Kelompok 6

Dwi Sartika R
Muh Yusril Faizin
Urlisya Nurmildi M
Yuski Wardatus S

RANCANGAN PEMBUATAN
APLIKASI ARSIP SURAT KELUAR
Tujuan Pembuatan
1
Menciptakan sistem yang mampu
mempermudah pekerjaan-pekerjaan tenaga
30
keendidikan di sekolah %
2

60%
Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi
dan komunikasi 10%
3
20%
Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di
Sekolah
 Manfaat Pembuatan
Your Picture Here
Untuk membantu Untuk meminimalisir
penyimpanan surat kemungkinan dokumen
keluar dengan mudah yang hilang

Untuk memudahkan
dalam pencarian surat Untuk menghemat
keluar karena tempat penyimpanan
menggunakan kata surat
kunci

Untuk mengurangi
resiko robek, terbakar, Untuk memudahkan
dan kerusakan atau dalam merecovery data
buram karena usia dibandingkan dengan
diminimalisir dan merecovery dokumen
tersimpan secara digital
Tutorial Pembuatan
A. Membuat table Surat Keluar
1. Anda harus memiliki software Microroft Acces untuk
mempermudah pembuatan aplikasi pengarsipan surat
keluar
2. Buka Microsoft Acces pada PC anda, kemudian pilih icon
“blank database” pada tampilan awal microsoft acces.
Kemudian pada file name beri nama yang sesuai seperti
“Arsip Surat Keluar”. Lalu klik icon file yang teletak pada
samping kanan file name untuk menyimpan database
yang telah diberi nama pada dekstop atau sesuai dengan
keinginan dan klik “OK”, kemudian kembali pada tampilan
awal microsoft acces dan pilih “create”
3. Kemudian masuk pada tampilan microsoft acces, pilih
tulisan “table 1” dan klik kanan pilih “design view” dan beri
nama “surat keluar” dan klik “OK”
4. Setelah muncul tampilan berikutnya, lalu pada barisan
yang bertuliskan ID tuliskan dibawah ID dengan “kepada,
Nomor Surat, Tanggal, Perihal, Lampiran, dan
Keterangan. Pada bagian tanggal data typenya diganti
dengan date/ time. Kemudian klik kanan pada tulisan
surat keluar kemudian pilih “save” dan klik kanan
lagi kemudian pilih “close”
B. Membuat Form Surat Keluar
1. Pilih “Create” pada toolbar dan pilih icon “form” pada
tampilan toolbar dan akan muncul tampilan selanjutnya
2. Kemudian untuk mengedit tampilan tersebut pilih tulisan
“surat keluar” dan klik kanan dan pilih “design view”
maka akan mucul tampilan untuk mengedit form
3. Setelah itu pada toolbar pilih “Button” pada tampilan
berikutnya di bagian tulisan “categories” pilih ”record
Operations” dan pada bagian actions pilih “save record”
kemudian pilih next dan pada bagian text ganti dengan
nama ‘SIMPAN” dan klik next kemudian pada tampilan
berikutnya ganti nama sesuai dengan nama
sebelumnya “SIMPAN’ dan klik finish
4. Lakukan cara yang sama seperti petunjuk nomor tiga
akan tetapi lakukan dengan keinginan masing-masing.
Jangan lupa untuk disimpan dan di close
Tutorial Pembuatan
C. Membuat Report Surat Masuk dan Keluar
1. Arahkan cursor anda pada tampilan toolbar dan pilih
“create” kemudian pada icon “report” pilih icon “report
wizard”, kemudian pada tampilan yang muncul klik icon
yang bergambar “>>” untuk memindahkan tulisan
tersebut. Lalu pilih “next”
2. Kemudian setelah mengklik next akan muncul tampilan
untuk pengaturan berikutnya, pada bagian 1 pilih “tanggal”
dan pada bagian ke 2 pilih “kepada”. Lalu klik next, untuk
orientation pilih landscape dan klik next, kemudian pilih
“modify the report’s design” dan klik finish
3. Pada tampilan berikutnya jangan lupa untuk mengklik
“save” dengan klik kanan pada tulisan surat keluar, dan
klik kanan lagi kemudian klik “close”
D. Membuat Switchboard Surat Keluar
1. Pada “All Acces Objects klik surat keluar pada bagian reports”,
kemudian arahkan cursor anda pada toolbar dan pilih ‘database
tools” , lalu pilihlah “Switchboard Manager kemudian” jika ada
peringatan pilih “Yes”
2. Selanjutnya akan muncul tampilan Switchboard Manager, lalu pilih
“Edit”, lalu klik “new” untuk menambah
3. Pada tampilan berikutnya silahkan ganti isian pada “Text” dengan
“FORMULIR”, ada isian “Commad” ganti dengan “Open Form in Add
Mode”, lalu pada isian “Form” ganti dengan “surat keluar” jika sudah
semua klik “OK”
4. Kembali pada tampilan Switchboard Manager klik “new” lagi untuk
menambah
5. Berikutnya silahkan ganti isian pada “Text” dengan “LAPORAN”, ada
isian “Commad” ganti dengan “Open Report”, lalu pada isian “Form”
ganti dengan “surat keluar” jika sudah semua klik “OK”
6. Kembali pada tampilan Switchboard Manager klik “new” lagi untuk
menambah
7. Selanjutnya silahkan ganti isian pada “Text” dengan “KELUAR”, ada
isian “Commad” ganti dengan “Edit Application”, lalu pada isian
“Form” ganti dengan “surat keluar” jika sudah semua klik “OK”
8. Selanjutnya close tampilan Switchboard Managernya
9. Berikutnya atur dengan pilih Access Option pada pojok kiri atas
Microsoft Access, pilih menu “Current Database”
10. Pada “Application tittle” ganti dengan “Aplikasi Surat Keluar”, pada
“display form” pilih “Switchboard”, kemudian hilangkan centang dari
“Display Status Bar, Display Document Tabs, Use Access Special
Key, Display Navigation Pane” Setelah itu klik “OK” Kemudian
“save” dan tutup microsoft accessnya.
11. Secara otomatis akan muncul aplikasinya surat keluar di layar
utama dan aplikasi siap digunakan
Terima Kasih