GERRY HOLL RUNTUKAHU

TRAINING FINANCE AND HR OFFICER

BRANCH MANADO
 SIKLUS PENDAPATAN
• PEMBUATAN FAKTUR PAJAK
• PENERIMAAN PEMBAYARAN
 SIKLUS PENDAPATAN
• UNIT
– REVENUE RECOGNITION
• Based on delivery order (surat jalan)
– Disetujui
– Ditandatangani customer
– Dikembalikan ke did
– SETELAH PENGIRIMAN BARANG
• Staff finance menyiapkan penagihan dengan invoice
(SAP) – T.CODE (VF01)
• Mencetak faktur pajak (disertai dok. Pendukung) –
T.CODE (ZY_SDE001)
• Faktur pajak diserahkan dan ditinjau oleh F.M/A.M/B.M
 SIKLUS PENDAPATAN
• SERVICE
– Berdasarkan service order (SVO)
– SVO disetujui lalu ditanda tangani oleh customer
– Dikembalikan ke service koordinator
– Service Co. Meninjau pelayanan
– Service admin menyiapkan sales order
– Staff finance menyiapkan penagihan / pembuatan
invoice untuk pengakuan pendapatan dan piutang.
– Di cetak F.P yang disertai Dok. Pendukung
– F.P diserahkan dan ditinjau lalu di tandatangi oleh
F.M/A.M/B.M
Notes: Jika ada suku cadang dok. Plus DO&PO
 BILLING PROCESS
• Billing process harus ada PGI terlebih dahulu
• PGI dikirim dan didapat dari HQ
• CODE yang perlu diperhatikan:
– DO : 4000
– SO : 30000 (Dealer tetap)
3008 ( Project Sales)
300800 (CBD)
3009 (CBD or CAD, CBD %)
 BILLING PROCESS
• Cek SO Code menggunakan T.Code VA03
(display)
• Yang perlu di cek untuk code 3008 & 3009
– 3008: cek dealernya sesuai atau dipakai project
sales (excell) – yang di excell harus dealer
– 3009: diberikan keterangan pada excell CAD or CBD
(%)
– Untuk CBD 100% di cek net salesnya harus Rp.0
• Yang perlu di cek untuk code 30000 & 3004
– Cek unitnya (induk harus sama dengan anak)
 BILLING PROCESS
• Remark PGI yang diisued oleh SM (sales admin)
• Dokument yang disiapkan untuk billing process
– File excell : dari HQ
– VF01 : For Create Billing
– VA03 : Display DO (Cek Code)
– ZY_FIE030 : For create Tax Invoice
 BILLING PROCESS STEPS
1. Copy DO ke dokument (VF01)
2. 1 DO hanya untuk 1 Billing (Kecuali untuk
code option sama dengan syarat SO berbeda)
• Option 3 : Code 3008 & 3009 (Perlu cek coin)
• Option 4 : Code 30000 & 3004 (atau selain code
option 3)
3. Perhatikan Quantity Billed harus sama antara
UNT dan SO (Induk harus sama dengan anak)
4. Di SAVE
 BILLING PROCESS STEPS
5. Setelah selesai cek condition (VAO3) dan
create billing (VF01), masuk ke ZY_FIE030
6. T.Code ZY_FIE030: Pembuatan Invoice
• Option 3 : Code 3008 & 3009 (Perlu cek coin)
• Option 4 : Code 30000 & 3004 (atau selain code
option 3)
 INCOMING PROCESS
• Berdasarkan sales order (SO)
• Cek sales order dengan T.Code: VA03
• Cek DPR (Code 301): T.Code: FB02
• Dari pembayaran oleh customer melalui
Virtual Account (BCA) di input ke SAP
 INCOMING PROCESS
• Langkah-langkah:
– Buka SO (VA03)
• Cek condition
• Cek balance (net sales) harus nol
• Copy sold to party
– Masuk F_29 (proses incoming)
• Paste (copian) sold to party ke account customer
• Isi document date (sesuai tanggal uang masuk – di
Invoice)
• Isi bank account dan amount (sesuai invoice)
• Isi Special L/G: A
• REQUEST
 INCOMING PROCESS
• Cek DPR untuk centang
• Create DP
• Jika ada selisih buat additional item
 CLEARING A/R & VAT
• Document yang dibutuhkan:
– Excell (Daftar SO)
– VA03 (Cek SO)
– FBL5N (Proses clearing)
– F_03 (VAT)
– F_32 (A/R)
• Process Clearing
– Copy SO dari Excell lalu paste ke VA03
 CLEARING A/R & VAT
– Copy account customer (sesudah 000)
– Masuk ke FBL5N
– Isi:
• Status : All Item
• Type : 3 pilihan pertama
– Execute (F8)
– Clear VAT (F_03) or A/R (F_32), pastikan semua SO
complete (lihat di flow display)
– Double click, Accountin number untuk VAT or A/R
 CLEARING A/R & VAT
– Clear Date = DO
– Add document number
– (Press) Process
– Copy all Document number
– Back to (F_03 / F_32), paste di form
– Process open item, keluar journal
– Yang di clear DA/RV (Type), jika ada DP di
nonaktifkan (klik sampai jadi warna hitam)
– Jika ada selisih ke gunung (simbol di bagian atas)
 RETURN AND RETURN REPLACEMENT
• Dilakukan process billing sampai pajak
• Proses billing dilakukan berdasarkan SO
• Billing date susuai DO barang masuk
• Cek SO return (VA03)
• Di VA01, lihat tanggal di Display
• Lihat proses – dokumen flow
• 3007 & 3005 : SO return Code
 PETTY CASH
• Buat rincian di excell
• Batas saldo branch 10 juta
• Kalau sudah 50% terpakai minat top up ke HQ
• Maximum pengeluaran 1 juta
• Kalo permintaan lebih dari 1 juta (urgent), di
split bon merah
• Pengeluaran petty cash berdasarkan bon
merah
 PETTY CASH
• Bon merah dibuat oleh pemohon dan
diapprove oleh direct manager dan finance
staff
• Bon merah di journal per hari
• Journal di SAP dengan T.Code (FBCJ)
• Finance staff input bon merah di SAP pada
hari yang sama denan pengeluaran petty cash
berdasarkan ringkasan pengeluaran petty cash
di excell dan dicocokan kembali.
 PETTY CASH
• Cash payment
– Mengisi form di FBCJ
– Untuk business transaction di sesuaikan dengan
jenis pengeluaran, khusus untuk:
• G/A : Jenis pengeluaran langsung habis
(Makanan, Minuman dan sejenisnya)
• Office supp : Jenis pengeluaran yang tidak langsung
habis (Perengkapan kantor dan sejenisnya)
– Untuk assignment dan order merupakan form
optional, tetapi untuk entertaiment harus di isi
 PETTY CASH
– Untuk jenis pengeluaran entertaiment, mengisi
form Assignment dan order
• Pengisian assignment dan order menggunakan share
point
• di sharepoint ke Daftar Norminatif Entertaiment
• Diambil unique code nya di share poin (daftar
norminatif entertaiment)
• Setelah selesai pengisian form di SAP, bon
merah diberikan ke bagian accounting untuk
di buat journal
 PETTY CASH
• Cash count petty cash
– Dilakukan tiap hari
– Hasil perhitungan (rekapan) dikirim ke Share point
– Form perhitunan menggunakan cash IDR
– Menggunakan T.Code (FAGLB03), di sisi jumlah
cash per lember uang.
– Jika terdapat selisih diberikan bukti SS bon merah
yang belum di post atau bon merah yang belum
dikembalikan oleh staff sebagai uang pegangan.
 PETTY CASH
• Cash receipt
– Jurnal manual dengan T.Code (FB01)
– Document type:
• DC : Uang Masuk
• K2 : Uang Keluar
– Pst key: (Mau posting ke jurnal yang mana)
• C : Customer
• V : Vendor
• G : G/L
• D/C : Debit / Credit
– Kalau warna biru ada yang tidak lengkap isiannya
 PETTY CASH
• Outgoing
– Menggunakan T.Code : F_53
– Kalau entertain cek S.P (form finance, 2 layer di
bawah daftar normatif entertaiment). Cari nama
yang minta di approve