Tehnik Audit Internal

Tehnik audit internal

Tehnik Pengumpulan data
 TehnikWawancara
 Tehnik Observasi
 Tehnik Telaah (Review) Dokumen
 Tehnik Telusur (tracer)
 Tehnik Simulasi
Tehnik Pengumpulan Data
 Metoda pengumpulan data
 Wawancara
 Observasi
 Menelusur/menelaah
dokumen-dokumen bukti
pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
 Telusur pelaksanaan kegiatan
 Meminta peragaan (simulasi)
 (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
 Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
 Berapa lama waktu
dibutuhkan untuk
mengumpulkan
data/informasi
 Kualitas data/informasi
 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
DATA PRIMER
 Kelebihan data primer;
kelengkapan data tersebut
dapat diperoleh sesuai
dengan yang diinginkan.
 Kelemahan ; untuk
memperoleh data tersebut
dibutuhkan waktu lama,
biaya dan tenaga yang besar
DATA SEKUNDER
 Kelebihan; data tersebut
mudah dan cepat
diperoleh.
 Kelemahan; data tersebut
terbatas dan kurang cocok
dengan penelitian.
 Data primer

 Survei
 Diskusi
 Kuesioner
 Interview
 Telusur pelaksanaan kegiatan
 Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
 Data sekunder

 Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan

rekam kegiatan
 Hasil-hasil survei
 Rekam medis pasien
 Melihat Laporan
 Melihat data Kohort
Instrumen yang
biasa digunakan
untuk
pengumpulan
data
pd audit internal
 Panduan wawancara
dengan daftar pertanyaan
 Check list
 Panduan / protokol
observasi
 Check list pemeriksaan
fasilitas
Penugasan
No Topik audit Metoda Alasan Jenis
Pengumpul instrument
an data yang perlu
disusun
1 Proses pendaftaran
pasien

2 Proses penyusunan
rencana usulan
kegiatan untuk
program KIA
3 Proses analisis
kebutuhan
masyarakat
4 Audit kinerja
keuangan puskesmas
Tehnik Wawancara
Pengertian wawancara (Schostak,
2006)
 Komunikasi dua arah (conversation) yang
bertujuan untuk memperoleh informasi secara
lebih mendalam (in-depth information) tentang
suatu topik atau subyek, sehingga dapat
diinterpretasikan fenomena yang disampaikan
oleh yang diwawancarai
Melakukan wawancara
 Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan
alamiah: lebih banyak mendengar dari pada
berkata-kata
 Auditor harus bersikap netral
 Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang
auditee bebas dan mudah untuk berbicara
 Auditor harus dapat mengarahkan proses
wawancara focus pada hal-hal penting dari topik
yang dibahas
Etika wawancara
1. Perhatikan penampilan, percaya diri
2. (Perkenalkan diri)
3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau menyalahkan
4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan auditee. Boleh
menyela apabila auditee lari/keluar dari topik wawancara
5. Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan auditee
(drill down), tetapi jangan sampai terkesan mencecar, dan jangan
memojokkan auditee, sehingga merasa bodoh atau sebagai
tertuduh
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
Tehnik wawancara (bertanya)
 I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat
bahwa anda tidak melakukan………., vs mengapa anda tidak
melakukan…….),bukanYou statement
 Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan
tertutup)
 Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang
netral, bukan pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban
tertentu)
 Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti
mengupas bawang
 Active listening (mendengar aktif)
 Polite questioning (bertanya dengan sopan)
POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2. Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan
perencanaan obat ?
4. Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk
melakukan koordinasi…….
6. Tolong jelaskan bagaimana proses
monitoring…………
Setiap kali mengajukan satu
pertanyaan, perhatikan:
• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang
ditanyakan oleh auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab
kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk
mendorong lebih banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan
pemahaman jawaban yg lebih lanjut

17
Tugas
 Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah daftar pertanyaan
untuk wawancara.
 Simulasikan kegiatan wawancara auditor dan auditee
Teknik Observasi
 Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
menggunakan indra jadi tidak hanya dengan pengamatan
menggunakan mata saja. Medengarkan, mencium, mengecap
meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen yang
digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan
lembar pengamatan.
 Observation is way of gathering data by watching behavior, events,
or noting physical characteristics in natural setting (CDC, 2008)
 Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung
Keuntungan observasi
 Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan tempat
kejadian atau kegiatan dilakukan
 Tidak bergantung pada kebersediaan atau kemampuan
pemberi informasi
 Memberi peluang pada auditor untuk melihat langsung, tidak
hanya mendengar kata orang
Kerugian observasi
 Observer bias
 Hawthorne effect: berperilaku baik karena diamati
 Butuh waktu
 Tidak dapat menjelaskan mengapa orang melakukan atau
tidak melakukan sesuatu tindakan
Keterbatasan observasi
 Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu kejadian
yang spontan oleh sebab itu harus ada persiapan
 Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas terhadap apa yang
diobservasi
 Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih
baik dari biasanya dan sering menutupi kekurangan yang ada
(HAWTHORNE EFFECT)
 Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama yang
sifatnya rahasia
Teknik observasi dalam proses
pengumpulan data dibagi menjadi 3 macam
 Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan dengan baik
oleh autor: di mana observasi akan dilakukan, kapan,
siapa/apa yang akan diobservasi, standar/instrumen yang
akan digunakan
 Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat alamiah).
Auditor hanya mencatat apa adanya apa yang dilihat
 Observasi partisipatif: merupakan variasi dari observasi tidak
terstruktur, auditor juga berperan sebagai bagian dari
kelompok yang diobservasi.
Kapan auditor perlu melakukan
observasi
 Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau situasi yang
sedang berjalan
 Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku individual
atau interaksi antar orang/karyawan
 Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi fisik
 Kalau auditor ingin melakukan konfirmasi antara hasil
wawancara dengan fakta di lapangan.
Merencanakan observasi
 Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana, dan kapan
 Merencanakan bagaimana data observasi akan dikumpulkan:
 Lembar observasi dan daftar tilik
 Panduan observasi
 Buku catatan observasi
 Video recording
Tugas
 Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah:
 Apa yang akan diobservasi, kapan dan di mana ?
 Susun panduan/daftar apa saja yang akan diobservasi dan
bagaimana cara melakukan observasi
Telaah dokumen
 Tujuan:
 Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan,
file, tulisan, catatan
 Keuntungan:
 Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
 Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
 Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian
data
 Kerugian:
 Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen
yang ditelaah
 Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan
menganalisis membutuhkan waktu (time consuming)
 Kualitas data tidak dapat dikendalikan
Langkah
 Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
 Buat panduan telaah dokumen dan checklist yang berisi butir-
butir apa saja yang akan dilihat dari tiap dokumen tersebut
 Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee untuk terlibat
ketika melakukan telaah dokumen
 Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah dokumen
tersebut
Tugas
 Dari kerangka acuan yang disusun:
 Buat daftar dokumen apa saja yang akan dilihat
 Dari dokumen yang akan dilihat, buat chek list butir-butir apa
saja pada dokumen tersebut yang akan diperiksa
Tehnik telusur
 Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana pelaksanan dari
aturan (regulasi) yang telah disusun.
 Telusur dilakukan untuk:
 Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur, perencanaan yang
sudah disusun
 Untuk mencari peluang untuk perbaikan
 Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur atau aturan
yang telah ditetapkan
 Jenis-jenis telusur:
 Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
 Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien)
 Telusur (pelaksanaan) program tertentu
 Telusur lingkungan
 Penelusuran dapat dilakukan dengan :
– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur proses
pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan yang
dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
Contoh-contoh telusur
 Mutu dan keselamatan pasien:
 Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
 Telusur proses identifikasi pasien:
 Bagaimana regulasinya ?
 Bagaimana pelaksanaan:
 Dari dokumen rekam kegiatan
 Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
Telusur manajemen
 Untuk membuktikan bahwa proses manajemen
berjalan dengan baik, maka dapat melakukan
telusur terhadap rekaman kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan
puskesmas.
Telusur UKM
 Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan program/UKM
Puskesmas dilakukan mulai dari proses identifikasi kebutuhan
masyarakat akan program, perencanaan program, pengorganisasian
program, pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi program.
 Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman
kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan
evaluasi dengan hasil-hasil dan tindak lanjut yang dilakukan.
 Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah
proses dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman program
(melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan
dan pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas sector,
masyarakat dan sasaran program).
Telusur pelayanan klinis
 Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai dari
proses pendaftaran sampai pulang
 Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
 Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
 Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan klinis mulai
dari system pendaftaran, system kajian klinis, system
pemeriksaan penunjang, proses pemberian obat, pemulangan,
dst.
 Telusur system pelayanan klinis secara individual:
 Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium misalnya, mulai
dari kebijakan, panduan, SOP, dan proses pelaksanaannya
Tugas
 Buat scenario telusur untuk salah satu kegiatan audit yang
direncanakan sesuai dengan kerangka acuan yang disusun
TERIMA KASIH