(Planning) (Organizing) (Actuated) (Controlling) (Evaluated) Fungsi Kepanitiaan • Menyebarkan Informasi • Menghasilkan Ide • Menyelesaikan Masalah • Mewujudkan Koordinasi, Komunikasi dan Kerja Sama • Membuat Keputusan-Keputusan • Melaksanakan Kegiatan • Analisa Kebutuhan Kegiatan Menganalisis kebutuhan kegiatan
• Buatlah rencana kerja kegiatan: mengapa, apa, kapan,
dimana, siapa dan bagaimana. • Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan, lalu tentukan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapainya. • Rincilah kebutuhan kegiatan tersebut: jumlah panitia, peserta, ruang, tempat, waktu, pembicara/narasumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan dan pengeluaran), dan lain-lain. • Bentuk panitia yang jumlah orang dan bagian- bagiannya sesuai dengan kebutuhan. Cara mendesain struktur kepanitiaan • Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan orang sesuai dengan kemampuannya. • Syarat menjadi panitia; mau, tahu, mampu dan ada waktu. • Buatlah struktur organisasi kepanitiaan. • Buatlah “job description” (uraian kerja) per bagian dan lebih baik lagi per orang. • Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian Fungsi Panitia Inti Merencanakan Kerja Panitia Mengadakan Rapat Koordinasi
Menyimpan Dokumen dan Informasi
Memotivasi Panitia untuk Bekerja Mengawasi dan Mengarahkan Pekerjaan Meminta Hasil Kerja dan Evaluasi Bidang – Bidang Dalam Kepanitiaan • Lapangan • Acara • Perlengkapan • Pubdok (Publikasi dan Dokumentasi) • Dana Dan Usaha (Danus) • Hubungan Masyarakat (Humas) • Konsumsi upaya menghasilkan kegiatan yang efektif
• Usahakan kegiatan terlaksana sesuai dengan
rencana. • Siapkan rencana cadangan apabila situasi dan kondisi berubah. Cth: pembicara tidak hadir. • Antisipasi segala kemungkinan dengan menyiapkan alternatif pengganti. • Apabila semua usaha telah dicoba maka hasilnya kita serahkan kepada Allah SWT. Evaluasi Kegiatan • Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kegiatan sudah dilaksanakan dengan baik, jika ada penyimpangan dapat diperbaiki dan sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan selanjutnya. • Evaluasi tidak hanya dilakukan setelah kegiatan selesai tapi harus diadakan pada masa persiapan dan pada saat pelaksanaan kegiatan. • Buatlah kriteria keberhasilan secara umum dan khusus untuk masing-masing bagian dalam kepanitiaan. • Bandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kriteria yang sudah dibuat. • Evaluasi bisa dilakukan dengan meminta pendapat dari peserta kegiatan baik secara lisan maupun tulisan. • Buat laporan hasil kegiatan serta evaluasinya. Manajemen Waktu