RESUME DAN ANALISIS BUKU

THE PROBLEM-SOLVING,
PROBLEM-PREVENTION,
AND DECISION-MAKING GUIDE
KARYA BOB SPROULL

Oleh :
Asep Sujana
1. Masalah dan Cara Memecahkan Masalah
Sifat yang harus dimiliki seorang pemecah masalah
1. Menjadi objektif
2. Menjadi analitis
3. Menjadi kreatif
4. Memiliki dedikasi, komitmen, dan ketekunan
5. Menjadi penasaran/rasa ingin tahu yang tinggi
6. Memiliki keberanian
7. Memiliki jiwa petualangan
8. Menjadi antusias
9. Bersabar, dan
10. Bersikap waspada/mawas diri
Seorang pemecah masalah harus selalu tidak memihak dan objektif, dan tidak
memiliki praduga, gagasan, atau bias pada apa yang menyebabkan permasalahan.
2. Empat Alat Dasar Sebagai Solusi untuk Pemecahan Masalah
Dalam perjalanan hidup saya, satu hal yang sangat jelas dan pasti bagi saya adalah
bahwa ada begitu banyak orang yang tidak memahami alat dan teknik analisis
dasar. Salah satu prasyarat untuk memecahkan masalah adalah memiliki
setidaknya pemahaman dasar tentang alat mana yang digunakan dan kapan
menggunakannya. Sungguh luar biasa bagi saya untuk mendukung semua inisiatif
dan program seperti Total Quality Management (TQM) dan Six Sigma, begitu
banyak orang dan bahkan perusahaan belum memahami alat dan konsep dasar.
Dalam bab ini, kami akan mempertimbangkan empat alat dasar yang harus
digunakan oleh tim penyelesaian masalah jika tim ingin berhasil menentukan akar
penyebab masalah yang ditangani. Anda mungkin bertanya-tanya apakah ada alat
lain yang tersedia selain keempat ini, dan jawabannya adalah iya. Tetapi saya
meyakini bahwa jika Anda dapat menguasai dan menggunakan keempat alat
sederhana ini, maka Anda akan dapat menyelesaikan sebagian besar masalah
yang anda hadapi.
2. Empat Alat Dasar Sebagai Solusi untuk Pemecahan Masalah
Keempat alat itu adalah diagram run, diagram pareto, diagram sebab-akibat, dan
rantai sebab akibat. Diagram run akan menjawab pertanyaan tentang kapan
masalah dimulai dan kapan masalah itu terjadi, dan kemudian akan membantu
mengidentifikasi apakah itu masalah yang terkait dengan perubahan atau
permulaan. Bagan Pareto akan membantu tim menentukan hal-hal seperti di
mana masalahnya, bagian mana yang menciptakan masalah, dan siapa yang
memiliki masalah tersebut. Diagram sebab-akibat akan difasilitasi dengan
pembuatan daftar penyebab potensial, sedangkan rantai sebab akibat akan
membantu tim merumuskan rantai peristiwa yang mengarah ke masalah (yaitu,
hipotesis).
3. Pendekatan Terstruktur untuk Pemecahan Masalah
Dalam enam bab berikutnya, kita akan melihat bagaimana kita memecahkan
masalah ini dengan menggunakan Peta Pemecahan Masalah berikut. Peta ini
(Gambar. 1) adalah gabungan dari alat, teknik, dan pengalaman yang telah saya
gunakan selama bertahun-tahun tidak hanya untuk menyelesaikan masalah tetapi
juga untuk mengajari orang lain. Ini dapat bekerja pada berbagai masalah, dari
beragam industri yang menghasilkan beragam produk. Peta ini akan bekerja
dengan baik untuk perusahaan jasa dan juga dapat digunakan sebagai panduan
untuk proses perbaikan.
3. Pendekatan Terstruktur untuk Pemecahan Masalah
3. Pendekatan Terstruktur untuk Pemecahan Masalah
Pendekatan yang logis, sistematis, dan terstruktur untuk menyelesaikan masalah karena sejumlah alasan:
Pertama, pendekatan sistematis membuat tim tetap fokus dan membantu mencegah tim untuk tetap focus
pada tujuan. Kedua, menggunakan pendekatan terstruktur dapat membantu tim memahami informasi apa
yang dibutuhkan, dan kemudian memfasilitasi pengorganisasian data, pemikiran, dan informasi. Ini
memisahkan apa yang penting dari apa yang tidak. Ketiga, dengan menggunakan dan mengikuti pendekatan
sistematis, kemungkinan untuk menemukan akar permasalahan akan lebih mudah. Akhirnya, dengan
menggunakan pendekatan terstruktur dalam pengaturan tim, pemanfaatan sumber daya secara maksimal
akan dicapai dalam periode waktu tersingkat
4. Tentukan, Jelaskan, dan Nilai Masalahnya
Proses pemecahan masalah dimulai dengan menggambarkan dan menilai masalah dengan istilah sederhana
yang bisa dipahami semua orang. Kegagalan pada tahap ini akan mempengaruhi proses selanjutnya.
Pemahaman yang tepat terkait masalah, akan membantu tim untuk menyusun strategi yang tepat. Seperti
halnya seorang dokter baru bisa memberikan obat setelah mengetahui penyakit yang diderita pasien.
Pertanyaan terkait masalah antara lain :
1. Apa masalahnya?
2. Di mana masalahnya?.
3. Kapan masalah terjadi?
4. Siapa yang bermasalah?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut secara objektif akan sangat membantu proses penyelesaian
masalah. Perlu keberanian dan ketelitian dalam mengungkap data yang dibutuhkan sebagai informasi awal
penyelesaian masalah yang menjadi input proses penyelesaian masalah.
5. Selidiki, Atur, dan Analisis Data
Memecahkan masalah sangat mirip dengan ahli forensik yang mencoba menyelesaikan kejahatan. Salah satu
langkah pertama yang diambil oleh penyidik ​TKP adalah menutup TKP dan mulai mengumpulkan bukti yang
mungkin digunakan untuk menyelesaikan kejahatan nanti. Alasan mereka melakukan ini adalah untuk
merekonstruksi kejahatan melalui bukti yang tersedia. Mereka mungkin tidak menggunakan semua bukti ini
sebagai alat bukti di pengadilan, tetapi tersedia untuk membantu menjelaskan apa yang mungkin terjadi.
Ketika kami mencoba untuk menyelesaikan masalah. Kami melihat gejala masalah, dan kemudian mencoba
untuk secara logis mengikat apa yang kami temukan dengan penjelasan yang masuk akal dari rantai sebab
akibat dari renteten peristiwa tersebut. Kita menggunakan indera penglihatan, sentuhan, pendengaran, dan
penciuman (dan kadang-kadang merasakan), kemudian merekam apa yang dikatakan oleh indra kita. Langkah
selanjutnya adalah mengajukan beberapa pertanyaan mendasar yang berhubungan dengan perasaan kita:
Apa yang saya lihat ketika masalah ada?
Apa yang saya rasakan ketika masalah ada?
Apa yang saya dengar ketika masalah ada?
Apa yang saya cium saat ada masalah?
Apa yang saya rasakan (kadang-kadang) ketika masalah ada?
5. Selidiki, Atur, dan Analisis Data
Pemecahan masalah bekerja seperti seorang detektif dalam menganalisis bukti-bukti yang ada. Seluruh indra
harus difungsikan untuk menemukan informasi sekecil apapun yang seringkali penting, terutama
berhubungan dengan penyelesaian masalah yang bersifat teknis seperti kerusakan mesin, bangunan, atau
elektronik. Itulah sebabnya diperlukan spesialis yang memahami detail masalah tertentu. Misalnya apabila
jaringan internet di sekolah mengalami gangguan, maka sekolah harus menggunakan tenaga teknisi jaringan
yang handal untuk mengidentifikasi masalah. Apakah itu pada hardware atau software. Selanjutnya
kerusakan pada hardware bisa dideteksi lewat bau terbakar atau bagian-bagian yang tampak terbakar.
6. Merumuskan dan Menguji Teori Kausal
Menemukan kesimpulan sementara (hipotesis) harus diawali
dari penemuan alasan mengapa suatu masalah muncul. Salah
satu alat yang bisa digunakan adalah rantai sebab akibat.
Pendekatan ini memiliki tahapan yang diperlukan untuk
mencapai akar masalah. Nantinya akan ditemukan rangkaian
peristiwa yang memandu kepada akar masalah. Informasi ini
sangat penting untuk bisa mengindentifikasi penyelesaian
yang dibutuhkan.
7. Pilih Penyebab yang Paling Mungkin
Proses pemecahan masalah tidak selalu mudah karena selalu ada
hambatan tak terduga. Untuk itu keberadaan jebakan berikut perlu
dihindari : Informasi, fakta, atau data yang salah,Alat ukur atau pengukur
yang rusak, Bahan input yang rusak, Suku cadang pengganti rusak, Gambar
atau skema yang salah, Logika yang salah, Memaksakan permasalahan,
dan Keinginan untuk percaya. Tim dapat jatuh ke dalam jebakan karena
hilangnya objektifitas, yang salah satunya diawali dari kepercayaan atau
ketidakpercayaan yang terlalu besar. “Si A tidak mungkin melakukan ini”,
“Pasti si B yang melakukannya”, adalah contoh pernyataan – pernyataan
yang menggiring pada jebakan.
8. Mengembangkan, Menguji, dan Menerapkan Solusi
Setelah melalui empat bagian utama dari peta pemecahan
masalah yang sebelumnya telah diuraikan dalam bab
sebelumnya, sekarang saatnya untuk berbicara tentang solusi
apa yang paling cocok untuk masalah ini.
9. Melaksanakan, Mendokumentasikan,
dan Mengontrol
Penyelesaian masalah harus juga bertujuan untuk mencegah
masalah yang sama terulang. Setelah menemukan akar
masalah, hal selajutnya yang dibutuhkan adalah control. Tahap
control berfungsi untuk mencegah terjadinya masalah yang
sama. Dalam kasus sekolah misalnya, masalah kedisiplinan
siswa harus ditindaklanjuti dengan control terhadap system
yang berlaku. Setiap pelanggaran disiplin hendaknya segera
ditindak agar pengulangan tidak terjadi. Data pelanggaran bisa
menjadi informasi statistic yang baik untuk menghasilkan
keputusan yang tepat.
10. Kegagalan pada Proses Pemecahan Masalah
Alasan lain mengapa orang gagal menyelesaikan masalah:
1. Pengobatan pada gejala tanpa mencari tahu akar
penyebabnya.
2. Orang tidak memiliki keterampilan dasar yang diperlukan
untuk pemecahan masalah.
3. Kegagalan untuk melihat masalah secara holistik.
4. Kegagalan untuk melibatkan orang yang tepat.
5. Kegagalan untuk menggunakan pendekatan terstruktur
dan sistematis.
6. Kegagalan untuk mendefinisikan atau memahami masalah
yang sebenarnya.
7. Tidak ada dukungan atau harapan dari pimpinan.
11. Pesan untuk Para Pemimpin
Pemimpin organisasi perlu menetapkan harapan yang sesuai dan dengan
memberikan contoh yang tepat untuk melakukan perubahan / penyelesaian
masalah. Pemimpin perlu menjawab pertanyaan berikut :
1. Apa masalahnya?
2. Di mana masalah terjadi?
3. Kapan masalah terjadi?
4. Siapa yang punya masalah?
5. Apa ruang lingkup masalahnya?
6. Apa trennya?
7. Apa pernyataan masalah Anda?
8. Apakah ini masalahnya terkait perubahan?
9. Sudahkah Anda membentuk tim?
10. Kapan saya dapat mengharapkan solusi untuk masalah tersebut?
12. Pendekatan Terstruktur untuk Pencegahan Masalah
Adalah jauh lebih masuk akal untuk mengikat sumber daya dengan baik
daripada menghabiskan waktu untuk memahami mengapa kinerja negatif
terjadi. Misalnya dengan mencukupkan kenyamanan bekerja, kecukupan
gaji, dan kepastian karir bagi karyawan. Menjadi organisasi preventif
memiliki manfaat lebih banyak daripada menjadi organisasi reaktif.
Organisasi yang reaktif akan menghabiskan waktu dan tenaganya untuk
menyelesaikan masalah, seperti mengganti tenaga kerja, sementara
organisasi preventif bisa menikmati perjalanan yang stabil.
Membuat perubahan pada proses, sistem, dan bahkan strategi adalah hal
biasa di setiap organisasi, tetapi janganlah membuat perubahan secara
membabi buta karena bisa menjadi bencana. Pencegahan adalah pola pikir
positif, dengan fokus Anda adalah untuk menciptakan masa depan yang
positif, meminimalkan yang tidak terduga.
13. Menentukan Area Berisiko Tinggi
Identifikasi bidang-bidang berisiko tinggi, yaitu area di mana
permasalahan fatal bisa terjadi, melibatkan strategi, rencana,
atau perubahan yang diusulkan di masa depan, dan kemudian
mencoba membayangkan apa yang salah jika rencana atau
perubahan itu tidak berhasil. Teknik yang bisa digunakan
adalah mengembangkan rencana manajemen proyek langkah
demi langkah, dan kemudian meninjau setiap langkah penting
apa yang bisa salah.
14. Mendefinisikan Masalah, Mode Kegagalan, dan
Efek
Mode kegagalan adalah kegagalan sistem atau subsistem untuk
menjalankan fungsi yang seharusnya. Setelah Anda bidang-
bidang berisiko tinggi teridentifikasi, adalah saatnya untuk
melakukan brainstorming kegagalan tertentu yang dapat
terjadi sebagai bagian dari pencegahan. Agar kegiatan ini
efektif, Anda harus menentukan siapa, apa, di mana, kapan,
dan ruang lingkup masalah potensial bisa terjadi. Semakin
banyak potensi masalah, semakin besar upaya ini dibutuhkan
untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.
15. Mengidentifikasi Masalah (Risiko Tertinggi)

Selain menggunakan intuisi dan pengalaman masa lalu, kita

juga dapat memanfaatkan data, dalam beberapa bentuk untuk
membantu memprediksi masalah potensial. Kita bisa
memberikan peringkat 1 sampai 10 mengacu kepada seberapa
besar kemungkinan masalah akan terjadi.
16. Tentukan Penyebab yang Paling Mungkin

Setelah Anda mengidentifikasi masalah potensial, mode

kegagalan, dan efek, dan kemudian memprioritaskannya sesuai
dengan nilai faktor risiko total/ total risk factor (TRF), Anda
sekarang siap untuk mencari alasan potensial yang dapat
menyebabkan masalah potensial untuk benar-benar terwujud.
17. Mengembangkan Rencana dan Tindakan
Pencegahan
Setelah resiko masalah teridentifikasi, diperlukan pembuatan
rencana dan tindakan pencegahan. Rencana dan tindakan
pencegahan akan memiliki tiga elemen penting :
Mengidentifikasi tindakan spesifik, Pembatasan kerusakan jika
tindakan pencegahan tidak memberikan hasil yang diharapkan,
dan Pengembangan / kontrol dari tim bagian penyelidikan.
18. Melaksanakan Rencana Tindakan Pencegahan

Bagaimanapun baiknya rencana, akan menjadi sia-sia

apabila tidak diimplementasikan. Setiap unsur harus
menjalankan perannya sesuai rencana.
24. Keputusan, Keputusan, Keputusan

Setiap hari dalam hidup, satu hal yang hampir pasti adalah
bahwa kita akan dipanggil untuk membuat pilihan di antara
berbagai alternatif. Membuat keputusan yang sulit sebenarnya
dapat dicapai dengan tanpa khawatir jika kita hanya mengikuti
proses yang terstruktur dan sistematis.
Ada enam bagian utama dalam roadmap, semuanya
menandakan tujuan dan fungsi yang terpisah. Enam bagian dari
roadmap tersebut adalah:
1. Buat Pernyataan Tujuan
2. Tetapkan Kriteria untuk Keputusan
3. Kembangkan Daftar Opsi Potensial
4. Nilai Risiko dari Setiap Opsi
5. Faktor Keputusan
6. Buat dan Terapkan Keputusan Anda
26. Nilai Kebutuhan

Sejauh ini, Anda telah belajar tentang mencegah dan

menyelesaikan masalah, serta membuat keputusan. Saya telah
memberi Anda roadmap untuk diikuti untuk masing-masing
tindakan yang akan Anda atau organisasi Anda hadapi ketika
mengalami masalah. Kapan atau di mana menggunakan
masing-masing roadmap ini akan jelas bagi sebagian besar dari
Anda, tetapi bagi sebagian orang, itu tidak akan terjadi. Untuk
orang-orang inilah saya mengakhiri buku ini dengan bab ini
tentang penilaian kebutuhan.
26. Nilai Kebutuhan

Ketika Anda menggunakan roadmap ini, Anda akan segera

mengetahui bahwa Anda tidak perlu lagi mengikuti setiap
langkah dengan cara yang logis. Ini akan menjadi naluriah dan
otomatis bagi Anda ketika Anda mengatasi masalah yang ada,
mencegah masalah di masa depan, atau membuat keputusan
dan pilihan tentang berbagai pilihan yang Anda miliki.
Analisis
Mencegah, menyelesaikan masalah, membuat keputusan
adalah beberapa tugas pemimpin. Buku ini menyediakan
roadmap untuk diikuti beserta masing-masing tindakan yang
akan dijalankan ketika mengalami masalah. Anda menggunakan
roadmap ini pada langkah awal, namun selanjutnya kita
menjalankannya secara naluriah dan otomatis.