(Mail Handling)
T T
KK 1 KK 1
KK 1
KK 2 KK 2
KK 3
Kotak
KK 2
Kotak
KK 1
Kotak
KK 3 dan
tembusan
Keterangan gambar:
1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian
menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3
kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan
dan tembusan yang telah diproses di pencatat
surat juga disimpan di unit pengolah
2. Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah
surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu
kontrol dan surat diserahkan kepada petugas
ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi
3. Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit
pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada
penata arsip untuk disimpan
4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di
unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata
arsip
Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa
a. Unit Pengolah
1) Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin
dalam dua lembar pengantar surat biasa
2) Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan
3) Menerima kembali tembusan surat yang sudah
diberi stempel tanggal oleh pencatat surat lembar
pengantar surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke
alamat yang dituju
b. Pencatatan Surat
1) Pencatat surat menerima surat, tembusan dan
lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)
2) Memberi stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan
dikirimkan
3) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju
melalui ekspeditor
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Biasa
Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau
dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung
oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini
dicatat langsung dalam lembar pengantar surat
rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat
rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat.
Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor
untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada
penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia