JOB ANALYSIS

&
EVALUATION
 Introduction to Job Analysis
Organisasi adalah sistem sosial yang dibangun/diadakan
dan dirancang untuk mencapai hal-hal yang tidak dapat
dicapai sendiri oleh seseorang.

Praktek-praktek manajemen sumber daya manusia yang efektif

mengharuskan dilakukannya analisis jabatan yang kompeten
dan lengkap, karena lewat analisis ini dapat diperoleh
pemahaman yang mendalam tentang “persyaratan perilaku”
(behavioral requirements) dari suatu pekerjaan atau jabatan.

Dengan kata lain, melalui analisis jabatan, dapat diperoleh

informasi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu
jabatan. Informasi ini pada gilirannya dapat menciptakan dasar
yang kuat bagi pengambilan keputusan-keputusan yang
berkaitan dengan sumber daya manusia.
 Istilah-istilah Berkaitan dengan
Job Analysis:
* Tasksmerupakan sebuah aktivitas pekerjaan yang jelas
yang dilakukan untuk suatu tujuan yang spesifik.
* Positions adalah suatu kumpulan tugas-tugas dan
kewjiban-kewajiban yang spesifik yang dibentuk oleh
individu tertentu pada perusahaan tertentu dan pada
waktu tertentu.

* Jobs adalah Kumpulan dari posisi posisi yang serupa.

* Job family adalah kumpulan dari dua atau lebih jabatan
yang menghendaki karakteristik pekerja yang sama atau
berisi tugas-tugas paralel, sebagai hasil dari analisis
jabatan.
 Tasks Tasks Tasks

Bagan Job Classification

 What is Job Analysis ?
Job analysis
 gathering, analyzing, and structuring information about a
job’s components, characteristics, and requirements (Sanchez
& Levine, 2000).

Job analisis
 suatu kegiatan pengumpulan data seperti kegiatan
mencatat dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau
fakta-fakta yang berhubungan dengan jabatan secara
sistematis dan teratur.
 Products of Job Analysis
*Job Description
*Job Specification
*Job Evaluation
*Performance Criteria
 Job Analysis and Equal Employment
Opportunity

Job analisis juga penting sebagai pertahanan organisasi

terhadap tuntutan hukum terkait diskriminasi dalam pekerjaan.
Tujuan Analisis Jabatan
Menurut Mondy dan Noe, tujuan analisis jabatan
adalah untuk memperoleh jawaban atas enam
pertanyaan penting berikut ini:

Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh

pekerja.
Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan ?
Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ?
Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu ?
Untuk apa pekerjaan itu dilakukan ?
Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan
pekerjaan itu ?
HUBUNGAN ANTARA ANALISIS JABATAN DAN FUNGSI-
FUNGSI MSDM
Job Analysis Methods

Observations

Participation

Existing data

Interviews

Surveys

Job diaries
Specific Job Analysis Techniques

1. JOB ELEMENT METHOD

job analysis looks at the basic knowledge, skills, abilities,
or other characteristics—KSAOs—that are required to
perform a particular job (Primoff, 1975).

2. CRITICAL INCIDENTS TECHNIQUE

job analysis records the specific worker behaviors that
have led to particularly successful or unsuccessful job
performance (Flanagan, 1954)
3. POSITION ANALYSIS QUESTIONNAIRE
structured questionnaire that analyzes various jobs in terms of
187 job elements that are arranged into six categories, or
divisions :
Information input, Mental processes, Work output,
Relationships with other persons, Job context, Other job
characteristics.

4. FUNCTIONAL JOB ANALYSIS

a structured job analysis technique that examines the sequence
of tasks in a job and the processes by which they are
completed.
 construction of a comprehensive job classification system
and to help create the Dictionary of Occupational Titles
(DOT)
 Preparing for Job Analysis
Ada tiga keputusan penting yang dibuat sebelum
suatu job analisis dilakukan (Jewel)

1. Who performs a Job Analisys?

2. What Information Is to Be Collected
3. What Source Is to Be Used

Who Will Conduct the Analysis?

How Often Should a Job Description Be Updated?
Which Employees Should Participate?
What Types of Information Should Be Obtained?
 (Michael G Aamodt)
 Who Performs a Job Analysis?

* Job analisis biasanya di lakukan oleh “Human

resource personel” yang terlatih.

* Psikologi Industri dan Organisasi.

 What information is to be
collected?

Informasi tentang pekerjaan itu sendiri

A. Work task (tugas pekerjaan)

B. Work procedurs (prosedur kerja)
C. Machine,peralatan,perlengkapan,bahan-bahan yang di
gunakan
D. Penanggung jawaban yang terlibat
Informasi tentang hasil kerja dari aktifitas
pekerja

Produk yang dibuat atau pelaksanaan service

Standart jam kerja (limit waktu,kualitas, dll)

Informasi tentang kondisi kerja

A. Tempat kerja
B. Scedhule kerja
C. Kondisi physical dalam bekerja
D. Incentives (financial,dll)
 What Source is To Be Used?

Departement of Labor Employment and Training

Administration’s Dictionary of Occupational Titles
(DOT)

Kombinasi sumber-sumber yang ada

 Collecting Job Analysis Data
Ada 3 metode analisis jabatan :

1. Task-Based Job Analysis

2. Duty-Based Job Analysis

3. Dimension-Based Job Analysis

Task-based job analysis
Dasar dari task-based job analysis adalah task inventory
atau tugas pengarsipan.
Contoh dari task job analysis :
- Inspeksi
* Melakukan inspeksi lapangan
* Inspkesi gedung
* Inspeksi lokasi

- Investigasi
* Pengumpulan informasi public
* Melakukan penelitian
 Duty-Based Job Analysis
•Job analisis merupakan tugas (juga disebut pekerjaan
berbasis literatur) yang menghasilkan informasi yang
kurang spesifik pada analisa tugas tapi lebih spesifik
pada dimensi jabatan secara luas.
•Metode : kuisioner
•Kuisioner :
– Position Analysis Questionnaire (PAQ)
– The Job Element Inventory (JEI)
– Management Position Description Questionnaire
(MPDQ)
– General Work Inventory (GWI)
 Dimension Based Job Analysis
•Teknik job analisis yang tekenal adalah prosedur Functional Job
Analysis (FJA) yang dikembangkan oleh pelatihan administrasi
dan jabatan US.

•Dasar FJA adalah penjelasan analist kepada pekerja tentang

kewajiban mereka, digabungkan dengan pengamatan mereka
dalam performa pekerjaan.

•Teknik FJA didasarkan pada alasan bahwa semua pekerjaan

dapat dijelaskan oleh 3 dimensi dasar yaitu, data, people dan
things. Tingkat pekerjaan analis jabatan pada masing-masing
dimensi sesuai dengan kode DOT
 Error in Job Analysis
* Ada 3 sumber utama :

1. The job analysis data base

2. The interpretation of job information
3. The environtment of job analysis
The Job Analysis Data Based
• terdiri
dari semua informasi yang telah dikumpulkan
untuk membantu menganalisis pekerjaan.

•semakin kecil data base analisis jabatan, semakin besar

kemungkinan bahwa informasi yang dikumpulkan bias
atau tidak lengkap.

•Kesalahan data base juga dapat terjadi jika subjek ahli

materi tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan
tugas (seperti mengisi kuesioner) atau jika metode yang
dipilih untuk analisis pekerjaan tidak sesuai untuk
pekerjaan itu
The Interpretation of Job Information
• Informasi yang tidak lengkap, baik disengaja atau tidak,
bisa saja dilakukan oleh pemegang jabatan atau orang
yang diinterview pada proses pengumpulan data.

•Analis yang tidak terlatih juga punya kecenderungan

fokus pada apa yang ada daripada apa yang harus
dilakukan. Apa yang dilakukan pada pekerjaan belum
tentu apa yang harus diselesaikan.
The Environtment of Job Analysis

Lingkungan di mana proses ini dilakukan dapat menjadi

sumber dari sejumlah kesalahan dalam analisis pekerjaan

– Tekanan waktu yang terburu-buru atau pengerjaan

yang terlalu cepat
– kurangnya minat atau komitmen manager ataupun
supervisor
– Perubahan yang cepat pada teknologi, design
pekerjaan, penggabungan organisasi, akuisi dan
reorganization
 Job Analysis Research
Tokoh : Richman dan Quinones (1996)

* Dalam eksperimen laboratorium yang dilakukanya Hasil

yang diperoleh menunjukkan bahwa orang-orang yang
benar-benar melakukan suatu pekerjaan adalah sumber
informasi yang lebih baik daripada orang yang hanya
mengamati pekerjaan.

* Subyekdengan tingkat pengalaman yang lebih rendah

lebih akurat daripada orang-orang yang lebih
berpengalaman.
Tokoh : Levine dan rekan-rekan peneliti (1983)

* Mereka berusaha memberi opini mengenai pengalaman

job analysis tentang kegunaan dan kepraktisan dari tujuh
metode job analysis yang popular.

* Functional Job Analysis (FJA) sangat baik pada skala

peringkat keefektifan, padahal Position Analysis
Questionnaire (PAQ) lebih mudah untuk digunakan

* PAQ adalah kuisioner yang terstruktur yang

membutuhkan waktu dan kemampuan yang
lebih sedikit, tapi juga membatasi informasi
yang bisa dikumpulkan pada pertanyaan
tertent
 Writing a Job Description
*Job description adalah suatu pernyataan faktual
tertulis dari tugas-tugas, tanggung jawab, dan kondisi
kerja dari suatu pekerjaan tertentu.
Job Description Terdiri Dari

1. Identifikasi informasi :nama perusahaan, jabatan

atau gaji, departemen dan / atau divisi di mana
pekerjaan berada, nama analis pekerjaan, dan tanggal
laporan.

2. Ringkasan pekerjaan : menjelaskan tugas yang

dijalankan, kondisi kerja, pengawasan diberikan atau
diterima, hubungan pekerjaan ke pekerjaan lain, dan
mesin-mesin, peralatan, dan metode yang digunakan
 Writing A Job Specification
•Job Specification adalah kualifikasi minimum yang
harus dimiliki oleh seseorang agar ia dapat melakukan
suatu pekerjaan tertentu.
•Merupakan pernyataan dari karakteristik manusia yang
dibutuhkan untuk melakukan tugas secara rinci dalam
menggambarkan pekerjaan.
• Spesifikasi untuk pekerjaan sering disebut sebagai KSAS
(pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan) atau KSAOs
(pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakter
lainnya).
•Spesifikasi jabatan berisi informasi tentang :
- Persyaratan pendidikan
- Pengalaman
- Sifat-sifat kepribadian
- Kemampuan fisik
 Job Evaluation
* Once a job analysis has been completed and a
thorough job description written, it is important to
determine how much employees in a position should
be paid.

* Th is process of determining a job’s worth is called job

evaluation

* Evaluasi
pekerjaan adalah suatu proses formal untuk
menentukan keseimbangan finansial dari suatu
pekerjaan.
 Compensable Job Factors
Beberapa aspek yang digunakan :

*Persyaratan fisik yang diperlukan atas suatu pekerjaan

*Pertanggungjawaban terhadap pekerjaan yang
dilakukan,
*Pengalaman dan/atau pelatihan yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan
*Kondisi kerja dibawah pekerjaan yang dilakukan.
THANK YOU