Prosedur

Penanganan Surat
Keluar Sistem Buku Agen
da
MADE BY :HASMIR SHALEH WIJAYA, SE
SMK AMJAIYAH TANJUNG BATU TIMUR KAB. OGAN ILIR PROP. SUMSEL
Kompetensi Dasar
Indikator Pencapaian
Kompetensi
 KD IPK

3.5.
3.5.1. Menjelaskan tahap- 3.5.2. Mengemukakan
Menerapkan tahap penanganan surat penanganan surat keluar
Penanganan keluar dengan sistem buku agenda
Surat Keluar
4.5.
Melakukan 4.5.1. Mengemukakan 4.5.2 Melakukan
penanganan surat keluar penanganan surat keluar
Penanganan dengan sistem kartu berdasarkan sistem kartu
Sistem kartu kendali kendali
Kendali
 Tujuan Pembelajaran

3. Peserta didik
2. Peserta didik
1. Peserta didik dapat melakukan 4. Peserta didik
dapat
dapat menjelaskan tahapan-tahapan dapat melakukan
mengemukakan
tahap-tahap penanganan surat penanganan surat
penanganan surat
penanganan surat keluar sesuai keluar berdasarkan
keluar dengan
keluar dengan standar sistem buku agenda
sistem buku agenda
prosedur
 A. PENGERTIAN SURAT KELUAR

Surat keluar
adalah berbagai surat yang dikirimkan sebagai
jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk
yang diterima dari organisasi, kantor lain atau
perorangan.
Surat keluar dapat disebabkan oleh tiga
faktor

• Surat keluar • Surat keluar • Surat keluar

merupakan merupakan memberikan
jawaban dari kebutuhan informasi
adanya surat
masuk yang
diterima
B. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sistem Buku Agenda

1. Perintah/ Instruksi
Pembuatan Surat
2. Pembuatan Konsep
Surat
Ditinjau dari segi
pembuatannya:
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
 Ditinjau Dari Segi Atasan atau
Orang Yang Membuat, pimpinan
Konsep Surat Dapat
Dibuat Oleh :  Konseptor
C. Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah selesai

dibuat, maka konsep surat harus
dimintakan persetujuan kepada
pimpinan.
D. Mengagendakan Surat

Setelah konsep surat disetujui,

kemudian dicatat kedalam buku agenda
keluar atau buku verbal untuk memberi
kode atau nomor surat. 
Misalnya pada baris nomor surat tertulis
nomor : 001 / KP / VII / 2019. Artinya : 
001 : Nomor urut yang diambil dari
buku agenda 
KP : Masalah Kepegawaian (bersumber
dari indeks yang dipakai ) 
VII : Bulan surat dibuat 
2019 : Tahun Surat dibuat 
 E. Pengetikan Konsep

 Konsep surat yang telah

mendapatkan persetujuan
dan telah memperoleh
kode atau nomor surat,
kemudian diserahkan pada
unit pengetikan. Oleh juru
tik konsep surat diketik
kedalam bentuk tertentu
dengan baik dan rapi. 
F. Pemeriksaan Konsep

Pengetik surat (juru tik) 

Konseptor

Penanggung jawab surat 

Agendaris 
 G. Penandatanganan surat

Surat yang akan

ditandangani oleh
pimpinan sebaiknya
diletakkan pada
map khusus
(signature folder) 
H. Pemberian Cap Dinas

Stempel
dibubuhkan
sebelah kiri
menyinggung /
menyentuh
sedikit tanda
tangan
I. Melipat Surat
 J. Penyampulan surat

 Selesai
dilipat, surat harus diberi sampul atau 
amplop. Pada sampul surat harus dilengkapi :
a. Alamat pengirim bila tidak memakai kop surat. 
b. Nomor surat diketik di kiri atas di bawah 
kop surat. 
c. Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah
nomor. 
d. Stempel bebas bea atau perangko secukupnya
K. Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara : 

a. Dikirim langsung,
b. Dikirim melalui pos.
Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua
bagian : 
a) Pengiriman surat keluar intern /masih
dilingkungan dalam perusahaan, dalam sistem
buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern. 
b) Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan
buku ekspedisi ekstern. 
 L. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirim

kealamat yang dituju.
Sedangkan tindasan
(lembar kedua)
disimpan menggunakan
sistem kearsipan yang
dipakai oleh suatu
organisasi.