SUMATERA KALIMANTAN

IRIAN JAYA

SOSIALISASI
JAVA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Oleh
IRFAN, SH,M.Si

BIRO ORGANISASI
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SULAWESI TENGAH 1
 BIODATA :

 Nama : Irfan, SH,M.SI

 TTL : Palu, 25 Desember 1976.
 Pangkat Gol/Ruang: Penata Tingkat I (III/d).
 Jabatan : Kepala Sub Bagian Tatalaksana.
 Status : Kawin.
 Agama : Islam.
 Pendidikan : Pascasarjana.
 Alamat Kantor : Jl. Sam Ratulangi No. 101 Palu.
 Alamat Rumah : Jl. Datu Pamusu No. 18 A Palu.
 No. Hp. : 0813 4140 5700
DASAR

 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun

2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di
Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota.
 Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 17
Tahun 2012 tentang Standar Operasional Prosedur
Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
 Surat Gubernur Sulawesi Tengah Nomor :
061/224/Ro.Org Tanggal 7 Mei 2013 Hal
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP).
1) Setiap Instansi Pemerintah s/d unit yang terkecil memiliki SOP AP-
nya masing-masing
2) Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan.
3) Mewujudkan kinerja Pemda yang optimal, diperlukan SOP.
Penyelenggaraan tugas-tugas Pemda.
4) Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintah.

Menuju Good Governance

(Tata Kelola Pemerintahan PNS yang berkualitas
yang baik)
SOP

Langkah-langkah Penyusunan SOP:

 Pengertian SOP
 Mengapa Perlunya SOP
 Prinsip Penyusunan SOP
 Tahapan Pengembangan SOP
 Identifikasi Kebutuhan SOP
 Syarat Penyusunan SOP
 Verifikasi dan Uji Coba
 Pelaksanaan
 Pengawasan Pelaksanaan
 Evaluasi dan Pelaporan
 Pengertian

• SOP  Serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan

mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas
Pemerintahan.

• Format SOP  Bentuk penuangan SOP berupa

tulisan dan diagram alur.
Tulis apa yang dilakukan
…….
&
Lakukan apa yang
ditulis…… !
 Mengapa Perlunya SOP?
 Standardisasi cara yang dilakukan pejabat publik/instansi
pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menjadi tugas dan tanggungjawabnya
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan oleh pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan
tanggungjawabnya
 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
 Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya
 Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari
kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan
penyimpangan
 PRINSIP KAIZEN

1. Tidak mungkin ada penyempurnaan bila tidak ada standar

untuk pertama kali;
2. Pihak manajemen (level pimpinan) mempelajari standar
yang ada untuk ditingkatkan menjadi standar yang lebih
baik;
3. Standar harus mengikat setiap orang; dan
4. Pihak manajemen (level pimpinan) mengawasi agar setiap
anggota bekerja sesuai standar.
Prinsip SOP

 Prinsip Penyusunan SOP:

a. Efisiensi dan Efektifitas.
b. Berorientasi Pada Pengguna.
c. Kejelasan dan Kemudahan.
d. Keselarasan.
e. Keterukuran.
f. Dinamis.
g. Kepatuhan Hukum.
h. Kepastian Hukum.
Tahapan SOP

 Tahapan Pengembangan SOP:

1. Persiapan.
2. Identifikasi Kebutuhan SOP.
3. Penyusunan.
4. Pelaksanaan.
5. Pengawasan Pelaksanaan.
6. Pengkajian Ulang dan Penyempurnaan.
7. Evaluasi dan Pelaporan.
Identifikasi

 Identifikasi Kebutuhan SOP:

1. Diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan
SOP.
2. Identifikasi kebutuhan SOP disusun menurut
tingkatan unit kerja.
3. Identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dengan
mengacu pada tugas dan fungsi.
4. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan
dalam dokumen inventarisasi judul SOP, yang
ditetapkan dengan Keputusan Bupati.
 Nama dan Kode Nomor Standar Operasional Prosedur

NO JUDUL SOP NOMOR SOP

Syarat

 Syarat Penyusunan SOP:

1. Kegiatannya dilaksanakan secara berulang-
ulang dengan hasil tertentu.
2. Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2
(dua) orang.
3. Mengacu kepada peraturan perundang-
undangan.
4. Memperhatikan SOP kegiatan lainnya.
5. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.
6. Dapat dipertanggungjawabkan.
Verifikasi & Ujicoba

 Verifikasi dan Uji Coba:

1. Dilakukan verifikasi terhadap rancangan SOP
yang telah disusun oleh pelaksana pekerjaan.
2. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara
berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP.
3. Dilakukan ujicoba terhadap rancangan SOP hasil
verifikasi.
4. Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh unit kerja
yang bersangkutan dengan disaksikan oleh
atasan secara berjenjang dan unit kerja yang
menangani SOP.
Pelaksanaan SOP

 Syarat Pelaksanaan SOP:

1. Telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan
penetapan.
2. Mudah diakses dan dilihat.
3. Adanya dukungan sarana dan prasarana yang
memadai.
4. Sumberdaya manusia yang kompeten.
5. Sudah dilakukan sosialisasi dan didistribusikan
kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.
Pengawasan SOP

 Pengawasan Pelaksanaan SOP:

1. Pelaksanaan SOP harus diawasi secara melekat
atau terus menerus oleh atasan secara
berjenjang.
2. Pengawasan pelaksanaan SOP juga dilakukan
terus menerus oleh unit kerja yang membidangi.
3. Hasil pengawasan pada masing-masing unit
kerja disampaikan setiap triwulan kepada atasan
secara berjenjang.
 Pengkajian

 Pengkajian Ulang dan Penyempurnaan SOP:

1. Pengkajian ulang SOP dilakukan minimal sekali
dalam dua tahun.
2. Pengkajian ulang dilakukan oleh tim yang terdiri
dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja
yang menangani SOP.
3. SOP yang telah disempurnakan ditetapkan
dengan Keputusan Bupati.
Evaluasi

 Evaluasi dan Pelaporan

1. Untuk mengetahui kualitas SOP, dilakukan evaluasi
pelaksanaan SOP.
2. Evaluasi dilakukan sebagai bahan penyempurnaan SOP.
3. Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun.
4. Evaluasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan
unit kerja yang membidangi SOP.
5. Hasil evaluasi pelaksanaan SOP, dilaporkan kepada
atasan secara berjenjang.
6. Hasil evaluasi pelaksanaan SOP pada SKPD dilaporkan
kepada Bupati.
Langkah Penyusunan SOP

PenyusunanSOP dalam
bentuk Flowchart
Pengertian

Apakah flowchart itu???

Flowchart/Diagram alur  gambar yang
menjelaskan alur proses, prosedur atau
dokumen suatu kegiatan yang menggunakan
simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang,
untuk mempermudah memperoleh informasi.
 Tujuan

Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah

untuk menggambarkan suatu tahapan
penyelesaian masalah secara sederhana, terurai,
rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-
simbol standar.
 Pedoman

- Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke
kanan atau sebaliknya.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas
dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan
deskripsi kata kerja, misalkan ”Mencatat surat masuk kedalam buku
agenda”.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus
ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol penghubung/konektor.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
Simbol-simbol

SIMBOL-SIMBOL
FLOWCHART
Simbol-simbol

 Simbol Terminator

Simbol ini digunakan

Mulai
untuk menggambarkan
awal/mulai dan akhir
suatu bagan alir

Selesai
Simbol-simbol

 Simbol Proses
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan
Simbol-simbol

 Simbol Pengambilan Keputusan/Decision

Simbol ini digunakan

T untuk menggambarkan
keputusan yang harus
Y
dibuat dalam proses
Y
pelaksanaan kegiatan
T
Simbol-simbol

 Simbol Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis dokumen
sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan
Simbol-simbol

 Simbol Penggandaan Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
penggandaan dari
semua jenis dokumen
Simbol-simbol

 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis pengarsipan
dokumen dalam bentuk
kertas/manual
Simbol-simbol

 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan
dalam bentuk data/file
Simbol-simbol

 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

1 2 untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
Halaman 1 dalam halaman yang
berbeda
Halaman 2

1 2
Simbol-simbol

 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

A A untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
dalam satu halaman

B B
Simbol-simbol

 Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
arah proses pelaksanaan
kegiatan
Ukuran
SIMBOL Sebutan Ukuran (inci)
P = 0,3
terminator L = 0,7

P = 0,3
Proses L = 0,7

Pengambilan S = 0,5
Keputusan

Dokumen P = 0,4
L = 0,55

Penggandaan P = 0,45
Dokumen L = 0,6

P = 0,35
Arsip Manual L = 0,35
Ukuran

SIMBOL Sebutan Ukuran (inci)

File P = 0,3
L = 0,6

Konektor P = 0,3
L = 0,26

Konektor P = 0,3
L = 0,26

Garis Alir
tentatif
Langkah Penyusunan SOP

1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat SOP nya.
2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal hingga akhir
(selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out
put).
3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok
orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan.
4. Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam melaksanakan
kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart.
6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir kegiatan.
 SOP

1. Halaman Judul

PEMERINTAH KABUPATEN ..............

logo
NAMA SKPD Identitas
Instansi/Unit kerja
……………………………………………………

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Judul Standar Operasional
....................................................................... Prosedur dari Identifikasi
kebutuhan
 SOP
2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan

Diisi dengan nomor Standar Disi dengan tanggal pengesahan

Operasional Prosedur, yaitu No Standar Operasional Prosedur
Komponen, Unit Kerja, Bagian, No
Standar Operasional Prosedur.

Diisi dengan
tanggal Standar
Operasional
Prosedur di
revisi
logo
Diisi dengan
tanggal mulai
berlaku

Diisi dengan
jabatan yang
berkompeten
yang
mengesahkan

Diisi dengan
nama prosedur
yang akan
distandarkan
 SOP
Diisi dengan penjelasan mengenai Diisi dengan penjelasan
Diisi dengan peraturan
keterkaitan prosedur yang mengenai kualifikasi pegawai
perundang-undangan teknis
distandarkan dengan prosedur yang dibutuhkan dalam
yang menjadi dasar
lain yang distandarkan melaksanakan perannya pada
disusunnya Standar
prosedur yang distandarkan
Operasional Prosedur

Diisi dengan
penjelasan
mengenai
daftar peralatan
dan
perlengkapan
yang
dibutuhkan

Diisi dengan: Diisi dengan penjelasan mengenai

Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan berbagai hal yang perlu didata,
resiko yang akan timbul ketika prosedur dicatat atau diparaf oleh setiap
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. pegawai yang berperan dalam
Peringatan memberikan indikasi berbagai pelaksanaan prosedur yang telah
permasalahan yang mungkin muncul dan berada distandarkan
diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.
 SOP
Diisi dengan proses sejak dari kegiatan
mulai dilakukan sampai dengan
kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan
untuk setiap STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi kegiatan masing-masing
unit organisasi yang bersangkutan.
Diisi dengan pelaksana
kegiatan yang bersangkutan,
mulai dari jabatan tertinggi
sampai dengan jabatan
terendah (fungsional
umum/staf).
Diisi dengan persyaratan dan
kelengkapan yang diperlukan,
waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan kegiatan dan
output pada setiap aktivitas
yang dilakukan.

Diisi dengan penjelasan
mengenai daftar peralatan
dan perlengkapan yang
dibutuhkan
Diisi dengan
Diisi dengan lama hasil/keluaran dari
waktu yang dibutuhkan suatu proses/kegiatan
dalam melakukan suatu
proses/kegiatan
3. Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.1 Nomor Urut SOP

Unit Kerja Eselon IV

Unit Kerja Eselon III

Unit Kerja Eselon II

 SOP → Merupakan uraian pekerjaan yang sehari-hari
dilakukan sesuai dengan tupoksi masing-masing
 SOP → Ada limit waktu tertentu/ ada batasnya
 SOP → Hukumnya wajib bagi aparatur penyelenggara
pemerintahan dalam bidang jasa, pelayanan / perizinan,
administrasi pemerintah
 SOP → Sudah mejadi ranah pertanyaan dari BPKRI,
Inspektorat Provinsi / Kab / Kota dan IRJEN Kemendagri
 SOP → Perlu diuji cobakan pada unit kerja yang terkecil
di SKPD masing-masing
 SOP → Untuk menunjang kinerja aparatur dalam rangka
reformasi birokrasi
 Setiap orang adalah guru, setiap waktu adalah saat belajar, setiap
tempat adalah ruang belajar”
(Gunawan Ardiyanto)
 Orang yang tidak punya rasa takut akan kegagalan, niscaya akan
menuai sukses dalam apapun yang dia kerjakan”
(Napoleon Hill)
 Apapun yang bisa engkau lakukan, atau engkau impikan bisa
engkau lakukan, LAKUKANLAH itu, keberanian mengandung
kegeniusan, kuasa dan keajaiban didalamnya”
(Goethe, Sastrawan Terkemuka)
 No IFs, No Buts ; Only Results (Tidak ada JIKA, tidak ada KECUALI
; hanya ada HASIL)
(Swapnil Phansekar)
Selesai

Terima Kasih