FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI Manajemen Daya Saing Daerah dan Nasional

UNIVERSITAS INDONESIA Ilmu Administrasi dan Kebijakan Publik

2017 Jumat, 28 April 2017

Proses Inovasi:
Menciptakan Struktur dan
Sistem Yang Tangkas

Oleh:
Aditya Wisnu Pradana
Muhammad Raditya Nugraha
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017
Selayang Pandang
Orang dan proses merupakan
pendorong utama tata pemerintahan
yang dinamis. Sementara komitmen
dan kompetensi orang-orang dalam
kepemimpinan pada akhirnya akan
menentukan efektivitas pemerintahan,
dan ini tidak dapat hanya bergantung
pada individu tertentu. Tata kelola
yang bergantung semata-mata pada
motivasi dan kemampuan masing-
masing pemimpin akan terlalu berisiko
dan terlalu rentan.
Sehingga, tata kelola yang
efektif harus dilembagakan
agar berkelanjutan. Agar
dapat dilembagakan secara
efektif, proses organisasi harus
dirancang dan dilaksanakan
agar sistem pemerintahan
tetap dapat berfungsi bahkan
ketika terjadi perubahan
kepemimpinan.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Selayang Pandang

Kualitas kompetensi individu para pemimpin untuk

menciptakan kinerja yang efektif tidak menentukan
keseluruhan kemampuan dari sebuah organisasi. Kompetensi
individu berasal dari sikap, pengetahuan, dan keterampilan
seseorang dalam melakukan tugas dan aktivitas. Sedangkan
kemampuan organisasi tertanam dalam proses yang
mengkoordinasikan, menggabungkan dan mengintegrasikan
kinerja berbagai pekerja dan unit, memungkinkan pembelajaran
dan penyerapan pengetahuan baru, dan mendorong
rekonfigurasi dan transformasi terus-menerus.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Selayang Pandang

Proses menentukan sumber input yang dibutuhkan, tugas yang

harus dilakukan, orang-orang yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan tugas, output yang diminta, bagaimana tugas dan
orang yang melakukannya harus dikoordinasikan dan
diintegrasikan untuk menghasilkan output yang dibutuhkan,
peraturan yang mengatur manajemen dan kinerjanya, dan
pelanggan yang akan menerima outputnya. Mereka juga
menentukan bagaimana kualitas dan kinerja diukur, bagaimana
kesalahan terdeteksi dan diperbaiki, dan bagaimana perbaikan
dan perubahan dilakukan.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Tiga Kategori Proses Organisasi (Garvin, 1998)

• Proses Kerja
Pemenuhan persyaratan operasional dan administrasi sebuah organisasi
dengan mendefinisikan aktivitas yang mengubah input menjadi output.
• Proses Perilaku
Pola perilaku dan cara bertindak serta berinteraksi dengan menanamkan
dan membentuk cara kerja.
• Proses Perubahan
Bagaimana organisasi beradaptasi, berkembang dan berkembang, dan
akhirnya mengubah skala, karakter, dan identitas organisasi sesuai
dengan tuntutan zaman.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Identifikasi Ketiga Proses Utama Organisasi Publik

di Singapura
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Identifikasi Ketiga Proses Utama Organisasi Publik

di Singapura

 Organisasi sering kali baru berubah ketika “rasa sakit” akibat dari krisis telah
dirasakan. Padahal, dalam kondisi tersebut, organisasi hanya punya sedikit waktu,
sumber daya, dan pilihan, sehingga banyak organisasi tidak mampu bertahan
dalam kondisi krisis. ─ PERLU MENGANTISIPASI MASA DEPAN: Reframing Persepsi
Kepemimpinan
 Banyak organisasi tidak mampu berkembang karena gagal menciptakan kondisi
keuangan yang semakin efektif dan efisien dari waktu ke waktu. ─ PERLU ALOKASI
SUMBER DAYA KEUANGAN: Memperbaharui Aktivitas Organisasi
 Sering kali organisasi baru akan fleksibel dan dinamis hanya ketika mendapatkan
pemimpin yang berkualitas atau memiliki sumber daya yang cukup untuk
melakukan perubahan tersebut. Padahal kenyataannya, semakin hari, lingkungan
semakin kompetitif, dinamis, dan penuh dengan ketidakpastian. ─ PERLU
MENERAPKAN DISIPLIN SISTEMIK: Mendesain Ulang Hubungan Struktural
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Mengantisipasi Masa Depan:

Reframing Persepsi Kepemimpinan

Mengantisipasi masa depan di sektor publik adalah proses

melibatkan kepemimpinan dan membingkai ulang persepsi
mereka terhadap isu-isu yang mungkin akan muncul di masa
depan yang memiliki dampak signifikan terhadap keberhasilan
strategi dan kebijakan suatu negara.
“Belajar” terjadi ketika para pemimpin mulai
memahami dan menantang model mental bersama
mereka tentang lingkungan dan institusi mereka dan
menjadi lebih siap untuk menanggapi kejutan yang tak
terelakkan di masa depan.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Mengantisipasi Masa Depan:

Reframing Persepsi Kepemimpinan

Empat penyebab kegagalan perusahaan dalam melepaskan diri dari

masa kini dan menciptakan masa depan (Hamel dan Prahalad, 1994):
1. Rasa puas diri dengan kinerja saat ini sebagai hasil rekam jejak
kesuksesan.
2. Sumber daya berlimpah dalam organisasi menggantikan
kreativitasnya.
3. Kerentanan terhadap peraturan baru sebagai hasil dari rutinitas
sehari-hari yang telah terbiasa di dalam organisasi.
4. Salah momentum untuk kepemimpinan yang menyebabkan
kegagalan untuk menemukan kembali organisasi.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Mengantisipasi Masa Depan:

Reframing Persepsi Kepemimpinan

Pendekatan sektor publik di Singapura untuk mengantisipasi

masa depan dan reframing persepsi kepemimpinan mengambil
dua bentuk utama:
1. Menciptakan skenario yang menantang asumsi
2. Menyusun strategi untuk menghadapi masa depan.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

(1)
Menciptakan Skenario Yang Menantang Asumsi

Skenario bukanlah prediksi masa depan. Skenario berguna untuk

mempelajari implikasi kemungkinan masa depan mengenai
keputusan yang dibuat hari ini. Dalam proses skenario, para
manajer menemukan dan kemudian mempertimbangkan secara
mendalam beberapa cerita yang bervariasi tentang masa depan
yang masuk akal. Intinya adalah membuat keputusan strategis
yang masuk akal untuk semua masa depan yang masuk akal.
Skenario sebagai cerita memberi makna pada kejadian,
pemimpin terbuka terhadap berbagai perspektif dan membantu
mereka mengatasi kompleksitas.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

(1)
Menciptakan Skenario Yang Menantang Asumsi

Skenario digunakan di sektor publik Singapura untuk melibatkan

para pemimpin pemerintah dalam percakapan mengenai masa
depan negara dan mendorong dilakukannya pemeriksaan ulang
terhadap berbagai kebijakan dan asumsi.
Terdapat tim perencanaan skenario yang berfungsi
sebagai fasilitator ahli untuk mengarahkan instansi
pemerintah. Tim harus memastikan bahwa pekerjaan
mereka substantif, menarik, dan kredibel untuk
melibatkan dan memotivasi instansi pemerintah
untuk mempertimbangkan skenario secara serius
dalam rencana strategis mereka sendiri.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

(2)
Menyusun Strategi Untuk Menghadapi Masa Depan

Dalam proses perencanaan strategis, setiap instansi pemerintah

mengantisipasi masa depan dengan mempelajari tren ekonomi,
sosial, dan teknologi yang mempengaruhi misi mereka, menilai
pencapaian sampai saat ini, mengevaluasi kemampuan yang
dibutuhkan untuk memanfaatkan peluang baru atau melawan
ancaman yang mungkin muncul di masa depan, dan
mengembangkan “jalur migrasi” untuk mencapai tujuan strategis
mereka.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

(2)
Menyusun Strategi Untuk Menghadapi Masa Depan

Sebuah tim yang melibatkan staf internal dan
pemangku kepentingan eksternal dibentuk
untuk mempelajari isu-isu utama dan
melakukan brainstorming berbagai gagasan
dalam kerangka kerja strategis yang luas yang
dikembangkan oleh tiap instansi pemerintah
dengan berkonsultasi dengan para pakar.
1
Tim akan mempelajarinya dengan
menggunakan role model dari negara
lain yang layak dijadikan sebagai
contoh untuk melihat gagasan,
motivasi, dan mitigasi risiko dalam
pelaksanaannya. 2

Konsolidasi berbagai temuan penelitian dan

Hasil akhir dari proposal tersebut diskusi ke dalam strategi spesifik dalam bentuk
kemudian diserahkan ke menteri proposal pembangunan. Proposal ini kemudian
terkait untuk disetujui dan dipresentasikan ke berbagai stakeholder untuk
diimplementasikan. umpan balik, revisi, dan evaluasi.
4 3
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Mengalokasikan Sumber Daya Keuangan:

Memperbaharui Aktivitas Organisasi

 Perubahan strategi, kebijakan, dan aktivitas di lingkungan

organisasi dengan sumber daya yang terbatas tentunya
memerlukan realokasi sumber daya yang ada untuk mendanai
proyek, program dan eksperimen baru.
 Masalahnya: sulit untuk menentukan program dan aktivitas yang
ada untuk dihentikan atau dikurangi porsinya agar dapat
memberikan ruang sumber daya untuk kegiatan baru.
 Masalah selanjutnya: alokasi sumber daya keuangan dalam
anggaran belanja tunduk pada masalah asimetri informasi,
agensi, dan moral hazard.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Mengalokasikan Sumber Daya Keuangan:

Memperbaharui Aktivitas Organisasi

Prinsip Alokasi Keuangan Singapura:

“ALOKASI ANGGARAN TIDAK HANYA SEKEDAR PERNYATAAN

TENTANG BAGAIMANA SUMBER KEUANGAN DIDISTRIBUSIKAN
KE BERBAGAI INSTANSI ATAU LEMBAGA PEMERINTAHAN,
NAMUN LEBIH DARI ITU, ALOKASI ANGGARAN ADALAH
PERNYATAAN TENTANG MASA DEPAN SINGAPURA YANG
DIRASAKAN; FILOSOFI TATA KELOLA, STRATEGI YANG DIPILIH,
HASIL YANG DIAJUKAN, HARAPAN MASYARAKAT, DAN
KETERSEDIAAN SUMBER DAYA.”
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Praktik Inovatif Singapura Dalam Mengelola Alokasi

Sumber Daya Keuangannya

Pada awal siklus anggaran, kemenkeu bertemu Sectoral Budget Meetings (SBM) kemudian
dengan masing-masing kementerian dalam diadakan dengan mencakup tiga sektor utama
Annual Strategic Review (ASR). Melalui (ekonomi, sosial, dan keamanan) untuk
pertemuan ASR, kemenkeu membahas setiap menghasilkan sinergi, ide, dan program lintas
prioritas strategis kementriannya dalam jangka badan yang selaras dengan program nasional.
menengah (lima tahun ke depan), dan meninjau Lembaga kemudian didorong untuk
penyelarasan hasil yang diinginkan kementerian mengembangkan proposal pendanaan.
dengan hasil nasional.
2
1
Setelah anggaran disetujui, Kemudian, Budget Review Meetings (BRM) diadakan setiap
kementerian lalu mengelola kementerian. Selama BRM, pejabat kemenkeu melibatkan setiap
eksekusi mereka sendiri tanpa kementerian dalam memperlihatkan kinerja masa lalu mereka,
campur tangan kemenkeu. membandingkannya dengan hasil yang diinginkan, pertimbangan
Kemenkeu mengukur kinerja desain proyek baru, dan gagasan untuk meningkatkan efisiensi
kementerian setiap tahun. dan efektivitas kegiatan operasional yang sedang berjalan.
4 3
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Langkah Inovatif Yang Dilakukan Oleh Kemenkeu

Singapura

 Menerapkan dana reinvestasi gabungan

Setiap tahun, dana setiap kementerian dipotong dengan persentase tertentu
untuk dimasukkan dan digabungkan dalam dana reinvestasi. Dana ini
kemudian akan digunakan untuk membiayai program dan proyek baru
yang inovatif yang digagas oleh kementerian-kementerian tersebut.
 Memaksimalkan diskresi
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Langkah Inovatif Yang Dilakukan Oleh Kemenkeu

Singapura

 Mengaplikasikan sistem accounting for full cost

Caranya adalah dengan menerapkan sistem akuntansi sumber daya.
Pengaruh akuntansi sumber daya adalah untuk mencerminkan biaya
keseluruhan semua sumber daya dalam menyediakan layanan publik dan
dalam melaksanakan proyek dan program baru.
 Mencari nilai dari pengeluaran keuangan
Upaya yang dilakukan oleh setiap kementerian untuk meregangkan sumber
daya keuangan yang dialokasikan kepada mereka dengan cara terus
meninjau dan memperbaiki berbagai proses operasi dan keuangan
mereka.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Menerapkan Disiplin Sistemik:

Mendesain Ulang Keterkaitan Struktural
Pemimpin sektor publik di Singapura memandang tanggung jawab utama
organisasi mereka sebagai sistem baru dan merancang ulang struktur dan
proses yang ada sehingga perilaku baru dapat didorong, diaktifkan dan
dipertahankan untuk mencapai hasil jangka panjang yang diinginkan.
Ciri khas kemampuan dinamis yang tercipta di sektor publik adalah
pengembangan kompetensi berbasis sistem holistik yang memanfaatkan aset
tak berwujud seperti pengetahuan, keterampilan dan teknologi untuk
merancang struktur, proses dan sistem yang memberikan perbaikan dan
inovasi berkelanjutan.
Ada empat perangkat kompetensi berbasis sistem yang telah dikembangkan
oleh sector publik: sistem untuk memperluas kapasitas sumber daya kritis,
sistem untuk memungkinkan fokus misi dan integrasi lintas lembaga, sistem
untuk melibatkan perubahan organisasi, dan sistem untuk meningkatkan
layanan terpadu kepada publik.
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Menerapkan Disiplin Sistemik:

Mendesain Ulang Keterkaitan Struktural
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Sistem Untuk Mengaktifkan Fokus dan Integrasi

"Struktur mengikuti strategi" adalah kebijaksanaan konvensional dalam
manajemen bisnis. "Kebijakan yang efektif membutuhkan inovasi struktural"
adalah akibat wajar di sektor publik. Sejak merdeka, sektor publik Singapura terus
mengembangkan desain dan struktur organisasi baru untuk menerapkan prioritas
nasional bilamana struktur dan sistem yang ada terbatas dalam kapasitas mereka
untuk memberikan hasil yang diinginkan.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Perbedaan Struktur Vertikal dan Horizontal

Contoh struktur vertikal yang khas mencakup desain seperti kementerian
pemerintah, departemen atau dewan perundang-undangan. Struktur seperti itu
cenderung berumur panjang, dengan sumber daya tetap yang cukup permanen
ditugaskan untuk mencapai misi terfokusnya dalam satu agensi tunggal. Struktur
vertikal ini disusun secara hierarkis untuk menerapkan kebijakan dan program
tertentu secara efisien dan cepat. Sektor publik telah menggunakan struktur yang
lebih horizontal seperti komite antar kementerian atau tim lintas badan untuk
masalah keamanan dan sosial yang lebih kompleks dan multi-fasim seperti
kontraterorisme, pekerja dengan upah rendah, pertumbuhan penduduk, dan
masyarakat lanjut usia.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Perbedaan Struktur Vertikal dan Horizontal

Struktur horisontal ini melibatkan perwakilan dari banyak lembaga yang
pandangan dan keahliannya dibutuhkan, mengerjakan isu-isu penting untuk
jangka waktu tertentu dan dibubarkan saat proyek selesai dibangun. Beberapa
struktur horisontal mungkin merupakan komite tetap jika berhubungan dengan
masalah jangka panjang seperti keamanan yang memerlukan koordinasi yang erat
dan konstan. Tim bekerja sebagai jaringan profesional berdasarkan pengetahuan
dan keahlian mereka daripada sebagai hierarki hubungan lini. Tujuan mereka
adalah untuk mengembangkan solusi yang komprehensif dan efektif, dan jika
perlu untuk mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan yang diterima oleh banyak
lembaga.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Sistem Untuk Melibatkan Perubahan

Struktur horisontal ini melibatkan perwakilan dari banyak lembaga yang
pandangan dan keahliannya dibutuhkan, mengerjakan isu-isu penting untuk
jangka waktu tertentu dan dibubarkan saat proyek selesai dibangun. Beberapa
struktur horisontal mungkin merupakan komite tetap jika berhubungan dengan
masalah jangka panjang seperti keamanan yang memerlukan koordinasi yang erat
dan konstan. Tim bekerja sebagai jaringan profesional berdasarkan pengetahuan
dan keahlian mereka daripada sebagai hierarki hubungan lini. Tujuan mereka
adalah untuk mengembangkan solusi yang komprehensif dan efektif, dan jika
perlu untuk mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan yang diterima oleh banyak
lembaga.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Sistem untuk Melibatkan Perubahan: Kerangka Kerja PS21

PS21 diluncurkan sebagai gerakan akar rumput yang didasarkan pada keyakinan
bahwa staf sektor publik akan lebih siap untuk menanggapi perubahan positif
ketika mereka terlibat aktif dalam belajar dan mencari perbaikan sepanjang
waktu, bahkan jika gagasan mereka untuk perubahan beroperasi secara murni
alam. "PS21 sangat berguna untuk mendapatkan petugas tingkat junior dan
tingkat bawah merasa bahwa mereka dapat membuat perbedaan, bahwa mereka
memiliki suara, bahwa pandangan mereka penting dan mereka dapat dan harus
berbicara ... Jika Anda memiliki 120.000 orang yang selalu mencari Memperbaiki
hal-hal, Anda akan memiliki layanan publik yang mengagumkan. "25 Penekanan
mendasar dari PS21" bukanlah tentang mengejar hasil, ini tentang nilai, tentang
filosofi organisasi dan kepemimpinan, tentang kapasitas.
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

26 Filosofi dan pendekatan dasar PS21 diringkas Pada

Tabel 8.10
Table 8.10. Basic Philosophy and Framework of PS 21

Theme Continuous change in the public sector

Reason Unending uncertainty in the environment
Beliefs Ideas for change can come from anywhere
Staff want to improve and do a good job
Leaders help staff in their efforts to achieve objectives

Means Harvesting creativity of everyone

Outcome In time for the future

Strategic Thrusts Organizational excellence
Innovation and enterprise
Openness, responsiveness and involvement
Functional Staff well-being
Programs Continuous enterprise and learning
Quality service
Organizational review
Structures PS21 executive committee chaired by head of civil service
Committees on (i) people, (ii) systems, (iii) customers/citizens
PS21 office within Public Service Division
Public Sector Centre of Organizational Excellence
Improvement Work Improvement Teams (WITS), Staff Suggestion Scheme
Tools (SSS), The Enterprise Challenge, Singapore Quality Awards
(SQA), People Excellence Award, Singapore Innovation Class
Awards, Singapore Service Class Awards
 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Selama bertahun-tahun, strategi, program dan sistem e-government Singapura

diakui secara luas sebagai yang paling maju di dunia dan telah memenangkan
banyak penghargaan internasional. Penghargaan utama yang diterima pada
tahun 2005 tercantum dalam Tabel 8.11
Table 8.11. Singapore e-Government Awards and Accolades

Singapore ranked 2nd in e-Government Participation and 7th in E-Government Readiness in 2005 United Nations e-
Government Readiness report

The Online Business Licensing Service was awarded the UN Public Service Award in 2005

Singapore ranked 1st in the 2005 World Economic Forum Global IT Report

Singapore was ranked 3rd in 2005 Annual e-Government Leadership Study of 22 countries by Accenture

Singapore ranked 2nd in the 2004 Global e-Government Study by Brown University
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Sustaining Dynamic Governance:

Lessons and Challenges
Risiko dan Tantangan untuk Pelayanan Publik di Singapura
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2017

Terima kasih