DASAR-DASAR MANAJEMEN

Pengawasan
&
Pengendalian
Kelas: M01 Genap
Disusun Oleh:
Syah Reza Al-Mahdi W. (145080501111072)
Ryan Nugraha (175080101111014)
Ilham Affandi (175080101111016)
Pendahuluan
• Dalam proses organisasi seringkali terjadi kasus-kasus seperti tidak diselesaikannya
suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (Deadline), suatu anggaran
yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana sehingga
diperlukan proses pengawasan manajerial.
• Ada berbagai macam sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain;
evaluating, appaising, ataupun correcting.
• Pengawasan diperlukan oleh setiap organisasi karena faktor-faktor perubahan
lingkungan organisasi yang terus-menerus, peningkatan komplesitas organisasi,
adanya kesalahan-kesalahan, serta adanya kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang.
 Pengertian
pengawasan

Tipe – tipe
pengawasan
Konsep
Pengawasan
Tahap – tahap
pengawasan

Perancangan
pengawasan
Pengertian pengawasan

• Pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-

tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
• Langkah awal proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan
tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan.
• Fungsi pengawasan berhubungan erat dengan dengan fungsi manajerial
lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia,
pengarahan, dan pengawasan.
 Unsur-Unsur Pengawasan dikemukakan Robert J. Mockler dalam
definisinya tentang pengawasan manajemen yaitu suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-
tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya
perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan
efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
 Tipe-Tipe Pengawasan
• Pengawasan Pendahuluan (feedward control) merupakan bentuk pengawasan yang
dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan
dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu
tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
• Pengawasan Concurrent adalah pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
pelaksanaan kegiatan.
• Pengawasan umpan balik (feedback control) atau disebut past – action control
merupakan bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.
Gambar 1. Tipe-Tipe Pengawasan
 Tahap – Tahap Pengawasan
• Secara umum tahapan pengawasan terdiri dari lima tahap yaitu; penetapan standar, penentuan pengukuran
pelaksanan kegiatan, pengukuran pelaksanaan kegiatan, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa
penyimpangan, serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
• Penetapan standar mengandung arti pengukuran yang dapat dijadikan sebagai patokan dalam penilaian hasil-hasil.
Ada tiga bentuk standar yang umum yaitu:
1. Standar fisik meliputi kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk
2. Standar moneter meliputi biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya
3. Standar-standar waktu meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan
• Dalam pengukuran standar diperlukan tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan. Dalam tahapan ini hal-hal yang biasa
dijadikan pertanyaan adalah dengan menggunakan 5W+1H yaitu; (Who) siapa yang akan terlibat, (What) dalam
bentuk apa pengukuran akan dilakukan dan (How Often) seberapa sering pelaksanaan seharusnya dilakukan (jam,
harian, mingguan, atau bulanan).
• Pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Berbagai
cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan adalah pengamatan (observasi), laporan lisan
maupun tulisan, metode otomatis, inspeksi (pengujian tes), atau dengan pengambilan sampel.
Perusahaan banyak yang menggunakan pemeriksaan internal (internal auditor) sebagai pelaksana
pengukuran.
• Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan dilakukan dengan
membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah
ditetapkan. Tahapan ini paling mudah dilaksanakan, namun bisa saja terjadi penyimpangan pada
saat penginterpretasian. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk mengetahui standar
yang tidak dapat dicapai.
• Pengambilan tindakan koreksi diperlukan apabila dari hasil analisa harus dilakukan tindakan
koreksi. Tindakan koreksi bisa dalam bentuk perubahan standar, perbaikan pengukuran
pelaksanaan, atau merubah cara dalam menginterpretasikan dan menganalisa penyimpangan-
penyimpangan.
Gambar 2. Proses Pengawasan
 Perancangan Pengawasan
• Prosedur penetapan sistem pengawasan yang ditetapkan William H. Newman
yaitu merumuskan hasil yang diinginkan, menetapkan petunjuk predictors
(pengukuran masukan, hasil-hasil pada tahap permulaan, gejala-gejala,
perubahan dalam kondisi yang diasumsikan), menetapkan standar penunjuk
dan hasil, menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, serta menilai
informasi dan mengambil tindakan koreksi.
• Sebelum tindakan koreksi dilakukan, informasi tentang penyimpangan dari
standar harus dievaluasi terlebih dahulu, kemudian diimplementasikan.
 Management by Exception
(MBE)

Alat bantu
pengawasan manajerial Management Information
System (MIS)
Management by Exception (MBE)

• MBE atau prinsip pengecualian merupakan metode pengawasan yang

memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-
bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilakan karyawan atau
tingkat management rendah untuk menangani variasi-variasi rutin.
• Pengawasan dengan metode ini memiliki kelebihan yaitu bersifat murah,
tetapi penyimpangan hanya bisa diketahui setelah kegiatan terlaksana. Metode
pengawasan dengan cara ini hanya bisa dipergunakan untuk operasi-operasi
yang bersifat otomatis dan rutin.
Management Information System (MIS)

• Definisi MIS yaitu suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi
manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk
membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi
perencanaan, pengawasan, dan operasional organisasi dilakukan secara
efektif.
• Tahapan MIS yaitu survey pendahuluan dan perumusan masalah, desain
konseptual, desain terperinci, dan tahap implementasi.
 Karakteristik Pengawasan Efektif
• Akurat yaitu informasi tentang pelaksanaan harus akurat
• Tepat waktu, yaitu informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan
perbaikan harus dilakukan segera
• Obyektif dan menyeluruh, yaitu informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap
• Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
• Realistis secara ekonomis dimana biaya sitem pengawasan harus lebih rendah
• Realistis secara organisasional dimana sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan
organisasi
• Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
• Fleksibel yaitu pengawasan harus memiliki fleksibilitas untuk meberikan tanggapan atau reaksi terhadap
ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan
• Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
• Diterima para anggota organisasi
 Pengawasan non kuantitaif

Metode pengawasan

Pengawasan kuantitatif
Pengawasan Non Kuantitatif

• Metode pengawasan non kuantitatif adalah metode pengawasan yang digunakan manajer
dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
• Teknik yang sering digunakan yaitu :
1. Pengamatan (control by observation)
2. Inspeksi teratur dan langsung
3. Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)
4. Evaluasi dan pelaksanaan
5. Diskusi antara manajer dan dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan
Pengawasan Kuantitatif

• Metode-metode kuantitatif terdiri dari:

1. Anggaran (budget) seperti;
• anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dan
lain-lain
• Anggaran khusus seperti planning programming budgeting system (PPBS), zero-base budgeting (ZBB),
dan human resource accounting (HRA)
2. Audit seperti internal audit, ekstenal audit, dan management audit.
 Pengendalian

Pengertian Pengendalian Organisasional

• Proses pengaturan yang sistematis dari aktivitas-aktivitas organisasional untuk

menjadikan mereka konsisten dengan harapan-harapan yang dibentuk dalam
rencana, target, dan standar kinerja.
• Jadi, para manajer harus memutuskan standar, ukuran, dan metrik mana yang
dibutuhkan untuk memonitor dan mengendalikan organisasi dengan efektif
serta menentukan sistem-sistem untuk menentukan standar tersebut.
 Pengendalian umpan maju

Fokus Pengendalian Organisasi

Pengendalian yang berkesinambungan

Pengendalian umpan balik

Pengendalian Umpan Maju

• Pengendalian yang berusaha untuk mengidentifikasikan dan mencegah

penyimpangan-penyimpangan sebelum mereka muncul.
• Juga disebut sebagai pengendalian preliminer atau preventif, dimana
pengendalian berfokus pada sumberdaya manusia, materi, dan keuangan yang
masuk ke organisasi dengan tujuan pengendalian untuk memastikan bahwa
kualitas masukan culup tinggi untuk mencegah masalah-masalah ketika
organisasi melaksanakan tugas-tugasnya.
• Sangat jelas diterapkan dalam seleksi dan perekrutan karyawan baru.
Pengendalian yang Berkesinambungan

• Pengendalian yang mengawasi aktivitas-aktivitas karyawan yang dilakukan

terus-menerus untuk memastikan mereka konsisten dengan standar-standar
kinerja.
• Melibatkan cara-cara yang digunakan organisasi-organisasi untuk
mempengaruhi para karyawan, serta meliputi pengendalian diri, yang mana
individu-individu mengadakan pengendalian-pengendalian yang
berkesinambungan atas perilaku mereka sendiri dikarenakan nilai dan sikap
pribadi.
Pengendalian Umpan Balik (feedback control)

• Berfokus pada hasil-hasil organisasi khususnya produk akhir atau layanan.

• Selain itu berfokus pada ukuran keuangan, yang mana penganggaran belanja
merupakan bentuk pengendalian umpan balik karena para manajer telah
mengawasi apakah mereka telah beroperasi dalam target-target anggaran
belanja mereka dan melakukan penyesuaian yang dibutuhkan.
 Model Pengendalian Umpan Balik
• Sistem-sistem pengendalian yang didesain dengan baik melibatkan
penggunaan umpan balik untuk menentukan apakah kinerja yang ada
memenuhi standar standar yang ditentukan.
Langkah Pengendalian Umpan Balik

• Terdiri atas empat langkah utama yaitu:

1. Membangun standar kinerja ada yaitu para manajer mendefinisikan tujuan untuk departemen-departemen organisasional
secara spesifik, bentuk-bentuk operasional yang meliputi standar kinerja yang digunakan untuk membandingkan aktivitas-
aktivitas organisasional.
2. Mengukur kinerja aktual yaitu mempersiapkan laporan ukuran kinerja kuantitatif formal yang ditinjau oleh para manajer
setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan diaman ukuran-ukuran yang dipakai harus berkenaan dengan standar-standar
yang ditentukan pada langkah pertama proses pengendalian.
3. Membandingkan kinerja dengan standar yaitu para manajer menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi dan diharapkan menggali lebih dalam dan menemukan penyebab masalah tersebut.
4. Mengambil tindakan korektif dimana para manajer menentukan perubahan-perubahan, jika ada yang diperlukan. Para
manajer mungkin mendorong para karyawan untuk bekerja lebih keras, mendesain ulang proses produksi, atau memecat
karyawan.
Penerapan Penganggaran Belanja

• Pengendalian bujeter merupakan salah satu metode pengendalian manajerial

yang paling umum digunakan adalah proses penentuan target-target untuk
pengeluaran organisasi, pengawasan hasil, dan membandingkannya dengan
anggaran belanja dan pembuatan perubahan yang diperlukan.
• Anggaran belanja diciptakan untuk setiap divisi atau departemen dalam
sebuah organisasi, tidak peduli seberapa kecil, selama ia menampilkan proyek,
program, atau fungsi yang berbeda.
 Manajemen Kualitas Total

• Komitmen seluruh organisasi untuk menanamkan kualitas dalam setiap

aktivitas lewat perkembangan yang berkelanjutan.
• Filosofi TQM berfokus pada kerjasama tim yang meningkatkan kepuasan
pelanggan dan dan menurunkan biaya.
Teknik-Teknik TQM
• Lingkaran Kualitas yaitu kelompok yang terdiri atas 6-12 karyawan sukarela yang bertemu secara rutin untuk
mendiskusikan dan memecahkan masalah yang mempengaruhi kualitas kerja mereka.
• Acuan didefinisikan sebagai proses pengukuran produk, layanan, dan praktik yang berlangsung terus-
menerus terhadap kompetitir-kompetitor paling tanggung atau perusahaan-perusahaan yang diakui sebagai
pemimpin-pemimpin industri.
• Sigma Enam merupakan pendekatan pengendalian kualitas yang menitikberatkan pengejaran terus-menerus
akan kualitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah.
• Waktu Siklus Yang Dipersingkat merujuk pada langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk
menyelesaikan satu proses perusahaan, seperti mengajar sebuah kelas, menerbitkan buku pelajaran, dan lain
sebagainya.
• Perbaikan berkelanjutan merupakan implementasi perbaikan dan peningkatan kecil dalam jumlah besar di
seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi secara terus-menerus.
Faktor-Faktor Keberhasilan TQM
• Meskipun menjanjikan, manajemen mutu kualitas total tidak selalu berhasil. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan TQM yaitu:
 Positif
1. Tugas-tugas menuntut keterampilan tinggi para karyawan
2. TQM bekerja dan memotivasi karyawan
3. Keterampilan memecahkan masalah diperbaiki untuk semua karyawan
4. Partisipasi dan kerjasama tim digunakan untuk menangani masalah-masalah signifikan
5. Perbaikan berkelanjutan merupakan sebuah cara hidup
 Negatif
1. Harapan manajemen terlalu tinggi dan tidak realistis
2. Para manajer tingkat menengah tidak puas karena kehilangan wewenang
3. Para pekerja tidak puas dengan aspek-aspek kehidupan organisasional yang lain
4. Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi-dikusi Quality Control
5. Para manajer menunggu inovasi-inovasi yang besar dan dramatis
 Berbagai Kecenderungan dalam
Pengendalian Keuangan dan Kualitas
• Standar Kualitas Internasional
• Dikenal dengan ISO 9000 yaitu serangkaian standar internasional untuk sistem
manajemen kualitas yang menentukan garis pedoman yang sama untuk proses-proses
guna memastikan bahwa produk-produk memenuhi persyaratan pelanggan.
Sistem Pengendalian Keuangan Yang Baru

• Para manajer menggunakan sistem seperti nilai tambah ekonomi, nilai tambah pasar, dan
penentuan biaya produksi berbasis aktivitas untuk menyediakan pengendalian keuanagan yang
efektif.
1. Nilai Tambah Ekonomi (EVA) yaitu sitem pengendalian yang mengukur kinerja yang dipandang
dari laba setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan dalam aktiva-aktiva
nyata/aktual.
2. Nilai tambah Pasar (MVA) menambahkan dimensi lain karena ia mengukur perkiraan pasar
saham mengenai nilai masa lalu perusahaan dan proyek-proyek investasi odal perusahaan yang
sudah diperhitungkan.
3. Penentuan Biaya Produksi Berbasis Aktivitas (ABC) yaitu sistem pengendalian yang
mengidentifikasikan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan
mengalokasikan biaya yang sesuai.
 Sekian...

Terima Kasih