peningkatkan eksposur
yang berkaitan dengan pencurian ,kerusakan tidak di
sengaja dan kerusakan data dalam penyimpanan data
komputer .
Aktiva-aktiva Pengolahan Data
Akses yang dibatasi merupakan pertimbangan utama
terdapat beberapa cara masuk ke lokasi sistem
komputer.Terdapat beberapa pendekatan untuk
membatasi akses.ini termasuk kunci yang dapat
diprogram untuk menolak kunci-kunci tertentu
,penjaga keamanan dan monitor televise sirkuit
tertutup.
Tujuan-Tujuan Pengendalian dan Siklus-Siklus
Transaksi

Analisis eksposur kerugian dalam suatu

organisasi seringkali berkaitan dengan
konsep siklus transaksi meskipun tidak ada
dua organisasi yang identetik,sebagian
besar organisasi mengalami jenis-jenis
kejadian ekonomi yang sama
 Transaksi-transaksi yang dapat di kelompokan menjadi
empat siklus aktivitas bisnis yang umum:

Siklus Pendapatan :kejadian –kejadian yang berkaitan

dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain
dan penagihan pembayaran yang berkaitan.
Siklus Pengeluaran :kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan
penetapan kewajiban yang berkaitan.
Siklus Produksi :kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan transformasi sumberdaya menjadi barang dan jasa.
Siklus Keuagan:kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
perolehan dan manajemen dana modal ,termasuk kas.
Manajemen harus mengembangkan tujuan-tujuan
pengendalian rinci untuk setip siklus transaksi. Tujuan-
tujuan pengendalian telah dinyatakan ,manajemen
dapat mengumpulkan informasi untuk menentukan
keluasan tujuan pengendalian yang akan di capai
dalam setiap siklus transaksi organisasi.Tujuan
pengendalian ini diambil dari konsep struktur
pengendalian intern .Pertama manajemen harus
mengembangkan struktur pengendalian intern ,struktur
ini kemudian dapat diaplikasikan ke siklus-siklus
transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan
pengendalian spesifik untuk setiap siklus.
Elemen-Elemen Struktur
Pengendalian Intern
sub bab 2

Nathania Putri Dyastaria

1410108883
12
 ALAT PENGENDALIAN
PEMROSESAN TRANSAKSI

BAB SETELAH NATANIA

 ANALISIS STRUKTUR
PENGENDALIAN INTERN
Bab terakhir
 Analisis struktur pengendalian intern mengharuskan
adanya pemahaman atas struktur yang dirancang maupun
yang dioperasikan secara aktual. Struktur aktual dapat atau
tidak sesuai dengan yang diharapkan. Struktur
pengendalian intern secara rutin mengumpulkan dan
memproses informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugas, pemindahan otoritas, persetujuan, dan verifikasi.
Kelayakan tergantung pada orang yang mengatur prosedur-
prosedur pengendalian intern. Perancangan struktur
pengendalian intern hanya merupakan bagian pertama dari
masalah yang ada adalah penting untuk melaksanakan
tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang diharapkan.
 TEKNIK – TEKNIK ANALITIS

Analisis atas struktur pengendalian intern

membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam
masa perancangan maupun pada saat dioperasikan.
Teknik analitis yang paling umum yang digunakan
dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner
pengendalian intern. Kuesioner biasanya dirancang
sehingga jawaban positif atas pertanyaan yang
diajukan dapat mengindikasikan tingkat pengendalian
intern dan jawaban negatif mengindikasikan
kebutuhan informasi lebih lanjut atau adanya
kelemahan potensial di dalam struktur.
Gambar 5.8
Bagian dari kuesioner pengendalian intern

Penjualan dan Pengiriman

1. Apakah order penjualan telah dikendalikan secara memadai?
2. Apakah seluruh order disetujui oleh manajer kredit atau didepartemen kredit
sebelum pengiriman dilakukan?
3. Apakah departemen kredit benar-benar independen terhadap departemen
penjualan?
4. Apakah harga-harga jual dan persyaratan-persyaratan kredit didasarkan pada
daftar harga standar yang disetujui?
5. Jika ya, apakah terdapat penyimpangan dari standar yang disetujui?
a.Oleh petugas?
b. Oleh yang lainnya? Jelaskan.
6. Jika tidak, apakah seluruh harga jual dan persyaratan kredit disetujui oleh
manajer penjualan atau di dalam departemen penjualan?
7. Apakah terdapat nota pengiriman yang dipranomori untuk seluruh barang yang
dikirimkan?
8. Apakah kuantitas yang terdapat di dalam nota pengiriman diperiksa ulang di
dalam departemen pengiriman?
9. Apakah klerk penagihan yang menerima nota pengiriman secara langsung dari
departemen pengiriman atau ada karyawan lain yang ditunjuk untuk itu? (jika
ya, sebutkan karyawan yang dimaksud)
10. Apakah karyawan tersebut mengecek urutan nomor nota pengiriman untuk
Bagan arus analitik dapat digunakan dalam
analisis pengendalian intern, khususnya jika
analisis mencangkup aplikasi sistem
komputer. Pembuatan bagan arus itu sendiri
bukan merupakan bentuk analisis terstruktur
tetapi lebih merupakan teknik untuk
mengelola data untuk analisis.
 Matriks pengendalian aplikasi
menyediakan bentuk analisis terstruktur yang
khususnya relevan untuk penelaahan
pengendalian intern sistem informasi. Baris-
baris matriks memuat beragam teknik-teknik
pengendalian. Kolom-kolom matriks memuat
aktivitas atau nilai data dari sistem yang
sedang sedang ditelaah. Organisasi matriks
menyediakan metode terstruktur untuk
evaluasi sistematis dari setiap aktivitas atau
pos data yang berkaitan dengan aktivitas
pengendalian yang terdapat di dalam baris-
baris.
 Pengendalian Umum

Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :

1. Rencana pengorganisasian pemrosesan
transaksi
2. Prosedur-prosedur operasi umum
3. Masalah pengendalian peralatan
4. Pengendalian peralatan dan akses data
Pengendalian umum bukan merupakan subtitusi
bagi pengendalian aplikasi. prosedur operasi
umum mencakup pedoman tertulis dan
dokumentasi lainnya yang menspesifikasi prosedur
yang harus diikuti.
 Rencana Pengorganisasian dan
Pengoperasian Pengolahan Data
• PEMISAHAN TUGAS. Tanggungjawab otorisasi,
penanganan fisik, dan pencatatan untuk penanganan
dan pemrosesan transaksi dilakukan secara terpisah.
contoh: fungsi pustaka komputer menyelenggarakan
penyimpanan program komputer dan dokumentasi, tapi
tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan
peralatan pengolahan komputer.
• PEMISAHAN TUGAS DALAM PENGOLAHAN DATA. Fungsi
pengolahan data komputer harus disentralisasikan.
Pengolahan data komputer harus tidak memiliki
penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva
selain hanya mengolah data aktiva.
contoh: departemen-departemen yang bertanggungjawab
atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada
wakil direktur bidang pengolahan data komputer.
Dibutuhkan juga pemisahan fungsi personel berikut ini yang
berkaitan dengan pengolahan komputer di dalam departemen
pengolahan komputer
 Analisis sistem, bertanggungjawab untuk pengembangan
perencanaan umum aplikasi-aplikasi sistem komputer. Analisis
sistem bekerja dengan pemakai untuk mendefinisikan
kebutuhan-kebutuhan informasi spesifik mereka.
 Pemrogram, mengembangkan program-program yang
menghasilkan keluaran komputer.
 Operator komputer, mengoperasikan peralatan komputer
mainframe. Mereka tidak harus memiliki akses ke daftar
program terperinci dalam rangka menyelenggarakan pemisahan
fungsi-fungsi diantara pemrograman dan operasi.
 Librarian, menyelenggarakan penyimpanan program-program
komputer dan pendokumentasian.
 Klerk pengendalian data. Menetapkan pengendalian atas
pekerjaan-pekerjaan dan data masukan untuk pengolahan
 Prosedur-prosedur Operasi Umum
DEFINISI TANGGUNGJAWAB. Deskripsi tugas-tugas untuk setiap
fungsi pekerjaan didalam sistem pemrosesan transaksi. Titik awal
dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus diindikasikan secara
jelas.
contoh: operator komputer memiliki akses terbatas kepada
program-program dan file-file data
KEANDALAN PERSONEL. Yang melaksanakan pemrosesan
bergantung pada fungsi dalam suatu pola yang konsisten.
contoh: penyelia operasi komputer memiliki catatan
kehadiran dan catatan kinerja yang baik.
PELATIHAN PERSONEL. Personal diberikan instruksiinstruksi eksplisit
dan diuji pemahamannya sebelum dibebani tugas-tugas baru.
contoh: seluruh pemrogram baru harus mengikuti seminar
pelatihan lima hari sebelum memulai tugas-tugas.
KOMPETENSI PERSONEL. Karyawan yang diberi tugas
untuk memproses atau menyelia sistem pemrosesan
transaksi memiliki pengetahuan teknis yang diperlukan
untuk melaksanakan fungsi-fungsi mereka.
contoh: direktur pengolahan data adalah MBA.
ROTASI TUGAS. Pekerjaan –pekerjaan yang dibebankan
kepada karyawan dirotasikan secara periodik dalam
jadwal waktu yang tidak pasti, jika memungkinkan, juga
untuk fungsi-fungsi pemrosesan penting.
contoh: tanggungjawab untuk menghancurkan
data sensistif dirotasikan diantara para klerk.
RANCANGAN FORMULIR DIPRANOMORI, nomor-
nomor sekuensial di dalam formulir-formulir terpisah
dicetak untuk memungkinkan deteksi kerugian atau
kesalahan tempat pada tindakan lanjutan.
contoh: cek dipranomori
FORMULIR-FORMULIR DIPRACETAK, elemen-elemen informasi yang
tetap dimasukkan di dalam formulir-formulir yang telah jadi dan
kadang-kadang dalam format yang memungkinkan pemrosesan
mesin langsung dapat mencegah masukan data secara berulang-
ulang.
contoh: akun MICR dikodekan di atas cek dan slip
penyetoran.
PENYAJIAN SECARA SIMULTAN, pencatatan transaksi satu kali untuk
seluruh pemrosesan lanjutan, menggunakan rangkap berganda,
untuk mencegah kesalahan-kesalahan transkripsi.
contoh: sistem sekali tulis (one-write system) digunakan
untuk menyajikan formulir laporan penerimaan dan register
penerimaan secara simultan.
PERPUTARAN DOKUMEN, dokumen yang dihasilkan komputer yang
ditujukan untuk disampaikan kembali ke dalam sistem.
contoh: bagian dari tagihan yang dikembalikan oleh
pelanggan bersama-sama dengan pembayaran.
DOKUMENTASI. Catatan-catatan tertulis untuk
tujuan terselenggaranya komunikasi.
contoh: ayat jurnal standart
mengkomunikasikan data akuntansi yang
dipatok dari berbagai departemen operasi.
PELABELAN, Identifikasi transaksi-transaksi,
file-file, atau hal-hal lain untuk tujuan
pengendalian.
contoh: seluruh berkas komputer
memiliki label luar.
 Masalah-masalah Pengendalian
Peralatan
BACKUP DAN PEMULIHAN. Backup terdiri dari peralatan file, dan
prosedur-prosedur yang tersedia jika yang aslinya rusak atau tidak
dapat digunakan. Pemulihan merupakan kemampuan untuk
menciptakan kembali file-file master dengan menggunakan file-file
dan traksaksi-transaksi terdahulu.
contoh: file-file master dan file-file transaksi
diselenggarakan setelah pembuatan file master yang dimutakhirkan
dimana file master yang ada telah diubah-ubah.
JEJAK TRANSAKSI. Ketersediaan alat pembaca mekanis atau manual
untuk penjejakan status dan isi catatan transaksi terpisah ke
belakang atau ke depan dan di antara keluaran, pemrosesan dan
sumber.
contoh: daftar perubahan-perubahan file komputer on-line
disimpan dalam pita magnetik untuk menyediakan jejak transaksi.
STATISTIK SUMBER KEKELIRUAN. Akumulasi
informasi dalam jenis kesalahan dan sumber.
Ini digunakan untuk menentukan hakekat hasil
yang dibutuhkan untuk mengurangi jumlah
kesalahan.
contoh: penyelia-penyelia masukan
datamengumpulkan dan menelaah statistik
pada kesalahan-kesalahan masukkan yang
dibuat oleh klerk.
 Pengendalian Peralatan dan Akses
Data
PENANGANAN YANG AMAN. Aktiva-aktiva
informasi memberikan keamanan terhadap aktiva
berwujud seperti kas, efek-efek, dan sejenisnya.
contoh: file master buku besar disimpan
dalam kotak aman setiap malam.
AKSES GANDA/ PENGENDALIAN GANDA. Dua
tindakan atau kondisi yang simultan yang
dibutuhkan sebelum pemrosesan dilakukan.
contoh: kotak penyimpanan (safe deposite
box) untuk file-file komputer sensitif yang
membutuhkan dua kunci untuk membukanya.
 Pengendalian Aplikasi
Pengendalian Aplikasi dikhususkan untuk aplikasi
individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi
dikategorikan menjadi pengendalian masukan,
pemrosesan, dan keluaran. Kategori-kategori itu
berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam
siklus pengolahan data.
Pengendalian Masukan. Pengendalian masukan
dirancang untuk mencegah atau mendeteksi
kekeliruan dalam tahap masukkan pengolahan
data. Jika komputer digunakan untuk pengolahan,
maka tahap masukkan mencakup konversi data
transaksi ke dalam format yang terbaca mesin.
Pengendalian masukkan umumnya mencakup hal-hal
berikut ini:
OTORISASI. Pembatasan pengenalan transaksi atau kinerja
proses untuk individu-individu tertentu saja.
contoh: hanya pencatat waktu saja yang boleh
memberikan data jam penggajian untuk diproses.
PERSETUJUAN. Persetujuan transaksi untuk diproses
setelah diidentifikasi.
contoh: pejabat di perusahaan menyetujui
penggajian sebelum dibagikan kepada karyawan-karyawan.
MASUKKAN TERFORMAT. Spasi otomatis dan pergeseran
format field data selama masukkan data ke alat pencatatan.
contoh: komputer secara otomatis memasukkan
koma kedalam angka yang dimasukkan oleh klerk dengan
menggunakan terminal-terminal data.
PENANDAAN. Pemberian tanda pada formulir atau
dokumen untuk menyetujui atau tidak menyetujui
pemrosesan lanjutan.
contoh: cek diberi tanda pengesahan sbb:
“dibayarkan hanyakepada PT. ABC” pada saat diterima.
PEMBATALAN. Mengidentifikasikan dokumen-dokumen
transaksi untuk mencegah penggunaan ulang setelah
digunakan sesuai fungsinya.
contoh: penandaan kuitansi dengan “lunas”
untuk mencegah duplikasi pembayaran.
MASUKKAN KHUSUS. Memproses dalam pola tertentu
agar transaksi-transaksi masukkan khusus dapat
diterima guna mengindikasikan pemrosesan dengan
nilai berbeda atau dalam urutan yang berbeda.
contoh: jam kerja lembur dimasukkan dalam
formulir khusus.
PASSWORD. Otorisasi untuk memungkinkan akses ke data
atau pemrosesan dengan cara memberikan kode atau sinyal
yang hanya diketahui oleh orang yang diberi hak serta
mengotorisasai.
contoh: terminal bank otomatis mengharuskan
pemakai untuk memasukkan password empat digit
sebelum memuai pemrosesan.
ANTISIPASI. Ekspektasi dari transaksi atau kejadian tertentu
pada suatu waktu tertentu.
contoh: deposit kas harian selalu dibuat pada jam
15.00
DOKUMEN TRANSMITAL ( FORMULIR PENGENDALI BATCH).
Media untuk mengkomunikasikan total pengendalian dari
seluruh pergerakan data, khususnya dari sumber ke titik
pemrosesan atau di antara titik-titik pemrosesan.
contoh: penyetoran kas harian diselaraskan dengan
slip penyetoran yang mengindikasikan jumlah total
penyetoran.
NOMOR SERIAL BATCH (URUTAN BATCH). Kumpulan
dokumen-dokumen transaksi dinomori secara berurutan
dan berkaitan.
contoh: formmulir-formulir penjualan dikumpulkan
harian, dinomori, dan diarsip berdasar tanggal.
REGISTER PENGENDALI (BUKU HARIAN PENGENDALI
BATCH). Buku harian atau register yang mengindikasikan
disposisi dan nilai pengendali kumpulan transaksi.
contoh: register digunakan untuk mencatat waktu
dan nomor pengendalian batch surat-surat kilat yang
diambil dari jasa krir.
JUMLAH PENGENDALI TOTAL. Total jumlah homogen dari
kelompok transaksi atau catatan, biasanya dalam nilai uang
atau kuantitas.
contoh: pembayaran neto total adalah total
pengendalian jumlah untuk aplikasi pemrosesan
penggajian.
DOKUMEN PENGENDALI TOTAL. Perhitungan jumlah
dokumen-dokumen individual.
contoh: penghitungan jumlah kartu-kartu jam kerja
merupakan total pengendalian dokumen untuk aplikasi
penggajian.
PENGHITUNGAN PENGENDALI LINI. Penghitungan jumlah
lini data pada satu atau lebih dokumen-dokumen.
contoh: penghitungan jumlah produk-produk
individu terjusl (atau lini) dalam faktor merupakan
penghitungan pengendalian lini untuk aplikasi order
penjualan.
TOTAL TERINCI. Total yang hanya bermanfaat untuk tjuan
pengendali saja.
contoh: total jumlah departemen yang melakukan
pembayaran cek yang diproses merupakan total yang hanya
bermanfaat untuk tujuan pengendalian.
PENGENDALIAN BATCH (TOTAL BATCH). Setiap jenis
pengendalian total atau penghitungan yang diterapkan
pada jumlah dokumen transaksi tertentu atau pada
dokumen-dokumen yang tiba dalam periode waktu
tertentu.
contoh: total rupiah penjualan merupakan
pengendalian total batch untuk aplikasi penagihan.
VERIFIKASI VISUAL. Scanning visual terhadap dokumen-
dokumen untuk menilai kelayakan dan kebenaran.
contoh: klerk melakukan scanning secara visual
setiap faktur sebelum dilampirkan ke dokumen untuk
pemrosesan lebih lanjut.
PENGENCEKAN SEKUENSIAL. Verifikasi atas sekuensial
alfanumerik daerah tertentu dalam pos-pos yang akan di
proses.
contoh: cek yang di pranomori disortir secara
sekuensial untuk pemrosesan lebih lanjut.
PENGECEKAN SELURUH ARUS. Pengecekan batasan
kapasitas daerah, file, atau peralatan.
contoh: cek yang di pranomori disortir secara
sekuensial untuk pemrosesan lebih lanjut.
PENGECEKAN FORMAT. Determinasi bahwa data telah
dimasukan dalam pola yang memadai-numerik atau
alfabetikal-di field.
contoh: nomor pemasok diperiksa untuk
meyakinkan bahwa seluruh karakter dalam field adalah
numerik.
PENGECEKAN KELENGKAPAN. Pengujian bahwa masuka
data telah dibuat dalam field yang tidak dapat diproses
dalam tempat kosong.
contoh: faktur tidak dapat diproses jika daerah
“nomor pemasok” kosong.
PENGECEKAN DIGIT. Digit yang merupakan fungsi dari digit lain di
dalam catatan atau nomor yang digunakan untuk pengujian
keakuratan transkripsi.
contoh: nomor akun memuat digit pengecekan yang
divalidasikan selama pemrosesan.
PENGUJIAN KELAYAKAN. Pengujian yang diterapkan ke beragam
daerah data melalui pembandingan dengan informasi lain yang
tersedia didalam transaksi atau catatn utama.
contoh: pasien laki-laki tidak ditagih untuk pelayanan yang
dilakukan departemen ginekolog di rumah sakit.
PENGECEKAN BATAS. Pengujian untuk meyakinkan bahwa hanya
data didalam batas yang telah ditentukan yang akan dimasukkan ke
dan akan diterima oleh sistem.
contoh: pengujian meyakinkan bahwa tarif per jam tidak
akan lebih rensah dibandingkan tarif minimum yang ditentukan
undang-undang atau lebih tinggi dari tarif maksimum yang
ditetapkan oleh serikat buruh.
PENGECEKAN VALIDITAS. Karakter-karakter yang terdapat di
daerah yang di kodekan telah dipadanan dengan nilai-nilai
yang tertera dalam tabel atau diperiksa menurut format
terpola, subkode legitimasi, atau nilai karakter,
menggunakan logika dan aritmatika diluar tabel.
contoh: seluruh nomor perlindungan sosial memiliki
sembilan digit numerik.
BACA ULANG. Pengembalian segera atas informasi
masukkan kepada pengirim untuk pembandingan dan
persetujuan.
contoh: order komputer yang diterima dari terminal
data, kembali ke terminal untuk verifikasi visual.
PENANGGALAN. Pencatatan tanggal kalender untuk tujuan
pembandingan kemudian atau pengujian ekspirasi.
contoh: nota pelanggan distempel dengan tanggal
yang diterima.
BATAS KADALUARSA. Pengecekan batas yang
didasarkan pada pembandingan tanggal berjalan
dengan tanggal yang terctat pada transaksi, catatan,
atau arsip.
contoh: cek yang diberikan ke pemasok diberi
tanggal dan ditandai “tidak berlaku setelah 60hari”.
VERIFIKASI-KUNCI. Memasukkan ulang data transaksi
dengan mesin membandingkan masukan awal dengan
masukan kedua untuk mendeteksi kekeliruan.
contoh: klerk kedua mengunci data penggajian
kedalam komputer. Komputer membandingkan
masukkan ini, karakter per karakter ( atau kunci per
kunci ) ke masukkan awal data yang dilakukan klerk
pertama, dan kemudian melaporkan perbedaan-
perbedannya.
 Pengendalian Pemrosesan
Pengendalian pemrosesan dirancang untuk memberikan jaminan
bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang
ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang
dimasukkan ke jalur pemrosesan.
Pengendalian pemrosesan yang umum mencakup hal-hal berikut
ini:
• Mekanisasi. Konsisten disediakan melalui pemrosesan mekanis
atau elektronis
• Standarisasi. Prosedur-prosedur yang seragam, terstruktur, dan
konsisten telah dikembangkan untuk seluruh pemrosesan.
• Pilihan default. Pemanfaatan otomatis terhadap nilai yang telah
ditentukan pada situasi dimana transaksi-transaksi masukan
memiliki nilai tertentu yang dibiarkan kosong.
• Saldo batch. Pembandingan pos-pos atau dokumen-
dokumen yang sedang di proses dengan pengendali total
yang telah ditentukan.
• Run-to-run total. Pemanfaatan pengendali total keluaran
yang berasal dari satu proses sebagai pengendali total
masukkan bagi proses selanjutnya.
• Penyajian saldo. Pengujian kesamaan antara nilai-nilai
dari da pos yang ekuivalen atau satu pos dengan total
pengendalian.
• Pemadanan. Memadankan pos-pos dengan pos-pos lain
yang diterima dari sumber yang independen untuk
mengendalikan pemrosesan transaksi.
• Akun kliring. Jumlah yang dihasilkan dari pemrosesan
pos-pos yang independen dari nilai yang ekuivalen.
• Tickler file. File pengendali yang memuat pos-pos
berurutan berdasarkan umur untuk pemrosesan atau
tujuan-tujuan lebih lanjut.
• Redundant processing. Pengulangan
pemrosesan dan pembandingan yang
berhubungan, dari hasil-hasil individual untuk
penyamaan.
• Pemrosesan ikhtisar. Proses sia-sia yang
menggunakan akun ikhtisar.
• Label untuk menjejak. Catatan yang
menyediakan pengendalian total untuk
perbandingan dengan hitungan akumulatif atau
nilai catatan yang diproses.
• Koreksi kekeliruan secara otomatis. Koreksi
kesalahan otomatis atas transaksi atau catatan-
catatan yang melanggar pengendalian detektif.
 Pengendalian Keluaran
Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa apakah
masukkan dan pemrosesan berpengaruh pada keluaran secara
absah dan apakah keluaran telah di distribusikan secara memadai.
Pengendalian keluaran umumnya mencakup hal-hal berikut:
o Rekonsiliasi. Identifikasi dan analisis perbedaan diantara nilai
yang dicakup dalam dua file yang identik atau diantara file rinci
dan total pengendalian.
o Penyajian umur. Identifikasi dari pos-pos yang tidak diproses
atau ditahan dalam file sesuai dengan tanggalnya, biasanya
tanggal transaksi.
o Suspense berkas. Berkas yang memuat pos-pos yang tidak di
proses atau di proses sebagian, menunggu tindakan selanjutnya.
o Suspense account. Pengendalian total untuk pos-pos yang
menunggu pemrosesan lebih lanjut.
o Audit periodik. Verifikasi periodik atas file atau
pemrosesan untuk mendeteksi masalah-
masalah pengendalian.
o Laporan ketidaksesuaian. Daftar pos-pos yang
melanggar beberapa pengendalian detektif dan
membutuhkan investigasi lebih lanjut.
o Lipstream resubmission. Resubmisi transaksi-
transaksi keliru yang telah dikoreksi secara
mundur dari depan ke belakang dari suatu arus
pemrosesan transaksi sehingga dapat melalui
seluruh atau lebih banyak pengendalian
detektif seperti transaksi yang normal.
 PENGENDALIAN
PREVENTIF,DETEKTIF,DAN
KOREKTIF
Pengendalian pemrosesan transaksi juga dapat diklasifikasikan sebagai
preventif,detektif,atau korektif sesuai hakekatnya.
a. Pengendalian preventif dilakukan untuk mencegah kekeliruan dan
penipuan sebelum keduanya terjadi,terutama pada tahap masukkan dan
pemrosesan pada pemrosesan transaksi.
b. Pengendalian detektif dilakukan untuk mengatasi kekeliruan dan
penipuan setelah keduanya terjadi. Banyak pengendalian detektif
diterapkan baik pada tahap masukkan maupun pemrosesan dari
pemrosesan transaksi.
c. Pengendalian korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.
Elemen-Elemen Struktur Pengendalian
Intern
• Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri
dari tiga elemen, yaitu : lingkungan pengendalian,
sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur
pengendalian.
• Manajemen bertanggung jawab untuk
menetapkan dan menyelenggarakan struktur
pengendalian intern.
• Konsep jaminan yang memadai harus dikaitkan
dengan manfaat dan biaya pengendalian.
Manajemen yang hati-hati tidak akan
menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian
yang lebih kecil dari biayanya.
 Struktur Pengendalian Intern
Struktur
Pengendalian
Intern

Sistem Prosedur-
Lingkungan
Prosedur
Pengendalian Akuntansi Pengendalian
 Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan
dampak kolektif dari berbagai faktor dalam
menetapkan, meningkatkan atau memperbaiki
efektivitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu.
Faktor-faktor itu mencakup :
1. Filosofi dan gaya operasional manajemen
2. Struktur organisasi
3. Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya
4. Metode-metode membebankan otoritas dan
tanggung jawab
5. Metode-metode pengendalian manajemen
6. Fungsi audit intern
7. Kebijakan dan praktik kepegawaian
8. Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
1. Filosofi dan gaya operasional manajemen
Jika manajemen percaya bahwa pengendalian itu
penting, maka mereka akan melihat apakah
kebijakan dan prosedur-prosedur pengendalian
yang efektif telah diterapkan. Perilaku mengenai
pengendalian ini akan dikomunikasikan kepada
para bawahan melalui gaya operasional
manajemen.
2. Struktur pengendalian
Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola
otoritas dan tanggungjawab yang terdapat dalam
perusahaan. Struktur organisasi formal seringkali
digambarkan dalam bagan organisasi. Bagan
organisasi menunjukkan pola komunikasi di dalam
organisasi.
3. Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya
Dewan komisaris perusahaan merupakan penghubung
antara pemegang saham yang merupakan pemilik
perusahaan dan manajemen yang mengoperasikan
perusahaan. Pemegang saham mempercayakan
pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris
dan anggota-anggotanya. Jika dewan jarang melakukan
rapat, maka pengendalian pemegang saham atas
operasi manajemen menjadi lemah atau tidak memadai.
4. Metode membebankan otoritas dan tanggungjawab
Bagan organisasi formal, dokumen tertulis, seringkali
digunakan untuk menunjukkan pembebanan
keseluruhan otoritas dan tanggungjawab dalam
organisasi. Bagan organisasi seringkali dihubungkan
dengan pembagian tugas formal dan pernyataan-
pernyataan penugasan kerja.
5. Metode pengendalian manajemen
Metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-
teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan
intruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada para bawahan dan
untuk mengevaluasi hasil-hasilnya. Metode-metode
pengendalian manajemen menetapkan penggunaan dan
pertanggungjawaban sumber daya, juga penting untuk
menetapkan sistem yang mengakumulasikan dan memproses
transaksi-transaksi dengan cara sesuai kebutuhan manajer.
Contohnya adalah anggaran.
6. Fungsi audit intern
Fungsi audit intern adalah untuk memonitor dan mengevaluasi
pengendalian secara terus menerus. Tujuan dari fungsi audit
intern adalah untuk membantu manajemen dalam menganalisis
dan menilai aktivitas dan sistem sebagai : sistem informasi
organisasi; struktur pengendalian intern organisasi; ketaatan
terhadap kebijakan, prosedur dan rencana-rencana operasi; serta
kualitas kinerja karyawan perusahaan.
7. Kebijakan dan praktik kepegawaian
Karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan
dan/atau pelatihan yang mendukung tugas-tugas
mereka. Karyawan merupakan komponen kunci dalam
setiap sistem pengendalian. Tanggungjawab atas
tugas-tugas khusus dalam suatu organisasi harus
ditetapkan secara jelas melalui pedoman-pedoman,
pembagian-pembagian tugas atau dokumentasi
lainnya.
8. Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
Banyak organisasi yang dipengaruhi oleh persyaratan
UU tertentu yang diterbitkan oleh pemerintah.
Organisasi harus meyakinkan bahwa aktivitasnya
sesuai dengan hukum dan peraturan yang diterbitkan
oleh pihak yang memiliki juridiksi atas organisasi dan
operasinya.
 Sistem Akuntansi
• Sistem Akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan
catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan,
mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan
melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan
menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan
kewajiban yang berkaitan. Sistem-sistem informasi
dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan
saldo-saldo buku besar untuk menghasilkan laporan
keuangan tetapi juga menghasilkan pengendalian
manajemen dan informasi operasional yang tidak
berkaitan dengan akuntansi. Jadi, sistem akuntansi dan
pengendalian operasional berkaitan erat dalam
organisasi.
• Dokumentasi Sistem Akuntansi : merupakan hal
yang penting. Prosedur-prosedur akuntansi harus
dirancang di dalam pedoman prosedur akuntansi
sehingga kebijakan dan instruksi-instruksi dapat
diketahui secara eksplisit dan diterapkan secara
seragam.
• Sistem Akuntansi Berpasangan : Sistem akuntansi
harus memuat hal-hal yang memperhatikan
kelayakan data yang dicatat. Untuk mencegah
ketidakpastian dalam sistem akuntansi
berpasangan, perlu untuk menghilangkan dari akun
kedua sisi transaksi atau untuk mencatat
penghapusan jumlah ketidakpastian.
 Prosedur-Prosedur Pengendalian
• Prosedur-prosedur pengendalian merupakan
kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup
dalam lingkungan pengendalian dan sistem
akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen
untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa
tujuan tertentu akan dapat dicapai.
• Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana
organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-
pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan
aktiva dan kelayakan laporan keuangan.
Pengendalian akuntansi intern dirancang untuk
memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-
tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem
aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.
 Prosedur-Prosedur Pengendalian (2)
• Transaksi-transaksi dilakukan sesuai dengan otorisasi
manajemen yang bersifat umum dan khusus.
• Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas yang
mengurangi kemungkinan bagi setiap orang untuk berada
dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan serta
mengoreksinya sendiri dalam kegiatan normal tugas-tugasnya.
• Prosedur-prosedur mencakup perancangan dan penggunaan
dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu
meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-
kejadian secara mencukupi.
• Akses ke aktiva hanya diperbolehkan dengan otorisasi
manajemen.
• Pertanggungjawaban tercatat mengenai aktiva dibandingkan
dengan aktiva yang ada dengan interval yang memadai dan
tindakan yang tepat diambil sesuai dengan setiap perbedaan
yang terjadi.