Oleh

Yerni Mariani Sitompul

Sistem Penamaan dalam pelayanan rekam me

Sistem Penomoran dalam pelayanan rekam m

Sistem Penyimpanan pelayanan rekam med

Sistem Penjajaran dalam pelayanan rekam me

 Sistem Penamaan

• Yaitu tata cara / metode penulisan nama

seseorang/pasien
Tujuan :
• untuk membedakan satu pasien dengan pasien
lainnya
• adanya keseragaman dalam cara penulisan nama
• memudahkan dalam mengambil rekam medis di
tempat penyimpanan
• agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan rekam
medis.
Misalnya kasus tertukarnya bayi, dapat terjadi karena
pencantuman nama ibunya yang salah pada saat
yang sama ada atau lebih ibu melahirkan.
•
Nama pasien ditulis lengkap, minimal terdiri dari dua
suku kata. Sehingga penulisan nama akan tertulis
dengan beberapa alternatif diantaranya yaitu :
1. Hanya nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari
satu kata atau lebih
2. Nama pasien sendiri dilengkapi nama suami, apabila pasien
sudah mempunyai suami
3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua
(biasanya nama ayah)
4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluaga/marga, maka
nama keluarga/marga/surname didahulukan dan kemudian
diikuti nama pasien tersebut.
 Dalam penulisan
nama pasien maka
sebaiknya :

1.Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan

yang disempurnakan
2. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhiri
nama lengkap ditambah Ny. Bagi yang
sudah menikah atau Nn. Apabila belum menikah
Tujuannya adalah agar dapat dengan mudah
membedakan status dari pasien perempuan
3. Pencantuman titel, pelengkap (Ny. Nn) selalu diletakan
sesudah nama lengkap pasien
Tujuannnya adalah untuk mencegah kesalahan dalam
mengindeks atau dalam penyimpanan dan
pengambilan kembali KIUP yang disimpan
berdasarkan alphabet
 Cara Penulisan Nama

1. Nama Orang Indonesia

a. Nama orang indonesia yang mempunyai
nama keluarga
Diindeks atau ditulis menurut kata akhir (nama
keluarga) sebagai kata pengenal diikuti tanda
koma, baru kemudian namanya sendiri.
Contoh :
 b. Nama orang Indonesia yang
majemuk
Diindeks sesuai dengan namanya
(tidak ada perubahan)
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Sutopo Yuwono Sutopo Yuwono
c. Nama orang Indonesia yang
mempunyai suku, marga
Diindeks menurut nama suku dan
marga tersebut
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Erna Nasution Nasution, Erna
Anton Harahap Harahap, Anton
Nama-nama Wanita
1) Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya
diindeks dengan nama ayahnya
Contoh : Nama Diindeks/ditulis
Anna Matovani Matovani, Anna
Heny Puspoegoro Puspoegoro, Heny
    
 Nama wanita yang sudah bersuami,
diindeks dengan nama suaminya
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Anggi Hartono Hartono, Anggi (Ny)
Wanita yang belum menikah diindeks dengan
menambahkan Nn. Dalam tanda kurung

Contoh : Nama
Anna Matovani
Diindeks/ditulis
Matovani, Anna (Nn)
Heny Puspoegoro Puspoegoro, Heny (Nn)

A Nama bayi
Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat
mau pulang belum mempunyai nama maka untuk
yang muslim wanita diindeks dengan didahului
nama ayah kemudian bayi dan binti sedang kan
untuk yang laki-laki memakai bin
Contoh : Nama Ayah Diindeks/ditulis
Akasah Akasah, bayi binti
Sunarto Sunarto, bayi bin
Sedangkan untuk yang non muslim, maka diindeks
dengan nama ayah kemudian bayi
Contoh : Nama Ayah Diindeks/ditulis
Ritonga Ritngonga, bayi
Imanuel Imanuel, bayi

1Nama orang Eropa, Arab, India Jepang Thailand

Diindeks sama dengan pengindekan nama
Indonesia yang mempunyai nama
keluarga/marga, yaitu didahului dengan nama
keluarga kemudian nama sendiri
ContohNam
: a Diindeks/ditulis
Robert Kennedy Kennedy, Robert
Muhammad bin Gozali Gozali, Muhammad bin
Mahatma Gandi Gandi, Mahatma
Saburo Kabayasi Kabayasi, Saburo
Charoom Rataranatsin Rataranatsin, Charoom
1.Nama Orang Cina, Korea, Vietnam
Pada prindipnya diindeks sama dengan
mendahulukan nama keluarga, tetapi di Cina, Korea
dan Vietnam nama keluarga sudah ditulis dengan
mendahulukan nama keluarga maka diindeksnya
sama dengan yang ditulisnya
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Tan Po Guan Tan Po Guan
KimIll Sung KimIll Sung
Tranh Van Dang Tranh Van Dang
1. Nama orang Cina digabungkan dengan nama
Eropa
Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
Jacky Chan Chan, Jacky
Robert Liem Liem, Robert

1. Penulisan Gelar
Nama-nama yang diikuti dengan gelar, ditulis/diindek
dengan menuliskan gelar didalam kurung dibelakang
nama.
Gelar dapat dibedakan menjadi :
a. Gelar Kesarjanaan, seperti ; Drs, SH, Ir, DR,
b. Gelar kepangkatan, seperti ; Mayor, Jendral, Direktur,
Gubernur
c. Gelar Keagamaan, seperti ; Pendeta, Pastur, Haji, KH
d. Gelar kebangsawanan, seperti ; Rd, RA., Andi
e. Gelar kekeluargaan, Seperti ; Tn, Nn, Ny.
Contoh :

Nama Diindeks/ditulis
Drs. Ir. Ginanjar Kartasasmita Ginanjar Kartasasmita (Drs. Ir.)
Lala, SH, MM Lala (Andi, SH, MM)
Letjen Jatikusomo Jatikusomo (Letjen)
Haji Ruslam Ruslam(Haji)
 Nama Singkatan
 Nama yang didiringi atau didahului
dengan singkatan, tetapi tidak
diketahui kepanjangannya, yangdi
utamakan adalah nama lengkapnya
 Contoh :
Nama Diindeks/ditulis
A. Mintogoro Mintogoro A.
A.S Mardiatmoko Mardiatmoko A.S
Akhmad B. Sugianto Sugianto Akhmad B.
Drs. Sigit P. Mulyanto Mulyanto Sigit, P. (Drs)
 a n S er i
o mor
pen
1. Sistem
a n U ni t
o mor
i s t e m pen
2. S Un i t
n S e ri –
n o mora
m pe
3. Siste
 Sistem
Pemberian No. RM Konsep Penjajaran RM
Penomoran
Seri No. RM baru diberikan pada setiap Setiap RM disimpan terpisah berdasarkan
kunjungan No. RM yg diberikan pd setiap kunjungan
Unit Hanya Satu No.RM yang diberikan, pada RM disimpan dgn satu No. RM
saat pertama kali kunjungan dan akan selalu
digunakan pad kunjungan berikutnya
Seri Unit No. RM baru diberikan pada setiap RM yang lama akan digabungkan dgn
kunjungan No. RM baru diberikan dan disimpan pada
nonomrekammedis yang terbaru
 Sistem
Keuntungan Kekurangan
Penomoran
Seri 1. Rak-rak penyimpanan akan 1. Data pasien ( riwayat medis & terapi)
terisi konstan tersebar di beberapa rekam medis, sehingga
2. Memudahkan dalam menyulitkan Dokter dan perawat (tenaga
pengambilan rekam medis kesehatan lain) dalam memberikan
yang akan dimusnahkan perawatan atau terapi
2. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
rekammedis baru KIUP baru dan KIB baru
3. Rak penyimpanan cepat penuh
Unit 1. Semua data pas. Tersimpan 1. Harus selalu mengecek apakah pernah
terkumpul shg gambaran berobat atau belum, untuk mencegah agar
pas. Ttg riwayat medis & pasien lama tidak mendapat nonor baru
terapi akan mudah diperoleh lagi.
dgn cepat 2. RM menjadi tebal dan perlu dibuat beberapa
2. Lebih efisien, karena Satu jilid
folder RM hanya untuk satu
No. RM
Seri Unit 1. Memudahkan dalam 1. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
pengambilan rekam medis setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
yang akan dimusnahkan rekammedis baru KIUP baru dan KIB baru
2. Pegawai lebih repot karena harus mencari
dan menggabungkan RM yang terdahulu
dengan RM yang baru
3. Rak penyimpanan akan terisi tidak merata
 Sistem
Keuntungan Kekurangan
Penomoran
Seri 1. Rak-rak penyimpanan akan 1. Data pasien ( riwayat medis & terapi)
terisi konstan tersebar di beberapa rekam medis, sehingga
2. Memudahkan dalam menyulitkan Dokter dan perawat (tenaga
pengambilan rekam medis kesehatan lain) dalam memberikan
yang akan dimusnahkan perawatan atau terapi
2. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
rekammedis baru KIUP baru dan KIB baru
3. Rak penyimpanan cepat penuh
Unit 1. Semua data pas. Tersimpan 1. Harus selalu mengecek apakah pernah
terkumpul shg gambaran berobat atau belum, untuk mencegah agar
pas. Ttg riwayat medis & pasien lama tidak mendapat nonor baru
terapi akan mudah diperoleh lagi.
dgn cepat 2. RM menjadi tebal dan perlu dibuat beberapa
2. Lebih efisien, karena Satu jilid
folder RM hanya untuk satu
No. RM
Seri Unit 1. Memudahkan dalam 1. Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena
pengambilan rekam medis setiap berobat diberi nomor dan dibuatkan
yang akan dimusnahkan rekammedis baru KIUP baru dan KIB baru
2. Pegawai lebih repot karena harus mencari
dan menggabungkan RM yang terdahulu
dengan RM yang baru
3. Rak penyimpanan akan terisi tidak merata
3. SISTEM PENYIMPANAN DAN
PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS
a. Sentralisasi,
b. Desentralisasi,
SENTRALISASI DESENTRALISASI

KEUNTUNGAN 1. Data dan informasi hasil pelayanan dapat 1. Efisiensi waktu

  berkesinambungan
2. Mengurangi terjadinya duplikasi dlm
2. Beban kerja lebih ringan

pembuatan, pemeliharaan, penyimpanan

3. Biaya Relatif Sedikit/Murah
4. Mudah &Cepat dlmpelayanan informasi
5. Prosedur &Kebijaksanaan mudah
terstandarisasikan
6. Efisien dalamkerja
7. Kontrol &Keamanan Lebih mudah
8. Supervisi personil Penyimpanan lebih
konsisten
KERUGIAN 1. Petugas lebih sibuk 1. Terjadi duplikasi RM
2. Tempat penyimpanan harus buka 24 jam 2. Biaya lebih banyak u/
ruangan &peralatan
4. SISTEM PENJAJARAN (FILING SYSTEM )
1. Straight Numeric filling (Angka langsung).
Contoh : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25
 
2. Middle digit filling system (angka tengah)
Contoh : 35 04 02
KA2 KA1 KA3
 
Seksi 04 Seksi 05 Seksi 80
 
35- 04- 01 35-05-98 99-80-98
35- 04- 02 35-05-99 99-80-99
35- 04- 03 36-05-00 Seksi 81
35- 04- 04 36-05-01 00-81-00
35- 04- 05 36-05-02 00-81-01
 
3.
 Terminal digit Filing System (angka akhir)
Contoh : 35 04 02
KA3 KA2 KA1

Seksi 02 Seksi 30 Seksi 80

 
35- 04- 02 98-05-30 98-99-80
36- 04- 02 99-05-30 99-99-80
37 04- 02 00-06-30 Seksi 81
38 04- 02 01-06-30 00-00-81
39- 04- 02 02-06-30 01-00-81
 Sistem
Keuntungan Kekurangan
Penjajaran
Langsung 1. Sangat mudah untuk mengambil 1. Petugas harus memperhatikan seluruh
beberapa rekam medis yang angka nomor RM sehingga mudah
berurutan dari rak terjadi kekeliruan penyimpanan
2. Mudah melatih petugas 2. Terjadinya kosentrasi RM pada rak
penyimpanan penyimpanan untuk nomor besar, pada
rekam medis nomor terbaru, sehingga
beberapa petugas yang bekerja
bersamaan akan berdesak-desakan di
satu tempat
3. Pengawasan kerapihan penyimpanan
sukar dilakukan

Akhir 1. Penambahan jumlah dokumen 1. Lamanya Latihan dan bimbingan bagi

rekam medis selalu tersebar petugas penyimpanan
secara merata ke 100 kelompok 2. Membutuhkan biaya awal lebih besar
di dalamrak karena harus menyiapkan rak
2. Petugas penyimpanan tidak akan penyimpanan terlebih dahulu
terpaksa berdesak-desakan di
satu tempat dimana RM harus
disimpan
3. Petugas dapat diserahi tanggung
jawab untuk sejumlah seksi
4. Beban kerja dapat dibagi rata
5. Rekam medis yang tidak aktif
dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap seksi,
pada saat ditambahnya rekam
medis baru di seksi tersebut
6. J umlah RM untuk setiap seksi
terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong
7. Memudahkan peerencanaan
peralatan penyimpanan (jumlah
rak)
8. Dapat meminimalisir kekeliruan
penyimpanan

Tengah Sama dengan angka akhir Sama dengan angka akhir

Kegiatan Rekam Medis
Penerimaan Pasien
Dapat dikatakan disinilah pelayanan
pertama kali yang diterima oleh
seorang pasien saat tiba di rumah
sakit, maka tidaklah berlebihan bila
dikatakan bahwa di dalam tata cara
penerimaan inilah seorang pasien
mendapatkan kesan baik ataupun
tidak baik dalam pelayanan suatu
rumah sakit
Tata cara melayani pasien dapat
dinilai baik bila mana
dilaksanakan oleh petugas
dengan sikap yang ramah,
sopan, tertib dan penuh
tanggung jawab ”.
 Untuk terjamin lancarnya penerimaan pasien
maka menurut Dirjen Yanmed (1996:28) ada
4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai
berikut :

1) Petugas yang kompeten

2) Cara penerimaan pasien yang tegas dan
jelas (clear cut)
3) Ruang kerja yang menyenangkan
4) Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan
pasien.
mengevaluasi kualitas
pelayanan terdiri dari :
1) Reliability (Keandalan)
Yaitu kemampuan dalam memberikan pelayanan
dengan segera dan memuaskan serta sesuai
dengan yang telah dijanjikan.
Dimensi ini tergambar dalam :
b. Prosedur penerimaan pasien yang cepat dan tepat
c. Pelayanan pemeriksaan, pengobatan dan
perawatan yang cepat dan tepat
d. Jadwal pelayanan rumah sakit dijalankan dengan
cepat
e. Prosedur pelayanan tidak berbelit-belit
 
1)  
 Responsiveness (cepat tanggap)
Yaitu keinginan para petugas untuk membantu
para pelanggan dan memberikan pelayanan
yang cepat tanggap
Dimensi ini tergambar dalam ;
1. Kemampuan dokter dan perawat untuk
cepat tanggap dalam mengatasi keluhan
pasien
2. Kemampuan petugas memberikan informasi
yang jelas, dan mudah dimengerti.
3. Tindakan cepat pada saat pasien
membutuhkan
 
 2) Assurance (jaminan)
Yaitu mencakup kemampuan, kesopanan dan sifat
dapat dipercaya yang dimiliki para petugas, bebas
dari bahaya, resiko maupun keragu-raguan.
Dimensi ini tergambar dalam :
1. Pengetahuan dan kemampuan para dokter dalam
menetapkan diagnosa penyakit dan petugas lainnya
dalam bekerja.
2. Keterampilan para dokter, perawat, dan petugas
kesehatan lainnya dalam bekerja.
3. Pelayanan yang sopan dan ramah
4. Jaminan keamanan pelayanan dan kepercayaan
terhadap pelayanan
 
Emphaty ( empati )
Yaitu meliputi kemudahan dalam melakukan
hubungan, komunikasi yang baik dan perhatian
yang tulus terhadap kebutuhan pelanggan.
Dimensi ini tergambar dalam :
1. Memberikan perhatian secara khusus pada
setiap pasien
2. Perhatian terhadap keluahan pasien dan
keluarganya
3.   Perhatian kepada semua pasien tanpa
memandang status sosial dan lain-lain.
 

4)
 Tangible (berwujud)
Yaitu meliputi fasilitas fisik, perlengkapan,
peralatan, personil dan sarana komunikasi.
Dimensi ini tergambar dalam :
1. Kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan
ruangan
2. Penataan exterior dan interior ruangan
3. Kelengkapan, kesiapan dan kebersihan alat-
alat yang dipakai
4. Kerapian dan kebersihan penampilan petugas
(karyawan).
Pada penerimaan pasien akan
dilakukan kegiatan Identifikasi
dan pencatatan serta pemberian
informasi pelayanan

Sistem Identifikasi
Pencatatan
Kegiatan ini sangat penting karena :
kegiatan ini merupakan kegiatan input
data
sebaik apapun pengelolaan rekam medis,
sebaik apapun sistem informasi kalau
tanpa kegiatan pencatatan atau input
data ini maka rekam medis tidak
mempunyai arti apa-apa, karena tidak
mempunyai data yang dapat lengkap dan
akurat yang pada akhirnya fungsi rekam
medis tidak berfungsi lagi.
Tenaga yang berhak mengisi/membuat
rekam medis atau yang berhak
melakukan kegiatan pencatatan adalah :

a. Tenaga Medis, yaitu dokter umum, dokter

spesialis, dokter gigi, dokter subspesialis,
yang bekerja pada rumah sakit tersebut,
residen yang sedang melaksanakan
kepaniteraan klinik
b. Tenaga Paramedis perawatan
c. Tenaga Paramedis non perawatan
d. Tenaga Lab, Gizi, anestesia, penata
rontgen, rehabilitasi medik, Perekam
Medis, dan tenaga lain yang berkaitan
dengan pelayanan pada pasien,
Ketentuan umum dalam melaksanakan
pencatatan diantaranya yaitu :

1) Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan pada

pasien harus dicatat ke RM selambat-lambatnya 1 x
24 Jam
2) Semua pencatatan harus ditanda tangani, di beri
tanggal, sesuai dengan wewenangnya
3) Pencatatan yang dilakukan oleh mahasiswa,
ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter
yang merawat atau dokter pembingbingnya
4) Pencatatan yang dilakukan oleh residen harus
diketahui oleh dokter pembingbingnya
5) Perbaikan kesalahan penulisan dapat dilakukan
pada saat itu juga dan diberi paraf
6) Tulisan tidak boleh dihapus dengan cara apapun
Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan
sifatnya yaitu :
1) Catatan yang bersifat Kolektif
Pada buku register ini pada umumnya
memuat informasi tentang identitas
pasien,cara pembayaran, jenis kunjungan,
nomor rekam medis, poliklinik atau tempat
pelayanan yang dituju, Register di
Rumah Sakit antara lain :
1. Rawat Jalan
2. Rawat Inap
3. Gawat Darurat
2). Catatan yang bersifat Individual
 
Catatan ini mendokumentasikan
segala tindakan yang diberikan
kepada seorang pasien. Bentuk
catatan ini berupa lembaran-
lembaran atau kartu yang
dinamakan rekam medis.
Formulir rekam medis ini meliputi
formulir untuk pasien rawat jalan,
rawat darurat dan rawat inap.
Formulir Untuk RM Rawat Jalan,
yang dicatat minimal adalah :
1) Identitas Pasien
2) Anamnesa ( Keluhan utama,
riwayat sekarang, riwayat
penyakit yg pernah diderita,
riwayat penyakit keluarga)
3) Pemeriksaan Fisik
4) Diagnosis
5) Pengobatan Tindakan
 
Sedangkan formulir Rekam Medis Untuk Rawat Inap, yang
dicatat minimal adalah :
1) Identitas Pasien
2) Anamnesa ( Keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat
penyakit yg pernah diderita, riwayat penyakit keluarga)
3) Pemeriksaan Fisik, lab
4) Diagnosis
5) Pengobatan Tindakan
6) Catatan Konsultasi
7) Catatan perawat dan tenaga lain
8) Catatan Observasi klinik dan hasil pengobatan
9) Resume akhir dan evaluasi pengobatan
Sedangkan untuk Puskesmas, dicatat pada rekam medis yang
disebut Rekam Kesehatan Keluarga atau disebut dengan
Family Folder, serta beberapa kartu diantaranya yaitu :

1) Kartu Tanda Pengenal

2) Kartu Rawat Jalan
3) Kartu Rawat Tinggal
4) Kartu Penderita & indek Penderita Kusta
5) Kartu Penderita & indek Penderita TB
6) Kartu Ibu
7) Kartu Anak
8) KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila
9) Kartu tumbuh Kembang Balita
10) Kartu Rumah (sanitasi)
 
 
Pengolahan Rekam Medis
 A. Assembling/Perakitan RM
Adalah salah satu kegiatan dalam pengolahan rekam
medis untuk :
- mengorganisasikan,
- merakit,
- menata,
- menyusun,
- merapihkan
- formulir-formulir rekam medis baik untuk rawat jalan, UGD,
maupun untuk rawat inap rawat, sehingga rekam medis
tersebut dapat terpelihara dan dapat siap pakai kalau
dibutuhkan.
Untuk memudahkan penyusunan formulir – formulir rekam
medis khusus untuk rawat inap dapat disusun berdasarkan
kode atau halaman yang ada pada setiap formulir .
B. Koding

Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada

dalam rekam medis harus di beri kode dan
selanjutnya diindeks agar memudahkan pelayanan
pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi
perencanaan, managemen, dan riset bidang
kesehatan
Pengklasifikasian penyakit dan tindakan yang telah
disepakati secara internasional dan telah digunakan
yaitu :
 
1. Kalsifiasi yang berkaitan dengan penyakit/diagnosis,
yaitu ICD (Internasional Classification of Diseases)
 Kecepatan dan ketepatan koding dari suatu diagnosis
atau tindakan lain sangat tergantung kepada pelaksana
yang menangani rekam medis tersebut, yaitu :
1. Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis
2. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode
 
Jadi secara garis besar ICD dimaksudkan untuk
memudahkan pencatatan dan pelaporan penyakit, dari
segala macam segi, sehingga tidak ada satu
penyakitpun yang luput dari pemantauan
 
C. INDEKS
Penyimpanan dan Pengambilan
Kembali
1. Ruang Penyimpanan, dgn Persyaratan :
- Ruangan letaknya harus strategis, sehingga
mudah dan cepat dalam penyimpanan,
pengambilan dan distribusi.
- Ruangan cukup cahaya (penerangan) kontrol
suhu
- Ruangan harus memperhatikan faktor
keamanan (contoh ; ada pintu yang bisa
dikunci, kebijakan hanya petugas rekam medis
yang boleh masuk)
- Harus ada pemisahan ruangan rekam medis
Aktif dan Inaktif
 
1. Alat Penyimpanan
a. Rak Terbuka
b. Lemari laci
c. Roll Opac
 
Hal Yg perlu diperhatikan dalam membuat
alat penyimpanan
a. Panjang atau luas ruangan penyimpanan
b. Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan
rekam medis untuk 5 –10 tahun mendatang
c. Jarak antara dua buah rak min. 90 cm dan
apabila raknya berhadapan jaraknya 150 cm
 
 Penunjuk Penyimpanan (Guide)
- Untuk menentukan jumlah guide :
Jumlah total Rekam Medis/Jumlah Rekam Medis
diantara Guide
- Bahan kuat dan tahan lama
- Ukuran lebih besar dari RM/pinggirnya
menonjol sehingga terlihat nomor petunjuknya
- Pada setiap guide ditulis 2 kelompok atau 4
angka
 
 
 
Pelindung Rekam Medis :
a. Sampul Pelindung dilengkapi dgn penjepit
(Fastener)
b. Map
c. Amplop
 4. Bon Peminjaman (Requisitions)
- Dibuat 3 Rangkap (Untuk di Rekam Medis,
Outguides dan dikotak file kartu/yang
meminjam)
- Memuat informasi ; nama pasien, nomor
RM, nama peminjam, keperluan, tanggal
peminjaman, tanggal pengembalian,
tanda tangan peminjam dan pertugas
- Bahan kertas biasa dgn Ukuran 10, 5 x 7
cm
 
Outguides ( Petunjuk Keluar)
- Terbuat dari bahan yang kuat dan
berwarna
- Berbentuk kartu besar disertai kantung
untuk plastik menyimpan bon peminjaman
- Akan berada di penyimpanan sampai rekam
medis yang dipinjam kembali.
 
6. Alat Penunjang lainnya ; Tangga anti
tergelincir, meja untuk menyortir, rak
beroda/kereta dorong (Dumbwaiter) , Slip
Transfer, elevator, faksimili
8. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan 
a. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir terlebih
dahulu
b. Hanya petugas rekam medis yang menangani
penyimpanan dan pengambilan relam medis, kecuali
petugas khusus pada sore dan malam yg ditugasi di
penyimpanan
c. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya
harus segera diperbaiki
d. Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan secara
periodik (Untuk menemukan salah simpan atau RM yg
belum kembali pd waktunya)
e. RM yg penting (berkaitan dgn hukum) disimpan di tempat
khusus yg terjaga kerahasiaannya.
f. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan
kebersihannya
g. RM yg dlm proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan di
meja/rak tertentu
h. RM yg tebal dibuat penjilidan
i.
 Kordinator penyimpanan harus
membuat laporan :
- Jumlah RM yg keluar/dipinjam
- Jumlah permintaan darurat
- Jumlah salah simpan
- Jumlah RM yg tdk ditemukan
 
 
9. PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS
 
Kegiatan pengambilan kembali rekam medis dari
tempat penyimpanan dilakukan karena kebutuhan
diantaranya yaitu :
a. Untuk Berobat jalan / kontrol
b. Untuk Rawat Inap
c. Untuk Penelitian
d. Untuk Pendidikan
e. Untuk Pengadilan
f. Untuk Analisa Kuantitatif & Kualitatif
g. Dll
 
Ketentuan dan Pengambilan Kembali
a. Setiap RM yang diambil kembali/keluar harus
diganti/menggunakan Out guide/petunjuk keluar
b. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dlm keadaan
baik
c. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM dapat
diluar Rak penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamannya.
Idealnya setelajh jam kerja sudah kembali lagi.
d. Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas peintah
pengadilan.
e. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dll
oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya dikerjakan di
Ruang RM
f. Mahasiswa dapat memijam RM jika mempunyai surat
pengantar dari dokter ruangan
g. Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dgn
resume akhir pelayanan.
 
 
1.
Prosedur Pengambilan Kembali
 
a. Setelah ada permintaan untuk peminjaman,
maka sebelum dilakukan pengambilan kembali
dibuatkan bon peminjaman (rangkap 3)
b. Menyimpan bon peminjaman pada RM, Out guide
dan pada kotak bon peminjaman di Unit RM atau di
tempat yng meminjamnya
c. Menyimpan out guide pada tempat RM yg diambil
d. Apabila ada perpindahan peminjaman maka
dicatat pd slip tranfer dan diberitakan ke unit RM
e. Slip tranfer disimpan di out guide
 
12. Pencarian Rekam Medis Yang tidak ditemukan
ditempatnya
 
a. Sistem Pelacakan Otomatis
1) Nama Pasien, nomor RM, Nama peminjam, tanggal
peminjaman, waktu pengembalian diinput ke komputer
2) Setiap perpindahan peminjaman/ruangan harus diinput
ke komputer
3) Setelah kembali ke unit RM/disimpan harus diinput ke
komputer
4) Untuk pelacakan tinggal klik nomor RM atau nama
Pasien, maka akan muncul dimana posisi RM terakhir
 
a.
 Melihat alat bantu pengendalian Rekam
Medis
Melihat bon peminjaman.
Buku register peminjaman,
out guides atau tracer atau
pada buku register pelayanan,
karena ada kemungkinan masih
dipinjam dan belum kebali
 
c.
Alternatif Pencarian RM Yg salah simpan/tidak
ditemukan di tempatnya :
 
a. Cari transposisi di dlm masing-masing set angka dua
digit , Con : no. 46-37-82 bisa dicari di no. 46-37-28 atau
46-73- 82 atau 64-37-82
b. Apabila RM yg tidak ditemukan ada no. 3 pada no. 5
atau 8 karena angkanya mirip
c. Periksa nomor tertentu pd kelompok ratusan yg
mendahului atau mengikuti nomor tersebut. Con : 485
dapat dicari pada 385 atau 585
d. Periksa RM persis sebelum atau sesudah nomor yang
bersangkutan, Kadang-kadang RM menyelip ke dlm
pelindung RM lain
e. Periksa RM yg hilang di rak persis di atas atau dibawah
RM yg dicari
 Pemindahan RM AKtif RM In aktif

Penyusutan
RM RM ada Dinilai Tim
nilai guna Penilai

RM Tidak
ada nilai
guna

RM Rusak Dimusnahkan
/tidak
terbaca

RM Dilestarikan
Tertentu
 Terima kasih
Semoga Bermanfaat