PROSES MANAJEMEN PELATIHAN

ANALISIS
KEBUTUHAN
PELATIHAN
(AKP/TNA)

EVALUASI PENETAPAN
TUJUAN
PELATIHAN
PELATIHAN
PENGENDALI
AN MUTU
PELATIHAN

MERANCANG
PENYELENGGARA PROGRAM
AN PELATIHAN PELATIHAN
(KURMOD)
KONSEP
Mutu Diklat

Pelatihan Pengendalian Diklat

TUJUAN PEMBELAJARAN
Umum

Peserta mampu
memahami konsep
mutu pelatihan sesuai
“ pedoman
TUJUAN PEMBELAJARAN
khusus

Setelah mengikuti materi ini, peserta dapat:

1. Menjelaskan konsep mutu diklat
2. Menjelaskan total quality
management
3. Mengembangkan indikator mutu
POKOK BAHASAN

1. Konsep Mutu Pelatihan

2. Total Quality Manajemen
3. Pengembangan Indikator Mutu
 PENGERTIAN KONSEP MUTU

2 (dua) pendekatan penetapan mutu:

1. Top Down  kondisi mutu ditetapkan
dulu oleh pemberi yan/pembuat produk

2 Bottom up
 Menurut
1
Crossby

MUTU

Kesesuaian dgn persyaratan

Disesuaikan dengan keinginan
pelanggan
 Menurut
2
Deming&Ishikawa

MUTU
Kepuasan Pelanggan

Disesuaikan dengan keinginan

pelanggan
 Manajemen Kendali Mutu
Mulai

Penentuan
Standar Mutu
Continuous
Improvement Audit Standar Mutu
(KAIZEN)
Ya Identifikasi action
untuk memenuhi
Mutu Standar Mutu
Berkelanjutan Ada gap antara
Standar Mutu dan
Sustainable Hasil ?
Quality Laksanakan
Action
Tidak

Evaluasi untuk Integrasikan pada

peningkatan Standar Mutu proses PDCA
lanjutnya
3 PERSPEKTIF MUTU
Mutu adalah:
1 Usaha memenuhi/ melebihi harapan
2 Mencakup PRODUK (jasa/barang)-
PROSES-LINGKUNGAN
3 Selalu berubah sesuai sikon: kebut dan
harapan pelanggan
Guna: untuk menetapkan apakah
sasaran yang diharapkan tercapai
dengan memperbaiki setiap input-proses-
lingkungan
PERSPEKTIF MUTU
(Pelanggan-Provider-Manajer)
 Sudut Pandang
1
KONSUMEN

Untuk mengetahui tingkat kepuasan yg

dirasakan konsumen terhadap
pemenuhan kebutuhan
 Sudut Pandang
2
PROVIDER

Untuk mengetahui pemenuhan kebutuhan klien

berdasarkan hasil kajian
Untuk mengetahui kesesuaian penerapan
standar, teknik, prosedur yang telah ditetapkan
3 Sudut Pandang
MANAJER
Untuk mengetahui efektifitas & Efisiensi
jasa pelayanan
Dengan penggunaan Sumberdaya
yang optimal
DIMENSI MUTU
85)

Menurut
BERRY &
PARASURAMAN

dimensi mutu pelayanan terdiri atas 5 (lima) kelompok

karakteristik yang digunakan oleh pelanggan untuk
menilai mutu pelayanan

1.Bukti langsung (tangibles), meliputi

fasilitas fisik, peralatan, sumber daya
tenaga, dan sarana komunikasi
2. Kehandalan (realibility), yakni
kemampuan memberikan pelayanan
3. Daya tanggap (responsiveness),
yaitu tindakan yang dilakukan para
karyawan dalam memberikan
layanan secara tanggap
(responsif)
4. Jaminan (assurance), mencakup
kemampuan, kesopanan dan sifat
yang dapat dipercaya yang harus
dimiliki oleh para karyawan bebas
dari resiko atau keragu-raguan
5. Empati, meliputi kemudahan
dalam melakukan hubungan,
komunikasi yang baik dan
memahami kebutuhan pelangan
Total Quality
Management
 TOTAL QUALITY MANAGEMENT
( MANAJEMEN MUTU TERPADU )
adalah suatu pendekatan manajemen yang
merupakan suatu sistem yang terstuktur untuk
menciptakan partisipasi menyeluruh (total
participation) diseluruh jajaran organisasi dalam
merencanakan dan menerapkan proses
peningkatan yang berkesinambungan untuk
memenuhi pelanggan
 1
Program TQM didasarkan pada
kesadaran akan kualitas
dan berorientasi pada kualitas
2
Program TQM harus mempunyai sifat
kemanusiaan yang kuat dalam
memberlakukan karyawan,
mengikutsertakannya, dan memberinya
inspirasi
 3

Program TQM harus didasarkan pada

pendekatan desentralisasi yang
memberikan wewenang disemua tingkat
terutama di garis depan
4
Program TQM harus diterapkan
secara menyeluruh sehingga semua
prinsip, kebijaksanaan, dan kebiasaan
mencapai setiap sudut organisasi
 4 PRINSIP PENTING

1. Berorientasi kepada
Manajemen pemenuhan kebutuhan &
harapan pelanggan
mutu
terpadu, 2. Berfokus pada sistem & proses
berfokus 3. Proses pemecahan masalah yg
didukung data
pada
peningkat- 4. Melibatkan & memberdayakan
seluruh potensi SDM dlm
an proses proses pemecahan masalah &
perbaikan mutu yang
berkesinambungan
27
Menurut Hensler dan Brunnell (dalam Scheuing dan
Christopher, 1993: 165-166) dikutip Drs. M.N.
Nasution, M.S.c., A.P.U. l Manjemen Mutu
Terpadu: TQM merupakan suatu konsep yang
berupaya, melaksanakan sistem manajemen
kualitas kelas dunia.

4 PRINSIP UTAMA TQM

PRINSIP UTAMA TQM

1. Kepuasan pelanggan Menurut

2. Respek terhadap setiap orang Hensler dan Brunnell (dalam
3. Manajemen berdasarkan fakta Scheuing dan Christopher, 1993:
4. Perbaikan berkesinambungan
165-166)
 TRILOGI JURAN

Perencanaan Pengendalian Peningkatan

Mutu/Quality Mutu/ Quality Mutu/Quality
planning Control Improvement
 1. Quality Planning, meliputi :
• Menentukan pelanggan
• Menentukan kebutuhan pelanggan
• Mengembangkan gambaran produk sesuai
dgn kebutuhan pelanggan
• Mengembangkan proses yg mampu
menghasil-kan produk sesuai dng gambaran
produk
• Mentransfer rencana menjadi kebutuhan
pelaksanaan
31
Standar minimal persyaratan unit diklat
yang berfungsi menyelenggarakan diklat

1. Organisasi
◦ Kepala unit diklat
◦ Urusan TU
◦ Tenaga Pelatih
◦ Tenaga staf

2. Sarana & Prasarana

3. Pembiayaan
4. Standar Pelayanan
QUALITYQontro
 2. Quality Control
meliputi

• Mengevaluasi kinerja produk saat ini

• Membandingkan kinerja sesungguhnya
dgn tujuan produk
• Melaksanakan/memperbaiki perbedaan

34
 QUALITY
IMPROVEMENT Upaya peningkatan
kinerja mutu

TQM
TRILOGY
JURAN

QUALITY QUALITY
PLANNING CONTROL

Kegiatan Proses pengawasan dlm

pengembangan menjalankan proses
produk dan proses kegiatan untuk
untuk memenuhi mencapai tujuan produk
kebutuhan
pelanggan

35
 APLIKASI
MANAJEMEN MUTU
DALAM DIKLAT
APLIKASI MANAJEMEN MUTU DALAM DIKLAT

PRINSIP : MANAJEMEN MUTU

INSTITUSI DIKLAT
MELALUI AKREDITASI
INSTITUSI DIKLAT

MANAJEMEN MUTU
PELATIHAN MELALUI
AKREDITASI
PELATIHAN

37
 AKREDITASI INSTITUSI DIKLAT

3 Komponen

KOMPONEN KOMPONEN KOMPONEN

ADMINISTRASI PELAYANAN PEL. PENUN-
MANAJEMEN DIKLAT JANG DIKLAT

7 standar

ST. Falsafah dan Tujuan

ST. Administrasi dan pengelolaan
ST. Staf dan Pimpinan
ST. Fasilitas dan Peralatan
ST. Kebijakan dan Prosedur
ST. Pengembangan staf dan Program Pendidikan
ST. Evaluasi dan pengendalian mutu 38
 Akreditasi institusi diklat
merupakan salah satu
perangkat dalam meningkatkan
mutu institusi diklat / Bapelkes

• Pemenuhan terhadap standar

• Kemampuan berkompetisi
• Upaya perbaikan/peningkatan
melalui penerapan siklus PDCA

39
Jenis-jenis Pelayanan yang menjadi
tugas & fungsi institusi diklat

1. Pelayanan administrasi dan Manajemen

2. Pelayanan diklat
3. Pelayanan Penunjang diklat
 PENINGKATAN MUTU PELATIHAN
SIKLUS PDCA DALAM SUATU PROGRAM
PELATIHAN
QUALITY PLAN
• STANDARISASI
• AKREDITASI PEL.

MUTU
PELKES

• TINDAKAN KOREKSI • KESESUAIAN THD

STANDAR
• PENGEMBANGAN SISTEM
• PENGENDALIAN PB
• EVALUASI PASCA & T.L
• PENGENDALIAN HASIL
QUALITY IMPROVMENT
QUALITY CONTROL
41
 Pada prinsipnya penerapan
siklus PLAN DO CHECK
ACTION (PDCA)
 Akreditasi diawali dengan
pengendalian mutu pada
PERENCANAAN PELATIHAN
(QUALITY PLANNING)

42
 JURAN

Akreditasi Pelatihan
(sebelum pelaksanaan pelat):
KOMPONEN INPUT YG AKAN DINILAI
1. Kurikulum,
2. Peserta Latih,
3. Pelatih,
4. Penyelenggara Pelatihan
5. Tempat Penyelenggaraan
QUALITY IMPROVEMENT dalam PELATIHAN
Upaya peningkatan mutu
Dimensi kualitas meliputi performansi,
keistimewaan produk, kehandalan,
keawetan, kegunaan, estetika dan
kualitas yang dipersepsikan
kesesuaian dengan spesifikasi dan cocok
digunakan dilihat dari sudut pandang
dimensi kualitas.
 JASA PELAYANAN
1
Standar
2
Kriteria
3

Prosedur
Apa yang harus dicapai
Tingkat mutu yang harus dicapai
Kegiatan atau pernyataan tertentu
yang harus dipenuhi
1. Standar Proses

2. Standar Hasil.
STANDAR PROSES
langkah-langkah atau urutan
kegiatan yang merupakan
serangkaian proses dari suatu
kegiatan atau tindakan yang
harus dilakukan/dipatuhi
 STANDAR HASIL.
suatu nilai atau besaran nilai atau
performance yang akan dicapai apabila
standar proses yang berkaitan dengan
standar hasil tersebut diikuti atau
dilaksanakan secara konsekuen.
STANDAR
Donabedian
INPUT/ STRUKTUR
PROSES/
OUTPUT/HASIL
 SYARAT STANDAR

Measurable

Realistic
Appropriate

Desirable

Unambiguous
pernyataan yang memuat ukuran atau
performance tertentu yang telah diterima dan
disepakati bersama yang merupakan suatu nilai
ambang atau treshold dari sesuatu baik barang, jasa
ataupun proses yang dapat diamati, dicapai, diukur
dan diinginkan untuk mengukur dan menilai.
 Schroeder (1994),
merupakan bagian terpenting
dari penjaminan mutu (quality assurance).
 LIMA pilar sistim yang harus dibangun Bill
Creech, 1996

Produk Proses Organisasi

Kepemimpinan Komitmen