KULIAH - 3

Tim dan
Organisasi Proyek
TIM PROYEK
Tim Proyek
Adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola
proyek.
Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil
yang menjadi inti dari tim.
Project office:
◦ Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung jawab pada
manajer proyek bertanggung jawab menangani pekerjaan perencanaan
jadwal, anggaran, desain dan rekayasa serta kegiatan pendukung
lainnya.
◦ Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul.
Anggota Tim Proyek
Manajer Proyek
Anggota :
◦ Contract Administrator
◦ Project Controller
◦ Project Accountant
◦ Customer Liason
◦ Production Coordinator
◦ Manajer Lapangan
◦ Quality Assurance Supervisor
Manajer Proyek
Integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator,
enterpreneur dan agen perubahan
◦ Mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai
tujuan
◦ Menjadi tempat terakhir dari laporan, memo, permintaan dan keluhan
◦ Bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dalam proyek
◦ Memberi motivasi dan pemberi semangat dalam tim untuk mencapai
tujuan
◦ Bertanggung jawab dalam pengadaan dana, fasilitas, tim yang
berkualitas dan negosiasi
◦ Mempelopori ide baru dan inovatif
Tanggungjawab
Manajer Proyek
Tanggungjawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil
akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang
telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan.
Tanggungjawab yang lain sangat bergantung pada
ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas• -tugas yang
didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya.
Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:
◦ Merencanakan kegiatan• -kegiatan dalam proyek, tugas• -tugas dan hasil
akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan
penganggaran.
◦ Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang• -orang dalam
tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.
◦ Memonitor status proyek.
◦ Mengidentifikasi masalah• -masalah teknis.
◦ Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top
management.
◦ Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
◦ Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali
sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.
Kompetensi dan
Orientasi MP
Kemampuan manajerial
Kompetensi teknis funsional
◦ Kombinasi diantara kedua hal tersebut sangat dipengaruhi oleh jenis
proyek yang dikerjakan
Dasar pengetahuan :
◦ Penggunaan alat• -alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow,
penganggaran, insentif dan hukuman
◦ Jenis kontrak dan konsekuensi
◦ Pengendalian manajemen
Kategori kualifikasi MP
Karakteristik Personal
Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer
Proyek antara lain:
◦ mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi
◦ mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
◦ percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
◦ punya disiplin
◦ seorang generalis
◦ bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan
◦ mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya
dan faktor manusia
Ketrampilan Perilaku
◦ Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan
mendengaran secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin
jaringan komunikasi informal. Ia juga harus membangun kepercayaan
dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang MP perlu juga
menguasai istilah•
-istilah teknis yang mungkin digunakan oleh
bawahannya untuk memperlancar proses komunikasi.
◦ Ketrampilan Bisnis
◦ Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang Manajer Proyek karena
kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan dalam mengelola
suatu proyek.
Kemampuan dalam ketrampilan bisnis, meliputi :
◦ pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri
◦ pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi:
pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum,
◦ administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan
◦ kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek
◦ punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan
mengembangkan kemampuan bawahan
Kemampuan Teknis
◦ Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal• -hal
yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui
aspek teknis dari proyek yang ditangani.
◦ Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi pemahaman teknis
bisa didapat dari pengalaman maupun latihan•
-latihan yang bersifat
informal.
◦ Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang berteknologi
tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting
dimiliki seorang manajer proyek.
Anggota Tim Proyek
Contract Administrator
Contract administrator terlibat dalam :
◦ penyiapan proposal,
◦ negosiasi kontrak,
◦ mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek,
◦ mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan
terhadap lingkup proyek,
◦ mengkomunikasikan penyelesaian tahap• -tahap penting,
◦ dokumentasi masalah hukum,
◦ modifikasi kontrak.
Project Controller
Tugas project controller adalah :
◦ membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian,
pelaporan, dan evaluasi.
◦ Bekerjasama dengan manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas
dan hubungan tugas antar bagian, dan menentukan orang•-orang yang
bertanggungjawab untuk mengendalikan tugas, memonitor kemajuan
pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya, merevisi estimasi
waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek.
Project Accountant
Tugas Project Accountant adalah :
Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari manajer proyek,
membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan,
menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan• -pekerjaan tertentu,
menginvestigasi masalah•-masalah finansial.
Customer Liason
Tugas Customer Liason adalah :
◦ Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.
◦ Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang
sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak,
bertanggungjawab menjaga hubungan baik kontraktor•customer.
Production Coordinator
Tugas Production Coordinator adalah :
◦ Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek
produksi.
◦ Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi engineering
yang dikeluarkan untuk manufacturing, memonitor pengadaan dan
perakitan komponen, memonitor ongkos produksi, membuat jadwal
untuk aktivitas yang berhubungan dengan produksi.
Manajer Lapangan
Tugas Manajer Lapangan adalah :
◦ Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan
hasil akhir proyek kepada pelanggan.
◦ Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi•
-operasi di lapangan,
memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil dan
berhubungan dengan manajer proyek.
Quality Assurance Supervisor
Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan
pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.
Manajemen Stakeholder
Stakeholder
Anggota tim proyek
Customer
Manajer fungsional
Pengguna
Supplier
Beberapa anggota lain :
◦ Pemegang saham
◦ Kreditor
◦ Lingkungan
Stakeholder Analysis
Stakeholder sangat berpengaruh dalam kesuksesan sebuah proyek
Pertanyaan dalam stakeholder analysis
◦ Siapakah stakeholder?
◦ Apakah posisinya?
◦ Apakah alasan tentang pemilihannya?
◦ Apakah strategi yang harus dilakukan jika personil/posisi tersebut tidak
positif terhadap proyek?
Aktifitas Manajemen
Stakeholder
Mengidentifikasi stakeholder
Mengumpulkan informasi terkait dengan stakeholder
Menentukan posisi stakeholder terhadap proyek
Menentukan kelebihan dan kekurangan stakeholder
Mengembangkan strategi manajemen stakeholder
Memprediksi reaksi stakeholder dan alternatif solusi
Mengimplementasikan strategi stakeholder
Mengevaluasi hasil dan penyesuaian
ORGANISASI PROYEK
Organisasi Ideal
Organisasi ideal (Max Weber) mengenal adanya :
◦ Spesialisasi
◦ Tingkatan berjenjang
◦ Berdasarkan prosedur kerja
◦ Hubungan yg bersifat impersonal
◦ Promosi berdasarkan kompetensi
Organisasi Efektif
Harus dapat memahami tujuan proyek
Mengetahui keberadaan orang•-orang yang akan terlibat dalam
proyek
Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek seawal mungkin
Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang
Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek
Dasar Penyusunan Organisasi
Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur
organisasi, yakni:
◦ berdasar produk
◦ berdasar lokasi
◦ berdasar proses
◦ berdasar pelanggan
◦ berdasar waktu
Organisasi Individual
Proyek yang hanya membutuhkan seorang personel saja
Biasanya PM merangkap sebagai fungsi•
-fungsi lain dalam proyek
Digunakan dalam proyek dengan skala kecil
Proyek Sebagal Bagian dan Organisasi
Fungsional
organisasi fungsional
Keuntungan penggunaan organisasi fungsional :
◦ Adanva fieksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/ karvawan.
◦ Orang• -orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banvak
proyek yang berbeda.
◦ Orang• -orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan
dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang
sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
◦ Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan
teknologi bila para personel keluar dan proyek atau organisasi induk.
◦ Divisi fungsional mempunyai jalur• -jalur karir bagi mereka yang
mempunvai keahlian tertentu.
organisasi fungsional
Kerugian penggunaan organisasi fungsional :
◦ Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan
orang• -orang yang terlibat proyek.
◦ Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas•
-aktivitas khusus
yang sesuai dengan fungsinya.
◦ Kadang• -kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional tidak
ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untak mengurus
proyek.
◦ Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah
◦ Penusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang
holistik terhadap proyek.
Proyek melekat pada unit komersial yang paling
berkompeten, dipimpin oleh project expeditor.
Proyek melibatkan beberapa unit fungsional yang dipimpin
oleh koordinator proyek
Organisasi Proyek Murni
Proyek terpisah dan organisasi induk.
Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri,
administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk,
laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai
proyek.
Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan
pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau
supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa
dikendalikan dalam organisasi.
Kelebihan
Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk
mengelola proyek.
Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab
terhadap manajer proyek.
Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek
dengan eksekutif secara langsung.
Bila ada proyek yang sejenis berturut•
-turut, organisasi ini bisa
memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi
dalam penguasaan teknologi tertentu.
Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat
keputusan bisa cepat dilakukan.
Adanya kesatuan komando.
Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.
Kelemahan
Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus
dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri
sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi
organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf
yang penuh.
Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara
berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi
sewaktu• -waktu diperlukan.
Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib
pekerja proyek yang ada.
Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai
alasan •gmemenuhi permintaan klien• h.
Struktur
Organisasi Proyek Murni
Organisasi Matriks
Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada
divisi fungsional pada organisasi induk.
Menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dengan organisasi
proyek murni.
Kelebihan
Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi
induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang
dibutuhkan dan setiap unit fungsional.
Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan
dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai.
Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa cepat
diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.
Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses
perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga
konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan
induk bisa dijaga.
Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organisasi matrik
memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih seimbang untuk
mencapai berbagai target beberapa proyek yang berbeda• -beda.
Kelemahan
Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara
manajer fungsional dan Manajer Proyek, sehingga bila terdapat
keraguan siapa yang mesif kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi
terbengkalai.
Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke proyek lain dalam
rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan
antar masing•-masing Manajer Proyek ingin memastikan
proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara
keseluruhan.
Manajemen Matrik melanggar prinsip utama dan manajemen
yakni kesatuan komando (unity of command).
Memilih Bentuk Organisasi
Proyek
Frekuensi adanya y proyek baru : berapa sering suatu perusahaan
mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut
terlibat dengan aktivitas proyek.
Berapa lama proyek berlangsung
Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan
sumberdaya yang dibutuhkan.
Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat
dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.
Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala
menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan
waktu ketat
Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil,
resiko kecil, waktu fleksibel