ADMINISTRASI

LABORATORIUM
Kelompok 2 (1A)

Cici Nuriah Febia Damayanti

Devi Erike Olivia N Siti Hardianti L

Elva Febriani
 Pengertian

Teknik Penyusutan
Nilai Guna Arsip

Prosedur
Pengelolaan
Pemusnahan Arsip

Ketentuan
Macam-Macam
Pemusnahan Arsip
 PENGERTIAN ARSIP

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani ,yaitu:

archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau
gedung tempat penyimpanan arsipnya ,tetapi perkembangan terakhir
orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat .
Schollendberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan
warkat itu sendiri dan istilah archive institution sebagai gedung arsip
atau lembaga kearsipan.
Pengertian Arsip Menurut Ensiklopedi
Administrasi :
Adalah: Segenap Warkat dari suatu organisasi
kenegaraan /badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi

Pengertian Arsip Menurut UU No 7 Tahun 1971 :

Arsip adalah: naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
negara dan badan pemerintah dalam bentukcorak apapun ,dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok

Pengertian Arsip Menurut Kamus Administrasi perkantoran

Arsip Adalah: Kumpulan warkat yang disimpan secara teratur ,terencana ,karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali
 NILAI GUNA ARSIP

Nilai guna arsip terbagi dua ,yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder

 Nilai guna primer: yaitu arsip yang berdasarkan kegunaan pelaksanaan tugas dan

fungsi lembaga/pencipta arsip.

 Nilai guna sekunder: yaitu arsip yang mempunyai pengertian sebagai tolak ukur

apakah berkas ,data /dokumen itu brnilai bagi kepentingan negara dan ilmu

pengetahuan dikemudian hari.

 PENGELOLAAN ARSIP

Menghimpun Mengolah Mencatat

Mengirim Menggandakan

Menyimpan
 Menghimpun
Adalah kegiatan mencari dan mengusahakan keterangan /data yang diperlukan
 Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis ,keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan .
Pencatatan dapat juga dilakukan dengan menggunakan alat perekam
 Mengolah
Kegiatan mengerjakan /memproses keterangan –keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang berguna.
 Menggandakan
Adalah kegiatan memperbanyak warkat/dokumen dengan cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan
 Mengirim
Adalah kegiatan menyampaikan /mendistribusikan dengan pembagian cara dan
alat dari satu pihak ke pihak lain

 Menyimpan
Adalah kegiatan menyimpan
warkat/dokumen dengan berbagai macam
cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
 Beberapa Macam Sistem Penyimpanan Arsip

 Penyimpanan arsip sistem abjad

Susunan penyimapanan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad. Umumnya
digunakan untuk sistem nama,sistem geografis dan sistem subjek
 Penyimpanan arsip sistem tanggal
Adalah: sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan urutan waktu surat
diterima/surat dikirim keluar.
 Penyimpanan arsip sistem nomor
Adalah: sistem penyimpanan berdasarkan urutan angka dimulai dari satu dan
terus meningkat hingga angka yang lebih besar
 Penyimpanan arsip sistem wilayah:
Adalah penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah
 TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP
Persiapan

Perlu dipersiapkan sarana penunjang untuk kelancaran penyusutan arsip berupa

perencanaan kegiatan. Perencanaan kegiatan penyusutan arsip tersebut mencakup
kesiapan organisasi, tenaga pelaksana dan anggaran/biaya kegiatan perlu
dipersiapkan.

Untuk menjaga obyektivitas dalam kegiatan penyusutan arsip ini perlu dibentuk
panitia/tim penyusutan arsip. Panitia/tim penyusutan arsip ini terdiri dari orang- orang
yang mengetahui tugas dan fungsi organisasi dengan segala aspeknya serta
memahami manajemen kearsipan.
 1. PENDATAAN (SURVEY)
• Pendataan struktur dan fungsi organisasi
• Pendataan arsip (records survey)
Adalah pendataan terhadap arsip untuk mengidentifikasi
kondisi arsip, kondisi tempat, media rekam arsip,
jumlah/volume arsip, kurun waktu penciptaan, sistem
penataan, sarana penemuan kembali, asal arsip, dan lokasi
arsip.
2. PENGELOMPOKAN ARSIP

 Pemberkasan Arsip
 Pendeskripsian Arsip
 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
 Penyusunan Daftar Arsip
3. PENILAIAN ARSIP

Kegiatan penilaian ini merupakan kegiatan inti dari penyusutan

arsip karena hasil penilaian arsip ini dapat dijadikan sebagai

pedoman dilakukannnya penyusutan arsip, bagi organisasi yang

belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Hasil penilaian ini juga

dapat dijadikan dasar penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

 DAFTAR ARSIP
Nama Instansi : Poltekkes Kemenkes Banten
Alamat : Jl. Raya Sitanala

No. Series Arsip Kurun Jumlah Tingkat Ket

Waktu Perkembangan
1. Surat –surat 1990-1995 3 box Asli Kondisi
mengenai baik
permohonan
penelitian
2. Surat Keputusan 1990-1995 2 box Pertinggal Kondisi
Pengangkatan Baik
pengurus asrama
 DAFTAR ARSIP SIMPAN
Nama Instansi : Poltekkes Kemenkes Banten
Alamat : Jl. Dr. Sitanala
No. Series/Jenis Arsip Tahun Volume/ Media No. Retensi
Jumlah Boks
1. Surat-surat 1998- 3 boks Kertas NB. 1
mengenai 2000
pengaduan
masyarakat
terhadap
penyelenggaraan
negara
2. Laporan Kerja 1998 1 boks Kertas NB. 2
Tahunan -2000
 JADWAL RETENSI ARSIP
1. Merupakan komponen dari program manajemen arsip.
2. Menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga penciptanya
(creating agency).
3. Berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, nasib
akhir (musnah, simpan, permanen).
4. Sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan
arsip yg tidak bernilai guna / sebagai dasar hukum penyusutan.
 JADWAL RETENSI ARSIP

RETENSI
NO SERIES / JENIS ARSIP AKTIF INAKTIF KETERANGAN
Contoh :
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Unit Kerja :
Pada hari ini……………….tanggal…………..bulan……………tahun…………., Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif
dari unit kerja ……………… ke Pusat Arsip, yang melibatkan :

Nama : ...................................
Jabatan : ...................................
NIP : ...................................
Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak atas nama unit ……………. Sebagai pihak I.
Nama : ...................................
Jabatan : ...................................
NIP : ...................................
Unit Kerja : Pusat Arsip

Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja Pusat Arsip, sebagai pihak II.
Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir
kepada pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.
………….,…………………….
Pihak II Pihak I

(……………………) (……………………)
Saksi-saksi :
1. Kepala Unit Kerja
(……………………)
2. Kepala Bidang Pengawasan
(……………………)
 PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP
1) Pemeriksaan  JRA
2) Pendaftaran
memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar
pertelaan arsip usul musnah (DPAUM) rangkap dua. Satu untuk Unit Pengolah,
satu untuk Unit Kearsipan
3) Pembentukan Panitia Pemusnahan
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun.
Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional
bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip

4) Penilaian dan Persetujuan

retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI,
Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota
5) Pembuatan Berita Acara
6) Pelaksanaan pemusnahan:
- dicacah
- dibakar
- di daur ulang
Catatan:

• Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak

dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan
oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-
undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-
lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang
bersangkutan
 Ketentuan Pemusnahan Arsip:
• Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi
Arsip
• Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan organisasi
• Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional
• Tidak ada perundang-undangan yang melarang
• Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam
proses
• Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar
habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya.
 DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

N SERIES ARSIP TAHU JUMLA KONDISI KET.

O & DESKRIPSI N H
A. KEPEGAWAIAN

1. Lamaran
1990 4 boks Baik
Pegawai yang
2. ditolak
Cuti Tahunan 1990 1 boks Baik
3.
Mutasi 1988 1 boks Baik
 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini…….……tanggal….….bulan………..…..tahun….………yang bertanda

tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali
arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip………………………, sejumlah………… tercantum
dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir……….. lembar, penghancuran secara total dengan
cara ………………………. .

Saksi-saksi Manajer Arsip

(………………………………….)
(…………………………….)
(…………………………………) Bagian Hukum
(………………………………..) Bagian Pengawasan
Praktek/Simulasi Penataan Arsip Inaktif

1. pemilahan
2. pendeskripsian isi informasi arsip
3. penyusunan skema pengaturan arsip
4. pemberkasan/pengelompokan arsip
5. pembuatan jalan masuk/ Daftar Arsip
TERIMA KASIH