PANDUAN SATKER DALAM

MENGHADAPI ROLLOUT
SPAN

KPPN JAKARTA VII

OUTLINE
 Petunjuk Teknis/Pelaksanaan
 Pemilihan Tipe Supplier
 Pengisian Alamat Email
 Pengisian Detail Rekening Penerima
 Perubahan Data Supplier
 Transfer ADK SPM ke Dalam Flashdisk
 Penyampaian ADK Kontrak
 Pengajuan SPM Gaji Induk
 Penggunaan Virtual Account Untuk Pembayaran
Langganan Daya dan Jasa PT. PLN (Persero)
 Ketentuan Lain-Lain
 Permasalahan terkait Supplier dan Kontrak
PETUNJUK TEKNIS/PELAKSANAAN
Satuan Kerja agar MEMAHAMI dan
MEMPEDOMANI Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan Nomor 58/PB/2013 tentang
Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak
dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran
Negara.
PEMILIHAN TIPE SUPPLIER
Pemilihan kode tipe supplier pada aplikasi SPM
harus tepat, yaitu :
Tipe Jenis Supplier
Supplier
01 Bendahara Pengeluaran
02 Pihak ketiga/Rekanan
03 Para Pegawai (PNS)
06 Bantuan Sosial, Beasiswa, Pegawai
Non PNS
07 SPM-KP, SPM-PP, dan SPM-KBC
PENGISIAN ALAMAT EMAIL
 Alamat email harus diisi dengan email satker yang
valid dan aktif (bukan email rekanan) ;
 Dapat menggunakan semua email (gmail, yahoo, dll)
 Bagi penggunaan email *.go.id, dikonfirmasi dahulu
karena beberapa admin email tersebut secara
otomatis akan menolak email masuk selain dari
instansi/alamat email yang sama;
 Apabila tidak mendapat notifikasi via email, cek pada
bagian SPAM;
 Penggantian alamat email tidak perlu menggunakan
surat, cukup diganti pada aplikasi SPM/GPP;
 Pastikan penulisan email benar (huruf besar/kecil,
tanda baca misal titik (.) koma (,) dll;
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA SUPPLIER
Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan
supplier ke dalam data supplier ke dalam database SPAN yang
dilakukan terhadap :
1. Data supplier hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal
Perbendaharaan/KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai
berikut :
a. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan
inventarisasi seluruh data supplier berdasarkan tipe supplier
tersebut diatas;
b. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil
inventarisasi data supplier kepada satker untuk mendapatkan
pengesahan;
c. PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data
supplier sebagaimana dimaksud pada huruf b;
d. Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan :
1) Pengesahan data supplier yang dianggap benar dan
menyampaikan ke KPPN atau;
2) Perbaikan data supplier apabila ditemukan kesalahan dan
menyampaikan data supplier yang benar ke KPPN setelah
terlebih dahulu dilakukan pengesahan;
e. Data supplier sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi
data awal pada database SPAN;
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA SUPPLIER
2. Data supplier hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk
data supplier dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu :
a. Data supplier yang belum dicatat dalam SPAN
b. Penambahan elemen data informasi lokasi dan/atau informasi
rekening pada data supplier yang telah dicatat dalam SPAN.

Setelah data supplier memenuhi ketentuan validasi dan disetujui

KPPN, akan diterbitkan Nomor Register Supplier (NRS)
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA KONTRAK
Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan
kontrak ke dalam data kontrak ke dalam database SPAN yang dilakukan
terhadap :
1. Data kontrak hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal
Perbendaharaan/KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi
seluruh data kontrak yang telah masuk ke KPPN sebelum rollout
SPAN;
b. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil
inventarisasi data kontrak kepada satker untuk mendapatkan
pengesahan;
c. PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data
kontrak sebagaimana dimaksud pada huruf b;
d. Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan :
1) Pengesahan data kontrak yang dianggap benar dan menyampaikan
ke KPPN atau;
2) Perbaikan data kontrak apabila ditemukan kesalahan dan
menyampaikan data kontrak yang benar ke KPPN setelah terlebih
dahulu dilakukan pengesahan;
e. Data kontrak sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi data awal
pada database SPAN;
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA KONTRAK
2. Data kontrak hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk
data kontrak dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu :
a. Data kontrak yang belum pernah dicatat dalam SPAN
b. Perubahan atas data kontrak yang telah tercatat dalam
SPAN

Setelah data kontrak memenuhi ketentuan validasi dan disetujui

KPPN, akan diterbitkan Commitmen Aplication Number (CAN)
atau Nomor Register Kontrak (NRK)
PENGISIAN DETIL REKENING PENERIMA
 Nomor rekening tidak boleh lebih dari 30 digit;
 Penulisan rekening tidak boleh mengandung
tanda baca/simbol termasuk spasi (hanya dalam
bentuk angka);
 Penulisan rekening harus sama dengan referensi
bank, rekening koran bank, atau buku tabungan;
 Kebenaran pengisian rekening menjadi tanggung
jawab satker;
 Kode bank pusat harus diisi dan benar;

 Kode nama bank tidak wajib diisi tp wajib

menuliskan nama cabang bank pada kolom
sebelah kanannya;
PERUBAHAN SUPPLIER
 Perubahan data supplier dilakukan dengan
mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data
Supplier (Sesuai format) dilampiri :
 Fotocopy Surat keterangan Domisili
Perusahaan;
 Fotocopy rekening koran bank;

 Fotocopy NPWP untuk perubahan NPWP;

 KPPN tidak memproses permintaan yang belum

lengkap syaratnya;
TRANSFER ADK SPM KE DALAM FLASH DISK
 ADK SPM yang diajukan ke KPPN dipisahkan
perjenis SPM dalam folder terpisah
 Gaji Induk/kekurangan gaji/gaji terusan/dll;

 SPM UP/TUP/GUP/Nihil;

 SPM Kontraktual;

 SPM Non Kontraktual;

 Khusus SPM GUP, beberapa SPM dapat

dijadikan dalam satu ADK SPM;
SPM KONTRAKTUAL
 Karwas Kontrak disampaikan ke KPPN paling
lambat 5 hari setelah penandatanganan kontrak;
 Teliti dalam pengisian detail karwas kontrak;
 Pada saat perekaman SPM yang telah
didaftarkan Kontraknya harus diisi sebagai
SPM-kontraktual dan tidak boleh terekam
sebagai SPM-non kontraktual;
 Tanggal kontrak tidak boleh beda tahun
anggaran dengan DIPA (kecuali multiyears);
 Pengisian data kontrak pada Aplikasi SPM
menggunakan pilihan manual bukan persentase
untuk menghindari adanya selisih karena
pembulatan;
PENGAJUAN SPM GAJI INDUK
 SPM Gaji Induk disampaikan ke KPPN Paling
lambat tanggal 15 setiap awal bulan;
 Tanggal pada SPM Gaji Induk adalah tanggal
pengajuan SPM Gaji Induk ke KPPN, kecuali SPM
Gaji Induk Bulan Januari;
 Pastikan Nama dan Nomor Rekening pada daftar
terlampir sudah terisi dengan benar dan rekening
dalam posisi aktif;
 Pastikan pengisian NPWP pegawai adalah NPWP
pribadi bukan bendahara dan sesuai dengan kartu
NPWP terdiri dari 15 digit angka, apabila masih
menggunakan standar lama (14 digit) harap
dikonfirmasi ke Kantor Pelayanan Pajak;
 Kesalahan pengisian data rekening dan NPWP dapat
menyebabkan retur dan keterlambatan pembayaran
gaji;
PENGGUNAAN VIRTUAL ACCOUNT
 Pembayaran langganan daya dan jasa PT. PLN
(Persero) dengan mekanisme SPM-LS (langsung)
agar menggunakan Virtual Account;
 Nomor Virtual Account agar dikonfirmasi
terlebih dahulu ke PLN setempat;
 Bagi yang satker yang belum mempunyai Virtual
Account, agar segera menghubungi PLN untuk
mendapatkan Virtual Account;
 Apabila informasi Virtual Account berbeda
dengan yang ada pada tagihan dari PT. PLN,
segera diinformasikan ke KPPN Jakarta VII;
KETENTUAN LAIN-LAIN
 Untuk SPM-GUP Nihil dan SPM-PTUP
menggunakan tipe supplier 1 (satker) dengan
uraian penerima pada SPM GUP Nihil dan SPM-
PTUP yaitu “Bendahara Pengeluaran ...(diisi
nama satker)..”;
 Untuk pengesahan SPM-BLU dan SPM Hibah
menggunakan tipe supplier 1 (satker);
 Aplikasi SPM dan Aplikasi GPP harus selalu
menggunakan update versi terbaru;
 Penulisan apapun dalam aplikasi SPM maupun
GPP, tidak boleh menggunakan simbol (ASCII),
yang diperbolehkan adalah yang ada pada
keyboard komputer.
PERMASALAHAN DAN SOLUSI
PENGELOLAAN DATA SUPPLIER
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
 Supplier
No Permasalahan
1 NPWP tidak valid
2 Nama pemilik rekening
(Nomor rekening yang sama telah
terdaftar dengan nama pemilik
rekening yang berbeda)
Solusi
Konfirmasi ke KPP terkait
NPWP yang valid. Sistem
memvalidasi NPWP harus 15
digit dan digit ke-10 s.d digit ke-
12 adalah kode KPP
Untuk mencegah retur dan
penolakan data supplier karena
perbedaan nama pemilik
rekening, satker harus
memastikan kebenaran nama
pemilik rekening dengan
meminta referensi bank supplier
dan melakukan perekeman pada
aplikasi SPM dengan benar dan
tepat sesuai referensi bank
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
 Supplier
No Permasalahan
3 Data-data yang bersifat
mandatory tidak diisi
4 Terdapat karakter yang tidak
dapat dikenali sistem sehingga
mengakibatkan data ditolak
Solusi
Lihat lampiran perdirjen 58
Tahun 2013 untuk mengetahui
data-data yang wajib diisi pada
saat merekam data supplier
Perhatikan pada saat
perekaman data supplier agar
operator tidak menggunakan
karakter-karakter ASCII dalam
perekaman data supplier.
Karakter-karakter tersebut
biasanya berupa simbol seperti
simbol ©, simbol  , dll
 PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
No Permasalahan Solusi
5 Pembayaran kepada  Kesalahan menentukan tipe supplier,
penerima tunggal untuk sebagian data mandatory tidak terisi
tipe supplier banyak Tetap menggunakan tipe supplier ke
penerima banyak penerima sesuai peruntukannya.
Tujuan dalam baris additional bank info
diisi hanya 1 penerima.

6 Pembayaran langsung ke Apabila penerima adalah pns/ polri,

rekening penerima untuk informasi rekening tujuan yang digunakan
selain belanja pegawai (untuk pembayaran dengan tipe supplier 6)
(menggunakan supplier tidak boleh sama dengan yang digunakan
tipe 6 untuk beasiswa, untuk pembayaran gaji (tipe supplier 3).
honorarium dan
sejenisnya)
7 Pembayaran ke rekening Dipersyaratkan menggunakan kode swift.
bank di luar negeri Dapat menggunakan kode swift dari bank
koordinator dari bank tujuan.
 PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
No Permasalahan Solusi
8 Kode Pos Supplier satker  menggunakan kode pos
satker, sesuai pada data referensi aplikasi
SPM
Supplier rekanan menggunakan kode pos
rekanan

Kode pos untuk supplier yang digunakan

9 Alamat e-mail
pada data kontrak tertentu harus konsisten
(khususnya apabila telah terdapat
pembayaran)
Menggunakan alamat email satker (email
untuk vendor belum diaktifkan)

10 Pembayaran ke rekening Dipersyaratkan menggunakan kode swift.

bank di luar negeri Dapat menggunakan kode swift dari bank
koordinator dari bank tujuan.
 Poin-poinPoin-poin
Khusus Khusus
terkait terkait
Supplier dan Kontrak
Supplier

• SUPPLIER
1. Gunakan / cantumkan data supplier secara konsisten.
2. Pastikan memilih tipe supplier yang benar demi kelancaran pendaftaran
kontrak dan pembayaran sesuai Perdirjen Perbendaharaan Nomor 58 Tahun
2013.
3. Tata cara perekaman data bendahara/supplier pada aplikasi SPM harus sesuai
dengan petunjuk pengisian dari DJPBN.
4. Perhatikan aturan mengenai supplier yang sering mengalami kesalahan pada
saat didaftarkan: supplier yang terkait dengan bantuan sosial, beasiswa, daya
dan jasa, pengesahan (SPM nihil) dan supplier banyak penerima yang
didaftarkan sebagai lampiran.
5. Data yang didapat dari pihak eksternal harus ditulis sama persis dengan yang
diterbitkan pihak eksternal tersebut. Hal yang paling utama adalah “nama
rekening” harus sama dengan nama rekening pada rekening koran/buku
tabungan yang diterbitkan bank.
6. Lakukan konfirmasi jika data yang dimiliki satker dinilai meragukan. Misalnya
NPWP seharusnya 15 digit tetapi data yang diterima hanya 13 digit.
7. Apabila seorang pegawai menerima honor/ allowance beasiswa/ hak selain
belanja pegawai, hendaknya jangan menggunakan rekening yang biasa
digunakan untuk menerima gaji.
8. Tidak ada pembayaran dengan tujuan “terlampir” dalam SPAN.
PERMASALAHAN DAN SOLUSI
PENGELOLAAN DATA KONTRAK
 PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
 Kontrak
No Permasalahan
1 Data-data yang bersifat mandatory
tidak diisi
2 Terdapat karakter yang tidak dapat
dikenali sistem sehingga
mengakibatkan data ditolak
3 Nilai kontrak tidak sama dengan
total nilai termin
Solusi
Lihat lampiran perdirjen 58
Tahun 2013 untuk mengetahui
data-data yang wajib diisi pada
saat merekam data kontrak
Perhatikan pada saat perekaman
data kontrak agar operator tidak
menggunakan karakter-karakter
ASCII dalam perekaman data
kontrak. Karakter-karakter
tersebut biasanya berupa simbol
seperti simbol ±, simbol permil,
dll
Agar dipastikan pada saat
merekam data kontrak total nilai
termin yang direkam sama
dengan nilai kontraknya
 PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
 Kontrak
No Permasalahan Solusi
4 Tidak memenuhi validasi terkait Agar dipastikan pada saat
tanggal-tanggal dalam kontrak perekaman tanggal sesuai
(Tanggal kontrak, tanggal mulai dokumen kontrak .
dan selesai kontrak, tanggal Tanggal mulai kontrak/pekerjaan
kontrak release dan multiyear) tidak boleh lebih awal dari
tanggak kontrak, tanggal
5 Informasi Supplier dalam ADK Agar memperhatikan
Kontrak tidak sama dengan data data/informasi yang tercantum
Supplier yang telah terdaftar di dalam laporan informasi supplier
SPAN yang telah dikirim ke satker.
6 Penolakan addendum kontrak Sesuai Perdirjen 58 tahun 2013,
terkait perubahan struktur kontrak Perubahan struktur kontrak
(menambah atau mengurangi baris dilakukan dengan user kepala
dan termin pembayaran) KPPN. Satker mengajukan surat
permintaan perubahan data
kontrak.
 Poin-poin Khusus terkait Kontrak

• KONTRAK
1. Tipe data kontrak ada 3, yaitu :
 Data kontrak tahunan
 Data kontrak tahun jamak
 Data komitmen tahunan kontrak tahun jamak (release tahun jamak)
2. Data kontrak yang disampaikan ke KPPN adalah data kontrak yang menurut
ketentuan pada PP 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
harus menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Perjanjian sebagai
tanda bukti perjanjiannya
3. Data kontrak yang disampaikan ke KPPN akan dijadikan sebagai dasar
pencadangan dana dan salah satu dasar perencanaan kas
4. Data kontrak konsorsium disampaikan ke KPPN untuk masing-masing bagian
anggota konsorsium [sesuai ketentuan Perdirjen Perbendaharaan No -
22/PB/2012]
5. Kontrak dengan lebih dari satu mata uang, data kontraknya disampaikan ke
KPPN untuk masing-masing mata uangnya
6. Data kontrak untuk porsi PHLN, nilainya dicantumkan sebesar nilai fisik yang
dialokasikan dalam DIPA (PPN tidak dipungut) sebagaimana diatur dalam
ketentuan terkait penyusunan dan penelaahan RKA-KL
SINERGI BERSAMA
SUKSESKAN SPAN