SELAMAT DATANG

WORKSHOP AUDIT INTERNAL DAN

TINJAUAN MANAJEMEN

RABU DAN KAMIS

4 – 5 APRIL 2018

DINAS KESEHATAN KOTA CIREBON

JL. KESAMBI NO. 52
 TUJUAN WORKSHOP
1. MEMBERIKAN PEMAHAMAN KEPADA PESERTA
MENGENAI AUDIT INTERNAL DAN RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN DI PUSKESMAS DAN BAGAIMANA
IMPLEMENTASINYA SESUAI DENGAN STANDAR
AKREDITASI

2. MEMBERIKAN PEMAHAMAN KEPADA PESERTA

SEHINGGA PESERTA MAMPU MELAKSANAKAN
- AUDIT INTERNAL
- RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
 Nama : dr. C. Tjahjono Kuntjoro, MPH, DrPH
 Jabatan:
 Konsultan akreditasi FKTP KemKes RI
 Direktur Utama RS. Ken Saras, Kab. Semarang
 Surveior Pembimbing KARS
 Pendidikan:
 Dokter, FK UGM tahun 1980
 Master of Public Health, Univ. of Hawaii 1989
 Doctor of Public Health, Univ. of Hawaii 1996
 Riwayat Pekerjaan:
 Dirketur Utama RS Ken Saras: 2014 - …….
 Direktur Umum, SDM RS Ken Saras: 2010 - 2014
 Kabid K2PK Din Kes Prov Jateng: 2009 – 2010
 Ka Bapelkes Gombong: 1993 – 2009
 Widyaiswara Bapelkes Salaman: 1987 - 1993
 Kepala Puskesmas Kutoarjo II: 1982 – 1987
 Kepala Puskesmas Banyuurip 1980 - 1982

 HP: 0811282500 Email:kuntjahjono@gmail.com

Apa yang dimaksud
dengan
“audit”

Diskusikan
 Pokok Bahasan
 Pengertian audit
 Jenis audit
 Pengertian audit internal
 Manfaat audit internal
 Tahapan audit internal
 Kompetensi dan peran auditor internal
 Menyusun rencana audit (audit plan)
 Menyusun instrument audit
 Menyusun laporan audit
 Tindak lanjut audit
 Pengertian Audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Beberapa istilah yang harus
dipahami
 Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang

dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
 Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit

Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
2. Jenis audit
 Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri.
 Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas
apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga
sebagai: audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

 Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar

organisasi,
 Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang
dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra
kerja sama BPJS) dan
 Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei
akreditasi, audit Bawas)
10 ESENSI AUDIT
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak
yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Tujuan audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan

organisasi, dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi
 Dasar penetapan tujuan audit
internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang digunakan
sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi

Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada

pelayanan pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian proses pelayanan

manajemen yang diacu laboratorium dengan standar pelayanan
lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No 75/2014

Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama

dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko

pelayanan pelayanan imunisasi
 Aktifitas audit

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee

 Mewawancarai auditee

 Menyampaikan angket survey

 Menganalisis data
Apa manfaat audit
internal
 Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan:

mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada

dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil
langkah langkah perbaikan
 Bagi unit pengelola
mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik

pada tahap input, proses, maupun hasil
 Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta

pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya
taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis
 Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

 Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala

kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan
(dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai
Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja

rekanan
TERIMA KASIH
 PERAN DAN
KOMPETENSI
AUDITOR INTERNAL
Audit internal merupakan proses
audit
 Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

 Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
 Memberdayakan sistem mutu
 Memperbaiki sistem pelayanan
 Meningkatkan kinerja pelayanan
 Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi
untuk berperan sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap
tidak berbobot
Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun audit plan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
Kompetensi apa
yang perlu
dimiliki seorang
auditor internal ?
 Paham dan mampu menerapkan
prosedur audit, metoda, dan instrumen
audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Fokus audit pada masalah prioritas
Mengumpulkan informasi/fakta

Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip
Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
 Membuat kesimpulan thd
temuan

Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian
Tehnik sampling
 Sample size calculation utk survei
pada populasi yang besar

n = jumlah sampel
Z = 1,96
P = proporsi (diisi dengan 0,5, jika
proporsi tidak diketahui)
D = tingkat kesalahan diisi dengan 0,05
 Rumus jumlah sampel dengan confidence
level 95 %, dan tingkat kesalahan 5 %

n = jumlah sampel
N = populasi
e = tingkat kesalahan : 0,05
Mencatat/mendokumentasikan
Menyusun laporan
Komunikasi
Menjaga kerahasiaan
Terimakasih
III. Tahapan Audit
Internal
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan
instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit
Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil
Menyusun rencana
audit
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Menetapkan tujuan audit
Contoh tujuan audit internal

Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada

pelayanan farmasi
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan
laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium
dengan standar pelayanan lab puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan
permenkes No 75/2014
Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium
mitra
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi
 Menetapkan lingkup audit

Tetapkan:
Unit kerja/program/kegiatan yang akan diaudit
 Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)

Dari unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang akan diaudit

 Menetapkan kriteria yang akan
digunakan

Tetapkan kriteria yang akan digunakan:

standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?
 Standar/kriteria audit yang digunakan

 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,

kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama

 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

Alokasi waktu
Memilih metoda audit
 Metoda Audit
 Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekam kegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)
Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria

audit, penyusunan instrumen audit
 Pelaporan hasil audit:
perhatikan format laporan
 Menyusun
laporan audit
 Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan

 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah Waktu
objektif thd yang an penyelesa
standar/ins digunaka ian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN PROGRAM /
KERANGKA ACUAN KEGIATAN

I. Pendahuluan
II. Latar Belakang (Ruang lingkup)
III. Tujuan Audit
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
IV Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
a. Lingkup Audit (admen. UKM, UKP)
b. Kegiatan Audit dan Rincian Kegiatan
V. Cara melaksanakan kegiatan.
Kriteria, Metoda, Instrumen
VI. Sasaran (objek) audit
VII. Jadwal dan Alokasi Waktu (lihat lampiran)
VIII. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Un Tujuan Sasaran Auditor Standar/ Tanggal Tanggal
it Audit Audit kriteria audit I audit II
(Kegiaatn yang
/Proses menjadi
yg acuan
diaudit)
 Tugas diskusi
 Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial,
UKM maupun UKP) dalam bentuk :
1. Kerangka Acuan untuk 1 tahun
2. Jadwal Audit /bulan (lampiran 1)
3. Audit Plan (lampiran 2)
HASIL DISKUSI
 Tugas diskusi
 Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial,
UKM maupun UKP)

 Susun rencana audit untuk salah satu unit

pelayanan/kegiatan program UKM yang akan
diaudit
Menyusun Kerangka Acuan
dan instrumen audit untuk
mengumpulkan data/fakta
 Pengertian

 Assessment:
 evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar
 Tool:
 sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu
pekerjaan/kegiatan
 Instrumen audit

 Perangkat pengumpulkan data/informasi/fakta untuk

memperoleh bukti-bukti audit
 Disusun memperhatikan:
 Kriteria yang digunakan
 Metoda pengumpulan data
 Assessment tools
 Instrumen audit (alat melakukan asesmen):
 Alat bantu untuk melakukan asesmen

 Alat bantu untuk mendapatkan evidens

(bukti audit)
 Termasuk alat audit adalah
kriteria/persyaratan yang digunakan
untuk melakukan asesmen
 Termasuk daftar pertanyaan yang akan
digunakan oleh auditor untuk melakukan
wawancara atau berdiskusi dengan
auditee
 Termasuk panduan untuk melakukan
observasi atau meminta peragaan
 Perhatikan kapan perlu menggunakan
pertanyaan “Ya” dan “tidak”
 Mempersiapkan instrumen
pengumpulan data/informasi

 Jenis data/informasi yang dikumpulkan (kualitatif atau kuantitatif)

 Data/informasi apa saja yang akan dikumpulkan untuk mengukur
(kinerja/kesesuaian thd kriteria)
 Sumber data/informasi
 Metoda pengumpulan data/informasi
 Perlukah mendisain Instrumen (alat) pengumpulan data/informasi
 Pengumpulan data/informasi secara retrospektif, prospektif, atau
konkuren
 Metoda pengumpulan data
 Observasi langsung
 Meminta peragaan
 Wawancara
 Menelusur dokumen-dokumen
bukti pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
 (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
 Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
 Berapa lama waktu
dibutuhkan untuk
mengumpulkan
data/informasi
 Kualitas data/informasi
Proses pengumpulan data

 Retrospective
 Prospective/conccurent
 Jenis data yang dikumpulkan
 Data primer
 Data sekunder
 Data primer

 Survei
 Diskusi
 Kuesioner
 Interview
 Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
 Data sekunder

 Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam

kegiatan
 Hasil-hasil survei
 Rekam medis pasien
 Melihat Laporan
 Melihat data Kohort
 Instrumen yang biasa
digunakanuntuk
pengumpulan data
pd audit internal

 Panduan wawancara
dengan daftar pertanyaan
 Check list
 Panduan observasi
 Check list pemeriksaan
fasilitas
Perhatikan dalam menyusun alat
pengumpulan data/informasi
 Elevan dengan kriteria audit
 Hindari menggunakan kata akronim atau jargon
 Definisi yg jelas terhadap teminologi yg digunakan jika
dibutuhkan
 Beri ruang untuk pengecualian
 Jika melakukan wawancara perhatikan penggunaan pertanyaan
tertutup atau terbuka (sesuai kebutuhan)
 Jika melakukan observasi : jelaskan apa yang mau diobservasi dan
bagaimana melakukan observasi
 Jika memainta peragaan jelaskan apa yang akan diperagakan
 Perhatikan urutan dalam melakukan
 Penugasan Ke 2
 Susun Rencana Program Audit Internal tahun 2018
 Dari sekian banyak kegiatan yang direncanakan,
susun satu Kerangka Acuan untuk salah satu
kegiatan audit , lengkapi dengan instrumennya
Pelaksanaan audit
Pengumpulan data
Analisis data
 Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan
audit
 Dokumen-dokumen yang merupakan
regulasi internal pada unit kerja yang
diaudit
 Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan standar/kriteria dan
dapat diverifikasi
 Temuan

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap standar/kriteria yang digunakan
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.
 Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun
instrument pengumpulan data
Tehnik Wawancara
Pengertian wawancara (Schostak,
2006)
 Komunikasi dua arah (conversation) yang
bertujuan untuk memperoleh informasi secara
lebih mendalam (in-depth information) tentang
suatu topik atau subyek, sehingga dapat
diinterpertasikan fenomena yang disampaikan
oleh yang diwawancara
 Melakukan wawancara
 Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan
alamiah: lebih banyak mendengar dari pada
berkata-kata
 Auditor harus bersikap netral
 Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang
auditee bebas dan mudah untuk berbicara
 Auditor harus dapat mengarahkan proses
wawancara focus pada hal-hal penting dari topik
yang dibahas
 Etika wawancara
1. Perhatikan penampilan, percaya diri
2. (Perkenalkan diri)
3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau
menyalahkan
4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan auditee.
Boleh menyela apabila auditee lari dari topik wawancara
5. Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan
auditee (drill down), tetapi jangan sampai terkesan mencecar,
dan jangan memojokkan auditee, sehingga merasa bodoh atau
sebagai tertuduh
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
Tehnik wawancara (bertanya)
 I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat
bahwa anda tidak melakukan………., vs mengapa anda
tidak melakukan…….),bukan You statement
 Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka
dan tertutup)
 Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang
netral, buka pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban
tertentu)
 Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti
mengupas bawang
 Active listening (mendengar aktif)
 Polite questioning (bertanya dengan sopan)
 POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2. Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan
perencanaan obat ?
4. Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk
melakukan koordinasi…….
6. Tolong jelaskan bagaimana proses
monitoring…………
 Teknik Observasi
 Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
menggunakan indra jadi tidak hanya dengan pengamatan
menggunakan mata saja. Medengarkan, mencium, mengecap
meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen
yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan
dan lembar pengamatan.
 Observation is way of gathering data by watching behavior,
events, or noting physical characteristics in natural setting (CDC,
2008)
 Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung
 Keuntungan observasi
 Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan
tempat kejadian atau kegiatan dilakukan
 Tidak bergantung pada kebersediaan atau
kemampuan pemberi informasi
 Memberi peluang pada auditor untuk melihat
langsung, tidak hanya mendengar kata orang
 Kerugian observasi
 Observer bias
 Hawthorne effect: berperilaku baik karena
diamati
 Butuh waktu
 Tidak dapat menjelaskan mengapa orang
melakukan atau tidak melakukan sesuatu
tindakan
 Keterbatasan observasi
 Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu kejadian
yang spontan oleh sebab itu harus ada persiapan
 Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan
lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kekurangan yang
ada (HAWTHORNE EFFECT)
 Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama yang
sifatnya rahasia
Teknik observasi dalam proses pengumpulan
data dibagi menjadi 3 macam
 Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan dengan
baik oleh autor: di mana observasi akan dilakukan,
kapan, siapa/apa yang akan diobservasi,
standar/instrumen yang akan digunakan
 Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat
alamiah). Auditor hanya mencatat apa adanya apa yang
dilihat
 Observasi partisipatif: merupakan variasi dari observasi
tidak terstruktur, auditor juga berperan sebagai bagian
dari kelompok yang diobservasi.
 Kapan auditor perlu melakukan
observasi
 Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau
situasi yang sedang berjalan
 Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku
individual atau interaksi antar orang/karyawan
 Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi
fisik
 Kalau auditor ingin melakukan konfirmasi antara
hasil wawancara dengan fakta di lapangan.
 Merencanakan observasi
 Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana,
dan kapan
 Merencanakan bagaimana data observasi akan
dikumpulkan:
 Lembar observasi dan daftar tilik
 Panduan observasi

 Buku catatan observasi

 Video recording
 Telaah dokumen
 Tujuan:
 Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan, file,
tulisan, catatan
 Keuntungan:
 Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
 Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
 Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian data
 Kerugian:
 Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen yang
ditelaah
 Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan menganalisis
membutuhkan waktu (time consuming)
 Kualitas data tidak dapat dikendalikan
 Langkah
 Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
 Buat panduan telaah dokumen dan checklist
yang berisi butir-butir apa saja yang akan dilihat
dari tiap dokumen tersebut
 Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee
untuk terlibat ketika melakukan telaah dokumen
 Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah
dokumen tersebut
 Tehnik telusur
 Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana
pelaksanan dari aturan (regulasi) yang telah
disusun.
 Telusur dilakukan untuk:
 Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur,
perencanaan yang sudah disusun
 Untuk mencari peluang untuk perbaikan

 Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur

atau aturan yang telah ditetapkan
 Jenis-jenis telusur:
 Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
 Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien
 Telusur (pelaksanaan) program tertentu
 Telusur lingkungan
 Penelusuran dapat dilakukan dengan :
– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur proses
pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan yang
dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
 Contoh-contoh telusur
 Mutu dan keselamatan pasien:
 Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
 Telusur proses identifikasi pasien:
 Bagaimana regulasinya ?
 Bagaimana pelaksanaan:
 Dari dokumen rekam kegiatan
 Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
 Telusur manajemen
 Untuk membuktikan bahwa proses manajemen
berjalan dengan baik, maka dapat melakukan
telusur terhadap rekaman kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan
puskesmas.
 Telusur UKM
 Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan
program/UKM Puskesmas dilakukan mulai dari proses
identifikasi kebutuhan masyarakat akan program, perencanaan
program, pengorganisasian program, pelaksanaan program,
monitoring dan evaluasi program.
 Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman
kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring
dan evaluasi dengan hasil-hasil dan tindak lanjut yang
dilakukan.
 Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah
proses dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman
program (melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam
pengelolaan dan pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas sector,
masyarakat dan sasaran program).
 Telusur pelayanan klinis
 Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai dari
proses pendaftaran sampai pulang
 Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
 Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
 Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan klinis mulai
dari system pendaftaran, system kajian klinis, system pemeriksaan
penunjang, proses pemberian obat, pemulangan, dst.
 Telusur system pelayanan klinis secara individual:
 Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium misalnya, mulai
dari kebijakan, panduan, SOP, dan proses pelaksanaannya
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Krit Daftar Observ Telaah Fakta Temuan Rekome
eri audit pertany asi Dokum audit ndasi
yang diacu aan en
Lampiran
PMK
75/2015 ttg
tenaga
puskesmas
(khususnya
tenaga
kefarmasian)
Standar
akreditasi Bab
8.2
SOP
penyimpanan
B3
 Tugas diskusi
 Susun satu buah instrument audit : bisa berupa
check list, pedoman wawancara, pedoman
pengamatan.
Studi kasus
 Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
 Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Terimakasih