KESEKRETARIATAN

• Kesekretariatan dapat diartikan sebagai

keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:

• Merencanakan (Planning)
• Menyusun (Arranging)
• Menghimpun (Collecting)
• Mencatat (Recording)
• Mengolah (Processing)
• Mengendalikan (Controlling)
• Mengirim (Transfering)
• Menyimpan (Filing)
 TUJUAN
• Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
• Mengamankan rahasia organisasi.
• Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
 FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai
berikut :
• Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
• Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
• Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
• Sebagai alat komunikasi organisasi.
• Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
• Sentral teknologi transfer informasi.
• Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
 UREGENSI
• Kesekretariatan merupakan salah satu elemen
yang sangat penting dalam menyokong
organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan
administrasi, sistem manajemen pengarsipan
data dan informasi, sampai bagaimana kerapian
sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus
menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
nafas kehidupan sebuah organisasi.
 Elemen Kesekretariatan
• Sumber daya manusia / pengurus
• Sekretariat
• Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
• Identitas organisasi
 1. Sumber daya manusia / pengurus

• Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan

tanpa ada manusia yang menjalankannya,
termasuk kesekretariatan ini. Sebuah
ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau
biro tersendiri yang SDMnya khusus
mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini
biasanya bersifat internal karena bertugas
mendukung kinerja intern organisasi.
 2. Sekretariat
• Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki
tempat tersendiri sebagai basecamp, yang
berfungsi sebagai pusat administrasi serta
tempat silaturahim, bekerja, dan
berkoordinasi antar pengurus
 3. Peralatan dan perlengkapan
kesekretariatan
• Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki
pulpen sebagai peralatan standarnya, maka begitu
pun dengan kesekretariatan yang pasti memiliki
peralatan dan perlengkapan standar minimum untuk
bisa menjalankan fungsinya.

• Peralatan dan perlengkapan standar, seperti : Lemari,

komputer, peralatan kantor /alat tulis, sarana
komunikasi antar pengurus (papan pengumuman),
alat-alat kebersihan dll.
 4. Identitas organisasi
Identitas organisasi menjadi elemen penyokong
eksistensi organisasi. Identitas organisasi merupakan
tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu
organisasi yang membedakannya dari organisasi lain.
Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan
divisualisasikan dengan :
• sebuah logo/lambang ORGANISASI,
• papan nama,
• bendera,
• stempel, dll.
 Fungsi umum kesekretariatan
A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi
B. Pengelolaan fisik sekretariat
A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

1. pengelolaan surat (baik surat masuk dan keluar,

meliputi; Standarisasi pembuatan Surat masuk dan
keluar, Pencatatan dan pendokumentasian surat,
dan Penyimpanan surat)
2. pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus
organisasi (seperti papan informasi/ pengumuman,
papan komunikasi, dan buku komunikasi)
3. manajemen pengarsipan data dan informasi.
Manajemen Pengarsipan data dan Informasi

• Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan informasi

harus dilakukan secara berkesinambungan selama
organisasi masih terus berjalan. Kemajuan dan
hasilhasil yang telah dicapai oleh organisasi dapat
dilihat dari dokumen-dokumen yang disimpan
dengan rapi dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang
kacau dapat menghambat kemajuan organisasi yang
bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai referensi
kepengurusan organisasi selanjutnya
 Data-data/ dokumen yang diarsipkan

• Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi,

job desk, dll.)
• Sistem dan mekanisme standar organisasi.
• Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode
kepengurusan.
• Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/ kepanitiaan.
• Database pengurus/SDM.
• Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).
• Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan
informasi/mading, catatan harian, dll.).
 Bentuk Pengarsipan
• Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy), minimal
2, satu buah untuk dipinjam atau dipelajari,
sedangkan satu lagi untuk arsip sejati.
• Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup CD
(lebih tahan lama) & portable harddisk (harddisk
yang dapat dibawa-bawa  kecil).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu dikontrol oleh

bagian kesekretariatan periodik/ berkala.
 B. Pengelolaan fisik sekretariat
• Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus
yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa
berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian dan
kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi
sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja
organisasi.
Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat
administrasi, sehingga kinerja fungsi yang
pertama (Pengelolaan sistem administrasi
organisasi) pun dipengaruhi oleh
bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat
ini berjalan.
Di dalam struktur sebuah organisasi, pada
umumnya fungsi yang pertama dijalankan
oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi
yang kedua dijalankan oleh divisi/biro
rumah tangga.
 Hal yang pada umumnya dilakukan untuk
pengelolaan fisik secretariat antara lain:
• Membuat jadwal piket bersih-bersih, membereskan
sekretariat untuk setiap pengurus per hari (reguler).
Dan juga sebaiknya ada satu waktu untuk
membersihkan sekretariat secara total yang
dilakukan secara berjama’ah, misal BPH + pengurus
(insidental).
• Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat
dan barang-barang yang ada di dalamnya.
 Contoh nomor surat
Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT
Nomor : 001/A/SDM/BEM AKFARYAMASI/VI/2019
Ket:
Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan
Tujuan =
A : Pihak internal
B : Pihak ekternal,
C : SK/Mandat/Surat Tugas
D : Permintaan Dana
Dan lain-lain
DD= divisi atau bidang yang mengeluarkan surat (Jika presiden BEM yang
mengeluarkan surat tdk perlu diisi DD)
ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (BEM atau organisasi lainnya)
BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
TT= tahun penerbitan
 Contoh nomor surat Kepanitiaan
Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT
Nomor : 001/A/PP Baksos/BEM AKFARYAMASI/VI/2019
Ket:
Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan
Tujuan =
A : Pihak internal
B : Pihak ekternal,
C : SK/Mandat/Surat Tugas
D : Permintaan Dana
Dan lain-lain
DD= PP kegiatan apa (contoh Panitia Pelaksana Baksos disingkat PP Baksos)
ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (BEM atau organisasi lainnya)
BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
TT= tahun penerbitan
 Pengarsipan surat masuk

No Tgl masuk Pengirim dan Tgl & nomor Pihak Perihal lampiran Ket
Alamat surat yang
dituju
1 27 sept 2010 OSIS MAN 2 25 sept 2010. OSIS Undangan Pamflet
serang 09/OSIS MAN MAN 1
2/X/2010
30 sept 2010 OSIS SMA 25 sept 2010. Bid. Undangan Pamflet
Informatika 09/OSIS Keputrian
INFOR/X/2010 OSIS
MAN 1
 Pengarsipan Surat Keluar

No Tgl keluar Dari Tujuan Tgl & nomor Perihal lampiran Ket
surat
1 27 sept 2010 Bid. OSIS 25 sept 2010. Undangan Pamflet
SDM MAN 2 003/e/MTQ-P
/OSIS MAN
1/XI/2010
30 sept 2010 OSIS Sayuti 25 sept 2010. Mohon Proposal
dot com 004/e/MTQ-P kerjasama
/OSIS MAN
1/XI/2010
Surat Resmi
Adapun Ciri-ciri Surat Resmi adalah sebagai berikut:
Surat menggunakan bahasa yang baku :

• Terdapat Kop Surat

• Tanggal Surat alamat tujuan
• Memiliki Nomor Pengarsipan
• Hal, yaitu pemberitahuan mengenai isi surat
• Harus ditandatangani dan dibubuhi stempel
instansi/badan.perusahaan
• Terdapat tembusan surat (bila perlu)
Proposal Kegiatan
Proposal kegiatan adalah Sebuah karya tulis
berupa lampiran rancangan kegiatan kerja yang
sengaja dibuat dalam rangka mengajukan usulan
kepada pihak terkait agar mendapatkan izin atau
persetujuan atas kegiatan yang akan
dilaksanakan.
• Proposal merupakan suatu program kegiatan
yang sifatnya sebagai usulan. Proposal
merupakan usulan tertulis untuk melakukan
suatu kegiatan yang ditujukan kepada pihak
tertentu
Syarat penyusunan proposal
• Proposal yang kita susun perlu memiliki hal - hal berikut:
• Memiliki struktur dan logika yang jelas
• Hasil kegiatan itu terstruktur
• Rumuskanlah jenis kegiatan secara jelas, inovatif,
terperinci, dan betul-betul dapat dikuasai atau
dikerjakan
• Hubungan kegiatan dengan dana yang diperlukan harus
rasional dan tidak mengada-ada
• Sebuah proposal yang baik dan benar harus memiliki
susunan sebagai berikut :
1. Latar Belakang
2. Masalah
3. Tujuan
4. Sasaran
5. Pelaksanaan
6. Jadwal Pelaksanaan
7. Anggaran Pelaksanaan
8. Penutup